Анализ системы управления персоналом в отделе делопроизводства прокуратуры субъекта РФ

Оглавление:

Введение

В условиях становления  рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства. В системе мер реализации экономической реформы особое значение придается системе работы с персоналом, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта.

В решении этой задачи важная роль отводится кадровым службам, которые «настраиваются» на новую волну, то есть переходят от прежних принципов и методов работы с кадрами к новым усовершенствованным технологиям, которые являются велением времени и объективной необходимостью.

Актуальность выбранной  темы, прежде всего в том, что люди – главный ресурс любой организации. А, соответственно, управление людьми является фактором успешности деятельности организации – насколько грамотно применяются инструменты управления персоналом, насколько ясны цели управления персоналом, как коллектив откликается на применяемые методы и инструменты управления. Но, если управление персоналом будет существовать в организации само по себе, например, отдельно от управления финансовыми потоками или отдельно от управления производственной частью (неважно, какая деятельность – промышленное производство или предоставление услуг), то, скорее всего, руководитель организации в результате получит конфликтную ситуацию. Поэтому в этой работе мы выясняем взаимосвязь управления персоналом и управления другими функциональными подразделениями.

Актуальность совершенствования  системы управления персоналом возникает во многих организациях и обусловлена развитием инфраструктуры рынка, изменением характера выполняемых работ и содержанием труда.

Среди исследователей, рассматривающих  проблему управления персоналом, выделяют: Базарова Т.Ю., Бойдаченко П.Г., Веснина В.Р., Герчикова В. И., Егоршина А.П., Иванцевича Дж.И., Маслова Е.В., Лобанова А. А., Старобинского Э.Е., Травина В.В., Дятлова В.А., Кибанова А.Я., Шекшню С.В., Шкатуллу В.М., Щекина Г.В.

Степень научной разработанности  проблемы управления персоналом в российских изданиях является недостаточной, это объясняется тем, что наука управления персоналом в целом находится на стадии развития и получает наибольшее распространение в современный период. В последнее время увеличилось число теоретических работ по менеджменту, общим и частным вопросам управления, в том числе и по управлению персоналом, особенностям работы с персоналом, регламентации его деятельности и т.п., однако действенных практических разработок все еще недостаточно.

Цель курсовой работы – рассмотреть принципы и методы построения системы управления персоналом в отделе делопроизводства прокуратуры субъекта РФ.

Задачи курсовой работы:

1. Выявить место и  роль управления персоналом в  системе управления организации (теоретическая часть работы).

2. Изучить литературу по теме цели принципы и методы построения системы управления персоналом в организации (нормативные документы, периодическую и классическую литературу);

3. Систематизировать  информацию в виде концентрированного  текста, схем, таблиц и рисунков;

4. Предложить рекомендации по улучшению действия системы управления персоналом в организации.

В данной работе рассматриваются  следующие проблемы:

1. Нормативно-методическое  обеспечение системы управления  персоналом;

2. Правовое обеспечение системы управления персоналом;

3. Анализ системы управления  персоналом в прокуратуре  субъекта;

4. Разработка рекомендаций  для улучшения системы управления  персоналом.

Объект исследования: управление персоналом организации.

Предметом исследования курсовой работы является организация работы с персоналом  прокуратуре субъекта РФ.

Структура работы: курсовая работа имеет следующую структуру: введение, две главы, заключение, список литературы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1. Понятие и сущность управления  персоналом: определение, проблемы, функции, задачи

Управление персоналом – это система взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер по созданию условий для нормального функционирования, развития и эффективного использования потенциала рабочей силы на уровне организации¹.

С одной стороны, управление персоналом неотъемлемая составляющая собственно управления и предстает  в виде процедур по работе с людьми (индивидуумами и коллективами) и в этом плане присуще любому менеджеру.

С другой стороны, оно  представляет собой вполне самостоятельный  набор специфических функций, которые  в организациях выполняют специализированные подразделения.

