База данных отдела кадров предприятия ОПТТОРГ

Аннотация

 

Курсовой проект по дисциплине «Базы данных» выполнен на тему: «База данных отдела кадров предприятия ОПТТОРГ» в соответствии с требованиями и соответствует типовой структуре.

Целью курсового проектирования является приобретение практических навыков  по созданию систем автоматизированного  сбора и обработки данных, информации.

Проект выполнен с использованием программы Microsoft Access  2007.

Техническое исполнение проекта  соответствует требованиям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Аннотация

 

1. Введение……………………………………………………………………3
2. Компоненты системы баз данных …………………………..……………4
3. Этапы проектирования и разработки базы данных…………………......6
4. Построение модели данных предметной области……………………….8

4.1 Назначение и функции базы данных………………………………....8

4.2 Концептуальное проектирование……………………………………..8

4.3 Разработка даталогической и физической моделей данных……….10

5. Организация ввода данных в БД………………………………….……...13
6. Разработка запросов и способы обработки данных запросами………...14

6.1 Конструирование запросов, виды запросов…………………………14

6.2 Построитель выражений………………………………………………17

6.3. Использование групповых  операций в запросах……………………18

7. Даты и их использование в БД…………………………………………….19
8. Проектирование и разработка форм……………………………………….20
9. Разработка отчетов…………………………………………………………. 22
10. Создание макросов…………………………………………………………..24
11. Создание кнопочной формы………………………………………………..25
12. Заключение…………………………………………………………………..26

Список используемой литературы………………………………..…………...27

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Введение

Ведение учета отдела кадров является неотъемлемой частью работы любой фирмы или предприятия, независимо от количества штатных сотрудников. Современный XXI век переходит на стадию компьютеризации деятельности человека, а также смене бумажных носителей электронными.

 Поэтому встает вопрос о необходимости разработки базы данных для отдела кадров, с помощью, которой его сотрудники смогут отказаться от ведения записей на бумаге. База данных поможет автоматизировать некоторые процессы по ведению учета персонала (например, хранить в базе данных в виде таблиц какие-то повторяющиеся значения, которые при ручном ведении учета приходилось бы многократно переписывать заново).

Для того чтобы избежать большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения применяются автоматизированные базы данных. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие функций, которые они поддерживают, удобны для пользователя.  СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию. Основными функциями СУБД являются описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

В настоящее время среди  разработчиков базы данных (БД) большой  популярностью пользуется реляционная  СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office XP.

Microsoft Access XP - программа управления базами данных. Она позволяет пользователю накапливать и систематизировать информацию, искать и сортировать объекты, создавать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся данных оформленные отчеты.

База данных – это массив фактов о реальных событиях, относящихся к определённой теме, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой совокупность связанных между собой таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа.

 

 

 

 

2. Компоненты системы баз данных

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД несколькими пользователями. 

СУБД позволяет: создавать БД; вставлять, обновлять, удалять и извлекать информацию из БД; предоставляет контролируемый доступ к базе данных. Основными компонентами системы баз данных являются:

• данные пользователей
• метаданные
• индексы
• метаданные приложений

На Рис. 1 представлена схема компонентов системы базы данных.

 

Подсистема средств проектирования   Средство для создания таблиц   Средство для создания формул   Средство для создания запросов   Средство для создания отчетов	ЯДРО  СУБД
Подсистема средств обработки   Процессор форм   Процессор запросов   Генератор отчетов   Средства обработки, реализованные на процедурных языках

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Компоненты системы базы данных

Система управления базами данных состоит из:

• Подсистемы средства проектирования – набор инструментов управляющих проектированием и реализующие БД и приложения. Это средства для создания таблиц, форм, отчетов, запросов, схем данных, языков программирования.
• Подсистемы средства обработки – занимается обработкой компонентов приложений созданных с помощью средств проектирования.

Ядро СУБД – выполняет функцию посредника между подсистемой средств проектирования и подсистемой средств обработки и самими данными. Ядро СУБД получает запросы от этих подсистем, выраженной в терминах таблиц, строк, столбцов таблиц и преобразует эти запросы в команды операционной системы выполняющих запись и чтение данных непосредственно с физического носителя.

Данные пользователей представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных. Столбцы таблицы содержат поля, или атрибуты, а строки содержат записи о конкретных объектах делового мира.

