Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Завод бурового оборудования»

(20)СОДЕРЖАНИЕ

Приложения 

Введение

В связи с производственной необходимостью в организациях часто приходится оплачивать административно-хозяйственные и операционные расходы наличными денежными средствами. В подобных случаях работнику организации могут быть выданы наличные деньги под его персональную ответственность (под отчет) для выполнения конкретных действий по распоряжению (приказу) руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами, список которых утверждается распоряжением или приказом по организации.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки.

Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что расчеты с подотчетными лицами производятся в основном наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации, поэтому относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание. Кроме того, неправильное документальное оформление расходов, произведенных подотчетными лицами, может привести к необоснованному их отнесению в состав затрат предприятия.

Объектом исследования курсовой в работе является ОАО «Завод бурового оборудования».

Цель курсовой работы работы – изучение теоретических основ и практического опыта ОАО «Завод бурового оборудования» по организации учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели в ходе работы были решены следующие задачи:

- изучены действующие  нормативные и законодательные  акты, регулирующие порядок ведения  бухгалтерского учета расчетов  с  подотчетными лицами;

- изучено современное  состояние методики учета расчетов  с подотчетными лицами;

- дана краткая  экономическая характеристика ОАО «Завод бурового оборудования»;

- изучено документальное  оформление операций по расчетам  с подотчетными лицами;

- исследована  организация синтетического и  аналитического учета расчетов  с подотчетными лицами;

- разработаны  рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Теоретические аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование бухгалтерского  учета расчетов с  подотчетными  лицами

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40, предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций [6].

Предприятия выдают работникам деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача под отчет денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:

1) подотчетные  лица обязаны не позднее трех  рабочих дней по истечении  срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из  командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним;

2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных  под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» [19].

Сумма денежного аванса, выдаваемого на командировочные расходы, обычно рассчитывается по смете.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. То же относится и ко дню приезда.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Кроме этого, ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно ст.166 ТК РФ, утвержденного Федеральным законом от 30.12.2001 № 197-ФЗ, служебной признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [20].

В течение трех дней по возвращении из служебной командировки на территории Российской Федерации (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации) работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним [19].

Для этих целей используется унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. Обоснованность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, который должен поставить на авансовом отчете свою подпись. Работник со своей стороны характер произведенных расходов обосновывает в кратком отчете о проделанной в ходе командировки работе с приложением документов, подтверждающих результат работы.

В случае, если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть ее в кассу предприятия.

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России, который составляет 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день [16].

В ситуациях, когда работник не представил в установленный срок авансовый отчет по командировочным расходам, а также не произвел возврат неизрасходованных сумм, возникает долг работника перед предприятием. В соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может сделать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания . Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд [19].

В случае возвращения работника из зарубежной командировки оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, обычно составляются на языке той страны, в которую ездил сотрудник. Первичным документом, на основании которого производится возмещение сотруднику понесенных расходов, является утвержденный руководителем авансовый отчет, который составляется на русском языке. Окончательный расчет с сотрудником производится после утверждения и обработки авансового отчета.

В случае, когда работник направляется в служебную командировку за пределы Российской Федерации, денежные средства (суточные, расходы на проживание и т.п.) выдаются в иностранной валюте. Чаще всего либо в валюте страны, в которую направлен работник, либо в долларах США.

Если командированный сотрудник израсходовал выданную на командировочные расходы сумму в наличной иностранной валюте не полностью, то он обязан сдать остаток средств в наличной иностранной валюте в кассу предприятия. Предприятие же обязано вернуть этот остаток иностранной валюты в банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу (42; с.21).

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. В случае перерасхода по авансовому отчету сумма задолженности организации перед командированным работником может погашаться различными способами в зависимости от договоренности с работодателем: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте.

Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета (дата признания расходов в иностранной валюте).

В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе прочих доходов, а отрицательная курсовая разница - прочих расходов [13].

Согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если этими альбомами не предусмотрена унифицированная форма, первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должность, имя и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.

1.2 Особенности налогового учета командировочных и представительских расходов

Учет командировочных расходов для целей налогообложения прибыли во многом совпадает с правилами бухгалтерского учета.

Если командировка связана с производством или реализацией продукции (работ, услуг), то расходы на командировку включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией [19].

Если целью командировки является приобретение основных средств, затраты на командировку будут увеличивать их первоначальную стоимость.

При направлении работника в командировку для закупки товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы организации, затраты на командировку подлежат включению в стоимость приобретения этих ценностей.

В то же время при ведении налогового учета необходимо учитывать три основных правила, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ:

- расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

- расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому признание затрат зависит от экономической обоснованности этих расходов и документального их подтверждения [1].

Поэтому организации должны уделять особое внимание оформлению первичных документов, подтверждающих командировочные расходы.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от применяемого организацией метода учета расходов и доходов.

Если организация начисляет налог на прибыль по методу начисления, то расходы по командировкам признаются в том налоговом периоде, в котором происходит дата утверждения авансового отчета командированного работника.

