База данных деканата

Оглавление

 

Введение

 

Деканат — организационный центр  по управлению работой факультета, возглавляемый деканом. Деканат выполняет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства.

Деканат разрабатывает и реализует  программы подготовки специалистов со средним и средним профессиональным образованием,  оценку уровня знаний.

В деканате проводится организация  учебного процесса в рамках факультета, ведение документации по учету, анализу состава и движения контингента студентов факультета, формирование оперативных данных о деятельности факультета и кафедр.

При поступлении абитуриента в  ВУЗ личные дела абитуриентов, оформляемые  при подаче документов на поступление, передаются в деканат, где они сортируются по группам. После чего на каждого студента заводится личная карточка студента. В нее заносится вся необходимая персональная информация.

Далее, на протяжении всего периода  обучения в личных делах фиксируются все факты о любых изменениях статуса студента (перевод с курса на курс, с дневного отделения на заочное, перевод в другую группу, справки об академическом отпуске и т.п.).

Учёт и наблюдение контингента  студентов является актуальной задачей в связи с потребностью деканатов в оперативном формировании таких документов, как зачётно-экзаменационные ведомости, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости и получении любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Из этих документов извлекается  вся необходимая информация, касающаяся учебного процесса.

Подразумевается, что эта информация может изменяться в течение всего  периода обучения и может быть затребована в любое время  за период обучения студента и даже после окончания его обучения, кроме того, данная информация может участвовать в формировании статистических данных о группе или курсе за любой временной промежуток.

Исходя из основных назначений деканата, определяем, что основной вид его  деятельности — это делопроизводственная деятельность. Основной функцией деканата является координация и административное обеспечение учебного процесса.

Исследуя предметную область деканатов, наблюдаем выполнение большого числа  процессов, которые можно условно  сгруппировать в несколько пунктов:

1. Организация и управление учебным процессом.
2. Заполнение учётных документов.
3. Контроль успеваемости студентов.

Кроме того, за выполнение (или не выполнение) учебного плана студентов поощряют (или наказывают).

Организация и управление учебным процессом включает общий контроль над учебным процессом, что подразумевает распределение дисциплин по семестрам и специальностям для планирования расписаний и экзаменационных сессий; статистический учет студентов; организация учебной и производственной практики.

Основными документами, функционирующими в деканате, являются: матрикульная книга, карточка студента, сводная ведомость  на каждого студента. Все эти документы  требуют своевременного заполнения, для обеспечения учётной работы в деканате.

Контроль успеваемости студентов  производится в результате экзаменационных  сессий, где анализируется успеваемость каждого студента.

В результате контроля успеваемости становится возможным выявление  лучших студентов и начисление им стипендии, материальной помощи, премии и т.п. (например, за успехи в учёбе, участие в соревнованиях, олимпиадах, написание научных работ и т.п.).

 

Практическая часть

База данных Microsoft Access "Деканат”

Основные таблицы:

Студенты [Код_ студента, ФИО, Адрес, Дата зачисления, Кафедра, Группа, Задолженность (да/нет)]

Преподаватели [Код_препод, ФИО, Фото, Должность, Кафедра, Телефон, Предмет]

Предмет [Код_предмета, Предмет, Кафедра, Группа, Семестр, Форма

отчетности, Число часов]

Вспомогательные таблицы:

Должность [Код_должности, Должность]

Кафедра [Код_ кафедры, Кафедра]

Форма отчетности [Код_ формы, Форма отчётности (зачет/экзамен)]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Актуальность Access

 

Для реализации базы данных выбрано  средство MicrosoftOfficeAccess.

MicrosoftOfficeAccess имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA в Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Access предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций. С использованием   Access  можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты.

MicrosoftAccess - это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить  доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволять упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

 

Создание вспомогательных таблиц

I этап. Создание таблиц

Создание вспомогательных  таблиц

• Должность [Код_должности, Должность]
• Кафедра [Код_ кафедры, Кафедра]
• Форма отчетности [Код_ формы, Форма отчётности (зачет/экзамен)]
1. Созданная таблица Должность для базы данных «Деканат » в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис.1)

Рисунок 1. Таблица «Должность» в режиме Конструктора

Поле - Код_должности ключевое поле, задается правой кнопкой мыши   по серому полю и из контекстного меню выбирается - Ключевое поле. Тип данных для полей таблицы выбирается из раскрывающегося списка.

