Базы данных Microsoft Access

Оглавление

Введение……………………………………………………………… 2-3 стр

Глава 1. Базы данных…………………………………………............ 4-7 стр

1. Общие положения…………………………………………………4-5 стр
2. Классификация баз данных……………………………………....5-6 стр
3. Структурные элементы базы данных…………………………….6 стр
4. Виды моделей данных……………………………………………. 6-7 стр

Глава 2. Microsoft Access……………………………………………….8-17 стр

2.1 Основные сведения Microsoft Access………………………………8-9 стр

2.2 Основные функции Microsoft Access………………………………9 стр

2.3 Элементы базы данных Microsoft Access………………………….9-17 стр

Глава 3. Выводы по теоретической  части…………………………….18-19 стр

Практика…………………………………………………………………20-23 стр

Глава 4. Разработка и ведение базы данных MS Accsess по учёту клиентов организации………………………………………………………………20-23 стр

4.1 Создание Таблиц……………………………………………………..20-22 стр

4.2 Схема данных…………………………………………………………22-23стр

4.3 Формы…………………………………………………………………23 стр

Заключение………………………………………………………………..24 стр

Список литературы……………………………………………………….25 стр

Приложение……………………………………………………………….26-29стр

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки  информации имеют общую природу  и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством  представления структур данных и  манипулирования ими. Концепция  баз данных предполагает использование  интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными  и обслуживание ими многих пользователей.

Данная работа посвящена  применению системы управления базами данных Microsoft Access.

В деловой или личной сфере  часто приходится работать с данными  из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. 

Цель данной работы:

Разработка и введение базы данных MS Access по учету клиентов организации.

Задачи:

1. Проанализировать существующий материал
2. Создать базу данных по учету клиентов организации

 

 

 

Актуальность работы:

На сегодняшний момент ни одна фирма не представляет своей  деятельности без использования  современной техники и ведения  баз данных в электронном варианте. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Базы данных

1. Общие положения

Цель любой информационной системы  — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального  мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование — это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом  файле.¹

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение  доступа пользователей к ней  осуществляются централизованно с  помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных.

База данных (БД) — это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

1.2 Классификация баз данных

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.¹

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

• файл-сервер;
• клиент-сервер.

Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных.

Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SOL.

1.3 Структурные элементы базы данных

Понятие базы данных тесно связано  с такими понятиями структурных  элементов, как поле, запись, файл (таблица).

Поле — элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

имя. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения.

тип. символьный, числовой, календарный.¹

Запись — совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи — отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) — совокупность экземпляров записей одной структуры.

1.4 Виды моделей данных

Общие положения.

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Модель данных — совокупность структур данных и операций их обработки.

СУБД основывается на использовании  иерархической, сетевой или реляционной  модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве.¹

Иерархическая модель данных

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных  между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный  граф (перевернутое дерево).

К основным понятиям иерархической  структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. 

Сетевая модель данных

В сетевой структуре при тех  же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Microsoft Access

2.1 Основные сведения

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

Реляционная база данных. Практически  все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

• СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
• СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
• СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.¹

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox.

Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word) , электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).

База данных храниться в одном  файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в  другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).¹

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

2.2 Основные функции Microsoft Access

 

• Организация данных.  Создание таблиц и управление ими.
• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
• Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных,  отличного от табличного (формы).
• Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.
• Защита базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
• Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет  создавать дистрибутивные диски  для распространения готового  приложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

 

 

 

2.3 Элементы базы данных

• Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
• Запросы.  При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
• Формы.  Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.
• Отчёты.  Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
• Макросы 

База данных может содержать  до 32768 объектов.

В состав Access  входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

2.4 Таблицы

Создание таблицы в  режиме Мастера таблиц. 

Процесс создания объекта  базы данных при помощи мастера делится  на несколько шагов, на каждом из которых  можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 образцов таблиц личного применения (для английской версии Access  соответственно¹ 77 и 44).

 

 

Создание таблицы в  режиме Конструктора таблиц. 

Если импортировать или  связать данные нельзя, то чаще всего  таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую  структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Создание таблицы непосредственно  в режиме таблицы.

Access  дает  возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы .

При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу.

При ее сохранении Access  анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным.¹ 

Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что  почти всегда нужно будет   редактировать структуру, чтобы переименовать поля. Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип данных.При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом определения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.

При разработке структуры  таблицы необходимо указать, какую  информацию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным.

 Необходимо включать  в имя поля как можно больше  информации о его содержимом, но в то же время стараться  избегать длинных имен. Access  также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access  использует имена полей при определении условий целостности данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи  этой таблицы с другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами  устанавливает отношения между  совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев  связывают ключевое поле одной таблицы  с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует три вида связей:

Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

При связи один ко многим (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А. Графически данное соответствие имеет вид.

Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.¹

Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда  не будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не нужно. Определение ключа таблицы  является простейшим способом предотвращения появления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ. Access  считает таблицы, у которых такой ключ не определен, подозрительными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. ¹ 

Каждая таблица Access  может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы).

Для каждого поля таблицы  необходимо задать тип данных. По умолчанию используется тип данных "Текстовый. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

• Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.
• Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE.  Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

Запросы Microsoft Access

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

• Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
• Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.
• Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.
• Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

Формы Microsoft Access

Формы Access  позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы Access  являются многофункциональными, они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.¹

 

Отчёты в Access

Конечным продуктом большинства  приложений баз данных является отчет. В Access  отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

• Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.
• В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.
• Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах.

 В основном отчёты  проще всего построить при  помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки.

Макросы Microsoft Access

При работе с базой данных часто приходится снова и снова  выполнять одни и те же задачи. Чтобы  не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы.  Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм.  Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

Назначать макросы, зависящие  от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макросы, связанные с событиями.¹ 

Макросы можно запускать  и на уровне отдельных элементов  управления, используя для этого  соответствующие события. Например, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Выводы по теоретической части

Использование Microsoft Access, конечно же, делает наш труд, а следовательно, и нашу жизнь немного легче. Но надо помнить, что база данных должна служить для выполнения четко оговоренных задач — лишь при этом условии она поможет повысить эффективность работы вне зависимости от того, о каком виде деятельности идет речь.  
     Возможности базы данных не ограничиваются хранением информации. Профессионально разработанная база позволяет сохранить достоверность данных и обеспечить эффективный, быстрый и удобный доступ к ним. В такой базе не будет места для беспорядка и путаницы.   

     Базы данных  на сегодняшний день это неотъемлимая часть современного общества, без них не представляет свою работу возможной как ни одна бухгалтерская фирма , так и крупная корпорация. Говоря о программе Microsoft Accessто можно выделить ряд преимуществ по сравнению с другими программами подобного типа :

1. распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров.
2. ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.
3. MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языках программирования.
4. Access обладает широкими возможностями по импорту и экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД.