Архівна комунікація та її документно-комунікаційна складова

                                                            ЗМІСТ

ВСТУП………………………………………………………………………………3

     РОЗДІЛ 1

АРХІВ ЯК ЦЕНТР ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ…….6

1. Напрями діяльності архіву………………………………………………………6
2. Наукова комунікація в архівах……………………………………………….11

1.2.1 Електронна комунікація…………………………………………………….16

3. Особливості обслуговування користувачів………………………………….18

РОЗДІЛ 2

ВНУТРІШНЬОКОРПОРАТОВНА КОМУНІКАЦІЯ АРХІВНИХ

 УСТАНОВ…………………………………………………………………………22

ВИСНОВОК………………………………………………………………………..29

Список використаних джерел…………………………………………….……….31

 Додаток А. Календарний план  виконання курсової роботи …………………33

                                                  ВСТУП

     Однією з найважливіших особливостей сучасного етапу розвитку суспільства є його всеохоплююча інформатизація, під впливом якої відбуваються кардинальні зміни в багатьох сферах життєдіяльності людини економіці, науці, культурі, освіті та ін.

     На початку  XXI ст. Україна достатньо активно (зважаючи на існуючі проблеми в політичному та соціально-економічному житті) долучається до цього процесу. У січні 2007 р. Був прийнятий Закон України «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки». У першому розділі «Загальні положення» Закону наголошується: «Одним з головних пріоритетів України є прагнення побудувати орієнтоване на інтереси людей, відкрите для всіх і спрямоване на розвиток інформаційне суспільство, в якому кожен міг би створювати і накопичувати інформацію та знання, мати до них вільний доступ, користуватися і обмінюватися ними, щоб надати можливість кожній людині повною мірою реалізувати свій потенціал, сприяючи суспільному і особистому розвиткові та підвищуючи якість життя».

     З цією метою  в державі створюються соціальні  інститути, до якого відносять систему НТІ, систем бібліотек, музеїв та архівів. Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, структурних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності.

Актуальність  теми: обумовлена важливою ролю архівної інформації в сучасному інформаційному суспільстві. У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяються такі основні напрями використання архівної інформації [2]:

• Усфері управління.

     Як правило, у цій ділянці ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи у минулому. При цьому архівну інформацію використовують для розв'язання різних проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналіз динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізація органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій формі у сфері управління: плани, доповіді, довідки, різні розрахунки;

• У сфері економіки.

     На цій ділянці використання має в основному прикладне значення – під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі, у т.ч. при підготовці реставраційних проектів та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи – проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію, в основному на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо);

• У політичному житті.

     Документи, що використовуються у цьому напрямі, характеризують взаємовідносини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, політичними об'єднаннями. Такі документи активно використовуються у міжнародних відносинах, у внутрішній політиці держави. Архівна інформація у цьому випадку стає підґрунтям інших праць користувачів – книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо- та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви тощо);

• У науковій діяльності.

     У цьому напрямі ретроспективна документна інформація використовується в основному для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі користуються збірниками документів, науковими монографіями, дисертаціями, науково-популярними брошурами, статтями у періодичній пресі;

• У культурно-духовному житті.

     Одне з головних завдань у даному напрямку – популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва. Ретроспективна документна інформація широко використовується у різних галузях культури і мистецтва, краєзнавства, духовного життя, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Форми використовування споживачами – книги, статті, експозиції музеїв,

Мета дослідження: визначення основних напрямів функціонування архівів в системі документно-інформаційної комунікації.

Обєкт дослідження: архівні установи.

Предмет дослідження: роль архіву як центру документно-інформаційної комунікації.

   РОЗДІЛ 1  АРХІВ ЯК ЦЕНТР ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ

                                             КОМУНІКАЦІЇ

                                1.1 Напрями діяльності архіву

     Архів, як центр документно-інформаційної комунікації відносять в блок соціальних інститутів, що займаються збором, зберіганням, упорядкуванням соціальної інформації і забезпеченням її для суспільного використання.

     Архівна установа – це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій.

     Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. [2]

     Організація  діяльності державних архівів  полягає в:

• Реалізації державної політики у архівній справі;
• Координуванні діяльності державних органів влади, підприємств з питань архівної справи та діловодства;
• Забезпеченні державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання документів;
• Виконанні запитів громадян.

