Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

государственного  образовательного учреждения высшего  профессионального образования

«Пермский государственный технический университет»

Березниковский  филиал

Кафедра общенаучных дисциплин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая работа

на  тему «Базы данных». 
 
 
 
 

                                        Выполнил: ст. гр. ХТНВ-08дн

Сундурова А.В.

                                        Проверил: ст. преподаватель

Лебедева М.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Березники, 2009 

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Базы  данных Access

     База  данных – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только её части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Например, телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте – телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных. 

Файлы баз данных Microsoft Access

     Microsoft Access позволяет управлять всеми  сведениями из одного файла  базы данных. В рамках этого  файла используются следующие  объекты:

таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через компьютерную сеть.

Данные сохраняются  один раз в одной таблице, но просматриваются  из различных расположений. При изменении  данных они автоматически обновляются  везде, где появляются.

Таблицы и связи

Для хранения данных создаётся по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчёте или на странице доступа к данным определяются связи между таблицами. 

Запросы

Для поиска и  вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, создаётся запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Формы

     Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаётся форма. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно в режиме конструктора. Режим конструктора – окно, в котором отображается макеты следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создаёт новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

• В таблице одновременно отображается несколько записей, но для просмотра всех данных в одной записи может потребоваться прокрутка. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно одновременно обновить данные в нескольких таблицах.
• В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.
• Форма может содержать кнопки, выполняющие печать, открывающие другие объекты или автоматически выполняющие другие задачи.

Отчёты

Для анализа  данных или представления их определённым образом в печатном виде создаётся отчёт. Например, можно напечатать один отчёт, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчёт с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Страницы  доступа к данным

Чтобы сделать  данные доступными через Интернет или  интрасеть для создания отчётов в интерактивном режиме, ввода данных или их анализа используются страницы доступа к данным. Microsoft Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает их на экране с использованием макета, разработанного пользователем в режиме конструктора или созданного с помощью мастера страниц.

Разработка  базы данных

     Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту её поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причём каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновлённая информация отображалась во всей базе данных.

     Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие  отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных или комбинированные данные из нескольких таблиц.

     Те  результаты, которые пользователю требуется получить от базы данных – формы и страницы доступа к данным, которые предполагается использовать, отчёты, которые требуется печатать, не всегда дают правильное представление о требуемой структуре таблиц, поскольку формы, отчёты и страницы доступа к данным часто создают на основе запросов, а не на основе таблиц.

Прежде чем  приступить в Microsoft Access к фактической  разработке таблиц, запросов, форм и  других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумагу. Полезно также ознакомиться с уже разработанными базами данных, аналогичными требуемой.

Основные  этапы разработки базы данных

1. Определение цели создания базы данных.

     На  первом этапе разработки базы данных необходимо определить её назначение и как она будет использоваться.

• Посоветоваться с будущими пользователями базы данных. Сформулировать вопросы, ответы на которые необходимо получать с помощью базы данных.
• Создать эскизы отчётов, которые хотелось бы получить.
• Собрать формы, которые уже используются для ввода данных.

     По  мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение нужных полей в базе данных.

     Каждое  поле содержит определённые фактические  данные. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей  учитывать следующее:

• Включать все необходимые сведения.
• Разбивать информацию на минимальные логические компоненты.
• Не создавать поля для данных, состоящих из нескольких элементов.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения (выражение – сочетание математических и логических операторов, констант, функций, имен полей, элементов управления и свойств, в результате обработки которого получается единственное значение).
• Не создавать поля, содержащие аналогичные данные.

3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

     Каждая  таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей  подскажет, какие требуются таблицы.

4. Определение таблиц, к которым относятся поля.

     При решении вопроса, к какой таблице  должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

• Включать каждое поле только в одну таблицу.
• Не включать поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в однотабличных базах данных, таких как электронные таблицы.

     Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это  более эффективно и, кроме того, исключает  возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

5. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи.

     Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах – например, для связывания клиента со всеми его заказами – каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Первичный ключ – одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

6. Определение связей между таблицами.

     После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. Связь, установленная между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц: существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

7. Усовершенствование структуры базы данных.

      После создания нужных таблиц, полей и  связей необходимо еще раз просмотреть  структуру базы данных и выявить возможные недочёты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

      Необходимо  создать таблицы в Microsoft Access, создать  между ними связи и ввести в  таблицы достаточный объём данных для проверки структуры. Чтобы проверить  связи в базе данных, посмотреть, удаётся ли создать запросы для получения нужных сведений. Создав черновые формы и отчёты, посмотреть, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполнить поиск излишних повторов данных и исключить их.

