Аудит кассовых операций. 77

Содержание

Введение

Актуальность  данной темы заключается в том, что аудит кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах. В работе рассматриваются задачи аудита кассовых операций, этапы его проведения и соответствующие нормативные документы.

Все предприятия, осуществляя  производственную и хозяйственную  деятельность, вступают во взаимоотношения  с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг. Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Предприятия в условиях рыночных отношений  имеют хозяйственные связи с  другими предприятиями. Четкая организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных средств, своевременному поступлению денежных средств, а следовательно эффективной работе предприятия.

Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся  у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе.

 Предприятие обязано  обеспечивать сохранность денег  как в помещении кассы, так  и при транспортировке. Если  по вине руководителя предприятия  не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

Целью данной работы является изучение аудита кассовых операций.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучение ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины;

- рассмотрение этапов проведения  аудита кассовых операций.

Предметом данной работы является аудит кассовых операций.

Объектом исследования выступает ООО «СтройЭлит».

Источниками  написания  работы  служили  учебные пособия  Сорокиной Е.М., Терехова А.А. и других авторов.

1.Теоретические  основы аудита кассовых операций

1.1. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В сроки, установленные  руководителем предприятия, а также  при смене кассиров на каждом предприятии  производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.¹

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Учредители  предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также  аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Проверки Порядка  ведения кассовых операций в бюджетных  организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Предложения и  рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.²

1.2. Проведение  аудита кассовых операций

Последовательность  работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три  этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

На ознакомительном  этапе изучаются открытые организацией расчетные и специальные счета.

Основной этап заключается в проведении анализа  операций, совершенных в отчетном периоде и осуществленных на основании  выписок банка с расчетных  счетов за проверяемые месяцы, предоставляемых  к проверке в полном объеме. Производится сверка суммы остатка денежных средств с данными журнала ордера счета 51.

При проверке операций по расчетному счету необходимо ответить на следующие основные вопросы:

- в полном  ли объеме имеются договоры  банковского обслуживания;

- ведутся ли  регистры синтетического учета  по каждому расчетному счету;

- своевременно  ли отражаются операции по  движению денежных средств на  расчетном счете в регистрах  синтетического учета;

- производятся  ли записи в учетные регистры  по каждой выписке банка;

- тождественны  ли записи в учетных регистрах и в выписках банка.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки банковских операций, являются:

- отсутствие  платежных документов, подтверждающих  факт совершения операций, или  оформление их ненадлежащим образом;

- отсутствие  приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения операций;

- перечисление  авансов по бестоварным счетам, без предварительного оформления  договора и по другим сомнительным  операциям;

- несоответствие  данных в платежных поручениях  данным выписки банка;

- некорректная корреспонденция счетов по учету банковских операций.

Установлены штрафные санкции за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которыми понимается в том числе искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Таким образом, если информация о размере денежных средств, отраженная в бухгалтерском балансе (форма N 1), искажена не менее чем на 10%, взыскивается административный штраф на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

При аудите кассовых операций последовательно проверяются:³

- правильность  документального оформления кассовых  операций;

- сохранность  наличных денежных средств в  кассе;

- соблюдение  установленного лимита остатка  денежных средств в кассе;

- правильность  применения контрольно-кассовой  техники (ККТ) при осуществлении  расчетов с населением;

- полнота и  своевременность оприходования  денежных средств и отражение  данных хозяйственных операций  на счетах бухгалтерского учета;

- правильность  списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- организация  хранения свободных денежных  средств в кассах организации.

2. Проведение аудита  кассовых операций 

2.1. Аудит  кассовых операций

Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Штейнман М.Я. считает, что «… внутрихозяйственный контроль – один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей компетенции всеми отделами и службами, руководителями и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место»⁴.

Однако организация  внутрихозяйственного контроля оставляет  желать лучшего, контроль на предприятиях организован формально, не все специалисты  относятся добросовестно к выполнению своих обязанностей.

Белов Н.Г.⁵ классифицирует формы контроля по времени осуществления на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен  на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных  операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

Особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка  в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого

Через него или  через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция.

Как государственный  контролер главный бухгалтер  должен ежедневно следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением денежных средств.

Основным нормативным  актом, регулирующим порядок осуществления  операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

Согласно порядка  ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств  сначала надо выявить фактическое  наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

Прежде чем  приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено инструкцией Центробанка.

При ревизии  приема наличных денег, полученных в  учреждении банка, следует сверить  записи в кассовой книге, приходных  кассовых ордерах, корешках чеков и  выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.⁶

Для выявления  полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении.

Все чековые  книжки должны храниться в сейфе  у главного бухгалтера и заполняются  до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные кассовые документы  проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой ручкой без  каких-либо подчисток, помарок или исправлений), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

На предприятии  проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и  других ценностей, находящихся в  кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы  проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии  кассира проверяют наличие полистным  пересчетом всех денег, находящихся  в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты  инвентаризации оформляют актом  ф. Инв.-15. В акте фактические остатки  кассовой наличности сопоставляют с  данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена  недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в  делах бухгалтерии, другой- у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки  зачисляют в доход предприятия  и приходуют (дебет счета 50, кредит счета 99 «Прибыли и убытки»), а недостачу относят на виновное лицо (согласно новому плану счетов дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов (1; 2), а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

В первую очередь  проверяется правильность оформления первичных документов, по которым  производились операции, связанные  с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали  ли остатки наличных денег в кассе  установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды  в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег  в кассе сопоставляют их фактические  остатки на отдельные даты и в  среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения  информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно  составлять ведомость следующей формы.

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала  регистрации приходных и расходных  документов, а также журналов-ордеров 1, 01, ведомостей 1 и В-4 либо соответствующих  машинограмм.

Приведенная ведомость подписывается  проверяющим (ревизор, аудитор и др.) главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту  внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления  даты и суммы зачисления денег  на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и  обеспечения полноты проверки оприходования  в кассу полученных в банке  денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В  нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении  случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений  в номерах или разрыва между  датой получения по выписке банка  и оприходования их в кассу  следует установить их причины. Для  этого берутся письменные свидетельства  кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно  проверяется полнота отражения  по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета  предприятия. Для этого целесообразно  использовать ведомость следующей  формы.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует  отметить, что ценности, реализуемые  предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии  на товарной накладной (ТН-2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в  расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается  проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях  и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу  в кассовых отчетах, определения  остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании  данных отчетов кассира и приложенных  к ним оправдательных документов, а также записей в учетных  регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем  разделе акта ревизии либо аудиторской  проверки со ссылками на прилагаемые  к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

2.2. Внутрихозяйственный контроль за поступлением и расходованием кассовой наличности

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в ООО «СтройЭлит» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ООО «СтройЭлит» хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в кассе ведется  в соответствии с Положением о  ведении кассовых операций в Российской Федерации.

Главный бухгалтер  подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается  передавать выполнение порученной ему  работы другим лицам. В случае необходимости  временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ООО. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер  и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы  в хозяйстве изолировано, двери  в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом  металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.