База данных “Студенты”

 

 

 

 

 

 

1.  Содержание

 

                              Аннотация

Этот программный продукт  обеспечивает удобное управление БД “Студенты”.

В этом программном продукте выводится необходимая статистика. Созданы удобные формы для  редактирования и вывода на экран  информации.

Результат контрольной работы – создание автоматизированной базы данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Введение

1. Общие положения

Существует три группы, в которых обучается некоторое  количество студентов. Студенты в группах различаются по фамилиям, по номерам зачетных книжек, по принадлежности к группе.

В группах записано определенное количество студентов, которые сдают экзамены и выбирают дисциплины, которые хотят послушать. Ввод новых студентов обеспечивается при помощи форм.

Для получения статистики созданы запросы, затем результаты этих запросов выводятся при помощи форм для более наглядного представления информации. В своей курсовой я использовал различные типы запросов: запрос на выборку, запрос на обновление. База данных полностью обеспечена формами для работы с ней. При запуске базы данных автоматически выводится главная кнопочная форма, которая служит для открытия других форм, страниц, отчетов, для запуска запросов.

Главная цель курсового  проектирования – создание автоматизированной базы данных для реализации процессов управления операций со студентами.

Приложение Microsoft Office Access  представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством  комплекса задач:

1. проектирование и создание таблиц для хранения данных;
2. ввод данных;
3. разработка форм, запросов, страниц и других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации;
2. Основные этапы проектирования базы данных
1. Определение цели создания базы данных.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
3. Определение необходимых в таблице полей.
4. Задание индивидуального значения каждому полю.
5. Определение связей между таблицами.
1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе  проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение нужных для базы данных таблиц

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

3. Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица  содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

4. Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать  данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице.

5. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей  необходимо выбрать схему для  связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Схема данных:

 

3. Описание предметной области

1. Цели и задачи анализа

При выполнении заданий на контрольную работу не обойтись без использования различных функций и условий. В основном я использовал функции для построения запросов.

1. Печать списка студентов, желающих послушать дисциплину Х;
2. Получение файла экзаменов;
3. Печать списка неуспевающих студентов по группам и по дисциплинам, а также списки неуспевающих студентов для преподавателей, ведущих эту дисциплину;
4. Печать списка на отчисление.
2. Методика анализа
1. Печать списка студентов, желающих послушать дисциплину Х.

Сначала создаем  запрос на выборку по таблице “студенты”, включив поля: индекс группы, фамилия студента, ср_балл и “дисциплину” (в зависимости от того какая дисциплина требуется). Далее в конструкторе в условии отбора для поля “дисциплина” ставим “да”, в сортировке для поля ср_балл – по убыванию. В наборе значений укажем 8, так как требуется отобрать восемь студентов, имеющих более высокий средний балл.

2.  Получение файла экзаменов.

Сначала создаем  форму “ввод оценок за экзамен”,

включив поля индекс группы и фамилия студента из таблицы студенты и поля информатика, математика, история, философия и  эк_теория из таблицы экзамен. Затем создаем запрос на обновление поля ср_балл из таблицы студенты, указав в обновлении для поля ср_балл:  (экзамен!информатика+экзамен!математика+экзамен!история+экзамен!эк_теория+экзамен!философия)/5.

3. Печать списка неуспевающих студентов по группам и по дисциплинам, а также списки неуспевающих студентов для преподавателей, ведущих эту дисциплину.

Создаем запрос на выборку, включив поля индекс группы и фамилия студента из таблицы студенты и поле “дисциплина” (в зависимости от того какая дисциплина требуется), указав в условии отбора для поля “дисциплина” <=3.

 Далее  создаем отчет по данному запросу.

4. Печать списка на отчисление.

Сначала создаем  запрос на выборку, включив поля индекс группы, фамилия студента, информатика, математика, история, философия, эк_теория из таблицы экзамен. Далее экспортируем этот запрос в MS Excel. В листе MS Excel создаем новый столбец количество двоек и задаем значение при помощи функции Счетесли, указав диапазон $C2:$G2 и критерий 2. Потом уже в MS Access импортируем лист MS Excel в MS Access в таблицу Список на отчисление. Затем создаем запрос по всем полям таблицы Список на отчисление. В конструкторе в условии отбора для поля количество двоек укажем >=2. Далее создаем отчет по этому запросу.

