Автоматизированные информационные технологии в управлении предприятием (на примере ООО «Санаторий «Седанка»)

Содержание

Введение

Экономика России в последние  годы претерпевает серьезные изменения  в связи с переходом от административно-командной  системы к рыночной, что, прежде всего, отражается на сфере управления.

Радикальная перестройка  системы управления экономикой, переходящей  на рыночные отношения – одно из самых важных направлений программы  реформ, проводимых в нашей стране. Особое значение эта проблема имеет  на уровне предприятия, положение которого в рыночной экономике меняется коренным образом.

В рыночной экономике, в условиях конкуренции предприятие самостоятельно принимает многие решения, бывшие раньше прерогативой вышестоящих органов  управления. Исчезли регламентации  «сверху», а именно: регламентация  организационной структуры управления, численности и должностного состава  управленческого персонала. Если ранее  предприятие практически работало только в сфере производства, то сейчас ему приходится осваивать  особенности работы в сфере обращения - торговые операции, рекламу, ценовую  политику, организацию своей собственной  торговой сети. Оно само формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает персонал, приобретает оборудование и материалы, решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или разделение подразделений, вхождение в состав ассоциаций и других объединений, реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления.

 Таким образом, предприятие  приобретает все черты самостоятельности,  характерные для работы в условиях  рынка. А это требует значительного  расширения сферы управления  и самоуправления.

Управление связано с  обменом информацией между подразделениями  предприятия как компонентами системы, а также предприятием с окружающей средой. В процессе управления предприятие  получает сведения о состоянии системы  в каждый момент времени, о достижении (или недостижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Информация становится важной составляющей производственного процесса и теснит в нем традиционные компоненты - природные ресурсы, труд и капитал.

Информация, в отличие  от других видов ресурсов, не убывает со временем, а, наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование  новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств  и специалистов, предназначенную  для обработки информации и принятия управленческих решений. Таким образом, использование информации в новом  качестве, а также предрасположенность  к использованию автоматизированных средств при ее обработке обусловили необходимость применения и внедрения  на предприятия соответствующих  информационных технологий (ИТ)

Главными компонентами информационных технологий управления являются базы данных и технологии компьютерных сетей.

Цель данной работы – разработать предложения по совершенствованию управления ООО «Санаторий «Седанка».

В соответствии с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

• дать краткую характеристику предприятия;
• раскрыть факторы влияния на систему управления;
• отобразить систему управления предприятием;
• изучить эффект от внедрения автоматизированной системы управления санатория;
• выявить проблемы в системе управления предприятием и дать рекомендации по их устранению.

Объект исследования в настоящей работе – ООО «Санаторий «Седанка».

Базу исследования составляют работы таких авторов, как Титаренко Г.А., Уткин В.Б., Федоров В.А., Макаренко Б.П.

Практическая значимость работы состоит в возможности  использования разработанных рекомендаций на всех предприятиях подобного профиля, в возможности использования  полученных данных для повышения  экономических показателей на рассматриваемом  предприятии.

1 Автоматизированные  информационные технологии в управлении предприятием

1.1 Применение  автоматизированных информационных  технологий управления в гостиничной  индустрии

Решение экономических задач  всегда тесно связано с выполнением  ряда операций по сбору необходимой  информации, её переработке по определенным алгоритмам и предоставлению лицу, принимающему решение. С внедрением средств вычислительной техники  появился специальный термин «информационная  технология».

Под информационными технологиями управления (ИТУ) подразумевается система  методов и приемов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники [2,c.58].

Понятие ИТУ неотделимо от технической и программной среды. Однако уровень квалификации пользователей  может быть разным, т.е. они могут  быть как профессионалами в компьютерной области, так и непрофессионалами.

Цель применения ИТУ заключается  в повышении эффективности всех видов ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.

Индустрия гостиничного бизнеса  за последнее десятилетие подверглась  сильному влиянию компьютерных технологий. В настоящее время даже небольшие  гостиницы (санатории) в состоянии  использовать компьютеры для автоматизации  как основных, так и вспомогательных  функций [6, c.90].

Работа санаториев идеально приспособлена для внедрения  компьютерных технологий. Для нее  требуются системы, в кратчайшие сроки предоставляющие сведения о загруженности номерных фондов и различных операций с ними, обеспечивающие быстрое резервирование и внесение корректив, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении гостиничных услуг: формирование таких документов, как билеты, счета, путеводители, обеспечение справочной информацией и т.д.

Необходимость автоматизации  процессов управления в санаториях и гостиницах уже стала аксиомой, но проблемными по-прежнему остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии.