 

 

Таблица Должность для базы данных «Деканат » в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис.2)

Рисунок 2. Таблица «Должность» в режиме таблицы

2. Созданная таблица Кафедра для базы данных «Деканат» в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис.3)

Рисунок 3. Таблица «Кафедра» в режиме Конструктора

Таблица Кафедра для базы данных «Деканат» в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис.4)

Рисунок 4. Таблица «Кафедра» в режиме таблицы

3. Созданная таблица Форма отчетности для базы данных «Деканат» в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис.5)

 

Рисунок 5. Таблица «Форма отчетности» в режиме Конструктора

Таблица Форма отчетности для базы данных «Деканат» в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис.6)

Рисунок 6. Таблица «Форма отчетности» в режиме таблицы

Создание основных таблиц

• Студенты [Код_ студента, ФИО, Адрес, Дата зачисления, Код_кафедры, Группа, Задолженность (да/нет)]
• Преподаватели [Код_препод, ФИО, Фото, Код_должности, Код_кафедры, Телефон, Код_предмета]
• Предмет [Код_предмета, Код_предмета, Код_кафедры, Группа, Семестр, Код_формы, Число часов]

Создание основных таблиц также  осуществляется в режиме конструктора. При ее создании обязательным является использование полей со списком для ссылок на объекты, коды которых образуют ключевые поля вспомогательных таблиц. (Также необходимо задать ширину столбцов, в которых будут отражаться ссылочные данные.

 

 

4. Созданная таблица Студенты в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис. 7).

Рисунок 7. Таблица  «Студенты» в режиме Конструктора

Созданная таблица Студенты в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис. 8).

Рисунок 8. Таблица  «Студенты» в режиме таблицы

Поле Код_кафедры создано с использованием Мастера подстановок.

5. Созданная таблица Преподаватели в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис. 9).

Рисунок 9. Таблица  «Преподаватели» в режиме Конструктора

Созданная таблица Преподаватели в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис. 10).

Рисунок 10. Таблица  «Преподаватели» в режиме таблицы

 

6. Созданная таблица Предмет в режиме конструктора выглядит следующим образом (рис. 11).

Рисунок 11. Таблица  «Предмет» в режиме Конструктора

Созданная таблица Предмет в режиме таблицы выглядит следующим образом (рис. 12).

Рисунок 12. Таблица  «Предмет» в режиме таблицы

Поля код_кафедры, код_формысозданы с использованием Мастера подстановок

II этап. Создание схемы данных

Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, в  котором таблицы представлены списками полей, а связи — линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически  определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ. Access устанавливает связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.

Для того, чтобы  создать схему данных необходимо использовать Работа с базами данных / Схема данных.

Используя диалоговое окно, рис. 13,  появившееся после нажатия данной кнопки, выбираем таблицы Должность, Кафедра, Предмет, Преподаватели, Студенты, Форма отчетности для включения в схему данных.

Рисунок 13. Диалоговое окно, для добавления таблиц в схему БД.

Установим необходимые связи между  таблицами, рис 15. При создании схемы  данных необходимо установить контроль ссылочной целостности, рис 14.

 

Рисунок 14. Установление целостности  данных

Рисунок 15. Схема данных БД Деканат.

III этап. Создание формы

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для  создания интерфейса пользователя для  приложения базы данных. "Привязанная" форма напрямую соединена с источником данных, например к таблице или запросу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Как вариант, можно создать "свободную" форму, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

Формы являются наиболее удобным средством  отображения данных в ACCESS. Они используются для ввода и редактирования данных.

Форму удобнее создать в режиме Мастер форм. В диалоговом окне данного режима необходимо выбрать поля таблиц, включаемых в форму.

Форма должна быть удобна для ввода  и просмотра данных. Например, для  удобства просмотра записей в  форму рекомендуется, кроме кодов в виде полей со списками, включать названия, но не заменять ими коды.

1. Форма Должность, рис. 16

Рисунок 16. Форма «Должность» в  режиме формы

Для создания формы «Должность »  на ленте выбираем вкладку Создание, Другие формы®Мастер форм, рис. 17

Рисунок 17. Лента

При щелчке мыши запуститься мастер создания форм, рис 18.

Рисунок 18. Мастер создания форм

Выбираем из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу-Должность, переносим все поля, нажав кнопку . Нажимаем Далее.