8. Ввод данных и создание других объектов базы данных.

      Если  структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных – запросы, формы, отчёты, страницы доступа к данным, макросы.[1]

9. Использование средств анализа Microsoft Access.

     В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access.

• Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.

Анализатор  быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по её улучшению. Мастер может также выполнить эти рекомендации.

Создание  базы данных Microsoft Access

     В Microsoft Access поддерживаются три метода создания базы данных Access.

Создание  базы данных с помощью  мастера

     Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчётов для базы данных выбранного типа – это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.

1. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.
2. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выбрать На моём компьютере.
3. Выбрать значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажать кнопку OK.
4. В диалоговом окне Файл новой базы данных ввести имя базы данных и указать её расположение, а затем нажать кнопку Создать.
5. Следовать инструкциям мастера баз данных.

С помощью мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчёты в существующую базу данных.

Создание  базы данных с помощью  шаблона

     Это самый быстрый способ создания базы данных. Этот метод работает лучше  остальных, если удастся найти и  использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

1. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.
2. В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо искать конкретный шаблон, либо выбрать пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

 Выбрать требуемый шаблон и нажать кнопку Загрузить.

Создание  базы данных без помощи мастера

     Можно создать пустую базу данных, а затем  добавить в неё таблицы, формы, отчёты и другие объекты – это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

1. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.
2. В области задач Создание файла выбрать в группе Создание ссылку Новая база данных.
3. В диалоговом окне Файл новой базы данных ввести имя базы данных и указать её расположение, а затем нажать кнопку Создать.

После открытия окна базы данных можно создать требуемые  базы данных.

БД  литературных произведений

     Задача  – информационная поддержка домашней библиотеки.

Готовые запросы:

• поиск произведений по названию, фамилиям авторов, жанру;
• выдача полной информации об опредёленной книге;
• список произведений, которые есть в двух и более книгах;
• список всех авторов, которые писали свои книги в соавторстве;
• список книг, включающих более десяти произведений.

Создание  новой базы данных

Создание  таблиц

1. Запустить Microsoft Access. Одновременно с его окном выводится диалоговое окно, позволяющее начать создание новой базы данных или открыть существующую (рис.1).

Рисунок 1. Создание файла Microsoft Access

2. В диалоговом окне выбрать Новая база данных. Если диалоговое окно не выведено, выполнить команду Файл ® Создать или нажать кнопку Создать на панели инструментов.
3. В появившемся окне Файл новой базы данных выбрать папку, в которой требуется разместить файл, задать имя файла Литературные произведения (по умолчанию файлы Microsoft Access имеют расширение .mdb). Нажать кнопку Создать. В результате открывается окно новой базы данных: Литературные произведения: база данных (рис.2).
4. В окне новой базы данных в разделе Объекты представлены все объекты, которые могут быть созданы в базе данных: таблицы, запросы, формы, отчёты, страницы, макросы и модули. При нажатии на какой-либо из этих кнопок в рабочем поле окна отображается список имён объектов соответствующего типа.

Рисунок 2. Литературные произведения: база данных

5. Создание базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи и индексы таблицы. На втором этапе производится заполнение таблицы данными. Наиболее полно использовать все возможности системы для определения структуры позволяет конструктор таблиц.
6. Выбрать в окне базы данных объект Таблицы и выбрать команду Создание таблицы в режиме конструктора. При выборе режима конструктора появляется окно Таблица1: таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных.
7. После определения всех полей таблицы, необходимо задать Ключевое поле. Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля.
8. Для сохранения созданной структуры таблицы выполнить команду Файл®Сохранить и ввести в окне сохранения имя таблицы.

     База  данных Литературные произведения будет состоять из трёх таблиц. Структура этих таблиц приведена ниже (рис. 3, 4, 5).

9. После сохранения таблицы становится доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей. Для этого достаточно щёлкнуть дважды левой кнопкой мыши на названии таблицы.

Рисунок 3. Структура таблицы АВТОР

Рисунок 4. Структура таблицы ПРОИЗВЕДЕНИЕ 

Рисунок 5. Структура таблицы  КНИГА

Создание  схемы данных

     Рассматривается процесс создания схемы данных, соответствующий  логической структуре базы данных Литературные произведения.

1. Открыть окно Схема данных. Для этого при активном окне Литературные произведения: база данных нажать кнопку Схема данных на панели инструментов.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы выбрать вкладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместить в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных.
3. Нажать кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных Литературные произведения со списками своих полей (рис. 6).

