АИС отдела кадров

 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "САРАТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Н.Г. ЧЕРНЫШЕВСКОГО»

 

 

Кафедра прикладной информатики

 

Автоматизированная  информационная система отдела кадров.

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

студента (ки) 5 курса 531 группы

 

направления (специальности)  Прикладная информатика в юриспруденции

код и наименование направления (специальности)

 

Механико-математический факультет

наименование факультета, института, колледжа

 

Поликарповой  Анны Павловны

 

 

 

Научный руководитель

_____________________                  _______________________                   Л.В. Бессонов

должность, уч. степень, уч. звание                                                                 подпись,дата                                               инициалы, фамилия

 

 

 

Зав. кафедрой

к. ф.-м. н., доцент                                                                            С.П.Шевырев

                                                                                              подпись,дата                                               инициалы, фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Саратов 2013

 

Оглавление

Введение. 3

1. Принцип  и функции работы отдела кадров  предприятия. 4

1.1. Функции  работы отдела кадров. 4

1.2. Структура  и задачи отдела кадров ООО  «Радуга». 5

1.3. Задачи  автоматизированной информационной  системы «Отдел кадров». 10

2. Проектирование  и реализация программы «Отдел  кадров» в среде MS Access. 11

2.1. Требования  к проектируемой АИС. 11

2.2 Описание  алгоритма главного модуля 15

2.3 Реализация  модели средствами Ms Access 18

Заключение 25

Список литературы 26

 

 

 

Введение.

Работа сотрудников отдела кадров носит рутинный характер, если раньше она выполнялась вручную, а работа данного отдела всегда связана с огромным количеством информации, была высока вероятность возникновения случайных ошибок, несоответствия данных, усложнялся поиск необходимой информации, возникали проблемы составлении отчетности. Сейчас появляются различные программы, позволяющие автоматизировать данную работу и минимизировать количество ошибок.

В данной работе рассмотрим одну из таких программ, позволяющую  облегчить труд сотрудников отдела кадров, сократить  время, затрачиваемое  на выполнение операций и тем самым  сократить штат данного отдела для строительной организации ООО «Радуга».

Целями данной курсовой работы будут являться:

1. Провести анализ работы отдела кадров и систематизировать предъявляемые требования для Автоматизированной системы «Отдел кадров»;
2. Спроектировать и частично реализовать систему «Отдел кадров».

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Принцип и функции работы отдела кадров предприятия.

1.1. Функции работы отдела кадров.

 

В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций.

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор, прием персонала, расчет при увольнении сотрудника и постоянная работа с  коллективом. Работа отдела кадров на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• Определение потребности компании в кадрах и подбор персонала;
• Анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
• Подготовка штатного расписания предприятия;
• Оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
• Комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
• Ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
• Организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;
• Подготовка планов повышения квалификации трудящихся.

1.2. Структура и задачи отдела кадров ООО «Радуга».

 

Структура отдела кадров предприятия  и его численность определяется директором компании в зависимости  от общего количества персонала и  особенностей деятельности. Решение  о создании либо ликвидации структурных  подразделений самого отдела кадров принимает начальник отдела, он же утверждает положения о совместной работе подразделений.

Рассмотрим структуру  отдела кадров нашей организации.

Начальник службы управления персоналом

Начальник отдел кадров

 

 

 

 

Группа  приема

Группа  инженерно-технических работников

Группа  личного состава

 

 

Табельная группа

Пенсионная  группа

 

Рисунок 1. Организационная структура отдела кадров

 

 В задачи группы  приема входят следующие обязанности:

• Осуществляет прием на работу рабочих, служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.
• Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу.
• Оформляет договора с учебными заведениями, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников, следит за их трудоустройством.
• Направляет вновь принимаемых рабочих и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.
• Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии.

 

Одну из важнейших ролей  на предприятии играет группа учета  личного состава, которая выполняет  ряд следующих функций:

• Ведет учет личного состава предприятия, картотеку личных карточек, реестр кадров.
• Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.
• Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.
• Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.
• Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия.
• Систематически вводит в ПЭВМ массив принятых, уволенных и другие изменения по обороту рабочей силы.
• Готовит приказы и поощрения на работников предприятия, которым исполняется 50–60 лет согласно существующему положению.
• Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия.
• Оформляет и выдает работникам предприятия необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии.
• Отвечает на запросы организаций и письма граждан.
• Оформляет личные дела на вновь принятых сотрудников. Ведет учет и архив личных дел работников предприятия.
• Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.
• Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.
• Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам предприятия.
• Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив предприятия.
• Выдает характеристики в учебные заведения по запросам органов МВД, прокуратуры и прочих организаций.