Главное, что составляет сущность управления персоналом, - это  системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и все стороннего развития занятых на нем работников.²

Управление персоналом представляет собой разнообразную  деятельность специальных функциональных служб организации и линейных руководителей соответствующих производственных подразделений.

В функциональном отношении  под управлением персоналом понимаются все задачи и решения, связанные с работой в области деятельности персонала. Например, подбор кадров, их использование, повышение квалификации, оплата труда, увольнение.

В организационном отношении  этим понятием охватываются все лица и инструменты, несущие ответственность  за работу с кадрами. Например, руководящие лица, производственные советы, профсоюзы, линейные менеджеры, службы управления персоналом.

Сложность и многогранность управления персоналом предполагает множество направлений в этой важной проблеме. Различают следующие аспекты управления персоналом³.

Технико-технологический  аспект предполагает необходимость  учитывать уровень развития конкретного производства, особенности используемых в нем техники и технологий, производственных условий и др.

Организационно-экономический  аспект позволяет раскрыть вопросы, связанные с планированием численности и состава работников, моральным и материальным стимулированием, использованием рабочего времени и т.д.

Правовой аспект проблемы включает вопросы соблюдения трудового законодательства в работе с персоналом.

Социально-психологический  подход дает возможность отразить вопросы  социально-психологического обеспечения управления персоналом, внедрения различных социологических и психологических процедур в практику работы.

Педагогический аспект – решение вопросов, связанных  с воспитанием персонала.

В управлении персоналом можно выделить три взаимосвязанных подхода, вытекающих из экономических и организационных теорий⁴.

Первый подход связан с формированием человеческого  капитала.

Второй подход связан с использованием в управлении персоналом факторов, мотивирующих работодателя к поиску на внешнем рынке труда рабочей силы оптимального профессионального профиля.

Третий подход опирается  на концепцию преданности корпорации, что приводит к созданию поведенческой модели корпорации.

Управление персоналом выступает в форме непрерывного процесса, направленного на целевое изменение мотивации работников для получения от них максимальной отдачи, а, следовательно, и достижения высоких конечных результатов в деятельности предприятия.

Организация ищет абстрактную рабочую  силу, но имеет дело с конкретными людьми. Отсюда сущность управления персоналом заключается в том, что люди рассматриваются как конкурентное богатство компании, которое надо размещать, развивать, мотивировать вместе с другими ресурсами, чтобы достичь целей организации.

Содержание управления персоналом составляют (рис 1.1)

Рисунок 1.1 – «Технологическая цепочка» управления персоналом

Основной целью работы с персоналом в современных условиях является формирование личности, обладающей высокой ответственностью, коллективисткой психологией высокой квалификацией, развитым чувством сохозяина предприятия.

Достижение этой цели зависит во многом от собственных  усилий персонала и от работы администрации, ее службы управления персоналом, направленной на обеспечение реализации целей  персонала (рис. 1.2)

Рисунок 1.2 – Цели управления персоналом на уровне организации (организационные цели)

Цели системы управления персоналом целиком опираются на совокупность целей (экономической, научно-технической, производственно-коммерческой и социальной) организации в целом⁵. Социальная цель, состоящая в достижении заданной степени удовлетворения социальных потребностей работников с одной стороны и эффективного использования компанией человеческого ресурса – с другой, является основой формирования целевой направленности системы управления персонала (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 – Основные цели работы с персоналом

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволяет  сформировать главную цель системы  управления персоналом: обеспечение  кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития.

Достижение экономических  и социальных целей – это задача не только службы управления персоналом, но и функциональных и линейных руководителей.

Функция – потребность  определенного субъекта в чем-либо⁶.

Функции управления персоналом – это фактические действия в  разрезе основных направлений этого  рода деятельности, ориентированные  на удовлетворение определенных потребностей организации⁷.

Процессуальные функции  управления персоналом включают определение кадровых потребностей, набор, развитие, использование, сохранение и сокращение персонала, т.е. охватывают весь цикл воспроизводства человеческого капитала в организации (рис. 1.4)

В современной литературе выявляется более 30 процессуальных функций управления персоналом⁸.

