Базы данных ACCESS
Оглавление
Введение.
В настоящее время
среди разработчиков базы данных
(БД) большой популярностью
Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.
База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.
Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:
- добавить в таблицу одну или несколько записей;
- удалить из таблицы одну или несколько записей;
- обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
- найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.
1. Цель проекта.
Целью создания автоматизированной системы управления формирования и обработки заказов является:
- структурирование информации;
- осуществление быстрого поиска оперативной информации;
- получение данных за любой заданный период времени;
- получение документов в соответствии с установленным стандартом;
- быстрое обслуживание клиентов;
- предоставление исчерпывающей отчётной документации;
- вычисление промежуточных и итоговых данных;
- защита информации от случайных лиц;
- контроль достоверности данных;
- надёжное хранение данных.
2. Описание предметной области. Постановка задачи. Функции решаемой задачи. Используемые в задаче документы.
Предметной областью является автомастерская. Перечень задач по процессам автомастерской может включать, например следующие задачи:
- ремонт;
- доп. услуги;
- формирование заказа;
- учёт платежей по заказам;
- диагностика.
Функции, проектируемой задачи:
В данном проекте рассматривается задача «Формирование и обработка заказов». Предполагается наличие одного склада, работа с постоянными заказчиками, и ориентация на определённую группу товаров – банные принадлежности.
Функции, проектируемой задачи:
- оформление заказа;
- ввод данных и их редактирование;
- ведение журнала заказов;
- поиск информации по номеру накладной, по коду товара, по дате, по названию организации;
- вычисление итоговых данных по готовности машины заказчика.
Исходные документы:
1) заказ (счёт);
2) клиент;
3) мастер;
4) мастерская;
5) номенклатура работ;
6) работы заказа;
7) чеки;
Ограничения, принятые в проекте:
- - в одном заказе может быть несколько наименований товара,
- - условие формирования заказа – отсутствие задолженности у заказчика
3 Логическое проектирование
3.1. Разработка информационного обеспечения задачи
Результатом логического проектирования информационного обеспечения задачи должна быть ИЛМ БД.
3.1.1. Анализ документов
Рассмотрим информацию, содержащуюся в документах, относящихся к данной задаче. Её можно разделить на две группы: условно-постоянную (заказчики) и оперативно-учётную (запчасти и работы).
Оперативно-учётная информация о формировании заказа находится в документе «заказ», данные об оплате товаров заказчиками находятся документе «чек».
Документ «Заказ» содержит в себе информацию:
1. Номер заказа,
2. Код мастерской,
3. Номер машины,
4. Дата исполнения,
5. Сумма заказа,
Документ «Клиент» содержит в себе информацию:
1. Номер машины;
2. Марка машины;
3. Имя клиента;
4. Телефон клиента;
Документ «Мастер» содержит:
- Код мастера
- ФИО мастера
- Код работы
Документ «Мастерская» содержит:
- Код мастерской
- Наименование мастерской
- Адрес мастерской
- Телефон мастерской
Документ «Номенклатура работ» содержит:
1. Код работы
- Наименование работы
- Стоимость работ
Документ «Работы заказа» содержит:
- Номер работы
- Номер заказа
- Код работы
- Код мастера
- Стоимость работ
Документ «Чекодержит:
- Номер чека
- Дата чека
- Номер заказа
- Сумма чека
Анализ реквизитного состава документов позволяет произвести формализацию данных, которая имеет целью их однозначное определение для хранения, поиска и обработки на компьютере.
Для реализации проекта используется реляционная СУБД, поэтому разработана логическая структура реляционной БД, на основе которой выполняются функции и задачи.
Используя процессный подход к разработке БД, для определения состава только тех данных, которые необходимы для получения выходных документов.
Рассмотрим Чек Рис.1
Рис. 1 «Чек»
В анкетной части Чека содержатся номер чека, дата чека, код мастерской, мастер, который работает по определенным видам работ. Так в чеке указываются: адрес и телефон мастерской, номер и марка машины, номер заказа и сумма чека.
Документ «Заказ» определяется первичным ключом – код заказа (счетчик). А в подчиненной форме «Заказа» вторичный код – код заказа и код товара. Функциональные зависимости реквизитов документа «Заказ» показаны на Табл. 1.
Таблица 1.
