Автоматизированные информационные технологии по денежным операциям по кассе

     Содержание

     Введение……………………………………………………………………3

1. Теоретические основы автоматизированных информационных технологий по денежным операциям по кассе……………....5
2. Использование компьютерных технологий при обработке информации……………………………………………………..8
3. Организационно-экономическая сущность и задачи АИТ по кассе……………………………………………………………..14
4. Входная информация…………………………………………19
5. Алгоритм решения задачи……………………………………23
6. Выходная информация……………………………………….26
7. Заключение…………………………………………………….30
8. Список используемой литературы…………………………..32

     Введение 

     Большой вклад в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение персональных компьютеров позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

     К автоматизированным информационным системам относятся системы, выполняющие  функцию сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения  информации в автоматизированном режиме, например, информационно-справочные системы  управления, системы автоматизации  деятельности предприятия и т.п. Самой популярной системой, которая и позволяет осуществить все эти функции, является 1С: Предприятие.

     1С:  Предприятие является универсальной  системой автоматизации деятельности  предприятия. За счет своей  универсальности система 1С: Предприятие  может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета, заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам, и т.д.

     Целью данной курсовой работы является совершенствование  учета кассовых операций на основе использования компьютерных технологий. Для реализации цели выполнялись  следующие задачи:

• изучена    литература    и    дано    теоретическое     обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;
• проанализирован рынок программ, который позволяет вести учет на предприятии;
• на примере конкретной программы показан учет по денежным операциям по кассе;

1. Теоретические основы автоматизированных информационных технологий по денежным операциям по кассе 

       Автоматизированные  информационные технологии в учете  позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых  как для ведения оперативного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит провести практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локальную сеть.

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом  проблем методологического, организационного и технологического характера.

  К организации автоматизированных информационных технологии в бухгалтерском  учете предъявляется  ряд требований:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;
• повышение качества учета за счет расширения аналитичности показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме „запрос-ответ";
• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации у четно-вычислительных функций, и как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без

компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:

1. Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
2. Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным

алгоритмам  с преобладанием логических и  арифметических операций.

3. Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со

строго  определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.

4. Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
5. Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях. Приближение российского бухгалтерского учета к международным стандартам, принятый Государственной Думой закон об электронной цифровой подписи только усиливают эту тенденцию.
6. В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
7. Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете.

2. Использование компьютерных технологий при обработке информации

     Особенности формы бухгалтерского учета зависят  от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа  ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

     На  практике используются различные формы  счетоводства:

• журнально-ордерная,
• мемориально-ордерная,
• журнал-главная (упрощенная форма),
• автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т.д.).

     Характерными  особенностями современной журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
• использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
• сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

     Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и  служащими, готовой продукции, учету  движения материалов) вначале разрабатываются  вспомогательные разработочные  таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капитала и т.д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов аналитического учета, главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 2.1).

       Движение информации

       Контрольная сверка

     Рис. 2.1. Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ 

     при децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач и в полном объеме.

     Наиболее  рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога  с помощью “меню”, т.е. пакет программных  средств предлагает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее “подсказки” в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

     Создаются предпосылки для использования  ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщения информации, а также  ее анализе и использовании. При  использовании ПЭВМ появляется возможность  выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными  о сотрудниках, нормативы, реквизиты  клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с  переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

     При применении мемориально-ордерной или  упрощенной (“Журнал-Главная”) форм в  условиях применения ПЭВМ предусматривается  изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, Журнала регистрации хронологических записей, Главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства ( рис.2.2). 

     Рис. 2.2. Информационная модель мемориально-ордерной формы 

     При применении упрощенной формы учета  записи ведутся в регистре “Журнал-Главная”, левая часть которого предназначена  для хронологических записей, а  правая — для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих  счетов. (Рис.2.3).

     Рис.2.3. Информационная модель формы учета «Журнал-Главная» 

     Большинство популярных в настоящее время  программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к  группе программных средств: “Проводки  — Главная книга — Баланс” (ПГиБ).

     Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности  и любых размеров, то и сами программы  достаточно универсальны и логически  завершены. Создаются они для  реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять  небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены  для малого бизнеса, для бухгалтерий  с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников  по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, “глубиной” ведения  аналитического учета. Для ведения  сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с  собственным производством разработчики программных продуктов ПКиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно — иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является невозможность замены программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиции регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: “Начислена заработная плата в сумме...” за ней стоит множество трудоемких расчетов, которые нецелесообразно делать вручную при наличии компьютера.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Организационно-экономическая сущность и задачи АИТ по кассе 

     В настоящее время не существует общепринятого  названия автоматизированной формы  бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как  таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. На давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют  основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип  двойной записи, документация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

     Сущность  большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: “БЭСТ-4”, “1С:Предприятие-8.1” и пр.).

       Отличаясь в деталях, они имеют  общие основные принципы:

• одноразовый и минимальный ввод — многоразовый и максимальный вывод.
• один журнал хронологической записи — множество регистров систематической записи.
• один счет синтетический — множество счетов аналитических.
• отчетная информация в срок — рабочая по запросу.
• автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
• наличие типовых проводок.
• возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
• организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
• Связь оперативного и бухгалтерского учета.
• Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.
• Обеспечение целостности базы данных.
• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

     При выборе программных продуктов для  решения задач бухгалтерского учета  следует принимать экономические  и организационные особенности  предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

     Основные  из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
• право на получение консультаций (так называемая “горячая линия”);
• модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
• одновалютное и многовалютное исполнение;
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
• простота освоения и удобство системы в работе;
• цена и пр.

     Наиболее  известной программой класса мини-бухгалтерия  является “1С:Предприятие”.

     Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов —  неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия. 1С : Предприятие 8.1 содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов — платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров.

       Исходящие документы безналичных  денежных платежей могут быть  сформированы как в печатном, так и в электронном виде. Обеспечено  взаимодействие со специализированными  банковскими программами типа "Клиент  банка".

       Кассовая книга формируется автоматически. 

       Предусмотрена возможность денежных  расчетов в иностранных валютах  и обмена валюты.

       Денежные операции автоматически  отражаются в бухгалтерском и  налоговом учете. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

     На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может  выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем  случае не требуется пересчет).

     После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

     1. сводные проводки;

     2. оборотно-сальдовую ведомость;

     3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

     4. карточка счета;

     5. карточка счета по одному объекту  аналитического учета;

     6. анализ счета (аналог главной  книги);

     7. анализ счета по датам;

     8. анализ счета по объектам аналитического  учета;

     9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

     10. карточка объекта аналитического  учета по всем счетам;

     11. журнальный ордер. 

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме, т. е. не только в виде ведомостей, но и в виде схем, графиков.

     Многооконный  принцип работы позволяет каждый документ открываться в отдельном  экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими  документами, манипулируя ими в  естественной форме, подобно тому, как  он это делает с традиционными  документами, передавая, накладывая, их друг на друга, просматривая параллельно  несколько документов, проводя сверку показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно  взаимосвязаны, а многооконный режим  Windows дает возможность видеть, как изменение показателей одного документа отражается на информации других, связанных с ним документов.

     Графический интерфейс предполагает принципиально  новый уровень общения пользователя с программой. Необходимая функция  или режим работ могут быть выбраны только через традиционные компьютерные меню, но и их графические  образы - пиктограммы или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной техники. Кроме того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов чрезвычайно полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не прибегая к меню или пиктограммам, т.е. дает возможность в процессе просмотра некоторого бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сложился этот показатель. Аналогичным образом могут быть проанализированы и эти данные, и так до тех пор, пока не будет достигнут документ источник первичных данных, породивший эту цепочку.

     Очевидно, нет надобности доказывать бухгалтеру преимущества этой поистине прогрессивной  компьютерной технологии. С ее помощью  выверка документов превращается в  очень удобный и естественный процесс. Не надо рыться в программных  меню выбирать в них документы, в  которых предположительно содержится ответ на возникший вопрос. Компьютер  сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их возникновения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Входная информация 

     Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу.

     Выполнение  данной функции обеспечивает ввод в  память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных  к ним (приходные и расходные  кассовые ордера и другие документы  по счету 50).

     Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код  вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

     Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

     После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной  в первичных документах. 
 

     Структура входной операции (выписка  из журнала операций)

Рис.4.1. Журнал операций 

     Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим  счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу  отнесена на разные счета, то после  ввода первого номера счета и  вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после  вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа  и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и  сумма по счетам должны совпадать. При  выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу  не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов. 
Таким образом производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии.