База данных отдела кадров. 2

Министерство культуры Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Восточно-Сибирская  государственная академия

культуры и искусств»

Институт информационных технологий, экономики и управления

Кафедра информационно-коммуникационных технологий

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Базы данных»

на тему «База данных отдела кадров»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель:

Руководитель:

 

 

Улан-Удэ

2012

Содержание

Введение 2

1. Обследование  предметной области 5

2. Концептуальное  проектирование 6

2.1  Перечень сущностей 6

2.2  Перечень атрибутов 7

3. Инфологическое  проектирование БД 8

3.1  Модель «сущность-связь» 8

3.2  Классификация связей 9

4. Реляционная  модель БД 10

4.1  Выбор ключей 10

4.2  Нормализация отношений 11

5. Физическое  проектирование БД 12

5.1  Состав таблиц БД 12

5.2  Запросы к БД 19

5.3  Экранные формы 20

5.4  Отчеты 20

6.  Инструкция по использованию БД 21

6.1  Вызов программы 21

6.2  Экранные формы 24

6.3  Описание отчетов 26

Заключение 33

Список используемых источников 34

 

 

Введение

 

Базы данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и  программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит  из набора однотипных записей, расположенных  друг за другом. Они представляют собой  строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять.

Каждая запись является набором  именованных полей, или ячеек, которые  могут хранить самую разнообразную  информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием  кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец  таблицы.

Создав одну таблицу, вы уже  получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры  баз данных, а соответственно и  способы их создания, намного сложнее.

В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль - информационная индустрия, связанная  с производством технических  средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно  связана с развитием компьютерных технологий.

В информационном обществе доминирует производство информационного  продукта, а материальный продукт  становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации.

Возникло большое число  избыточной информации, в которой  иногда трудно сориентироваться и выбрать  нужные сведения.

Для решения подобных проблем  применяются автоматизированные базы данных. Они стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем - от отрасли до отдельного предприятия. За последние несколько лет вырос  уровень потребительских качеств  систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить  воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать  процесс создания БД более эффективным.

Данная курсовая работа называется «База данных отдела кадров». Многие люди даже не догадываются, насколько  сложен и трудоемок кадровый учет. Чаще всего выделяют 3 основные современные  сложности:

1. Четкое понимание и  реализация стратегических и  тактических целей своей фирмы.  К сожалению, в сегодняшней  практике это слабое место.  Оторванность отделов кадров  от постановки перспективных  целей приводит к тому, что  имеющийся кадровый потенциал  зачастую не дает возможности  реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит  слишком много времени, что  особенно непозволительно в условиях  рыночной экономики.

2. Прогнозирование ситуации  на рынке труда и в собственном  коллективе для принятия упреждающих  мер. Без серьезного изучения  стоимости рабочей силы, спроса  и предложения высококвалифицированных  работников нужного профиля, изменений  в мотивации труда и других  факторов движения трудовых ресурсов  можно быстро потерять уже  имеющийся кадровый потенциал.  А для его постоянного наращивания  в борьбе с конкурентами необходимо  еще иметь источники кадрового  пополнения, знать положение в  области обучения кадров, предвидеть  неблагоприятные обстоятельства.

3. Анализ имеющегося кадрового  потенциала и планирование его  развития с учетом перспективы.  Планирование развития кадров  вытекает из реализации указанных  выше функций. Прежде всего,  это планирование естественного  движения кадров выхода на  пенсию, увольнения по болезни,  в связи с учебой, службой в  армии и т. п. Это сделать  несложно, но необходимо, чтобы своевременно  подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал  коллектива, повысить его конкурентоспособность.

Целью данной курсовой работы является автоматизация подсистемы управления кадрами.

Согласно цели поставим задачи:

·  Изучение особенностей кадрового дела

·  Разработка схемы БД

·  Реализация разработанной схемы в конкретной СУБД (MS Access)

·  Создание форм для ввода данных, отчетов, запросов

·  Автоматизация работы с созданной БД.

 
1. Обследование предметной области

Для более эффективного управления производством фирма разрабатывает  стратегический план, который затрагивает  всю деятельность организации, в  том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика.

Кадровая политика включает разработку общих принципов и  определение приоритетов целей  в области управления персоналом; планирование потребности в трудовых ресурсах и путей формирования штатов; создание поддержку системы движения кадровой информации; определение принципов  распределения средств; обеспечение  эффективной системы стимулирования труда; политику развития персонала.

К функциям отдела кадров относится  принятие и увольнение сотрудников, составление различных приказов и табеля рабочего времени, оформление, текущей учет документации по движению кадров, нормативный контроль по КЗОТу правильных формулировок приказов и распоряжений по отделу кадров, получение и ведение дополнительной информации о работнике, не нормативный по отделу кадров, но на сегодняшний день закрепленный за ним (это данные о пенсионерах, инвалидах, и т.п.) и т.д.

Принимая сотрудника на работу, фирма заключает с ним трудовой договор, в котором содержится информация различного рода, например: какого числа  он был принят на работу, в качестве кого, размер его заработной платы, табельный номер сотрудника, условия  работы, информация о том сколько  раз он может уходить в отпуск, оплачиваемый ли больничный, проезд или  отпуск и т.д.

После официального принятия на работу на сотрудника заводится  личная карточка. Личная карточка может  содержать фамилию, имя и отчество сотрудника, его дату рождения, паспортные данные, место прописки и проживания, состав семьи и т.д.

В течение работы сотрудник  может ездить в командировки, ходить на курсы повышения квалификации, уходить в отпуска, болеть, так  же сотрудник может быть материально  ответственным лицом, увольняться. На всё вышеперечисленное составляются специальные приказы, которые содержат разного рода информацию.

Приказ об уходе сотрудника в командировку содержит в себе табельный  номер сотрудника, место, куда он уезжает  и время, за счет, чьих средств и  т.д.

Приказ об уходе на больничный составляется отделом кадров в том  случае, если сотрудник был в этот момент в отпуске. В противном  случае больничный регистрируется вручную в специальном журнале.

Приказ о повышении  квалификации называется переводом. Фирма  может, как сама отправлять сотрудника на курсы, так и сотрудник может  самостоятельно их посещать. В последнем  случае сотрудник обязан будет представить  специальный документ, который будет  свидетельствовать о том, что  данный человек действительно прошел эти курсы.

На основании командировок, больничных и отпусков отделом кадров составляется табель рабочего времени. Табель рабочего времени представляет собой список всех сотрудников, с  указанием занимаемых ими должностями, число дней, которое сотрудник  должен был отработать, число фактически отработанных сотрудником дней, число  выходных и количество дней в которых  сотрудник был в командировках, отпусках или болел. Табель рабочего времени составляется раз в месяц.

Увольнение сотрудника происходит либо на основании личного заявления  сотрудника, либо из-за нарушения правил трудового договора. После официального подписания приказа сотрудник обязан отработать на данном предприятии еще  две недели.

 
2. Концептуальное проектирование

 

 

2.1  Перечень сущностей

база данные автоматизация  кадры

Сущность - объект любой природы  данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные).

В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие  сущности:

1. СОТРУДНИКИ -содержит информацию о дате рождения, месте проживания, составе семьи сотрудника и т.д.

2. ОТПУСК – содержит  информацию о дате ухода в  отпуск, на какое количество дней  и т.д.

3. БОЛЬНИЧНЫЙ – содержит  ту же информацию что и отпуск, включая пункт дополнительный  отпуск в связи с болезнью.

4. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ (ПЕРЕВОД) - содержит информацию о  причине перевода (в данном случае  прохождение курсов повышения  квалификации), прежнее и новое  место работы и т.д.

5. КОМАНДИРОВАКА – содержит  информацию о месте назначения, сроки и цели отправления в  командировку.

6. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР –  содержит информацию о том,  когда и на какую должность  был принят сотрудник, его надбавки  и т.д.

7. ТАБЕЛЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ  – содержит информацию о количестве  отработанных дней, выходных, командировок, больничных и т.д.

2.2  Перечень атрибутов 

Перечисленные выше сущности содержат различные атрибуты. Атрибут  – свойство сущности (заголовок  столбца таблицы).