Перейдем ко второму шагу мастера диаграмм, рис.19.

Рис. 19 Мастер создания форм

На втором шаге выбираем внешний  вид формы - ленточный. Нажимаем Далее. Откроется 3-е диалоговое окно мастера  форм, рис. 20,  выбираем внешний вид  формы – Стандартный.

Рисунок 20. Мастер создания форм

Нажмем Далее. Следующий шаг  мастера – сохранение формы, зададим  имя формы - Должность и нажмем кнопку Готово, рис. 21.

Рисунок 21. Мастер создания форм

2. Форма Студент, рис 22.

Рисунок 22. Форма «Студент» в  режиме формы

Для создания формы «Студент » на ленте выбираем вкладку Создание, Другие формы ®Сводная таблица, рис. 23. Рисунок 23. Кнопки на ленте

После щелчка мыши откроется окно, рис. 24.

Рисунок 24 Сводная таблица

Щелкнем по таблице Студент. Для  переноса полей в сводную диаграмму, перетащим со Списка полей сводной таблицы - поле ФИО в область «Перетащите сюда поля столбцов», а поле группа – Перетащите сюда поля фильтра, рис. 25. Форма Студент готова.

.

Рисунок 25

 

3. Форма Кафедра, рис. 26

Рисунок 26. Форма «Кафедра» в  режиме формы

Для создания формы Выберем на ленте вкладку создать, и нажмем кнопку Форма, рис. 27.

Рисунок 27. Лента

IV этап. Создание запросов

Запросы это возможность выбора определенного типа информации из существующей базы данных. Создание запросов Access   может происходить как с помощью мастера, так и вручную. Запросы делятся на два вида: запрос по образцу и структурированный. Они создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы.

Запрос по виду применения.

При выполнении запроса требуемый  параметр может быть введен полностью  или частично.

Спроектировать 2-3 запроса, в каждом из них должны присутствовать условия  отбора (одно или несколько).

Запросы должны является параметрически универсальными и не должны содержать ошибки. Условия отбора записей должны задаваться в запросе параметрами, например,  >= [Минимальное значение] AND< [Максимальное значение], а не значениями этих параметров.

1. Запрос «Задолжники» представлен на рис 28.

Рисунок 28. Запрос «Задолжники» в режиме Конструктора

Рисунок 29. Результат  выполнения запроса «Задолжники»

2. Запрос «Зачисленные в 2011г» по предметам и преподавателям, читаемым группам в семестре, представлен на рис 30.

Рисунок 30. Запрос «Зачисленные в 2011г» в режиме Конструктора

Рисунок 31. Результат  выполнения запроса «Зачисленные в 2011г»

 

3. Запрос «Зачисленные в 2012» представлен на рис 32.

Рисунок 32. Запрос «Зачисленные в 2012г» в режиме Конструктора

 

Рисунок 33. Результат выполнения запроса «Зачисленные в 2012г»

V этап. Создание отчетов

Отчет— это объект базы данных, который используется для отображения  и обобщения данных. С помощью  отчетов можно распространять и  архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Средство «Отчет» — это самый  быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет  формируется сразу же, без запроса  дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой  таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

В созданной базе данных необходимо создать отчеты по спроектированным запросам, а также сводный отчет по всем таблицам (исключая поля кодов и счетчиков, если они имеются). Отчеты должны содержать группировки данных и (если это возможно) итоговые строки по группам данных.

1. Отчет Общий отчет – общий отчет с указанием названия кафедр, должностей преподавателей, их фамилий, телефоны, читаемые предметы, количество часов, список студентов, которым читается предмет, группы, и итоги, представлен на рис. 34.

Рисунок 34. Отчет "Общий отчет" - общий отчет

Для создания запроса  на ленте  выберем вкладку Создание®Мастер отчетов, рис. 35.

Рисунок 35. Лента

После  щелчка мышью откроется  диалоговое, рис. 36, окно мастера отчетов. Выбираем из раскрывающегося списка:

– таблицу  Кафедра переносим  поле - Кафедра, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Должность переносим  поле - Должность, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Предмет переносим  поле - Предмет, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Предмет переносим  поле – Предмет,  Семестр, Число часов нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Преподаватели переносим  поле – ФИО, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

– таблицу  Студент переносим  поле – ФИО, Группа, нажав на кнопку , в Выбранные поля,

Нажимаем Далее.