     Слід зазначити,  що державні архіви поділяються на: архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій).

     Державні архіви з постійним складом документів мають різний статус. Центральні – є профільними науково-методичними центрами. Вони займають провідне місце, оскільки комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність.

     Також важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографо-геодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку. [10]

     Стаття 10 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” присвячена державним архівним установам Автономної Республіки Крим, які віднесено до місцевих державних архівів. Такий статус мають державні архіви областей та їхні філіали, міські державні архіви та архівні відділи районних державних адміністрацій. Головна функція їх полягає в зберіганні архівних документів місцевого походження та в наданні необхідної архівної інформації установам і громадянам.

     Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін. [10]

     Найчисленнішою групою архівних установ є архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій. Їх особливість полягає в тому, що вони комплектують документи для тимчасового зберігання, які використовуються в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Основними завданнями архіву є [7]:

• Приймання від структурних підрозділів установи та  зберігання архівних документів;
• Контроль разом зі службою  діловодства  стану  зберігання  та правильності   оформлення  документів  у  структурних  підрозділах установи;
• Участь у  складанні та погодженні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• Ведення державного обліку документів Національного  архівного фонду  та  подання  відомостей  про  їх  кількість за встановленою формою відповідній  державній  архівній   установі, архівному відділу міської ради;
• Проведення попередньої  експертизи  цінності  документів,  що перебувають   на  зберіганні,  складання  та  подання  на  розгляд експертної  комісії  (далі  -   ЕК)   установи   проектів   описів документів,  унесених  до  Національного  архівного фонду,  описів справ тривалого  (понад 10  років)  зберігання,  описів  справ з особового  складу  працівників установи та актів про вилучення для знищення документів,  що не віднесені до  Національного  архівного фонду;
• Створення та вдосконалення довідкового  апарату  до  архівних документів;
• Організація в    установленому     Держкомархівом     порядку користування   архівними   документами,   що   належать   державі, територіальним  громадам,  видавання  архівних   довідок,   копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
• Підготовка і  передання  документів  Національного  архівного фонду   до  відповідної  державної  архівної  установи,  архівного відділу міської ради;
• участь у    заходах   з   підвищення   фахової   кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

     Після завершення термінів тимчасового зберігання документи, що за своєю цінністю входять до НАФ, передають на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівів, у т.ч. кінофотофонодокументи.

     Систему архівних установ представляють також архіви та архівні підрозділи об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності. Чисельність архівних установ, заснованих на недержавних формах власності, неухильно зростає в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного підприємництва, утворення нових громадських об'єднань, політичних партій. [10]

     Тобто, можна  виділи такі загальні функції  на сучасному етапі (послідовність функцій виокремлено не за значимістю) [4]:

1) управлінсько-організаційну (організація планування, обліку та звітності архівів);

2) науково-методичну (проведення науково-методичної роботи, впровадження в практику роботи архівних установ досягнень науки, координація науково-дослідницької та методичної роботи в галузі архівознавства і документознавства);

3) комунікативну (обслуговування користувачів, взаємодія архіву зі спорідненими соціально-комунікаційними структурами, інтеграція архіву до сучасного соціально-комунікаційного середовища);

4) документальної пам'яті;

5) освітню.

                            1.2 Наукова комунікація в архівах

     Отже, архів являє собою один із центрів зберігання і передавання у часі та просторі ретроспективної інформації, а також є соціально-комунікаційною структурою наукових комунікацій.

     «Наукова комунікація — процеси цілеспрямованої комунікаційної взаємодії у сфері науки. Основними ознаками системи наукової комунікації є існування об'єкта, елементів, структури (взаємозв'язків між ними) та цілісності, які забезпечують функціонування системи як єдиного цілого. Основними складовими системи є інституціональні структури, комунікаційні засоби, які включають у себе канали, рівні й засоби комунікації, забезпечуючи транспортування та сприйняття інформації» [11, с. 218-219].