Перечислим атрибуты вышеназванных  сущностей:

СОТРУДНИКИ (Табельный номер  сотрудника, ФИО сотрудника, занимаемую должность, стаж работы, номер паспорта, ИНН, состав семьи, дату рождения, место  проживания по паспорту, фактическое  место проживания, телефон, образование).

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (наименование фирмы, номер приказа, дату составления  приказа, дату принятия на работу, ФИО  сотрудника, табельный номер сотрудника, структурное подразделение, должность, оклад, надбавки за совмещение должностей, надбавки за работу на крайнем севере, основание принятия на работу).

ОТПУСК (наименование фирмы, номер приказа об уходе в отпуск, дату составления приказа, структурное  подразделение, ФИО сотрудника, табельный  номер сотрудника, структурное подразделение, период работы, основной отпуск, дополнительный отпуск, количество дней, период к оплате).

БОЛЬНИЧНЫЙ (наименование фирмы, номер приказа, ФИО сотрудника, табельный  номер сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность, основной отпуск, дополнительный отпуск в связи с  болезнью, пункт «отпуск исчислять», пункт «всего отпуск»).

ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ (ПЕРЕВОД) (номер приказа об переводе, табельный номер сотрудника, ФИО сотрудника, пункт «вид перевода», прежнее место работы, новое место работы, основание перевода).

КОМАНДИРОВКИ (номер приказа  об отправлении сотрудника в командировку, табельный номер сотрудника, ФИО  сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность, место назначения, срок и цель командировки, пункт  «за счет средств»).

ТАБЕЛЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (номер сотрудника, должность, количество отработанных дней, количество фактически отработанных дней, количество выходных, командировки, отпуска, больничные).

УВОЛЬНЕНИЕ (номер приказа  об увольнении сотрудника из фирмы, дату составления приказа, дату увольнения, табельный номер сотрудника, структурное  подразделение, занимаемую должность, основание, пункт «к оплате»).

 
3. Инфологическое проектирование БД

 

 

3.1  Модель «сущность-связь»

Инфологическая модель должна включать такое формализованное  описание предметной области, которое  легко будет "читаться" не только специалистами по базам данных.

Инфологическое проектирование, прежде всего, связано с попыткой представления семантики предметной области в модели БД. Реляционная  модель данных в силу своей простоты и лаконичности не позволяет отобразить семантику, то есть смысл предметной области.

Проблема представления  семантики давно интересовала разработчиков, и в семидесятых годах было предложено несколько моделей данных, названных семантическими моделями. К ним можно отнести семантическую  модель данных, предложенную Хаммером (Hammer) и Мак-Леоном (McLeon) в 1981 году, функциональную модель данных Шипмана (Shipman), также созданную в 1981 году, модель "сущность—связь", предложенную Ченом (Chen) в 1976 году, и ряд других моделей. У всех моделей были свои положительные и отрицательные стороны, но испытание временем выдержала только последняя. И в настоящий момент именно модель Чена "сущность—связь", или "Entity Relationship", стала фактическим стандартом при инфологическом моделировании баз данных.

Модель «сущность-связь» называют также «ER-моделью» (essence-сущность, relation-связь). [11. стр. 147].

Модель к данной БД представлена в Приложении А.

3.2  Классификация связей

При проектирование БД информацию обычно размещают в нескольких таблицах. Таблицы при этом связывают с семантикой информации. В реляционной СУБД для указания связей в таблице производят операции их связывания. Рассмотрим наиболее часто встречаемые бинарные связи:

1. Связи вила 1:1 образуется  в случае, когда все поля записи  основной таблицы и дополнительной  таблицы являются ключевыми.

2. Связь 1:М может быть  в случае, когда одной записи  основной таблицы соответствует  несколько записей дополнительной  таблицы.

3. Связь М:1 может быть  тогда, когда нескольким записям  основной таблицы ставится в  соответствии одна запись дополнительной.

4. Связь М:М возникает в том случае когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной. В реляционной БД связь М:М реализуется через дополнительные таблицы.

Рассмотрим связи между  выявленными сущностями:

1. Между атрибутами сотрудники  и трудовой договор будет связь  1:1, так как сотрудник с данной  фирмой заключает трудовой договор  всего один раз.