 

Метаданные – описывают собственную структуру БД. Это системные таблицы (в них перечислены все таблицы, которые имеются в БД, для каждой таблицы указываются, число полей и список атрибутов), таблица столбцов или полей (содержит информацию обо всех полях, по следующему шаблону: имя столбца, тип данных, длина, таблица к которой относится).

 

Индексы, которые хранятся в базе данных, призваны улучшить её производительность и доступность.

Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.

 

Microsoft Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA. Также система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (в случае удаления или обновления данных). СУБД Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе числовой, счетчик, денежный, текстовый, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. Таким образом, Access за счет гибкой архитектуры системы обработки данных реляционных таблиц может удовлетворить потребности пользователя.

3. Этапы проектирования и разработки базы данных

Для создания базы данных необходимо располагать описанием выбранной  предметной области, охватывающим реальные объекты и процессы, а также определить все необходимые источники информации для удовлетворения предполагаемых запросов пользователей и потребности в обработке данных. На основе такого описания определяются состав и структура данных предметной области, которые должны находиться в базе и обеспечивать выполнение необходимых запросов и задач пользователей. Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью, на основе которой легко создается реляционная база данных.

 

Этапы проектирования и создания базы данных (Рис.2):

• построение информационно-логической модели данных предметной области;

• определение логической структуры реляционной базы данных;

• конструирование таблиц базы данных;

• создание схемы данных;

• ввод данных в  таблицы (создание записей);

• разработка необходимых форм, запросов, макросов, модулей, отчетов;

• разработка пользовательского  интерфейса.

 

 

Рис. 2. Этапы проектирования и создания базы данных

В процессе разработки модели данных необходимо выделить информационные объекты, соответствующие требованиям  нормализации данных, и определить связи между ними. Полученная модель позволит создать реляционную базу данных без дублирования, в которой обеспечиваются однократный ввод данных при первоначальной загрузке и корректировках, а также целостность данных при внесении изменений.

 

При разработке модели данных используются два подхода:

    1. Сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база, выявляются потребности задач в данных и соответственно определяются состав и структура информационных объектов.

    2. Сразу устанавливаются типовые объекты предметной области.

 

Наиболее рационально  сочетание этих подходов, так как  на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Использование такой технологии тем более оправдано, что гибкие средства создания реляционной базы данных допускают на любом этапе разработки внесение изменений и модифицирование ее структуры без ущерба для введенных ранее данных.

Процесс выделения информационных объектов предметной области, отвечающих требованиям нормализации, может  производиться на основе интуитивного или формального подхода.

 

При интуитивном подходе  легко выявить информационные объекты, соответствующие реальным объектам, однако получаемая при этом информационно-логическая модель, как правило, требует дальнейших преобразований, в частности преобразования много многозначных связей между объектами. При таком подходе в случае отсутствия достаточного опыта возможны существенные ошибки. Последующая проверка выполнения требований нормализации обычно показывает необходимость уточнения информационных объектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Построение модели данных предметной области

В данном курсовом проекте  предметной областью являются кадры (сотрудники) оптовой организации ООО «Смайл». Главная задача любого предприятия это эффективно сформировать систему управления персоналом. Чтобы это сделать, необходимо располагать полной и достоверной информацией о сотрудниках, и предоставлять возможность пользователям (работникам отдела кадров) решать свои управленческие задачи.

 

4.1 Назначение и функции базы данных

Отдел кадров есть в каждом предприятии, фирме, организации и  т.д. Это функциональный отдел в структуре управления организацией.

Одной из функций отдела кадров является ведение базы работников: ведение учета претендентов на вакантные должности, отбор претендентов для приема на работу, оформление документов при приеме на работу, ведение наличия вакантных должностей, ведение учета поощрений, наказаний, отслеживание квалификационного движения, должностные перемещения, утверждение разрядов.

Пользователями баз данных являются руководители верхнего уровня, работники отдела кадров и бухгалтерии. В любой организации составляются штатное расписание, которое запланировано  для работы.

 

4.2 Концептуальное проектирование

Концептуальное проектирование - сбор, анализ и редактирование требований к данным.

Основными компонентами концептуальной модели являются:

• Данные, циркулирующие в данной предметной области;
• Описание классов, объектов предметной области и связей между ними;
• Описание информационных потребностей пользователей.

 

Проектирование предметной области базируется на использовании ER-моделировании. ER-модель представляет собой графическое описание предметной области в терминах «объект-свойство-связь».