     Слід зазначити  що архів є однією з найважливіших  частин кожної установи. Адже, саме до архіву передають на зберігання цінні та соціально значущі документи, що вже перестали виконувати свою безпосередню функцію, заради якої й були створені. Для історії зокрема та для науки загалом ця складова має непересічне значення. Саме через процес соціальної та наукової комунікації архівних установ можливе донесення до широкого загалу маловідомої ретроспективної інформації. Архів у своїй повсякденній діяльності виконує наукові запити, що стимулює процес обміну інформацією, думками та зауваженнями між дослідниками різних галузей знань та наукових дисциплін. До архівних установ звертаються за довідками організаційно- управлінського типу, наприклад, щоб реконструювати етапи розвитку того чи іншого підприємства. [3]

     Узагалі, на міжсистемному рівні взаємодії комунікації архівних установ, з одного боку, та юридичних осіб (підприємств, установ, організацій, фірм будь-якої форми власності) — з іншого, можна віднайти наступну взаємодію: архів, за відповідним запитом, задовольняє організаційно-управпінські потреби, а установи, згідно із сучасними нормативно-правовими вимогами, через експертизу цінності документів передають на зберігання до архівних установ власні документи. Взаємодія архівних установ з джерелами комплектування є невід'ємним аспектом їх соціально-комунікаційної діяльності.

          Достатньо широкий спектр взаємодії демонструють нині архіви й освітні заклади, зокрема вищі навчальні заклади. На базі архівів студенти пишуть курсові та дипломні роботи, широко використовують ретроспективну інформацію здобувачі, аспіранти та докторанти, дослідники загалом. Читальні зали архівів щороку відвідують до 25 тис. дослідників [1]. Ще одним аспектом «спілкування» в процесі соціальної комунікації студентів з архівними установами можна назвати екскурсії. Більшою мірою це стосується студентів профільних вузів, які обов'язково вивчають архівознавчі дисципліни.

     Учений Ю. М. Столяров досліджував зв'язок архіву як соціальної системи з іншими документальними структурами, такими як бібліотеки та музеї, [12]. Він зазначав, що архів як соціальна система й установа тісно пов'язаний з бібліотекою. Оскільки цей зв'язок є двостороннім. З одного боку, діяльність архіву базується на бібліотечному фонді. У свою чергу, в бібліотечному фонді представлена правова, довідкова література з архівної справи й узагалі все необхідне для повноцінної архівної діяльності. Результати науково-дослідної діяльності архіву публікуються, і ці публікації поповнюють бібліотечні фонди.   Архіви також слугують джерелами музейних розвідок, таким чином вони допомагають їм у науковій діяльності. Архів також є складовою і будь-якого музею як установи. Значна частина документів, яка відбиває підсумки функціонування музею, передається на зберігання до архівного фонду країни [12. с. 114-115]. Слід зазначити, що комунікаційну функцію в архівних установах виконує їх науково-довідковий апарат ( тобто вторинна документальна інформація — архівні довідники, міжархівні довідники, міжфондові довідники, архівні описи, путівники по фондах архіву, огляди архівного фонду, архівні покажчики, архівні каталоги та ін.). Спільна взаємодія архівів, бібліотек та музеїв сприяє кращій організації виставкових заходів, які, на сьогоднішній день, є одним із дієвих способів презентації документної інформації в процесі соціально-комунікативної роботи цих систем.

     У процесі розвитку наукової комунікації в архівній сфері в контексті наповнення Національного архівного фонду досвід провідних країн Західної Європи та США також може бути корисним. Наприклад, у Канаді та США останнім часом набули поширення архіви так званої «усної історії». Центри «усної історії» при університетах, бібліотеках, музеях, державних установах, приватних організаціях фіксують на аудіоформатах цікаві інтерв'ю з представниками різних верств суспільства: від політичних і державних діячів до пересічних службовців, студентів, представників національних меншин. Такі форми спілкування є досить актуальними в процесі здійснення комунікації між сучасними архівами та громадськістю. Таким чином, через документні ресурси архівів, бібліотек та музеїв відбуваються процеси взаємодії цих соціально-комунікативних структур.

     Стосовно засобів масової інформації в процесі соціальної та наукової комунікації архівних установ на міжсистемному рівні, слід зазначити, що співпраця з теле- та радіостанціями через проведення тематичних бесід, інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій привертає увагу до архівних установ широких кіл громадськості, популяризує архівні документи та налагоджує дієві форми соціальної комунікації архівних установ. І на сьогоднішній день роль ЗМІ у системі наукових комунікацій не зменшується.

     Екскурсії,  лекції,  доповіді  про  зміст   документів архіву  проводяться відповідно  до плану його роботи,  попередньо визначаються тематика,  склад слухачів,  час і місце проведення, тривалість заходу.

