Информационная система предприятия

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 5

1.1 Определение информационной системы 5

1.2 Жизненный цикл ИС 7

1.2.1 Этапы жизненного цикла ИС 7

1.2.2  Модели жизненного цикла ИС 9

1.2.2.1 Каскадная модель 9

1.2.2.2 Спиральная модель 12

1.2.3 Процессы жизненного цикла информационной системы 13

2. ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 18

2.1 Обоснование необходимости внедрения ИС 18

2.2 Сдерживающие силы изменения 21

2.3 Стратегии по преодолению сопротивления изменению 22

2.4 Этапы внедрения ИС 24

2.4.1 Этап 1. Подготовка 24

2.4.2 Этап 2. Размораживание 25

2.4.3 Этап 3. Изменение 26

2.4.4 Этап 4. Замораживание 27

3. ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ ИС 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 33

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В наше время любое предприятие (не зависимо от рода деятельности) обрабатывает и перемещает большое количество той или иной информации.

Успех и прибыль предприятия  напрямую зависят от того, насколько  быстро информация будет обработана и передана. Для своевременного формирования и выдачи достоверной, адекватной и полной информации, которая необходима для принятия решений, каждая организация использует в своей деятельности определенную информационную систему (ИС).

Применение информационной системы на предприятии позволяет автоматизировать процессы, связанные с управлением производством, с делопроизводством и различными видами деятельности, что приводит к получению материальных выгод, так как:

  1. время, которое затрачивается на оформление документации, уменьшается, вследствие чего сокращается цикл основного производства;
  2. объем документооборота сокращается, и, следовательно, снижаются расходы на хранение и утилизацию промежуточной документации;
  3. ускоряется и упрощается процесс принятия управленческих решений, что в свою очередь благоприятно сказывается на всей деятельности предприятия.

Обычно информационная система  разрабатывается для какого –  либо конкретного предприятия. При  этом учитываются особенности предметной области, в которой организация  ведет свою деятельность. Однако различные предприятия имеют похожую структуру, состоящую из ряда подразделений, которые осуществляют тот или иной вид деятельности компании (например, администрация, отдел кадров,  бухгалтерия, отдел продаж, склад). Следовательно, информационные системы так же могут быть схожи, что в свою очередь немного упрощает труд разработчиков ИС.

 При формировании ИС помимо рода деятельности конкретного предприятия должно учитываться еще одно немало важное обстоятельство: конечные пользователи, в большинстве своем, не обладают высокой квалификацией в области вычислительной техники и информационных технологий. Задачей разработчиков является создание клиентских приложений с таким интерфейсом, в котором пользователю будут доступны все функции, необходимые ему для работы, и одновременно исчезает возможность выполнения им каких – либо лишних действий. В целях обеспечения безопасности и целостности информации так же нельзя оставлять без внимания распределение ролей в ИС, определяющих полномочия пользователей в соответствии с должностными обязанностями. 

До создания и ввода  в эксплуатацию ИС руководство предприятия  должно ответить на ряд вопросов, например:

  1. Какие именно задачи должна выполнять ИС?
  2. Кто будет являться конечными пользователями (например, администрация, отдел кадров, менеджеры верхнего и среднего звена, бухгалтеры)?
  3. В какие сроки должна быть выполнена работа по проектированию и внедрению ИС на предприятии?
  4. Каковы будут материальные затраты?

Количество и содержание вопросов для каждого предприятия  может быть немного другим.

После того, как на все  вопросы получены аргументированные  ответы стоит приступать к формированию и внедрению информационной системы на предприятии.

 

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1.1 Определение информационной системы

 

Система – совокупность объектов, компонентов, элементов произвольной природы, образующих некоторую целостность.

Добавляя к определению система слово информационная становится видно цель ее создания и функционирования. Назначение информационной системы (ИС) – своевременное формирование и выдача достоверной информации, необходимой для принятия решений.

Наиболее общей моделью  в системах является «черный ящик» представленный на рисунке 1.

Рисунок 1 – Модель ИС «черный ящик»

 

Информационные технологии (ИТ) – приемы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки и использования данных. ИТ может существовать вне информационной системы, но ИС не возможна без применения конкретной ИТ.

Все процессы, обеспечивающие работу любой информационной системы условно можно представить в виде схемы (рисунок 2), которая состоит из следующих блоков:

  1. ввод информации (сбор информации о состоянии внешней среды, то есть создание первичной или входной информации и представлении ее в нужном формате);
  2. базы данных (хранилища данных);
  3. обработка информации (поиск, агрегирование, фильтрация, сортировка, анализ, вывод информации для представления потребителю или для передачи в другую систему);
  4. обратная связь (передача информации потребителям для коррекции входной информации).

 

Рисунок 2 – Процессы ИС

 

Каждая система состоит  из подсистем. Подсистема любой системы  может быть рассмотрена как отдельная система. Границы рассматриваемой системы определяются доступными ресурсами и окружением.

Структура ИС должна быть такой, чтобы взаимодействие между ее подсистемами укладывалось в ограниченные стандартами рамки, а именно, каждая подсистема должна инкапсулировать свое содержимое (скрывать от других подсистем) и иметь четкий интерфейс с другими подсистемами.

 

1.2 Жизненный  цикл ИС

1.2.1 Этапы жизненного цикла ИС

 

Жизненный цикл информационной системы (ЖЦ ИС) — период времени, который начинается с того момента, когда принимается решение о необходимости создания информационной системы, и заканчивается в тот момент, когда ИС полностью изымается из эксплуатации.

Существует международный  стандарт ISO/IEC 12207, который определяет структуру ЖЦ, включая процессы, действия и задачи, которые необходимо выполнить во время создания ИС.

Полный жизненный цикл информационной системы состоит из следующих основных этапов:

  1. анализ и формирование требований к будущей системе;
  2. проектирование;
  3. реализация проекта;
  4. тестирование;
  5. ввод ИС в эксплуатацию;
  6. эксплуатация и сопровождение;
  7. снятие ИС с эксплуатации.

Стадия формирования требований является одной из важнейших, так как определяет успех всего проекта. На этой стадии определяется область применения информационной системы, и формируются граничные условия. Данная стадия включает в себя этапы:

  1. Планирование работ предшествует работам над проектом. На этом этапе производится предварительная экономическая оценка проекта, определяются цели разработки, строится план выполнения работ, создается и обучается рабочая группа.
  2. Проведение обследований деятельности автоматизированного объекта. На данной стадии выявляются требования к будущей информационной системе, определяется структура и перечень функций предприятия, анализируется распределение функций по подразделениям и сотрудникам, определяются функциональные взаимосвязи между подразделениями, информационными потоками внутри подразделений и между ними, анализируются существующие средства автоматизации в организации.
  3. Построение двух моделей деятельности организации на основании результатов обследования:
  • Модель «Как есть» — отражает существующее на момент обследования положение дел в организации. Позволяет выявить «узкие» места в функционировании и сформулировать предложение по улучшению ситуации.
  • Модель «Как должно быть» — представляет наиболее оптимальную работу предприятия.

Каждая из моделей представляет собой совокупность функциональной и информационной моделей деятельности предприятия. Необходимо определить способы перехода  от модели «Как есть» к модели «Как должно быть». Переход может осуществляться двумя путями:

  1. совершенствование существующих жизненных процессов;
  2. радикальное перепроектирование бизнес – процессов и внедрение новых технологий обработки.

Проектирование ИС осуществляется на основе моделей «Как должно быть». На данном этапе выполняются базовые проектные работы, разрабатываются частные технические задания, выполняется концептуальное проектирование, составляются технические спецификации и инструкции.

На этапе разработки выполняются работы по разработке программного обеспечения, осуществляется подготовка к внедрению ИС, производится контроль и регулирование основных показателей проекта.

 На стадии ввода системы в эксплуатацию проводятся комплексные испытания, подготавливается  рабочая документация, происходит сдача ИС заказчику и ввод ее в эксплуатацию, осуществляется сопровождение, поддержка и сервисное обслуживание системы, а так же оцениваются результаты проекта и подготавливаются итоговые документы.

Начальные фазы проекта оказывают большое влияние на достигаемый результат, так как в них принимаются основные решения, которые и определяют качество информационной системы.

1.2.2 Модели жизненного цикла ИС

 

Модель ЖЦ программного обеспечения ИС представляет собой определенную структуру, которая отражает последовательность выполнения и взаимосвязи задач, процессов, действий на протяжении всего жизненного цикла ИС. Модель ЖЦ зависит от характерных особенностей информационной системы и условий,  в которых она создается.

На данный момент наибольшее распространение получили каскадная и спиральная модели ЖЦ ИС.

1.2.2.1 Каскадная  модель

 

Для разработки информационных систем в 70-х и первой половине 80-х  годов широко использовалась каскадная модель. В этой модели жизненного цикла отображается классический подход к разработке информационных систем в различных прикладных областях.

При использовании каскадной  модели все этапы ЖЦ ИС выполняются  в строго фиксированном порядке. Переход с одной стадии на другую происходит лишь тогда, когда на предыдущей стадии все работы завершены полностью. (рисунок 3). После завершения каждого этапа выпускается полный комплект документации, которой достаточно для дальнейшей разработки другой командой разработчиков.

Рисунок 3 – Каскадная модель ЖЦ ИС

 

Каскадная модель имеет следующие положительные стороны:

  1. На каждом этапе формируется комплект документации, которая должна быть полной и согласованной. Помимо этого на заключительных этапах так же разрабатывается пользовательская документация, которая охватывает информационное, программное, техническое, математическое, правовое и организационное обеспечения ИС.
  2. Этапы работ, выполняемые в строгой логической последовательности, позволяют планировать сроки завершения разработки и соответствующие затраты.

Но, несмотря на это каскадная модель имеет следующие недостатки:

  1. Задержка в получении результатов. Этот «минус» проявляется в том, что результаты работы согласовываются только после завершения очередной стадии разработки. В итоге довольно часто получается  так, что программный продукт не соответствует требованиям заказчиков, потому что искажения могут непреднамеренно вноситься проектировщиками – аналитиками и программистами, ведь они ни всегда хорошо разбираются в тех предметных областях, для которых разрабатывают ИС.
  2. Различные части проекта необходимо постоянного согласовывать, поэтому параллельное ведение работ по проекту не представляется возможным. Чем сильнее отдельные части проекта зависят друг от друга, сильнее зависят друг от друга группы разработчиков.
  3. Ошибки и недоработки на любом из этапов проявляются на последующих этапах работы, поэтому приходиться периодически возвращаться на предыдущие стадии разработки. В принципе, проект может быть возвращен с любого этапа на любой предыдущий этап (рисунок 4). Такая ситуация случается довольно часто вследствие того, что заказчики и исполнители неверно понимают друг друга.

 

Рисунок 4 – Реальный процесс разработки по каскадной модели

 

  1. Большая информационная перенасыщенность каждого из этапов появляется из-за  того, что при внесении изменений в одну часть проекта возникает необходимость ставить в известность всех разработчиков, которые используют эту часть в своей работе.
  2. В виду того, что стадии разработки выполняются в строгой последовательности и различные части проекта имеют сложные взаимосвязи, управлять проектом очень затруднительно.
  3. Чем сложнее программный продукт, тем выше риск и тем более ненадежны инвестиции. Такая ситуация складывается потому, что с усложнением проекта усложняются стадии разработки. Реальные результаты работы можно увидеть и оценить только после завершения анализа, проектирования и разработки — тех этапов, при выполнении которых требуется значительное количество времени и средств.

1.2.2.2 Спиральная  модель

 

Для преодоления перечисленных  проблем каскадной модели была предложена спиральная модель ЖЦ, в которой основной акцент делается на начальные этапы жизненного цикла, а именно анализ и проектирование. На этих этапах создаются прототипы, с помощью которых проверяется и обосновывается реализуемость технических решений, используемых при разработке ИС.

На каждом витке спирали  создается новая версия продукта, выполняется уточнение целей и характеристик проекта, определяется его качество, а так же происходит планирование работ следующего витка спирали (рисунок 5). Процесс разработки происходит по итерациям, при этом детали проекта последовательно уточняются. В результате выбирается один обоснованный вариант информационной системы, который затем реализуется.

Рисунок 5 –  Спиральная модель ЖЦ ИС

 

Переходить на следующую  стадию можно не дожидаясь, когда на текущем этапе работы завершатся полностью. В таком случае невыполненную часть работы можно будет доделать на следующей итерации. При этом пользователям системы в максимально кратчайшие сроки демонстрируется работоспособный продукт, и у заказчиков появляется возможность уточнить и дополнить свои требования к разрабатываемой ИС.

Спиральная модель имеет  следующие преимущества:

  1. Когда заказчик уточняет свои требования к системе, вносить изменения в проект намного проще и быстрее, нежели при использовании каскадной модели ЖЦ ИС.
  2. Согласование и объединение отдельных компонентов программного продукта происходит постепенно.
  3. Уже на первой итерации можно выявить многие аспекты проекта, поэтому уровень рисков, который определяется в начале разработки, к моменту завершения работ постепенно снижается.
  4. Повторное использование компонентов становится проще благодаря итерационному подходу. Это объясняется тем, что выявить общие части проекта гораздо быстрее и легче, когда они уже частично разработаны, чем пытаться выделить их в начале проекта.
  5. Появляется большая гибкость в управлении разработкой информационной системы.
  6. Системы, которые разрабатываются с помощью спиральной модели, на деле более надежны, так как слабые места в проекте и ошибки можно обнаружить и исправить на любой итерации.
  7. Так же появляется возможность улучшать процесс создания программного продукта.