Любая автоматизация санатория  предполагает внедрение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря  которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, способствующих выполнению тех или иных задач управления. Целью автоматизации санаториев является информационная поддержка  формирования и принятия решений  менеджментом

В большинстве случаев  автоматизация санатория касается лишь подготовки информации для изучения ситуации, на основе анализа которой  сотрудник может принять решение. Таким образом, информационные технологии управления санаториями предназначены  для автоматизации деятельности администраторов, продажников по формированию и реализации продукта потребителю, так же на удобное взаимодействие с бронированием через сеть интернет и турагентами [5, c.78].

В настоящее время на российском гостиничном рынке можно выделить следующие этапы автоматизации типовой гостиницы (рисунок 1).

Рисунок 1 - Этапы автоматизации типовой гостиницы

1. Применение стандартного программного обеспечения, например, использование программ Word, Excel, Power Point, Outlook, готовых баз данных Access, программ-переводчиков, бухгалтерских, финансовых, систем управления документами, знаниями;
2. Применение специальных типовых информационных технологий управления в гостинице: «1С - Отель», «BGH - Hotel», «Русс: Санаторий 5,0» и другие;
3. Использование глобальных компьютерных систем бронирования: «AMADEUS», «GALILEO», «SABRE» и др;
4. Сопряжение типовых информационных технологий управления с системами бронирования;
5. Участие в электронной торговле или электронном бизнесе. Разнообразные информационные технологии управления, используемые в гостиничном бизнесе (программные комплексы, сопряженные с глобальными компьютерными системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских или программ рассылки факсов) позволяют все бизнес-процессы в гостинице превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета [3, c.105]

Выбор гостиницами (санаториями) программных продуктов и специфика  их использования зависят от ряда факторов, в частности:

• от направления деятельности отеля, совокупности решаемых задач, исходной технологии, принятой в отеле, суммарного объема продаж, финансового состояния отеле;
• от осведомленности руководства гостиницы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных технологии управления в гостиничном бизнесе, о его достоинствах и недостатках;
• от режима работы компьютеров (автономный или сетевой).

Рисунок 2 - Критерий выбора программного обеспечения

При выборе программного обеспечения целесообразно обратить внимание на следующие моменты(Рисунок 2).

• на известность и надежность — зарекомендовавшие себя информационные технологии управления, опыт внедрения которых накоплен в разных отелях, как правило, гарантируют отсутствие узких мест;
• дружелюбность, простота, стандартность интерфейса. Интерфейс — способ общения человека и программы, поэтому к нему предъявляется ряд требований, в частности, простота, понятность, дружелюбность (реагирование на ошибки подсказками), стандартность (обеспечение одинаковых для всех частей программного комплекса методов и правил управления);
• приемлемая стоимость информационной технологии управления гостиницей и ее обслуживания. Полная стоимость автоматизации гостиницы складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания и т.д. В этой стоимости можно выделить сумму, которая сразу будет израсходована на приобретение техники и программного продукта, и сумму постоянных расходов на обслуживание техники и программного продукта. Сравнивать разные информационные технологии следует только по их полной стоимости или стоимости владения [11,c.45]

Существующие в настоящее  время программы автоматизации  работы гостиниц можно условно разбить  на три класса:

1. программы автоматизации работ, которые обеспечивают внутреннюю деятельность гостиницы, без автоматизации поддержания внешних взаимосвязей. Предполагается создание локальной вычислительной сети, баз данных, которые располагаются на центральной мощной машине-сервере, куда обеспечивается сетевой доступ пользователей с их автоматизированных рабочих мест;
2. программы автоматизации включают возможности программ 1-го класса, а также позволяют гостинице осуществлять модемную связь в пакетном режиме с турагентствами;
3. программы автоматизации, базирующиеся на использовании глобальных телекоммуникационных сетей. В этом случае базы данных о турпродукте той или иной гостинице размещаются в информационных узлах глобальной сети и для всех пользователей сети обеспечивают удаленный доступ в режиме online.

В настоящее время на российском гостиничном рынке для автоматизации  гостиниц активно продвигаются типовые  информационные технологии управления, основной целью которых является обслуживание деятельности этих гостиниц. Типовая информационная технология управления должна отвечать следующим  требованиям:

• соответствовать нормам российского законодательства;

• охватывать все стороны производственно-хозяйственной и финансовой деятельности гостиницы, обеспечивая при этом:

• функциональную полноту – обеспечение отдельной программой (подсистемой или модулем) автоматизации наиболее полного набора функций любого подразделения гостиницы;

• эффективность — высокую производительность автоматизированной системы при выполнении всех функций;

• комплексность — обеспечение тесной взаимосвязи (интегрированности) отдельных модулей;
• модульность — завершенность отдельной программы (модуля, подсистемы), возможность закупки и освоения программ, входящих в программный комплекс по частям;
• гибкость и открытость архитектуры — возможность дополнения системы новыми модулями, вписывающимися в общую структуру уже установленной системы управления;
• - масштабируемость — одинаково эффективное функционирование при любых объемах обрабатываемой информации и вне зависимости от числа участников процесса;

• быть современным и конкурентоспособным информационным продуктом в своем классе, используя:

- современные передовые  технологии гостиничного бизнеса;

- передовые информационные  технологии.