 Установить связь между таблицами ПРОИЗВЕДЕНИЕ и КНИГА по простому ключу Индивидуальный номер книги. Для этого в окне Схемы данных установить курсор мыши на ключевом поле Индивидуальный номер книги таблицы ПРОИЗВЕДЕНИЕ и перетащить это поле на поле Индивидуальный номер книги в подчинённой таблице КНИГА. В открывшемся окне Изменение связей в строке отметить параметр Обеспечение целостности данных. Установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах. Если таблицы ПРОИЗВЕДЕНИЕ и КНИГА пустые или ранее были заполнены данными, отвечающими требованиям целостности, между таблицами будет установлена связь, обозначенная на схеме как 1:¥. В противном случае появится сообщение о невозможности установить связь с проверкой целостности.

Рисунок 6. Схема данных

4. Установить связь по простому ключу для таблиц ПРОИЗВЕДЕНИЕ и АВТОР по простому ключу Автор.
5. Разместить таблицы в окне схемы данных в соответствии с их относительной подчинённостью, перемещая и изменяя их размеры (рис. 7).

Рисунок 7. Схема данных

Создание  форм

     Быстро  создать форму помогают команда  Автоформа или Мастер. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер выводит на экран вопросы и создаёт форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора .

     Для создания формы открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться Создание формы с помощью мастера. Выбрать несколько таблиц или запросов, а также доступные поля в них. Выбрать внешний вид формы. Определиться со стилем формы. На последнем этапе создания формы задать имя и при необходимости Изменить макет формы. По умолчанию Мастер откроет форму для просмотра и ввода данных. Готовая форма на рис. 8.

Рисунок 8. Форма ПРОИЗВЕДЕНИЕ

Создание  запросов

     Часто нужно видеть не каждую строку таблицы, а только итоговые значения по группам  данных. Групповые операции позволяют  выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для некоторых полей этих групп одну из статистических функций.

     Определить  фактическое число произведений, которые есть в двух и более  книгах.

1. Создать в режиме конструктора запрос на выборку для таблиц ПРОИЗВЕДЕНИЕ и КНИГА. В запросе будут участвовать три поля этих таблиц: Автор, Название произведения и Название книги. По полям Автор и Название произведения будет проводиться группировка, а по полю Название книги будет вычисляться функция Count для подсчёта числа книг.
2. Для отбора произведений, которые есть в двух и более книгах, в поле Название книги в строку Условие отбора ввести >1.
3. Выполнить команду Вид®Групповые операции или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов. В бланке запроса появится новая строка Групповая операция, в которой для всех полей записано Группировка. Замените слово Группировка в столбце Название книги на Count. Для этого вызвать список и выбрать эту функцию (рис. 9). Результат запроса на рис. 10.

 Подпись поля Count-название книги необходимо заменить на общее число одного и того же произведения. Для ввода этой подписи в бланке запроса установить курсор мыши на поле Название книги и нажать правую кнопку. В контекстном меню выбрать команду Свойства. В окне Свойства поля, в строке Подпись набрать – общее число одного и того же произведения.

Рисунок 9. Конструктор запроса Фактическое число произведений

Рисунок 10. Результат запроса  Фактическое число произведений

Создание  ОТЧЁТОВ

     Средством автоматизированного создания отчётов является Мастер отчётов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчёта с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчётов работает в 6 этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отображаемых в отчёте; выбор полей группировки; выбор полей и методов сортировки; выбор формы печатного макета и стиля оформления.

     Для создания отчёта открыть панель Отчёты в окне База данных и воспользоваться Создание отчёта с помощью мастера. Выбрать несколько таблиц или запросов, а также доступные поля в них. На следующих этапах добавить по желанию уровни группировки и требуемый порядок сортировки. Допускается сортировка записей по возрастанию или по убыванию, включающая до четырёх полей. Выбрать вид макета для отчёта и его ориентацию (книжная или альбомная). Определиться со стилем отчёта. На последнем этапе создания отчёта задать имя и при необходимости Изменить макет отчёта. По умолчанию Мастер откроет отчёт для просмотра. Отчёт на запрос Фактическое число произведений представлен на рис. 11.

Рисунок 11. Отчёт Фактическое число произведений

Создание  Кнопочной формы

     Обычно  для работы с приложением создают  специальную форму, которая носит  название Главная кнопочная форма и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм.

     Выбрать команду меню Сервис® Служебные программы® Диспетчер кнопочных форм.