При использовании кассового метода расходы признаются после их фактической оплаты. Расходы в этом случае признаются в периоде утверждения авансового отчета, но только в части, не превышающей сумму выданного аванса. Если по отчету возник перерасход, то часть командировочных расходов в части перерасхода должна быть учтена в составе расходов только после погашения долга перед работником.

Командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственном процессом предприятия [15].

Производственный характер командировки и ее целесообразность определяются, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем. Такими документами могут быть, например, приказы, а также оформленные в соответствии с установленными требованиями командировочные удостоверения, отчеты о результатах командировок, акты выполненных работ, переписка с российскими и иностранными фирмами, договоры с организациями, в которые направлялись работники, телефонограммы или данные АТС, свидетельствующие о неслучайном выборе пунктов командировок, заключенные контракты на поставку товаров, а также первичные платежные документы, подтверждающие затраты на командировки.

По непроизводственным командировкам затраты для целей налогообложения не учитываются.

Состав командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, определен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Этот состав является закрытым. Это значит, что к командировочным относятся только эти расходы, поименованные в данном подпункте, в частности:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Если в счете гостиницы выделена отдельно плата за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, спортзалом и др.), обслуживание в барах, ресторанах, дополнительное обслуживание в номере гостиницы, то такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, если работодатель работнику их возместил.

Различие между бухгалтерским и налоговым учетом командировочных расходов влекут возникновение в бухгалтерском учете постоянных разниц и постоянных налоговых обязательств.

Порядок учета постоянных разниц зависит от того, по какой статье в бухгалтерском и налоговом учете будут учитываться командировочные расходы (в составе стоимости основных средств, запасов, расходов на производство и реализацию и т.д.).

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету. Для этого необходимо, чтобы расходы по командировкам принимались к вычету при исчислении налога на прибыль организаций и не нормировались. Это сказано в п. 7 ст. 171 НК РФ.

Для произведения вычета НДС нужно в общем случае иметь счет-фактуру, выставленную продавцом при приобретении товаров (работ, услуг), документы, подтверждающие фактическую уплату сумм налога.

К вычету суммы НДС по командировочным расходам на основании следующих документов:

- в части услуг  гостиниц - бланка строгой отчетности с суммой за проживание в гостинице с выделенной суммой НДС;

- в части расходов  на проезд - проездного документа (билета) с выделенной в нем  суммой НДС.

Чтобы зачесть или вернуть переплату по НДС необходимо внести изменения в декларации по НДС за соответствующие налоговые периоды.

В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 и пунктом 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы - это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика

К представительским относятся расходы:

- на проведение  официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- на транспортное  обеспечение доставки этих лиц  к месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- на буфетное  обслуживание во время переговоров;

- на оплату  услуг переводчиков, не состоящих  в штате налогоплательщика, по  обеспечению перевода во время  проведения представительских мероприятий. По данному виду представительских расходов отражается не только стоимость услуг переводчика, но и сумма ЕСН, начисляемого на сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору. При этом в составе ЕСН не начисляется взнос в Фонд социального страхования РФ.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Приведенный перечень представительских расходов является закрытым. В связи с этим, например, затраты на оплату аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием, не могут быть отнесены к представительским расходам в целях налогообложения прибыли.

По той же причине не могут быть признаны в качестве представительских расходов при исчислении налога на прибыль:

- затраты в  виде компенсаций расходов на проживание (оплата счетов гостиниц) членам совета директоров, прибывшим на заседание руководящего органа;

- расходы на  оформление въездных виз для  сотрудников иностранной компании, являющейся учредителем российской  фирмы со 100-процентным иностранным капиталом;

- затраты на  передачу продукции собственного  производства в качестве сувенира  действующим или потенциальным  заказчикам (покупателям) при проведении  переговоров и приеме делегации;

- затраты на  изготовление визитных карточек, которые раздаются во время проведения официального приема для поддержания деловых контактов с другими организациями в интересах фирмы;

- затраты на  демонстрацию, например, программного  обеспечения во время переговоров.

Что касается расходов на приобретение алкогольной продукции при проведении официального приема деловых партнеров, то налоговое законодательство не содержит прямого запрета на признание таких расходов для целей исчисления налога на прибыль. Затраты на приобретение продуктов питания и напитков при проведении официального приема представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью взаимного сотрудничества, могут быть отнесены к представительским расходам.

Для целей исчисления налога на прибыль представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот период (2). Представительские расходы в части, превышающей установленный норматив, при определении налоговой базы не учитываются.

Предельный размер представительских расходов необходимо определять в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль (ежемесячно или раз в квартал). И в том отчетном периоде, к которому они относятся. Учет доходов и расходов в целях исчисления налога на прибыль ведется нарастающим итогом с начала года.