• иметь возможность модернизации программ в связи с высокими темпами научно-технического прогресса, который обусловливает изменение оборудования и технологий;

• обеспечивать надежность и безопасность хранения данных, иметь защиту от несанкционированного доступа как по отдельным технологическим операциям, так и по системе управления в целом, а в случае несанкционированного доступа уметь обнаруживать его;

• иметь гибкую и быструю настройку параметров на особенности конкретной гостиницы;

• иметь фирменную техническую поддержку (проведение консультаций, семинаров, организация «горячей линии», выезд специалиста, доступность новых версий программного обеспечения, стоимость которых значительно ниже, чем первая покупка программного обеспечения);

• обладать мощным статистическим и аналитическим блоками для оперативного анализа деятельности гостиницы и принятия стратегических решений, что особенно важно в условиях конкурентной борьбы;

• применяться на базе архитектуры «Клиент-сервер», обеспечивая обработку информации, находящейся в разных местах, без потерь производительности [11,c.98]

1.2 Исследование  современных автоматизированных  технологий для гостиничной индустрии

В настоящее время рынок  автоматизированных компьютерных технологий достаточно насыщен. Функционально все программы выполняют примерно одинаковые функции для санаториев, отличием являются только платформа создания программы, ее администрирование и настройка а также ценовой диапазон.

К сравнению я подобрала  программы из 3 х различных категорий автоматизации, а именно программу автоматизации внутренних систем(«Корс софт Про»), программу автоматизации 1го класса(«PMS «Intellect Style»), и глобальную систему Fidelio.

При применении данных систем можно автоматизировать следующие  процессы:

1. Процесс бронирования.  Бронирование номеров

Технология Fidelio позволяет осуществлять бронирование через интернет системы типа Amadeus [16], в остальных системах бронирование происходит локально через службу санатория.

2. Процесс работы портье. Позволяет автоматизировать все процессы по заселению гостей, предоставляет статистику загрузки номерного фонда, автоматическое составление регистрационных документов.
3. Процесс работы кассира. Позволяет вести учет оплаты за услуги. В системе Fidelio, в отличии от остальных можно подключить автоматизированный модуль ресторана, и тогда кассир ресторана может перенести оплату по счету на номер и все это будет включено в общий счет у кассира.
4. Процесс автоматизации работы медицинского отделения. Такую функцию представляет только система «PMS «Intellect Style», позволяет автоматизировать все процессы мед. Обслуживания, запись на прием, электронные очереди и прочее.

При анализе сложности  установки и отладки систем, то при внедрении системы Fidelio и «PMS «Intellect Style» требуется воспользоваться услугами тех.поддержки внедряющих фирм, покупку нового оборудования (терминалы, термопринтеры). Так же необходимо проводить обучение сотрудников специалистами от фирмы установщика, в течение использования программ необходима тех. Поддержка и обслуживание систем. Система «Корс софт Про» более простая, и может быть внедрена силами санатория, штатным программистом, особого обслуживания она не требует и обучение персонала можно свести лишь к «Руководству пользователя», своеобразной инструкцией.

Так же данные программы  отличаются и стоимостью их установки, обслуживания. В таблице 1 представлены затраты на внедрение каждой из автоматизированных систем.

Таблица 1- Затраты на внедрение автоматизированной системы

Из приведенных расчетов, представленных в таблице 1, я вижу достаточно большую ценовую разницу для каждой из систем. Это обусловлено и торговой маркой, сложностью и глобальностью платформы системы, так же возможностью подключения различных дополнительных модулей.

Самая дорогая система  Fidelio, оправдывает свою цену тем, что может связать абсолютно все процессы деятельности гостиницы, вплоть до бухгалтерии, но в ней отсутствует модуль управления для санаториев, учет путевок и управление медицинскими услугами. Система «Корс софт про» является дешевой потому что разработана частным разработчиком в Украине, и автоматизирует основные процессы гостиницы, ее можно применить и к санаториям, соответственно создание данной программы не несет за собой содержание огромного холдинга с кучей программистов и прочих сотрудников, как например германская Fidelio, поэтому и стоимость ее достаточно невелика.

При выборе системы автоматизации  предприятию стоит учитывать  размер номерного фонда, количество сотрудником которые будут работать с системой, спецификой деятельности отеля, объема оказываемых услуг, месторасположением, классом, финансовыми возможностями  и т.д.