2. Между атрибутами сотрудники  и командировка будет связь  1:М, так как сотрудник может  сколько угодно раз ездить  в командировки.

3. Между атрибутами сотрудники  и больничный будет связь 1:М,  так как сотрудник может сколько  угодно раз уходить на больничный.

4. Меж атрибутами сотрудники  и отпуск будет связь 1:М,  так как сотрудник может сколько  угодно раз ходить в отпуск.

5. Между атрибутами сотрудники  и курсы повышения квалификации (перевод) будет связь 1:М, так  как сотрудник может проходить  курсы повышения квалификации  сколько угодно раз.

6. Между атрибутами сотрудники  и увольнение будет связь 1:1, так сотрудник может уволиться  только один раз.

7. Между атрибутами сотрудники  и табель рабочего времени  будет связь 1:1, так как одному  сотруднику соответствует только  одна запись каждого месяца  в табеле.

 
4. Реляционная модель БД

Реляционная модель баз данных была предложена сотрудником фирмы IBM Э. Кодом в начале 70-х годов. Будучи математиком, он предложил использовать для обработки данных аппарат  теории множеств (объединение, пересечение, разность и Декартово произведение). Он показал, что любое представление  данных сводится к совокупности двумерных  таблиц особого вида, известных в  математике как отношения.

Одна из главных идей заключается  в том, что связи между данными  должны устанавливаться в соответствии с их внутренними логическими  взаимоотношениями. В реляционной  модели одной командой могут обрабатываться целые файлы.

Реляционная БД представляет собой информацию об объекте, представленную в виде двумерного массива - таблицы  объеденных определен 
ными связями.

4.1  Выбор ключей

Атрибут значение, которого идентифицируется кортежами (строками таблицы) называется ключом. Отношение  может содержать и несколько  ключей, один из которых объявляется  первичным. Первичные ключи не могут обновляться. Все прочие ключи отношений являются возможными ключами.

Если в отношении кортеж идентифицируется соединением значений нескольких атрибутов, то такой ключ называется составным.

Атрибут представляющие собой  копии ключей других отношений называется внешним ключом. Реляционная модель накладывает на внешние ключи  ограничения для обеспечения  целостности данных. Это означает, что к каждому значению внешнего ключа должны соответствовать строки в связываемых отношениях.

В разрабатываемой БД сущность табельный номер сотрудника будет  являться ключом для атрибутов сотрудники, отпуск, увольнение, командировка, трудовой договор и повышение квалификации (перевод).

Атрибут сотрудники так же имеет уникальные поля, такие как  номер паспорта и ИНН, но номер  паспорта не может быть ключом, так  как номер паспорта может меняться, а ИНН может являться ключевым, но нам удобнее использовать как  ключ табельный номер.

Для атрибута табель рабочего времени ключом будет являться две  сущности, номер сотрудника и период, то есть ключ будет составным.

4.2  Нормализация отношений

Нормализация – разбиение  таблицы на две или более, обладающие лучшими свойствами включении, изменении  или удалении данных. окончательная цель нормализации сводится к получению такого проекта БД в котором каждый факт появляется лишь в одном месте, то есть исключена избыточность информации.

Нормализация отношений  – формальный аппарат ограничений, на формирование отношений которого позволяет устранить дублирование, обеспечить непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшить трудозатраты на ведение БД.

Кодом выведено три нормальные формы и предложен механизм, позволяющий  любое отношение преобразовать  к третей нормальной форме. Приведем наши отношения к третей нормальной форме.

Первая НФ: Отношение называется нормализованным или приведенным  к первой нормальной форме тогда  и только тогда, когда все его  атрибуты простые (неделимые). Таблица  находится в первой нормальной форме  тогда и только тогда, когда ни одна из ее строк не содержит в любом  ее поле более одного значения, и  не одно из ее ключевых полей не пусто. Для того чтобы привести наши отношения  к первой нормальной форме надо сущность ФИО разбить на три отдельные (Фамилия, Имя, Отчество). Так же следует  вынести в отдельную таблицу  структурное подразделение, должности  и наименование фирмы, чтобы не допустить  избыточности данных. В отдельную  таблицу выносятся приказы по личному составу и производственные приказы, так как нумерация у  приказов общая. Атрибуты место проживания по паспорту и фактическое место  проживания не требуют разбиения так как используются один раз.