Основные из них можно  представить следующим образом:

• Планирование персонала (оценка наличных ресурсов, изучение дополнительной потребности в персонале, определение расходов на персонал).
• Наем персонала (изучение рынка труда, вербовка, отбор)
• Развитие (подготовка и продвижение персонала)
• Использование персонала (построение и анализ работ)
• Высвобождение персонала
• Мотивация и вознаграждение персонала.

Рисунок 1.4 – Взаимосвязь процессуальных функций управления персоналом

Ключевые функции по управлению персоналом могут рассматриваться  как непрерывный процесс, начинающийся с определения кадровых потребностей и заканчивающийся сокращением избыточных кадров.

Профильные функции  – контроллинг, маркетинг, информационное обслуживание и организация управления персоналом – предназначены для поддержки процессуальных функций⁹.

Как правило, каждая функция обеспечивает решение отдельной кадровой задачи, а вместе они решают весь комплекс задач с учетом современных требований. Система функции (функциональная структура) позволяет разграничить процесс управления кадрами на отдельные составляющие.

1.2. Принципы и методы построения системы управления персоналом организации

Принципы управления – это основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей  по осуществлению управленческих функций¹⁰.

Можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на построение системы УП:

1) иерархическая структура  организации - отношения власти  подчинения, давление на человека  сверху с помощью принуждения,  контроля над распределением материальных благ;

2) культура, т.е. вырабатываемые  обществом, коллективом совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляя индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения;

3) рынок, т.е. сеть  равноправных отношений, основанных  на купле - продаже трудовых ресурсов, отношениях собственности и прочего¹¹.

В современном менеджменте  различают две группы принципов  построения системы УП.

- принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом;

- принципы, определяющие  направление развития системы УП, которые представлены в таблицах 1 (см.Приложение) и 1.2.

Наука и практика управления разработали методы изучения состояния  действующей системы УП организации, обоснования и реализация новой системы. Рассмотрим эти методы.

Наибольший эффект и качество системы управления персоналом достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Это позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что помогает избежать просчётов.

1.3. Функциональная структура системы управления персоналом

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволяет  сформулировать главную цель системы  управления персоналом: обеспечение  организации кадрами, их эффективное  использование, профессиональное и  социальное развитие (рис. 1.5). В соответствии с этими целями формируется система управления персоналом организации. В качестве базы для ее построения используются закономерности, принципы и методы, разработанные наукой и апробированные практикой¹².

Рисунок 1.5 – Укрупненное дерево целей системы управления персоналом организации

Всю совокупность целей организации можно разделить на четыре вида, или блока: экономические, научно-технические, производственно-коммерческие и социальные.

Упрощенный вариант  базового дерева целей системы управления организацией представлен на рис. 1.6. Он ограничен целями, выделенными по понятийному (аспектному) признаку декомпозиции (1-й и 2-й уровни), и одним уровнем целей, выделенным по факторному признаку (3-й уровень).

Рисунок 1.6 – Базовое дерево целей системы управления организацией

1. Организация перспективных  научно-технических разработок.

2. Сокращение длительности  цикла «исследование – производство».

3. Техническое сопровождение  и перевооружение производственного  процесса.

4. Обеспечение высокого качества труда.

5. Маркетинг научно-технических  разработок.

6. Соответствие плана  разработок научно-техническому  потенциалу организации.

7. Маркетинг продукции  или услуг.

8. Соответствие производственной  программы и производственной мощности.

9. Полнота и своевременность материально-технического снабжения.

10. Обеспечение эффективного  технического состояния оборудования и ритмичности производственного процесса.

11. Ритмичность сбыта  продукции или своевременность  оказания услуг.

Все перечисленные общие функции управления в неразрывном единстве присутствуют в деятельности руководителей подразделений всех уровней.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями.