2 Анализ системы и технологии управления предприятия на примере ООО «Санаторий «Седанка»

1. Характеристика деятельности и системы управления ООО «Санаторий «Седанка»

Общество с ограниченной ответственностью ООО "Санаторий "Седанка"является юридическим лицом.

Целью деятельности Общества является получение прибыли.

ООО "Санаторий "Седанка" осуществляет свою деятельность на рынке  оздоровительных услуг с января 2003 года.

Санаторий представляет различный  спектр услуг:

• оказание услуг санаторно-курортной медицинской помощи.
• оказание гостиничных услуг.
• оказание транспортных услуг.
• оказание услуг по организации банкетов.
• сдача помещений в аренду.

Основная специализация ООО "Санаторий "Седанка" оказание услуг санаторно-курортной  медицинской помощи.

Санаторий оказывает услуги по оздоровлению населения на коммерческой основе, так же исполняет обязательства  по государственным контрактам для отдых проф. больных, инвалидов, социально незащищенных слоев. Санаторий "Седанка" сотрудничает с такими государственными. органами как Фонд социального страхования (Приморское, Хабаровское, Амурское, ЕАО отделения фонда), Департамент социальной защиты Приморского края, министерство социальной защиты Хабаровского края.

• Оказание гостиничных услуг населению 
  осуществляется в специальном корпусе, работающем в режиме гостиницы. Основные услуги прием и размещение гостей. Клиенты: Жители г.Владивостока и Приморского края, иногородние, туристы.
• Оказание транспортных услуг организациям  
  Санаторий имеет в собственности 45 местный автобус, который сдается в аренду для осуществления перевозок по Приморскому краю и г. Владивостоку
• Оказание услуг по организации банкетов 
  в собственности санатория имеется 2 объекта общественного питания: Столовая, Кафе-бар "Мечта", в которых расположены 3 комфортных зала вместимостью от 30 до 200 человек. Наличие собственного производства (готовые блюда) позволяет на базе объектов питания проводить банкеты.
• Сдача помещений в аренду. Помещения незадействованные в основной деятельности сдаются в аренду. Корпус 3 для ООО "ВаЯна", помещение в здании столовой для ЗАО "Палекс", залы столовой и кафе-бара "Мечта" для проведения семинаров.

Главное преимущество компании состоит в прекрасной благоустроенной территории, и замечательной лечебной базой, которая позволяет ООО "Санаторий "Седанка" быть востребованными на рынке вышеперечисленных услуг.

Основной вид деятельности оказывается на 70% для детей, отдыхающих в детском оздоровительном лагере, работающим на базе санатория. Санаторий "Седанка" является лидером по организации детского отдыха в Приморском крае.

Санаторий "Седанка" несет  важную социальную миссию для жителей  Приморского края.

Предприятие самостоятельно планирует свою хозяйственную деятельность на основе договоров или иных форм обязательств и свободном выборе их предмета, порядка хозяйственных  взаимоотношений и определения  ответственности договаривающихся сторон по взятым обязательствам. Договор является основной формой, регламентирующей взаимоотношения предприятия с юридическими лицами и гражданами.

Согласно штатному расписанию, в ООО «Санаторий "Седанка» выделено 12 структурных подразделения – Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел кадров, Служка режима и контроля, Детский оздоровительный лагерь, Медицинское отделение, Регистратура, Столовая, Кафе-бар "Мечта", Хоз.цех, Котельная. Организационная структура представлена в приложении А.

Административный персонал – финансовый директор, директор ДОЛ, главврач, начальник ОК, начальник отдела продаж, начальник службы питания, главный администратор, главный инженер, управляющая Кафе, начальник СРиК.

Текущее руководство осуществляется генеральным директором. В его обязанности входит оперативное руководство деятельностью санатория, набор и увольнение сотрудников, решение спорных, организационных и других вопросов.

Любое предприятие, действующее  в условиях рыночной экономики, должно ясно осознавать какими способами и  средствами оно может добиться целей, определенных его миссией. Для этих целей оно должно иметь среди  менеджеров людей, способных проводить  анализ рынка, планирование маркетинговых  мероприятий, их осуществление и  контроль. В организационной структуре  ООО «Санаторий "Седанка» есть должность начальника отдела продаж, который подчинен непосредственно генеральному директору предприятия. Сферой деятельности начальника ОП являются исследования рынка и конкурентов, подготовка пресс-релизов об введении новых продуктов, проведение рекламных мероприятий, работа с государственными заказами.

Финансовый директор организует экономическую деятельность компании. Отвечает за ведение бухгалтерского и налогового, а также управленческого  учета.

Важным структурным подразделением в компании является Детский оздоровительный  лагерь, занимающий ведущую роль в  формировании прибыли компании, ведь 70% клиентов санатория, дети, отдыхающие по путевкам в ДОЛ.