 

 

 

4. Техническое задание

1. Постановка задачи

Разработать автоматизированную базу данных для реализации процессов управления операциями над студентами. Цель разработки - повышение оперативности и качества процесса управления операциями над студентами.

2. Требования к программному продукту

Создать файл БД, содержащий сведения о том какие из пяти предлагаемых дисциплин по выбору желает слушать студент.

 Атрибуты: фамилия студента, индекс группы, 5 дисциплин, средний балл успеваемости.

1. Дополнить основную базу до 60 записей.
2. Ввести новые файлы  со следующей информацией:
• фамилия преподавателя
• должность
• читаемая дисциплина
• дата экзамена
• фамилия студента
• номер зачетной книжки
3. Написать программу, которая печатает список студентов, желающих послушать дисциплину Х. Если число желающихпревысит 8 человек, то отобрать студентов, имеющих более высокий средний балл успеваемости.
4. Напечатать, реализовав прграммно, экзаменационные ведомости.
5. Написать программу получения из основного файла файла экзаменов для ввода него оценок за экзамены. Изменить в соответствии с оценками средний балл.
6. Напечатать списки неуспевающих студентов по группам и по дисциплинам, а также списки неуспевающих студентов для
7. преподавателей, ведущих эту дисциплину.
8. Получить дополнительные ведомости для неуспевающих студентов.
9. Получить списки на отчисление, если количество двоек >=2.  

5. Описание программного продукта

1. Назначение и функции программного продукта

Автоматизированная деятельность заключается в обработке полученной информации и выводе введенной, переработанной и полученной информации через формы, запросы и страницы.

2. Состав входной информации

Нужная для работы БД информация вводится через формы. Список входной информации БД:

1. Для таблицы «студенты»:
1. код студента;
2. индекс группы;
3. фамилия студента;
4. информатика;
5. история;
6. математика;
7. философия;
8. эк_теория;
9. ср_балл;
10. номер_зачетки.
2. Для таблицы «преподаватели»:
1. фамилия преподавателя;
2. должность;
3. код преподавателя;
4. читаемая дисциплина.
3. Для таблицы «экзамен»:
1. фамилия студента;
2. дата_экзамена_инф;
3. информатика;математика;
 

4. дата_экзамена_мат;
5. дата_экзамена_ист;
6. история;
7. дата_экзамена_экт;
8. эк_теория;
9. дата_экзамена_фил;
10. философия.
3. Состав выходной информации

Информацию которую  ввели в таблицы: «студенты», «преподаватели»  и «экзамен» можно считать  выходной информацией т.к. эту информацию можно посмотреть при помощи соответствующих форм.

Список выходной информации:

1. Список неуспевающих студентов:
1. дата выдачи книги;
2. код книги;
3. фамилия читателя, взявшего эту книгу;
4. стоимость книги;
5. название книги.
2. Список студентов, желающих слушать дисциплину Х:
1. индекс группы;
2. фамилия студента;
3. информатика;
4. математика;
5. история;
6. философия;
7. эк_теория.
3. Список на отчисление:
1. индекс группы;
2. фамилия студента;
3. количество двоек.
4. Структура и состав баз данных
1. Состав баз данных.

Данная база данных состоит из 3 таблиц: «студенты», «преподаватели», «экзамен».

Таблица 1 "студенты"

Таблица 2 "преподаватели"

Таблица 3 "экзамен"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Структура баз данных.

 

Рисунок 1 Взаимосвязь баз данных

5. Требования к вычислительной среде

Для создания этой базы данных я использовал Microsoft® Access 2002 (10.3409.3501) SP-1. Для запуска этой базы данных потребуется Microsoft® Access 2002 или более поздние версии этой СУБД.

6. Руководство по установке программного продукта
1. Состав файлов программного продукта:
1. курсовая 1.mdb – приложение Microsoft Access;
2. неуспевающие студенты.htm – HTML Document;
3. СПРАВКА.htm – HTML Document;
4. Лист Microsoft Excel.xls – приложение Microsoft Excel.
2. Для корректной работы копируйте папку «Курсовая» в корневой каталог диска С.