     Документальні   публікації   готуються   архівом,   як правило, у вигляді добірок документів,  що публікуються у наукових відомчих  та  масових  виданнях.  В  окремих  випадках  архів   за допомогою  відповідного  державного  архіву  може  видати  добірку документів з історії установи  або  спільно  з  іншими  установами взяти участь у підготовці тематичного збірника документів.

     В Україні активним каналом наукової комунікації є провідні періодичні видання документознавчої та архівознавчої тематики — «Архіви України», «Студії з архівної справи та документознавства», «Вісник Державного комітету архівів України», «Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія», «Бюлетень Галузевої служби науково-технічної інформації» та ін.

     Через ці комунікаційні канали зв'язку дослідники й учені обмінюються думками, визначають актуальні шляхи розвитку архівних установ та Національного архівного фонду, надають громадськості вичерпну інформацію про архівну спадщину. Якість подання матеріалу забезпечується відбором публікацій та рецензуванням, концентрацією наукової інформації через поєднання в рамках одного видання бібліографічної, фактографічної інформації, цитування та ін. [3]

     Також слід  окреслити внутрішньосистемну, корпоративну наукову комунікацію архівних установ України. На веб-порталі «Архіви України» розміщено галузеві програми та проекти, які здійснюються системою архівних установ України: «Архівна україніка», «Архівні зібрання України», «Архівні установи України», «Анотовані реєстри описів фондів державних архівів», «Національний реєстр утрачених та переміщених архівних фондів», «Реєстр розсекречених архівних фондів» та ін. [5]. Реалізація цих галузевих програм зі створення Національного електронного фондового каталогу, електронного комплекту описів архівних фондів, повнотекстова публікація текстів архівних документів у режимі он-лайн прискорить входження архівної спадщини України документів у режимі он-лайн прискорить входження архівної спадщини України до світового науково-комунікаційного простору.

     Відомо, що ще 2000 р. програми поцифрування в бібліотеках та архівах проголошено складовою стратегії ЮНЕСКО щодо «вільного обміну знаннями й інформацією і вільного доступу до них», а у 2003 р. Генеральна конференція ЮНЕСКО прийняла Хартію про збереження цифрової спадщини.

     У контексті розгляду наукової комунікації архівних установ чільне місце належить міжнародному співробітництву, взаємодії та обміну інформацією на міжнародному рівні. З 1956 р. архівні установи України є членами Міжнародної ради архівів (МРА) — міжнародної неурядової організації, яка має дорадчий статус в ЮНЕСКО. Упродовж 1996-2000 рр. представники України входили до складу Виконкому Міжнародної ради архівів. Координаційного бюро європейських програм (ІСА/ЕШ) та Комітету з інформаційних технологій (ІСА/СІТ). Держкомархів України бере участь у кількох міжнародних архівних програмах, зокрема:

• «Пам'ять Світу», що реалізується під егідою ЮНЕСКО і має на меті збереження найвизначніших культурних пам'яток людства;
• «Відновлення Пам'яті Польщі», що здійснюється Радою Європи й Міжнародною радою архівів з метою відновлення архівних зібрань Польщі, втрачених у період її бездержавного існування (1772-1918);
• Спільна архівна спадщина країн та народів Центральної і Східної Європи;

     Двосторонні міжгалузеві угоди про співробітництво в архівній сфері укладено з державними архівними службами та національними архівами Австрійської Республіки, Республіки Білорусь, Республіки Болгарія, Республіки Вірменія, Естонської Республіки, Республіки Казахстан, Республіки Грузія, Латвійської Республіки, Литовської Республіки, Республіки Молдова, Республіки Польща, Російської Федерації, Румунії, Турецької Республіки, Федеративної Республіки Німеччина, Угорщини, Сербії та Чорногорії, Чеської Республіки.

     Спеціальні угоди про співробітництво укладено Державним комітетом архівів України з окремими зарубіжними архівними, музейними інституціями та міжнародними товариствами: Центральним архівом МВС Республіки Польща, Центральним державним архівом історії єврейського народу (Ізраїль), Американським меморіальним музеєм Голокосту (США), Генеалогічним товариством Юта (США), об'єднанням «Саксонські меморіали», Конференцією з єврейських майнових претензій до Німеччини тощо. [3]

                              1.2.1 Електронна комунікація

     Окремо слід  згадати про електронну комунікацію  в архівній сфері. Електронна комунікація базується на супутниковому радіозв'язку, мікро- електронній та комп'ютерній техніці, оптичних засобах запису. Один з найбільш важливих феноменів, породжених комунікаційної революцією ХХ ​​століття - Глобальна інформаційна мережа - Інтернет (World Wide Web = WWW) [9].