Сравнивая каскадную и  спиральную модели можно сделать  вывод, что при проектировании информационной системы целесообразнее и выгоднее использовать спиральную модель.

1.2.3 Процессы жизненного цикла информационной системы

 

ISO/IEC 12207 – это международный стандарт, который определяет всю структуру жизненного цикла информационной системы, включая действия, задачи и процессы, необходимые при разработке ИС. В соответствии с этим стандартом жизненный цикл состоит из трех групп процессов, а именно основных, вспомогательных и организационных.

К группе основных процессов относятся приобретение, поставка, разработка, эксплуатация и сопровождение ИС.

Процесс приобретения отражает ряд действий организации, которая приобретает информационную систему. 

Процесс поставки определяет действия предприятия, которое снабжает покупателей программными продуктами.

Процесс разработки включает в себя работы по созданию информационной системы и ее компонентов согласно установленным заказчиками требованиям. В данном процессе так же оформляется проектная и эксплуатационная документация, готовятся материалы для тестирования программных продуктов и разрабатываются материалы для обучения персонала, который имеет непосредственное отношение к создаваемой системе.

 Процесс эксплуатации отражает действия обслуживающего персонала. В обязанности данного круга лиц входят все действия, связанные с эксплуатацией ИС. Помимо этого обслуживающий персонал должен находить и устранять проблемы в работе программного продукта, модифицировать ПО и подготавливать ряд предложений, касающихся развития и модернизации системы.

Процесс сопровождения определяет действия персонала,  который осуществляет сопровождение программного продукта, отвечает за инсталляцию и удаление программного обеспечения системы, поддерживает текущее состояние и функциональную пригодность системы, а так же управляет модификацией ИС. В ходе модификации разрабатываются новые версии программного продукта. Причинами выпуска новых версий являются:

  1. необходимость исправления ошибок, выявленных в процессе эксплуатации предыдущих версий;
  2. необходимость совершенствования версий (улучшение интерфейса);
  3. изменение среды функционирования (появление новых технических средств).

Группа вспомогательных процессов состоит из документирования, управления конфигурацией и обеспечения качества программного продукта. Так же в эту группу входит верификация, аттестация, совместная оценка, аудит и решение проблем, связанных с ИС. Вспомогательные процессы поддерживают реализацию основных процессов, будучи неотъемлемой частью всего ЖЦ ИС.

Когда разрабатывается сложная информационная система, могут возникнуть проблемы, связанные с учетом связей между различными вариантами реализации программного продукта или несколькими версиями одного варианта. Процесс управления конфигурацией, поддерживает основные процессы жизненного цикла информационной системы, в первую очередь процессы разработки и сопровождения.

Процесс обеспечения качества определяет действия для обеспечения гарантии того, что ИС и процессы соответствуют определенным требованиям к ним, придерживаются установленных замыслов.

Процесс документирования отражает ряд действий, необходимых для записи информации, которая является результатом выполнения одного из процессов ЖЦ ИС.

Процесс верификации определяет действия для верификации ПО ИС с различной глубиной зависимости от проекта (верификация — это подтверждение соответствия конечного продукта заданным требованиям).

Процесс аттестации определяет действия для аттестации программного обеспечения информационной системы.

Процесс совместной оценки отражает действия, необходимые для оценки состояния и результатов выполненной работы. Этот процесс может быть использован любыми двумя сторонами, где одна сторона может проверить другую на совместном форуме.

Процесс проверки определяет степень соответствия программного продукта поставленным требованиям и замыслам. Этот процесс может быть  использован любыми двумя сторонами, где одна сторона проверяет ПО ИС или деятельность другой стороны.

Процесс решения проблем отражает действия, необходимые для анализа и устранения проблем информационной системы (не зависимо от их природы или источника), которые были обнаружены на протяжении разработки, эксплуатации, сопровождении и других процессов ЖЦ.

В группу организационных процессов входит управление проектами, создание инфраструктуры проектов, усовершенствование и обучение.

Организационные процессы  выполняются с целью:

  1. создания и обеспечения деятельности структуры, включающей в себя связанные процессы ЖЦ и персонал;
  2. совершенствования структуры процессов.

Обеспечение качества программного продукта связано с проблемами, возникающими на этапах верификации, проверки и тестирования всех компонентов информационной системы.

В процессе управления проектом планируются необходимые работы, создаются коллективы разработчиков и осуществляется контроль над сроками и качеством выполняемых работ.