При определении максимального размера представительских расходов расходы на оплату труда рассчитываются по нормам статьи 255 НК РФ и включают в себя:

- любые начисления  работникам в денежной и (или) натуральной формах;

- стимулирующие  начисления и надбавки;

- компенсационные  начисления, связанные с режимом  работы или условиями труда;

- премии и  единовременные поощрительные начисления;

- расходы, связанные  с содержанием работников, предусмотренные  трудовыми и (или) коллективными договорами.

При методе начисления представительские расходы признаются в качестве косвенных расходов и в полном объеме относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода. Датой осуществления представительских расходов в этом случае считается дата утверждения авансового отчета.

При кассовом методе представительские расходы учитываются только после их оплаты.

Представительские расходы признаются расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, если выполнены требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. А именно: произведенные расходы экономически оправданны и документально подтверждены.

Иными словами, организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами. В документах необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации - инициатора переговоров, конкретное назначение произведенных расходов и их величину.

Представительские расходы, оплаченные подотчетными лицами и оформленные с нарушением установленных требований, признаются доходами, подлежащими обложению НДФЛ.

На выданные работникам денежные авансы на представительские расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами, ЕСН начисляется в общеустановленном порядке.

К вычету принимаются суммы НДС только по представительским расходам, учтенным в целях налогообложения прибыли, при наличии соответствующих оправдательных документов. Соответственно суммы НДС, относящиеся к сверхнормативным представительским расходам, не должны приниматься к вычету из налоговых обязательств [12].

2. Организационно-экономическая характеристика ОАО «Завод бурового оборудования»

Завод бурового оборудования был основан в январе 1957 года на базе Центральных ремонтных мастерских города Оренбурга. Первое десятилетие завод отметил вводом в эксплуатацию нового производственного цеха, что позволило начать выпуск запасных частей к тяжелому нефтяному оборудованию – буровым насосам, лебедкам, освоен капитальный ремонт бурового оборудования.

В 1982 году произведен ввод еще одного производственного цеха, что поспособствовало освоению производства запасных частей к современному геологоразведочному оборудованию, новых видов буровых коронок, буровых производительных комплексов на базе автомобильных и тракторных шасси, бурильных труб, предназначенных для геологоразведки твердых полезных ископаемых.

В 1994 году предприятие преобразовано в Акционерное общество открытого типа «Завод бурового оборудования».  1996 году – открытое акционерное общество «Завод бурового оборудования».

Открытое акционерное общество «Завод бурового оборудования», расположено по адресу: 460026, г. Оренбург, проспект Победы, 118. Зарегистрировано Администрацией г. Оренбурга 25 мая 1994г.  Регистрационное свидетельство  № 345-ц. Общество зарегистрировано в Едином государственный реестре юридических лиц Инспекцией МНС Центрального района г. Оренбурга. Государственный регистрационный № 1025601806944.  Дата внесения записи 31.10.2002г.

Идентификационный номер налогоплательщика 5612002652/561201001.

Уставный капитал общества составляет 1 758 800 рублей.

Уставный капитал общества разделен на 17588 обыкновенных именных бездокументарных акций номинальной стоимостью 100 рублей каждая, которые размещены среди акционеров общества. Акции оплачены полностью.

На момент годового отчета владельцами акций ОАО «Завод бурового оборудования» являются 38 акционеров, в том числе одно юридическое лицо и 37 физических лиц.

Крупными акционерами (держателями более 5% уставного капитала общества) являются четыре физических лица.

Организационная структура управления представлена в Приложении 1.

Основными видами деятельности ОАО «Завод бурового оборудования» являются: производство бурового инструмента, запасных частей к буровому инструменту; оказание услуг аренды, услуг по передаче электроэнергии, стоков, производство тепловой энергии, добыча воды; производство строительных материалов. Основной продукцией завода являются бурильные трубы, предназначенные для бурения скважин на твердые полезные ископаемые и воду, сопутствующий буровой инструмент.

Потребителями (клиентами) Завода являются предприятия, относящиеся к  отрасли геологии и разведке недр, горнодобывающей, строительной и нефтегазодобывающей отраслям промышленности.

Общество осуществляет внешнеэкономическую деятельность (экспорт-импорт товаров, работ, услуг) в соответствии с действующим законодательством как самостоятельно, так и через другие специализирующиеся в этом организации. Денежные средства в иностранной валюте после расчетов с бюджетом по установленным нормативам поступают в полное распоряжение Общества и хранятся на его собственных счетах в банках.

Предприятие оснащено современными технологическим оборудованием и укомплектовано квалифицированными специалистами.

Главной целью деятельности завода является обеспечение высокой конкурентоспособности и финансового благополучия предприятий, применяющих буровые технологии и строительные материалы.

Уникальное соединение сил, потенциала и опыта, серьезный подход к делу, продуманные решения позволяют максимально удовлетворять требования заказчика и оставаться надежным партнером для большого числа предприятий геологоразведочной, нефтяной и строительной промышленности России и ближнего зарубежья.

Основные экономические показатели производственной деятельности ОАО «Завод бурового оборудования» за 2008-2010г. представлены в таблице 1, составленной по данным годовой бухгалтерской отчетности за 2008-2010г.г. (Приложения 2,3).