 

Преимуществами ER-моделей является:

• наглядность;
• модели позволяют проектировать базы данных с большим количеством объектов и атрибутов;
• ER-модели реализованы во многих системах автоматизированного проектирования баз данных (например, ERWin).

 

Для представления классов, экземпляров классов и связей между ними используются графические  средства:

• Диаграммы ER-экземпляров;
• ER-диаграммы.

Диаграмма (Рис.3) показывает, какую конкретную должность занимает каждый из работников. При этом связь М:1 (многие - к одному) указывает, что одну должность может занимать несколько работников, а класс принадлежности О-Н (обязательный - необязательный) показывает, что не все должности могут быть заняты работниками.

 

Кадры	Занимают	Должность
Головко  В.В. Носов  А.Н. Ражабова С.А. Бледных В.А. Бузараев А.М Мацепа  А.Л. Русанов  Е.Д. Кокозова  А.М. Качанов В.П. Сорокин В.Н. Долгова  Н.А. Асанова А.А. Сналина Г.В.		Директор     Начальник отдела     Товаровед     Менеджер     Бухгалтер     Кассир

 

Рис.3. Диаграмма ER-экземпляров

 

На Рис.4 представлена диаграмма ER-типа, соответствующая рассмотренной диаграмме ER-экземпляров.

 

                          О-Н

                     

               М                                                  1    

 

 

 

Рис. 4. Диаграмма ER-типа

 

 

Пример концептуальной модели данных предметной области представлен  на Рис.5.

 

 

 

Рис. 5. Концептуальная модель предметной области

 

4.3 Разработка даталогической и физической моделей данных

Даталогическая модель реляционной  базы данных определяется совокупностью  логически связанных реляционных  таблиц.

При даталогическом моделировании  необходимо спроектировать структуру  таблиц с учетом требований к реляционным  моделям в среде СУБД Access.

Логические связи между  таблицами соответствуют структурным  связям между информационными объектами  и устанавливаются на уровне ключей связи (внешним ключом подчиненной  таблицы и первичным ключом главной  таблицы).

В результате моделирования  может быть получена реляционная  модель следующего вида:

Сотрудники (Таб №, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Образование, Семейное положение, Адрес, Номер телефона, Дата найма, Стаж, Фото)

Должности (Код должности, Должность, Оклад, По штату, Занято)

Сложность (Код сложности, Сложность, Надбавка за сложность)

Классность (Код классности, Классность, Надбавка за классность)

Удаленность (Код удаленности, Удаленность, Надбавка за удаленность)

Архив Уволенных (Код Увольнения, Таб №, Фамилия, Имя, Отчество, Дата найма, Дата увольнения, Причина, Фото)

Претенденты (Код Претендента, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Образование, Семейное положение, Адрес, Номер телефона, Должность, Фото)

 

На следующем этапе  реализуется физическая модель в  СУБД Access. Создаются таблицы классов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей (Рис.6).

 

 

Рис. 6. Структура таблиц с типами данных

 

С помощью инструментальных средств в окнах Схема данных и Изменение связей устанавливаются  связи между полями таблиц (Рис.7.1 и Рис. 7.2).

 

 

Рис. 7.1. Схема данных

 

 

Рис. 7.2. Установка связи «один-ко-многим»

 

 

 

 

 

 

5. Организация ввода данных в БД

     Загрузка данных на этапе проектирования может производиться непосредственно в таблицы. Для этого необходимо войти в режим таблицы. Новая таблица Access состоит из одной пустой записи. Чтобы её заполнить, необходимо ввести несколько строк с данными.

 

Данные вводятся в базу вручную с помощью клавиатуры. При вводе образования, семейного положения и адреса в таблицу Сотрудники возможен стандартный набор данных (мастер подстановок), это исключает возможность введения не верных данных. При вводе оклада нужно ввести только числовое значение, программа сама пропишет денежный эквивалент.

Также при некорректном вводе данных можно предусмотреть контроль ввода. Довольно часто в таблицу вводятся некорректные данные. Чтобы избежать таких ошибок, можно задать условия и значения. Например, на Рис.8 для ввода корректных данных используется маска ввода.

 

 

Рис. 8. Маска ввода для поля Дата Рождения

 

Корректировка записей данных сотрудников, также как и ввод, производится с помощью формы, вид которой представлен в разделе 8.