 

6. руководство пользователя

1. Д ля запуска базы данных откройте файл «контрольная. mdb». После запуска автоматически откроется «главная кнопочная форма» (ГКФ):

Рисунок 2 "Главная кнопочная форма"

2. Для просмотра экзаменационной ведомости нажмите на кнопку «просмотр экзаменационной ведомости» на ГКФ. Для его печати нажмите на значок печати справа от кнопки «просмотр экзаменационной ведомости».   

Для просмотра сведений о неуспевающих студентах по какой-либо дисциплине  нажмите кнопку «Неуспевающие по …» на ГКФ. Для печати нужной ведомости нажмите на значок печати справа от кнопки «Неуспевающие по …».

3. Для просмотра ведомости для неуспевающих студентов нажмите кнопку «Открыть страницу» в левом нижнем углу ГКФ. Откроется html-страница. Для ввода оценок за экзамен нажмите кнопку «ввести оценки». Откроется форма для ввода оценок. Для просмотра следующей записи нажмите . Для добавления новой записи нажмите .После ввода новых записей закройте эту форму записи сохранится в таблицу «экзамен». После ввода оценок обязательно

 

нажмите кнопку «Обновить» для того чтобы изменить в соответствии с оценками средний балл в таблице «Студенты».

4. Для печати списка неуспевающих для преподавателей нажмите кнопку с соответствующей фамилией преподавателя.
5. Для просмотра списка студентов, желающих слушать какую-то дисциплину нажмите кнопку с соответствующей дисциплиной.
6. Для просмотра списка на отчисление нажмите кнопку  «Просмотр списка на отчисление», а для его печати – кнопку со значком печати справа от кнопки  «Просмотр списка на отчисление». Перед просмотром или печатью списка нажмите на кнопку «СПРАВКА».
7. Для выхода из приложения нажмите на кнопку «ВЫХОД из Access».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В общем смысле термин “база данных” (БД) можно применить  к любой совокупности связанной  информации, объединенной вместе по определенному признаку, т.е. к набору данных, организованных определенным образом. При этом большинство БД использует табличный способ преставления, где данные располагаются по строкам (которые называются записями) и столбцам (которые называются полями), причем все записи должны состоять из одинаковых полей и все данные одного поля должны иметь один тип. Например, расписание движения поездов, полетов самолетов, книга заказов или учет товаров и т.п. легко могут быть представлены в такой форме. Базы данных должны содержать только независимую (первичную) информацию, поэтому не любая таблица представляет собой базу данных.

В последнее время  наибольшее распространение получили реляционные базы данных (слово “реляционная” происходит от английского relation – отношение). Концепции реляционной модели данных связаны с именем известного специалиста в области систем 6aз данных Е. Кодда. Именно поэтому реляционную модель данных в литературе часто называют моделью Кодда.

В компьютерном варианте в реляционной БД информация хранится, как правило, в нескольких таблицах-файлах, связанных между собой посредством одного или нескольких совпадающих в этих таблицах полей (в некоторых компьютерных системах все таблицы одной базы помещаются в один файл). Каждая строка в таблице реляционной БД должна быть уникальна (т.е. не должно быть одинаковых строк-записей). Такие уникальные столбцы (или уникальные группы столбцов), используемые, чтобы идентифицировать каждую строку и хранить все строки отдельно, называются первичными ключами таблицы.

Первичные ключи таблицы  важный элемент в структуре базы данных. Они - основа системы записи в файл и, когда необходимо найти  определенную строку в таблице, то ссылаются  к этому первичному ключу. Кроме  того, первичные ключи гарантируют, что данные имеют определенную целостность. Если первичный ключ правильно используется и поддерживается, то можно быть уверенным, что нет пустых строк таблицы и, что каждая строка отличается от любой другой строки.

В данной контрольной  работе выполнена база данных по учету успеваемости студентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

список литературы

8. Ветров С. И. Пакет прилжений Microsoft Office XP для операционной системы Microsoft Windos XP / Станислав Ветров. – М.: СОЛОН-Р, 2002. – 554 с. – (Серия книг полное руководство пользователя»).
9. Информационные технологии создания и обработки баз данных с помощью MS ACCESS XP. Методическое пособие по курсу «Информатика» /Уфимск.гос.авиац.техн.ун-т; Сост.: Н.В.Иванова. – Уфа: УГАТУ, 2004. – 45 с.
10. Хелворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000 – СПб: Питер, 2001. – 1232 с.: ил.