 

 

 

Рисунок 36. Мастер отчетов

Откроется второе окно мастера отчетов, рис. 37. для добавления уровней группировки, Зададим уровни- Кафедра, Должность, нажимаем Далее.

Рисунок 37. Мастер отчетов

 

Откроется 3-е окно мастера отчетов, рис. 38 для задания порядка сортировки, и Итогов .

 

 

Рисунок 38. Мастер отчетов

 

 

Зададим Итоги - вычисление суммы часов, рис.39, нажимаем Далее.

Рисунок 39. Мастер отчетов

 

 

 

 

 

 

 

Откроется 4-е окно мастера, рис. 40 , выбираем Макет - ступенчатый, Ориентация страницы- альбомная, нажимаем Далее.

Рисунок 40. Мастер отчетов

Откроется 5-е окно мастера отчетов, рис. 41 для выбора стиля, выбираем –  Стандартная, нажимаем Далее.

 

Рисунок 41. Мастер отчетов

Откроется 6-е окно мастера отчетов, рис. 42 для сохранения отчета, задаем имя – Общий отчет, нажимаем Готово.

 

Рисунок 42. Мастер отчетов

 

 

 

2. Отчет по предметам, представлен на рис.43.

Рисунок 43. Отчет "Предмет"

Для создания отчета – Предмет,. Выберем  на ленте вкладку Создать, и нажмем кнопку Отчет.

В столбец

После  щелчка мышью откроется  диалоговое окно мастера отчетов.

Выбираем из раскрывающегося списка – Таблица Предмет, переносим  поле – Предмет, нажав на кнопку , в Выбранные поля.

Нажимаем Далее.

Откроется второе окно мастера отчетов, для добавления уровней группировки, нажимаем Далее.

Откроется 3-е окно мастера отчетов, для задания порядка сортировки, нажимаем Далее.

Откроется 4-е окно мастера отчетов, для выбора вида макета для отчета, выбираем – в столбец, нажимаем Далее.

Откроется 5-е окно мастера отчетов, для выбора стиля, выбираем –  Стандартная, нажимаем Далее.

Откроется 6-е окно мастера отчетов, для сохранения отчета, задаем имя  – Предмет,  нажимаем Готово.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Отчет по запросу - Задолжники, представлен на рис. 44.

Рисунок 44. Отчет " Задолжники "

Для создания запроса  на ленте выберем вкладку Создание®Мастер отчетов, рис. 45.

Рисунок 45. Лента

После  щелчка мышью откроется  диалоговое окно мастера отчетов. Выбираем из раскрывающегося списка – Запрос Задолжники, переносим все поля, нажав на кнопку , в Выбранные поля, рис.46. Нажимаем Далее.

 

Рисунок 46. Мастер отчетов

Откроется второе окно мастера отчетов, рис. 47. для добавления уровней группировки, нажимаем Далее.

 

Рисунок 47. Мастер отчетов

Откроется 3-е окно мастера отчетов, рис. 48 для задания порядка сортировки, нажимаем Далее.

Рисунок 48. Мастер отчетов

Откроется 4-е окно мастера отчетов, рис. 49 для выбора вида макета для  отчета, выбираем – табличный, нажимаем Далее.

Рисунок 49. Мастер отчетов

 

Откроется 5-е окно мастера отчетов, рис. 50 для выбора стиля, выбираем – Стандартная, нажимаем Далее.

Рисунок 50 Мастер отчетов

Откроется 6-е окно мастера отчетов, рис. 51  для сохранения отчета, задаем имя - Задолжники, нажимаем Готово.

Рисунок 51. Мастер отчетов

 

Отчет по запросу 2 —Зачисленные в 2011г, представлен на рис. 52.

Рисунок 52. Отчет " Зачисленные в 2011г "

Для создания отчета – Зачисленные  в 2011 г. Выберем на ленте вкладку  Создать, и нажмем кнопку Отчет, рис. 53.

Рисунок 53. Лента

Сохраняем отчет , нажав на -  Зачисленные в 2011 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Список литературы

1. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс / С. В. Симонович и др. — СПб.: Питер, 2003.
2. Днепров А.  Видеосамоучитель. Microsoft Access 2007 (+CD). — СПб.: Питер, 2008. — 240 с: