1. Банковские  автоматизированные информационные системы

    Автоматизированная  информационная система — это основа банка.

    Система (system – целое, составленное из частей; греч.) – это совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом, образующих определенную целостность, единство.

    Информационная  система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. 
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

    Автоматизированные  информационные системы представляют собой совокупность различных средств, предназначенных для сбора, подготовки, хранения, обработки и предоставления информации, удовлетворяющей информационные потребности пользователей. АИС  объединяет следующие составляющие:

1) языковые  средства и правила, используемые  для отбора, представления и хранения  информации, для отображения картины  реального мира в модель данных, для представления пользователю  необходимой информации;

2) информационный  фонд системы;

3) способы  и методы организации процессов  обработки информации;

4) комплекс  программных средств, реализующих  алгоритмы преобразования информации;

5) комплекс  технических средств, функционирующих  в системе;

6) персонал, обслуживающий систему.

    Автоматизация банковских технологий в новых рыночных условиях стала складываться в начале 1990-х годов, когда появились коммерческие банки. На рынке программных средств появляется ряд фирм-разработчиков, ведущие из них: "Инверсия", "Диасофт", "Асофт", "Програмбанк", "R-Stуlе" и др. Развитие процесса автоматизации привело к предложению разнообразных банковских систем, что обусловлено не столько множеством фирм разработчиков, но и различием самих банков по выполняемым функциям, структур банковского дела. Создание и функционирование автоматизированных банковских технологий основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения теоретической базы, которая включает ряд смежных научных дисциплин и направлений. К ним относятся экономическая кибернетика, общая теория систем, теория информации, экономико-математическое моделирование банковских ситуаций и процессов, анализ и принятие решений.

    Банковские  технологии как инструмент поддержки  и развития банковского бизнеса создаются на базе ряда основополагающих принципов: комплексный подход в охвате широкого спектра банковских функций с их полной интеграцией; модульный принцип построения, позволяющий легко конфигурировать системы под конкретный заказ с последующим наращиванием; открытость технологий, способных взаимодействовать с различными внешними системами (системы телекоммуникации, финансового анализа и др.), обеспечивать выбор программно-технической платформы и переносимость ее на другие аппаратные средства; гибкость настройки модулей банковской системы и адаптация их к потребностям и условиям конкретного банка; масштабируемость, предусматривающая расширение и усложнение функциональных модулей системы по мере развития бизнес-процессов (например, поддержка работы филиалов и отделений банка, углубление анализа и т.д.); многопользовательский доступ к данным в реальном времени и реализация функций в едином информационном пространстве; моделирование банка и его бизнес-процессов, возможность алгоритмических настроек бизнес-процессов; непрерывное развитие и совершенствование системы на основе ее реинжиниринга бизнес-процессов.

    Создание  или выбор автоматизированных банковских систем (АБС) связаны с планированием всей системной инфраструктуры информационной технологии банка. Под инфраструктурой АБС понимается совокупность, соотношение и содержательное наполнение отдельных составляющих процесса автоматизации банковских технологий. В инфраструктуре кроме концептуальных подходов выделяются обеспечивающие и функциональные подсистемы. К обеспечивающим относят: информационное обеспечение, техническое оснащение, системы связи и коммуникации, программные средства, системы безопасности, защиты и надежности и др. Функциональные подсистемы реализуют банковские услуги, бизнес-процессы и любые комплексы задач, отражающие содержательную или предметную направленность банковской деятельности. Создание автоматизированных банковских технологий помимо общесистемных (системотехнических) принципов требует учета особенностей структуры, специфики и объемов банковской деятельности. Это относится к организационному взаимодействию всех подразделений банка, которое вызывает необходимость создания многоуровневых и многозвенных систем (головной банк, его отделы, филиалы, обменные пункты, внешние структуры), со сложными информационными связями прямого и обратного направления.

    Другой  характерной особенностью банковских технологий является многообразие и  сложность видов обеспечения автоматизации деятельности банка. Автоматизированные банковские системы (АБС) создаются в соответствии с современными представлениями об архитектуре банковских приложений, которая предусматривает разделение функциональных возможностей на три уровня. Верхний уровень (Front office) образуют модули, обеспечивающие быстрый и удобный ввод информации, ее первичную обработку и любое внешнее взаимодействие банка с клиентами, другими банками, ЦБ, информационными и торговыми агентствами и т.д. Средний уровень (Back office) представляет собой приложения по разным направлениям внутри банковской деятельности и внутренним расчетам (работу с кредитами, депозитами, ценными бумагами, пластиковыми карточками и т.д.).

    Нижний  уровень (Accounting) это базовые функции бухгалтерского учета, или бухгалтерское ядро. Именно здесь сосредоточены модули, обеспечивающие ведение бухгалтерского учета по всем пяти главам нового плана счетов. Разделение банка на front-office и back-office основывается не столько на функциональной специфике обработки банковских операций (сделок) и принятия решений (обобщения и анализа), сколько на самой природе банка как системы, с одной стороны, фиксирующей, а с другой - активно влияющей на экономическое взаимодействие в финансово-кредитной сфере.

    Основные  этапы создания АБС требуют: проведения функционального и информационного обследования деятельности банка; формирования требований к системе и их анализ; разработки структурно-функциональной модели банка; разработки информационной модели банка; детальной структуризации АБС, общесистемного проектирования, постановок задач; программирования, отладки, внедрения, эксплуатации, сопровождения.

    Наработанный  в России опыт создания АБС к настоящему времени имеет ряд особенностей. Охарактеризуем главные из них. Прежде всего, это ориентация системы на работу с проводками. Теперь явно прослеживается отход от чисто бухгалтерского построения АБС на основе операционного дня. Высокотехнологичная АБС - это эффективное средство контроля над настоящим и прогнозирование будущего развития финансово- кредитной деятельности банка. В любом западном банке такая система является жизненно необходимой составляющей в каждом звене банковской деятельности.

    Сложились и реализуются при создании АБС  и АИТ два концептуальных подхода  к реализации банковских функций. Первый строится на узкой, ограниченной основе, которая воплощает ту или иную идею. Например, построение АБС ведется по принципу удовлетворения требований пользователей. Построение АБС на основе документооборота приводит к снижению эффективности банковской технологии в угоду этой идее. Без должного уровня проработки и моделирования бизнес- процессов происходит механическое наращивание задач, функций, услуг. Противоположный подход основан на самостоятельном описании и построении пользователями с помощью средств АИТ банковских бизнес-процессов и документооборота. Этот подход отличается значительной трудоемкостью, усложняет настройку системы, нередко приводит к выхолащиванию банковской специфики. В результате система может потерять свою ценность для конечного пользователя.

    Трудности выбора концептуальной основы заключаются  в том, что на российском банковском рынке практически нет устоявшихся технологий. Автоматизация всегда отражает сложившийся технологический уровень банковского дела. Именно поэтому на выходе любых масштабных проектов комплексной АБС появляются системы на основе операционного дня и бухгалтерского учета. Обращение к западным системам сопряжено с еще большими проблемами и трудностями: адаптация АБС к российской практике, неготовность банковского персонала к западным методам работы и т.д. Внедрение зарубежной АБС чревато полномасштабной внутри банковской модернизацией. Напрашивается вывод о необходимости разумного сочетания различных концептуальных подходов. В качестве примера такого подхода можно привести следующий: автоматизация должна поддерживать устойчивое поступательное развитие банка на всех этапах его роста. В этих целях предлагается целое семейство совместимых АБС, каждая последующая из которых расширяет и совершенствует функциональные возможности предыдущей. Концепция поэтапного движения от младших систем к старшим названа технологической магистралью. Процесс внедрения каждой последующей системы опирается на опыт, наработанный на предыдущем этапе. В финансовом отношении тем самым соблюдается принцип сохранения и развития инвестиций. Рассмотренный подход позволяет постепенно подниматься до уровня систем мирового класса, преодолевать следствия многолетней оторванности России от мировой банковской практики.

    Для выработки идеологии требуется создание многоуровневой функциональной модели работы банка, объединяющей ряд уровней и звеньев: организационный для внешних и внутренних потребностей (Front office, Back office, Accounting ), системный (базовое учетное ядро, функциональные и сервисные подсистемы), архитектурные (сервер, клиентские приложения) и т.д. Кроме того, модель банка должна учитывать, что предоставление банковских услуг, их программно-техническое и технологическое обеспечение осуществляется на уровне физических и юридических лиц вне банка, внутри банка и на межбанковском уровне.

    К первому уровню можно отнести: автоматизацию взаимодействия типа "клиент - банк", филиалов с банком, обменных пунктов; обслуживание с помощью пластиковых карт и расчетов в торговых точках; использование средств для работы с денежной наличностью (банкоматы и другие средства). На втором уровне находится управление денежными и другими операциями, которые формируют прикладные (потребительские) свойства АБС, реализуемые внутри банков. К третьему уровню относится деятельность расчетно-кассовых центров, автоматизированных расчетных палат, межбанковских расчетных палат, клиринговых центров, обеспечение межбанковских расчетов и т.п. Разработка концептуальной основы в создании АБС, ее качество, способность отражать предметную область наиболее полно является первым и самым важным этапом в создании банковских технологий.

    К настоящему времени автоматизация  информационных технологий большинства  коммерческих банков представляет собой  набор различных функциональных подсистем (модулей) и рабочих мест. Эти разнородные по сложности, содержательной нагрузке компоненты взаимодействуют между собой информационно. Организация и поддержание информационного взаимодействия различных локальных программно-технических компонентов является сложной проблемой. Такая структура многих АБС является следствием подхода к их разработке, который преобладал в банковской сфере в предыдущие несколько лет. Суть этого подхода заключалась в том, что банк по мере возникновения необходимости приобретал или разрабатывал самостоятельно программно-технические комплексы, автоматизирующие различные участки банковской деятельности. При таком подходе многие важнейшие проблемы банковских технологий зачастую приходилось решать внесистемными, локальными методами и средствами, например, автоматизацию фондовых операций, расчетов по пластиковым картам, анализ и принятие решений и т.д. Неполные с системотехнической точки зрения комплексы автоматизации весьма дороги, сложны в эксплуатации и развитии. Кроме того, уровень таких АБС все больше отстает от уровня развития банковской сферы.

    Отсутствие  комплексного подхода к автоматизации, недостаточная интеграция отдельных банковских модулей толкает к частным, локальным решениям, которые имеют узкоспециализированную замкнутость. Однако необходимость перехода от частных решений в области автоматизации к системным, подразумевающим использование всего ассортимента современных методов и средств информационных технологий, назрела. Об этом можно судить по комплексности подхода к автоматизации деятельности банков, выходящих на мировые финансовые рынки. Российская банковская система вливается в мировую, а борьба с западными конкурентами немыслима без опоры на современные информационные технологии высокого уровня.

    Итак, оптимальная организация банковских услуг, продуктов и бизнес-процессов  возможна в условиях комплексного подхода  к автоматизации информационных технологий с учетом перспективы развития банковского дела, на базе полностью интегрированных АБС. В таких системах весь спектр банковских технологий реализуется в едином информационном пространстве внутри банковского и вне банковского взаимодействия.

    Сегодня банки не очень хорошо представляют, что им потребуется завтра, а если и представляют, то не могут четко сформулировать и изложить фирмам-разработчикам свои требования в области АИТ. В первую очередь это относится к недостаточному развитию банковского дела и отсутствию грамотных постановок задач. Тиражируемые (типовые) АБС существенно отличаются от заказных (индивидуальных) по технологии изготовления и внедрения. Если заказная разработка корректируется немедленно в соответствии с текущими потребностями конкретного банка, то тиражируемая меняется тогда, когда новые потребности станут массовыми и появятся у многих банков. Таким образом, рынок АБС удовлетворяет новые потребности банков со значительным сдвигом во времени, который будет складываться из времени осмысления и формализации новых проблем банка, а затем создания систем фирмами- разработчиками АБС: времени для проектирования, программирования и комплексной отладки всей системы в целом.

    Банковские АИС классифицируют по принадлежности к тому или иному этапу:

    1. Начальный этап автоматизации — использование автономных рабочих мест банковских специалистов. Этап характеризуется относительной простотой реализации, возможностью быстрого внедрения, малочисленностью команды разработчиков, практической независимостью коммуникаций.

    2. Переход к единому операционному дню — следующий этап по формированию единой банковской бухгалтерии, ориентированной на отчетность. Основным содержанием этапа явилось формирование консолидированной отчетности в рамках многовалютной системы учета.

    3. Потребности расширения возможностей анализа деятельности банка привели к созданию интегрированных систем банковского учета. Основные признаки этапа: расширение аналитических возможностей в многофилиальном банке, включая анализ клиентской базы.

    4. Интеграция в части возможностей анализа отчетности реализуется многофункциональными системами управления банковской деятельностью.

    5. Дальнейшее развитие интегрированных АИС происходит в направлении распределенных комплексных адаптативных систем управления банковской деятельностью. Характерными чертами таких систем является формирование единого информационного пространства, адаптируемость в зависимости от изменяющихся требований и внешних условий (включая изменения законодательства и нормативов, расширение номенклатуры услуг), комплексность решений, основанных на методах проектирования информационных систем.

Этапы развития банковских АИС:

2. Модели документооборота в информационных системах бухгалтерского учета

    В автоматизированной информационной системе  бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимальную работу при  вводе данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который поддерживал  бы естественную технологию работы с  документами. Электронный документооборот  рассматривается здесь только применительно  к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.

    Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив.

В настоящее  время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в  состав комплексной информационной системы предприятия как ее компонент, сформировались два основных подхода  к работе с операционными учетными документами.

    Первый  подход заключается в том, что  каждый возникший документ сразу  же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого  подхода лежит принцип взаимосвязи  документов и записей массива  информации о хозяйственных операциях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подходу. Второй подход ориентирован на документооборот всего  предприятия и базируется на системе  взаимосвязей между документами  разных видов.

    При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется  одна из следующих трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается  как:

• дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);
• средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель)
• вспомогательный информационный объект (3-я модель)

    Модель  документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

    Первая  модель рассматривает документ как  дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе –  массиве информации о хозяйственных  операциях. Эта модель реализует  технологию работы с первичными документами  и отражения их данных в учетных  информационных базах по схеме:

    возникновение хозяйственной операции > запись в массиве информации о хозяйственных операциях > первичный документ.

    О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от  проводки». Центральным понятием в  таких системах является понятие  «хозяйственная операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая  является дополнением к хозяйственной  операции.

    При такой модели бухгалтер, обрабатывая  входящие документы, преобразует их вручную или с помощью программы (например, аппарата типовых операций) в записи массива информации о  хозяйственных операциях, которые  отражаются в журнале хозяйственных  операций. 

Схема формирования записей массива информации о  хозяйственных операциях  и документа  при первой модели документооборота 

    Только  после ввода хозяйственной операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть  реквизитов в поля шаблона документа  подставляются программой из введенной  записи, а некоторые вводятся дополнительно. Сформированный документ можно отпечатать.

    Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем  записям, на основе которых были сформированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некоторые программы  позволяют  хранить документы  в компьютерном архиве, но без связи  с породившими их записями массива  хозяйственной операцией.

    Недостаток  рассмотренной технологии заключается  в том, что введенная запись о  хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной  разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом  соответствующих записей  в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер  должен отслеживать записи, по которым  был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.

    Изложенная  модель интерпретации первичных  документов нарушает привычную технологию введения бухгалтерского учета, при  которой хозяйственная операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. Здесь же именно запись об операции становится основой для формирования документа.

    Вторая  модель рассматривает документ как  средство формирования записей массива  информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами  по следующей схеме:

    возникновение хозяйственной операции > первичный документ > запись в массиве информации о хозяйственных операциях.

    При данной модели бухгалтер сначала  заполняет экранную форму первичного документа определенного вида, а  программа формирует документ и  дает возможность его распечатать. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует  соответствующие ему записи массива  информации о хозяйственных операциях. После этого связь документа  со сформированными записями теряется.

Схема формирования записей массива информации о  хозяйственных операциях  и документа  при второй модели документооборота

    Как и в первой модели, сформированные по данным документа проводки считаются  «подтвержденными», актуальными и  всегда участвуют в расчете оборотов и остатков счетов. Здесь также  не соблюдается временной лаг  между выпиской документа, совершением  операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам. Сам документ рассматривается  только как средство, позволяющее  сформировать записи на счетах. Следовательно, здесь сохраняются все недостатки первой модели, а разница состоит  лишь в том, что записи о хозяйственных операциях формируются по данным документов, а не документы по данным записей о хозяйственных операциях, как в первой модели. В силу сказанного эту модель также нельзя признать полноценной.

    Использование первых двух моделей возможно лишь тогда, когда сформированные на основе неутвержденного документа проводки являются «прогнозными», хранящимися  в базе данных. Но не изменяющими  сальдо и обороты затрагиваемых  ими счетов. После реального совершения операции бухгалтер должен пометить их как «проведенными», и с этого  моменте они должны учитываться  программой при выполнении расчетов. 

    Таким образом, основной недостаток первых двух моделей – несоблюдение временного лага между созданием документа  и формированием соответствующих  ему записей на счетах.

    Третья  модель рассматривает документ как  вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации  документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о  хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме:

    возникновение хозяйственной операции > первичный документ > совершение хозяйственной операции > запись в массив информации о хозяйственных операциях.

    Так же, как и во второй модели, здесь  сначала вводятся данные документа, но при этом соблюдается временной  лаг между его формирование и  отражением содержания хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета.

Схема формирования записей массива информации о  хозяйственных операциях  и документа  при третьей модели документооборота

    Технология  работы такова. Сначала программа  предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного документа. На основе введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре  документов и сохраняется в электронном  архиве. Часто однотипные документы  регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда  документ сначала регистрируется в  реестре, а затем предлагается бухгалтеру для заполнения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архиве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, корректировать его и заново печатать.