Функциональные зависимости реквизитов документа «Заказ»
Наименование реквизита |
Функциональные зависимости | |
номер заказа |
Номер машины; сумма заказа | |
код мастерской |
Наименование_мастерской Адрес_мастерской Телефон_мастерской | |
номер машины |
Марка машины Имя клиента Телефон клиента | |
дата исполнения |
Номер заказа; | |
сумма заказа |
Марка машины; | |
Свойства заказчика и предприятия не зависят от номера документа, и поэтому будет правильно не хранить их в документе, а описать отдельными объектами. Требование нормализации БД приводит к разбиению документа на части. Реквизиты каждой такой части функционально зависят от ключевого реквизита. Порождение большого количества таблиц в реляционных моделях является недостатком этого типа модели.
3.1.2. Выделение информационных
Функциональные зависимости, выявленные при анализе документов, позволяют выделить объекты рассматриваемой предметной области и описать их реквизиты (имя, тип, длина поля, признак ключа). Для признака ключа используются следующие сокращения: П – простой; У – уникальный (первичный); С – составной (состоит из двух или нескольких реквизитов), В – вторичный (используется для связи с главной таблицей). Для описания объекта будем использовать названия реквизитов документа, добавляя, при необходимости, имя объекта. Не будем употреблять пробел между словами в имени реквизита. Описание объектов приведено в Табл. 2.
Таблица 2.
Имя реквизита |
Признак ключа |
Тип данных |
Длина поля |
Название объекта |
Номер_заказа |
П,У |
счетчик |
12 |
Заказ |
Дата_заказа |
дата |
50 | ||
Код_мастерской |
число |
50 | ||
Номер_машины |
текст |
15 | ||
Дата исполнения |
дата |
12 | ||
Сумма заказа |
денежн |
12 | ||
Номер машины |
П, У |
текст |
10 |
Клиент |
Марка машины |
текст |
20 | ||
Имя клиента |
текст |
10 | ||
Телефон клиента |
текст |
15 | ||
Код мастера |
П, У |
счетч |
20 |
Мастер |
ФИО мастера |
текст |
50 | ||
Код работы |
число |
20 | ||
Код мастерской |
П, У |
счетч |
8 |
Мастерская |
Наименование мастерской |
текст |
20 | ||
Адрес мастерской |
текст |
50 | ||
Телефон мастерской |
число |
12 | ||
Код работы |
счетч |
4 |
Номенклатура работ | |
Наименование работы |
текст |
20 | ||
Стоимость работ |
число |
5 | ||
Номер работы |
П, У |
счетч |
20 |
Работы заказа |
Номер заказа |
число |
20 | ||
Код работы |
число |
20 | ||
Код мастера |
число |
20 | ||
Стоимость работ |
денежн |
12 | ||
Номер чека |
П, У |
cчетч |
20 |
Чеки |
Дата чека |
дата |
12 | ||
Номер заказа |
число |
20 | ||
Сумма чека |
денежн |
12 |
3.1.3. Определение связей и
Связи между выявленными
информационными объектами
Таблица 3
Логические связи между объектами предметной области “автомастерская”
Ключ связи |
Главный объект |
Подчинённый объект |
Тип отношения | ||
1 |
2 |
3 |
4 | ||
Код мастерской |
Мастерская |
Заказ |
1:М | ||
Номер заказа |
Заказ |
Чек |
1:М | ||
Номер заказа |
Заказ |
Работы заказа |
1:М | ||
Номер машины |
Клиент |
Заказ |
1:М | ||
Код работы |
Номенклатура работ |
Работы заказа |
1:М | ||
Код работы |
Номенклатура работ |
Мастер |
1:М | ||
Код мастера |
Мастер |
Работы заказа |
1:М | ||
Графическое изображение ИЛМ наглядно показывает уровни подчинённости объектов друг другу на Рис. 2.
Рис. 2 « Схема базы данных»
3.1.4. Определение логической
Логическая структура
реляционной базы данных определяется
совокупностью логически
3.2. Разработка алгоритмов и
Поступающие заказы должны оформляться на компьютере при условии что заказчик не имеет задолженности по предыдущим заказам, эта информация накапливается в базе данных, и на основании её выдаётся заказчику документ «Заказ», по которому заказчик оплачивает заказ наличными(чек). Таким образом, должно быть предусмотрено:
- ввод данных о заказе и их редактирование;
- ведение журнала оплаты товаров по чеку;
- вывод документов (отчёт об оплаченных товарах определённому заказчику за определённый период по чеку);
- вычисление итоговых данных по оплате товара.
3.2.1. Разработка технологии ввода
и накопления входной
В поставленной задаче должны
вводиться и накапливаться
3.2.2. Разработка форм ввода
Форма для ввода заказа.