 

Инженерно-техническая группа выполняет следующие функции:

• Ведет прием на работу инженерно-технических работников, контролирует укомплектованность и правильное использование ИТР в подразделениях.
• Готовит материал для конкурсов на замещение вакантных должностей, отбирает кандидатов и комплектует резерв на выдвижение.
• Готовит и ведет документацию по периодической аттестации ИТР предприятия. Проводит отбор специалистов с заключением договоров в ВУЗах и техникумах.
• Готовит документы для предоставления работников предприятия к правительственным наградам, званиям.
• Составляет графики очередных отпусков генеральной дирекции предприятия.
• Ведет картотеку ИТР по образованию по должностям. Ведет учет специалистов с высшим и среднеспециальным образованием, научных работников.
• Готовит и оформляет приказы на перемещение, замещение, поощрение ИТР и нарушителей трудовой дисциплины среди ИТР.
• Готовит кадровые приказы по предприятию в переплет с последующей сдачей их в архив предприятия.

Реформы в пенсионном обслуживании также накладывают на сотрудников  отдела кадров дополнительные нагрузки, что выливается в следующие их функции:

• Оформляет документы, необходимые для назначения пенсии и перерасчета по стажу и по заработной плате работников предприятия.
• Оформляет справки списков №1 и №2 по уходу на пенсию на льготных условиях.
• Оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования (при необходимости).
• Составляет списки работников предприятия, у которых наступает возраст, необходимый для назначения пенсии по старости в текущем и 2-х последующих годах.
• Согласно составленным спискам просматривает трудовые книжки, проверяет наличие стажа, необходимого для начисления пенсии. Делает запросы, касающиеся стажа работника в другие предприятия и государственные архивы.
• Выдает направления на МСЭК (ВТЭК) получившим травму на производстве или профзаболевание. Ведет картотеку работающих инвалидов 3-ей группы и работников, получивших трудовое увечье или профзаболевание.

 

Также на кадровые службы возложены  функции военного учета:

• Ведет учет МБЗ и призывников, бронирование работников предприятия.
• Разрабатывает положения об организации помещения на случай мобилизации.
• Регулярно проверяет картотеку на правильность предоставления отсрочки.
• Своевременно оформляет всю документацию на МБЗ призывников и военных комиссариатов.
• Проводит сверку личных карточек с военными комиссариатами.
• Своевременно исключает с воинского учета лиц, достигших предельного возраста.
• Ведет учет участников ВОВ, воинов-интернационалистов, ликвидаторов Чернобыля. Выявляет и составляет списки лиц допризывного возраста и представляет их в военные комиссариаты для приписки.

Последняя табельная группа:

• Организует табельный учет в подразделениях предприятия.
• Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.
• Готовит приказы о наказании за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
• Организует обязательное медицинское страхование в подразделениях предприятия.
• Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия.

Работа данных подразделений  имеет рутинный характер, поэтому  автоматизация всех этих процессов  необходима для выполнения качественной работы отдела в целом.

1.3. Задачи автоматизированной информационной системы «Отдел кадров».

 

Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и  переработке информации возлагается  на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть  ручных операций и операций, требующих  творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который  контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения  задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и  функций управления.

Основными целями создания автоматизированной системы являются:

• Уменьшение времени выполнения каждой функции;
• Автоматическое создание документации и отчетов;
• Простой и быстрый поиск;
• Автоматическое проставление дат и табельных номеров

Существует множество  программ для крупных организаций, которые направлены на решение проблем  работы отделов кадров, например, 1С(кадры и бухгалтерия), «Отдел кадров плюс», но проблема в том, что все эти программы платные и далеко не все предприятия могут приобрести данные программные комплексы. Поэтому в данной работе рассмотрим программу созданную средствами приложения MS Access автоматизированной системы «Отдел кадров» для коммерческой фирмы ООО «Радуга», предоставляющей услуги по строительству и ремонту.

2. Проектирование и реализация программы «Отдел кадров» в среде MS Access.

2.1. Требования к проектируемой АИС.

Прежде чем преступать к проектированию АИС, необходимо выявить требования, которым она должна удовлетворять.

Данная программа разрабатывается  для облегчения труда сотрудников  отдела кадров. Сотрудники данного подразделения не имеют специальных навыков в сфере программирования, это означает, что программа должна быть простой и понятной в эксплуатации.

Итак, по функциональным требованиям  программа должна соответствовать следующим пунктам:

1. обеспечить ввод и корректировку данных:

• Ф.И.О. сотрудника;

• Паспортные данные;
• Уровень образования;
• Оклад;
• Должность;
• Специальность;
• Отделы;
• Ф.И.О. начальника;
• Телефон;

2. давать возможность просматривать следующую информацию:

• По образованию и специальности;
• По отделам и должностям;
• По указанной специальности;

3. обеспечивать формирование и печать отчетов:

• Вакантные должности;
• Оплата общей суммы по организации;
• Оплата общей суммы по отделам.

Для реализации данных функций  и создания программы будем использовать среду MS Access, так как она является одной из наиболее распространенных СУБД. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании. Так же одним из основных преимуществ является то, что программа в MS Access будет экономически выгодна для небольшого предприятия.

Исходя из вышеуказанных  функциональных требований, построим диаграмму прецедентов нашей  программы:

 

Рисунок 1. Диаграмма прецедентов.