     Шемаєва називає такі основні принципи електронної комунікації:

• електронний сигнал як новии тип письмового повідомлення;
• віртуальність комунікації;
• дистанційність учасників системи наукової комунікації;
• опосередковані сть зв'язку між учасниками комунікації;
• статусна рівноправність при здійсненні електронної комунікації;
• наявність засобів для виділення актуальної інформації (гіпертекст, мультимедіа);
• можливість поєднання статичної і динамічної інформації;
• можливість одночасного звернення до декількох каналів [13, с. 199].   

     Зазначені основні принципи електронної комунікації поступово застосовують архівні установи України. На жаль, рівень використання не завжди на якісному рівні, що цілком можна пояснити недостатніми фінансовими ресурсами галузі. Архіви України поступово використовують телекомунікаційні можливості Інтернет-простору для обслуговування відвідувачів у режимі теледоступу, пошуку необхідної інформації в електронних базах даних, розвитку професійних контактів зі співробітниками вітчизняних та зарубіжних архівів через використання електронної пошти, передплати на тематичні листи розсипки. Списки розсипки мають тематичну спрямованість. Переважна більшість списків надають доступ до своїх архівів.

     Такі архіви часто розміщують на веб-сайтах організаторів. Деякі з них мають пошукові системи за ключовими словами, назвами, іменами тощо. З метою вдосконалення інформаційної соціальної та наукової комунікації архівних установ цілком доречною є можливість посилань на архіви списків розсипок на ключових веб-сайтах архівних установ. За даними Держкомархіву України, його веб-портал щороку відвідує більше 830 тис. віртуальних користувачів [1].

               1.3 Особливості обслуговування користувачів

     Можна сказати, що однією з основних функцій всіх соціальних інститутів є обслуговування користувачів.

     Обслуговування – це діяльність інформаційних структур з метою надання документної інформації та інших послуг.

     За статистичними даними Інтернет-сайта «Архіви України» (Офіційний веб-сайт Державного комітету архівів України), щороку архівні установи України виконують понад 400 тис. запитів [1]. Цей аспект роботи архівів є дуже важливим, оскільки, з одного боку, реально корисним, з іншого — підвищує рівень довіри до архіву як надійного зберігача необхідної інформації, а, найголовніше, — як до установи-коммуніканта.

     Архів  забезпечує  для громадян України,  іноземців та осіб без  громадянства,  що  перебувають  в  Україні  на  законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу  надходження цих документів  на  зберігання  до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних. [7]

     З метою інформаційного обслуговування  користувачів  архіві  функціонує  сектор  користування документами з відповідним технічним обладнанням - дільниця  інформаційно-пошукових  систем, дільниця  видавання  документів,  читальний  зал,  зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів,   тимчасове   сховище.   Розпорядок   роботи   сектору користування  документами   встановлюється   наказом   керівництва архіву, виходячи із кількості відвідувачів та інших чинників.

     Архів ознайомлює  користувачів  з  правилами  та  розпорядком роботи сектору користування документами,  переліками інформаційних послуг,  що  надаються  безкоштовно  та за плату,  інформацією про вартість платних послуг,  порядок їх надання та  оплати,  а  також повідомляє  користувачів  про підстави і період обмеження доступу, видавання і копіювання документів. [6]

     З метою створення умов  для роботи  користувачів  з документами   в   архіві   функціонує   читальний   зал.  Видавати користувачам  документи  для  роботи  поза   приміщеннями   архіву забороняється.

     Дозвіл  на  роботу  користувачів  в   архіві   дається керівником  установи  на  строк до 1 року.  Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву. [7]

     Архів  на  підставі замовлення у певній кількості та на визначений строк  надає користувачеві  за  темою  його  роботи  копії  документів  з фонду користування,  а в разі їх  відсутності  -  оригінали  документів, довідковий апарат до них,  видання з бібліотечного фонду архіву, а також у виключних випадках за згодою керівництва архіву – облікові документи (справи фондів, реєстри описів).