 

 

 

 

 

 

 

6. Разработка запросов и способы обработки данных запросами

6.1 Конструирование запросов, виды запросов

Запрос позволяет выбрать  необходимые данные из одной или  нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат  в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в  качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к  данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в  таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно  выполнить следующие виды обработки  данных:

- включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

- выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

- произвести вычисления в каждой из полученных записей;

- сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

- произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

- создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

- удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; и добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

 

В данном курсовом проекте  были сформированы следующие виды запросов:

• Однотабличные запросы:

Допустим, что требуется  получить данные из таблицы Т_Сотрудники, Фамилии, Имена, Отчество работников и дату найма (Рис.9).

 

 

Рис. 9. Однотабличный запрос

• Многотабличные запросы:

Необходимо узнать фамилии  сотрудников с окладом больше 23000 рублей (Рис.10).

 

Рис. 10. Многотабличный запрос

 

• Запросы на создание таблиц:

Для организации требуется  создать таблицу, в которой бы указывались фамилии сотрудников, их должности с окладом и всеми  надбавками (Рис.11).

 

Рис. 11. Запрос на создание таблицы

• Запрос на добавление:

В таблицу Т_Архив Уволенных добавим записи Таб №, Фамилия, Имя, Отчество, Дата найма, Фото (Рис.12).

 

Рис. 12. Запрос на добавление записей в таблицу Т_Архив Уволенных

 

• Запрос на обновление:

Например, при введении данных о сотрудниках была допущена ошибка. Имя кассира Сналиной не Любовь, а Галина. С помощью запроса на обновление можно исправить эту ошибку (Рис.13).

 

Рис. 13. Запрос на обновление

• Запрос на удаление:

Допустим, что произошло увольнение работника. Его данные были занесены в таблицу Т_АрхивУволенных. Теперь необходимо удалить запись о данном работнике из таблицы Т_Сотрудники (Рис.14).

 

 

Рис. 14. Запрос на удаление

 

6.2 Построитель  выражений

 

При создании запросов часто  возникает необходимость не только использовать имеющиеся поля таблиц, но и создавать на их основе другие поля, которые называются вычисляемыми.

В поле записи формируются  выражения, в левой части нижней половины окна содержатся папки, открытие которых позволяет раскрыть содержание папки и вставлять объекты  из следующей части в выражения.

С помощью построителя  выражений в данном курсовом проекте  была рассчитана заработная плата с  учетом всех надбавок и премий за стаж (Рис.15).

 

 

Рис. 15. Построитель выражений

 

 

 

6.3 Использование  групповых операций в запросах

 

Групповые операции позволяют  выделить группы записей с одинаковыми  значениями в указанных полях  и использовать для этих групп  одну из статистических функций. Нажав на кнопку Групповые операции на панели инструментов, в бланке запроса появится дополнительная строка.

Групповые операции используются в запросах на выборку. В запрос включаются поля, по которым надо произвести статистические вычисления.

 

Для того чтобы узнать суммарную величину окладов по должностям согласно штатному расписанию необходимо создать следующий запрос на выборку (Рис.16).

 

 

Рис. 16. Запрос с использованием групповых операций

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Даты и их  использование в базах данных

В хозяйственной деятельности все проводимые операции фиксируются  с указанием времени их проведения. Также при обработке данных, составлении  отчетов используются временные  параметры (тип данных - Дата/Время).

Программа Access использует тип данных Дата/Время (Date/Time) для хранения определенного момента времени в сочетании с годом, месяцем, днем и временем суток, заданным с точностью до секунды. В курсовом проекте при расчете стажа работника стаж определяется с точностью до суток.

Операторы работы с датами:

Date() - вывод текущей даты (число, месяц и год);

Year(Date()) - вывод текущего года;

Month(Date()) -вывод текущего месяца;

Day(Date()) - вывод текущего дня.

 

Определение стажа: стаж вычисляется путем определения количества лет между датой найма и текущей датой (Рис.17).

 

Рис. 17. Определение стажа

Начисление премии за стаж (Рис.18).

Рис. 18. Расчет премии за стаж

8. Проектирование и разработка форм

 

Пользователь имеет возможность  создать форму самостоятельно или  воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так  как автоматически выполняет  всю основную работу. При использовании  мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой  целью она создается. Формы Access позволяют  выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы  позволяют вычислять значения и  выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

 

Форма предоставляет возможности  для:

• Ввода и просмотра информации базы данных
• Изменения данных
• Печати (например, может представлять собой счет, накладную или заказ на продукцию)
• Создания сообщений
• Способы создания форм:
• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)