Вторая НФ: Таблица находится  во второй нормальной форме, если она  удовлетворяет определению первой нормальной формы и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны  полной функциональной зависимостью с  первичным ключом. Для того чтобы  наши отношения привести во вторую нормальную форму надо вынести все  начальников отдела в отдельную  таблицу.

Третья НФ: Таблица находится  в третей нормальной форме, если она удовлетворяет определению второй нормальной формы и ни одно из ее не ключевых полей не зависит функционально от любого другого не ключевого поля. Отношения, представленные в данной БД приведены к третей нормальной форме.

 
5. Физическое проектирование БД

Проектирование информационных систем, включающих в себя базы данных, осуществляется на физическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическом уровне во многом зависит  от используемой СУБД (система управления базами данных – комплекс языковых и программных средств, предназначенных  для создания, ведения, и совместного  ведения БД многими пользователями), зачастую автоматизировано и скрыто от пользователя. В ряде случаев  пользователю предоставляется возможность  настройки отдельных параметров системы, которая не составляет большой  проблемы.

5.1  Состав таблиц БД 

Рассмотрим отношения  нашей БД подробнее. 

 

Таблица 1 – Сотрудники

Название	Тип данных	Тип поля
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Табельный №	Счетчик	Ключевое
Должность	Текстовый
Стаж работы	Текстовый
№ паспорта	Числовой	Уникальное
ИНН	Числовой	Уникальное
Состав семьи	Числовой
Дата рождения	Дата/Время
Место проживания по паспорту	Текстовый
Фактическое место проживания	Текстовый
Телефон	Числовой

 

 

Таблица 2 – Трудовой договор

Наименование	Тип данных	Тип поля
Наименование фирмы	Текстовый
Ключ ТД	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Дата принятия	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Оклад	Денежный
Надбавки за совмещение должностей	Денежный
Надбавки за работу на крайнем  севере	Денежный
Основание	Текстовый

 

Таблица 3 – Повышение  квалификации ( перевод)

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ перевода	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Вид перевода	Текстовый
Прежнее место работы	Текстовый
Новое место работы	Текстовый
Основание перевода	Текстовый

 

 

Таблица 4 – Командировка

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ К-ка	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Место назначения	Текстовый
Срок	Числовой
Цель	Текстовый
За счет средств	Числовой

 

 

Таблица 5 – Отпуск

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Отпуск	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Период работы	Дата/Время
Основной отпуск	Дата/Время
Дополнительный отпуск	Дата/Время
Количество дней	Числовой
Период к оплате	Денежный

 

Таблица 6 – Больничный

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Б	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Основной отпуск	Дата/Время
Дополнительный отпуск в связи с болезнью	Дата/Время
Отпуск исчислять	Дата/Время
Все отпуск	Числовой

 

 

Таблица 7 – Увольнение

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Ув	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Дата увольнения	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Основание	Текстовый
К оплате	Денежный

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 8 – Табель рабочего времени

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ сотрудника	Счетчик	Ключевое
За период	Текстовый	Ключевое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Кол-во отработанных дней	Числовой
Кол-во фактически отработанных дней	Числовой
Кол-во выходных	Числовой
Отпуск	Числовой
Командировка	Числовой
Больничный	Числовой

Таблица 9 – Должность

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Долж	Счетчик	Ключевое
Должность	Текстовый

 

 

Таблица 10 – Структурное  подразделение

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ СП	Счетчик	Ключевое
Структурное подразделение	Текстовый

 

 

Таблица 11 – Наименование фирмы

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Фирмы	Счетчик	Ключевое
Наименование фирмы	Текстовый

 

 

Таблица 12 – Начальники

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Нач	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Начальник	Логический

 

 

Таблица 13- Приказы  по личному составу

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ приказа	Числовой	Ключевое
Дата	Дата/Время
Больничный	Текстовый
Отпуск	Текстовый
Трудовой договор	Текстовый
Увольнение	Текстовый