Функция управления – особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку. Обычно выделяется от 10 до 25 функций управления фирмой.

Комплекс задач – часть функции управления, выделяемая по признаку основных функций управления (нормирование, планирование, учет, анализ и т.д.).

Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к  конкретной функции и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением. Например, как на рис. 1.7.

Рисунок 1.7 – Комплекс задач по функции «управление персоналом»

При построении функциональной структуры, как правило, используется матричный метод распределения  функций управления (табл. 1.2).

Таблица 1.2 – Функциональная структура организации

Строки таблицы –  это конкретные функции управления, а столбцы – структурные подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк отмечаются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которой отвечает структурное подразделение. Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством организации и подразделениями аппарата управления, определить технологическую последовательность операций за конкретными руководителями или служащими.

Таким образом, изучив проблемы управления персонала в теоретических источниках, можно прийти к выводу, что ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в крупных организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников отделов кадров, обычно в составе штабных служб. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей организации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем, если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудовыми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления людьми.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРОКУРАТУРЫ СУБЪЕКТА              

2.1. Характеристика организации и численность персонала

Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела, который непосредственно подчиняется прокурору субъекта. Начальнику отдела в свою очередь подчиняются руководители – начальники отделов делопроизводства прокуратур районов субъекта. Отдел действует на основании Положения, утвержденного прокурором субъекта, и руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О прокуратуре Российской Федерации», конституционными и другими федеральными законами, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, прокурора области его заместителей, в том числе приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации».

Основные задачи и  функции:

- обеспечение делопроизводственного  обслуживания работников прокуратуры субъекта;

- методическое руководство  и контроль за состоянием делопроизводства  в структурных подразделениях  прокуратуры субъекта, прокуратурах районов;

- комплектование, обеспечение  сохранности, учет и использование  архивного фонда документов прокуратуры субъекта;

- обеспечение режима  секретности в прокуратуре субъекта;

- организация и ведение  секретного делопроизводства;

- прием, обработка,  регистрация и учет входящих  документов в автоматизированной  инновационной системе АИК «Надзор», передача их для доклада руководству  прокуратуры субъекта и в структурные подразделения прокуратуры субъекта;

- обработка и отправка  исходящей корреспонденции;

- учет и анализ документооборота  в структурных подразделениях  прокуратуры области.

Численность персонала на начало 2011 года составляла 267 человек.

Рисунок 2 – Динамика численности персонала за 2007-2010 гг.

Как видно из рисунка 2 численность персонала за период с 2007 по 2010 года постоянно увеличивалась, в 2010 году произошло сокращение численности персонала на 17 человек, в связи с оптимизацией численности структурных подразделений.

Таблица 2.1 –  Численность персонала за 2009-2011 гг.

Как видно из таблицы 2.1 основной прирост в 2009 году был осуществлен за счет роста специалистов, в 2011 году сокращение произошло именно в этой категории госслужащих.

Рисунок 2.2 – Динамика численности персонала за 2009-2011 гг.

На протяжении всего  исследуемого периода в структуре персонала происходят следующие изменения:

1) наибольший удельный вес в  структуре персонала в 2007 году  занимали специалисты – 78,7%, а  к 2010 году удельный вес специалистов  снизился до 77,5%.

2) наименьший удельный вес занимают  служащие – 6,7%. К 2010 году происходит снижение удельного веса служащих на 0,7 процентных пункта.

Можно сделать вывод, что кадровая политика в отделе делопроизводства прокуратуры субъекта в области найма персонала по категориям направлена на найм специалистов.

 Численность специалистов повышается, за счет сокращения доли сотрудников, имеющих общее и среднее специальное образование и увеличения доли персонала с высшим образованием. Это является положительным показателем и свидетельствует о заинтересованности руководства в грамотных специалистах. Кроме того, данная динамика показывает, что кадровая политика организации направлена на образование и развитие персонала.

Таблица 2.2 – Динамика численности персонала по образованию за 2009-2011 гг.