ER-диаграмма

 

 

 

 

Построим инфологическую модель будущей  системы «Отдел кадров»:

 

Образование

Код отдела

Отделы

ФИО начальника

Телефон

 

 Штатное расписание

Код штата

Код должности Код образования  Код специальности

Сотрудники

Паспортные данные

 ФИО

 Код образования

Код специальности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Код отдела

Код должности

 Специальности

Код специальности Специальность

 Должности

Код должности Должность

 

Рисунок 2 Инфологическая модель

 

 

 

 

 

 

Отдел

Код Образования Образование

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. Инфологическая модель.

 

При создании базы для нашей  системы разработаем следующие  указания, которые необходимы для  её реализации.

1. Таблица Должности с полями:

• Код должности (Счётчик, Первичный ключ, уникальное);

• Должность (текстовый, не более 60 символов, обязательное, неуникальное);

2. Таблица Образование с полями:

• Код уровень образования (Счётчик, обязательное, уникальное);
• Образование (текстовый, не более 30 символов, обязательное, уникальное);

3. Таблица Отдел с полями:

• Код отдела (Счётчик, обязательное,  уникальное);
• Отделы (целое, не более 15 символов, обязательное, неуникальное);
• Ф.И.О. начальника (целое, не более 50 символов, обязательное, уникальное);
• Телефон (целое, не больше 11 символов, обязательное, неуникальное);

4. Таблица Сотрудники с полями:

• Паспортные данные (Счётчик, обязательное, уникальное);
• Ф.И.О. (целое, не более 50 символов, обязательное, неуникальное).
• Код уровень образования (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Код специальности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Код отдела (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Код должности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Оклад (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).

5. Таблица Специальности с полями:

• Код специальности (Счётчик, обязательное, неуникальное);
• Специальность (текст, не более 10 символов, обязательное, неуникальное);

6. Таблица Штатное расписание с полями

• Код штата (Счётчик, обязательное, неуникальное);
• Код должности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное);
• Код уровень образования (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное);
• Код специальности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).

2.2 Описание алгоритма главного модуля

Созданный файл базы данных получит  наименование программы: Отдел кадров. Программа будет предназначена для организации работы информационной системы Отдел кадров.

В начале программы организуется цикл «Главная форма» и выводится  меню с пунктами:

• списки;
• ввод и редактирование данных;
• отчёты;
• выход.

Если выбран пункт «Списки», то вызывается модуль «Запросы», который  обеспечивает просмотр данных по образованию, специальностям, отделам должностям.

Если  выбран пункт «Ввод и редактирование данных», то вызывается модуль «Данные организации», который обеспечивает ввод и корректировку данных по сотрудникам организации, штатному расписанию, начальникам отделов.

Если выбран пункт «Отчеты», то вызывается модуль «Отчеты», который  обеспечивает просмотр и печать отчетов  «Вакантные должности», «Оплата общей  суммы по организации», «Оплата общей  суммы по отделам».

Выход из цикла «ГФ» происходит при нажатии кнопки «Выход».

База данных содержит таблицы: Должности, Образование, Отдел, Сотрудники, Специальности, Штатное расписание

Отчеты: «Вакантные должности», «Оплата общей суммы по организации», «Оплата общей суммы по отделам»

Программа предназначена  для организации работы информационной системы Отдел кадров.

В начале работы программы  выводится меню с пунктами:

• Списки;
• Ввод и редактирование данных;
• Отчеты;
• Выход.

Для просмотра данных нажать кнопку «Списки», выйдет меню просмотра  данных о:

• Образовании и специальности;
• Отделах и должностях;
• Указанной специальности;
• Выход.

Выбрать нужную кнопку и  нажав её просмотреть данные.

Для удаления или изменения  данных нажать кнопку «Ввод и редактирование данных», выйдет меню:

• Сотрудники организации;
• Штатное расписание;
• Начальники отделов;
• Выход.

Наша система будет  работать по правилу продукций, т.е. расчет идет на представление знаний о сотрудниках фирмы

Если нужно удалить  данные о почтальоне нажать кнопку «Сотрудники организации», выбрать  нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в  появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить  данные о участке нажать кнопку «Штатное расписание», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в  появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить  данные о получателе нажать кнопку «Начальники отделов», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в  появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Для просмотра и печати отчетов нажать кнопку «Отчеты», после  этого появляется меню:

• «Вакантные должности»;
• Печать отчета «Вакантные должности»;
• «Оплата общей суммы по организации»;
• Печать отчета «Оплата общей суммы по организации»;
• «Оплата общей суммы по отделам»;
• Печать отчета «Оплата общей суммы по отделам».

Для просмотра нужного  отчета выбрать соответствующую  ему кнопку, нажать её и просмотреть  отчет.

Для того чтобы распечатать  нужный отчет, выбрать соответствующую  отчету кнопку «печать» и нажав её распечатать отчет.

2.3 Реализация модели средствами Ms Access

 

При создании системы «Отдел кадров» нами было использовано приложение Microsoft Access 2007.

Первым этапом разработки системы является реализация инфологической схемы в таблицах и связях между  ними рис. 3,4.

Согласно расписанному алгоритму  в параграфе 2.1. мы назначаем свойства полям таблиц, даем им имена и реализуем элементы автоматического ввода (проверка ошибок, таблицы подстановок, маски ввода рис. 3).