Номер Заказа ____ (поле счётчик, заносится в таблицу «Заказ»)
Дата_заказа _____ (текущая дата, заносится в
таблицу «Заказ»)
Номер_машины____
Телефон_мастерской___
Код_мастеррской____
Марка_машины______
Имя_клиента___
Сумма_заказа____
Наименование_____
Телефон_клиента___
Адрес_мастерской___
______________________________
Клиент:
Форма для ввода данных о Чеке.(Автоформа)
№_чека ____
Дата_чека _____
Номер_заказа_____
Сумма_чека ____
Мастер:
Форма для ввода данных о Мастерах
Код_мастера___
ФИО_мастера___
Код_работы___
Мастерская:
Форма для ввода данных о Мастерской
Код_мастерской____
Наименование_мастерской____
Адрес_мастерской____
Телефон_мастерской___
Номенклатура работ:
Код_работы____
Наименование_работы_____
Стоимость_работ____
Работы Заказа ПФ:
Код_работы____
Наименование_работы____
Код_мастера____
Стоимость_работ_____
Номер_работы______
3.2.3. Разработка запросов и отчётов для обработки и отображения информации
Запрос на получение документа «Заказы» должен включать данные из таблиц:
- Заказ (Дата_заказа, Номер_машины, Дата_исполнения, Сумма заказа,).
- Мастерская (Код_мастерской).
- Мастер (Код_работы, Код_мастера).
- Номенклатура работ (Стоимость_работ).
3.2.4. Создание макросов
Для создания макросов используется вкладка «Макросы» основного окна базы данных. В этом окне, после нажатия кнопки «Создать», появляется окно конструктора макроса, в котором есть два столбца таблицы, в первом из которых задаётся имя макроса, выбором из раскрывающегося списка макросов. Каждый макрос имеет параметры, задаваемые в нижней части окна.
Для примера рассмотрим создание макроса, выполняющего следующие действия, который назовём «Стоимость»:
- Открытие формы;
- Поиск записи в форме «Заказ» =[Формы]![Заказ]![РаботыЗаказа
ПФ]![Код_работы]; - Задать значение Элемент - [Формы]![Заказ]![РаботыЗаказаП
Ф]![Стоимость_работ]; Выражение - [Формы]![НоменклатураРабот]![С тоимость_ратбот] - Закрыть форму;
- Задать значение Элемент - [Формы]![Заказ]![Сумма_заказа]
; Выражение - [Формы]![Заказ]![РаботыЗаказаП Ф]![ИТОГО] - Задать значение Элемент - [Формы]![Заказ]![Чеки]![Сумма_
чека]; Выражение - [Формы]![Заказ]![Сумма_заказа] - Занесение значения поля «Сумма_чека» формы «Чек» в поле «Сумма_ПП» формы «ПП»;
3.3. Разработка интерфейса
Для предоставления пользователю
возможности выполнять все
Модель меню приложения пользователя «Формирование и обработка заказов»
- Работа с отчетами:
- Отчет о заказе
- Отчет о оборотах
- Отчет о чеке
- Назад
- Работа с формами:
- Форма о заказе
- Форма о клиенте
- Форма о мастере
- Форма о мастерской
- Форма о номенклатуре работ
- Форма о работе заказа
- Форма о чеках
- Назад
- Выход
4. Физическое проектирование
Для реализации проекта, то есть физического его воплощения, может использоваться реляционная СУБД, программный продукт фирмы Microsoft СУБД ACCESS, входящий в состав MS Office.
Таблица Заказ
Таблица Клиент
Таблица Мастер
Таблица Мастерская
Таблица Номенклатура работ
Таблица Работы заказа
Таблица Чеки
«Схема данных».
Сложная форма ЗАКАЗ.
Форма заказ в режиме «конструктор».
Форма клиент
Форма клиент в режиме конструктор
Форма мастер
Форма мастер в режиме конструктор
Форма Мастерская
Форма мастерская в режиме конструктор
Форма номенклатура работ
Форма номенклатура работ конструктор
Форма работы заказа
Форма работы заказа конструктор
Форма чеки
Форма чеки конструктор
Окно конструктора макроса «Стоимость».
Окно для изменения макета запроса.
Результат работы запроса.
Отчёт в режиме просмотра «Заказ».
Отчёт в режиме просмотра «Обороты».
Отчёт в режиме просмотра «ЧЕК».
Вид кнопочной формы (интерфейс пользователя приложения).
Заключение
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
- таблицы для сохранения данных;
- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
Удачная разработка
базы данных обеспечивает
Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задачи формировании и обработки заказов в магазине, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.
Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
В ходе проделанной работы, нами были созданы:
- 7 таблиц.
- 2 запроса.
- 7 форм и 1 главная кнопочная форма.
- 4 отчета.
Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия назначения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.
С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).
Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.