Процесс управления отражает те действия и задачи, которые  выполняются любой стороной, управляющей своими процессами.

В процессе создания инфраструктуры управления выбираются стандарты, технологии и инструментальные средства, а так же выбираются и устанавливаются аппаратные и программные средства, которые необходимы при разработке, эксплуатации или сопровождении программного продукта.

Процесс усовершенствования определяет действия по измерению, контролю и оценке усовершенствования процессов ЖЦ.

Процесс обучения охватывает первоначальное обучение персонала, а так же последующее периодическое повышение квалификации сотрудников предприятия.

Все процессы жизненного цикла  информационной системы играют важную роль, поэтому ни один из них не должен быть оставлен без внимания. 

 

2. ВНЕДРЕНИЕ  ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

 

После того, как информационная система разработана, протестирована и передана заказчику наступает  еще один немало важный момент, а именно, внедрение программного продукта на предприятии. Этот процесс очень часто является сложным и болезненным для всей организации.

Прежде чем принять  решение о внедрении системы нужно уделить внимание следующим вопросам, а именно:

  1. Обосновано ли внедрение программного продукта?
  2. Какие сдерживающие силы изменения могут возникнуть?
  3. Какую стратегию по преодолению сопротивления изменению выбрать?
  4. Какие этапы внедрения ИС предстоит пройти?
  5. Каковы будут результаты внедрения системы?

Рассмотрим подробнее  каждый из перечисленных вопросов.

2.1 Обоснование необходимости внедрения ИС

 

Большинство предприятий не совсем точно оценивают свои информационные ресурсы. Организация может иметь хорошие системы сбора и хранения текущей документации в бухгалтерии, данные об объемах закупок и продаж, но в тот момент, когда эта информация срочно требуется для принятия какого – либо управленческого решения,  нужные сведения не удается.

Препятствовать распространению информации может организация каналов распределения информации, которая предоставляет доступ к ней определенных сотрудников, например, данными оборота товара распоряжаются только менеджеры склада, а сведениями о денежных средствах – только бухгалтера.

Чтобы облегчить унификацию данных о сделках и производственных процессах, а также стимулировать поиски новых подходов к решению управленческих задач, необходимо чтобы обмен информацией подчинялся общим стандартам, которые действуют в компании.

Организации, в которых хорошо налажен сбор внешней информации, а так же ее внутреннее распределение, лучше спрогнозируют динамику рыночных отношений и, следовательно,  действуя без промедления, более обоснованно принимают управленческие решения.

К процессу внедрения информационных систем предприятия подходят различными  путями. Существует ряд внешних и  внутренних причин, подталкивающих компании к этому важному шагу.

К внутренним причинам, способствующим внедрению программного продукта можно отнести информационные, организационные перемены, а так же изменения в результатах деятельности других предприятий.

Информационные перемены:

  1. увеличение ценности   информации;
  2. возрастающие требования к качеству информации;
  3. рост доверия к результатам анализа или исследования

Организационные перемены:

  1. необходимость сокращения административного персонала;
  2. пересмотр выполнения некоторых мероприятий и процессов;
  3. развитие компьютерной базы
  4. наличие специалистов в области информационных технологий

Изменения в результатах  деятельности предприятия:

  1. укрепление позиции предприятия на рынке;
  2. увеличение прибыли;
  3. ориентация на отдельного потребителя;
  4. увеличение точности определения целевых групп.

Среди внешних факторов можно выделить:

  1. Социальные факторы. Для многих предприятий наем высококвалифицированных специалистов в области информационных технологий облегчает проблемы, возникающие при внедрении нового программного продукта.
  2. Технологические факторы. Сейчас управлять увеличивающимися объемами информации становится намного проще. Этому способствует доступ в сеть Internet, наличие электронного документооборота в организации, защита  информации от несанкционированного доступа с помощью специализированных программ.
  3. Экономические факторы. Чтобы следить за постоянно растущими внутренними и внешними потоками информации и использовать собранные данные для анализа и прогнозирования результатов деятельности, а так же для принятия управленческих решений предприятия прибегают к помощи современных информационных систем и технологий. Значительные вложения в создание или поддержание систем, программного обеспечения и определенного круга специалистов заставляют руководителей предприятий больше внимания уделять этому вопросу.
  4. Политические факторы. Государство является главным потребителем информации. Поэтому необходимым условием того, что налоги, поступающие в казну, будут собраны своевременно и в полном объеме является информационное сопровождение бизнеса.
  5. Конкуренция.  Конкурентоспособность компании намного выше при наличии у нее современных систем, программного и технического обеспечения, а так же новейших методов управления предприятием.

И внешние, и внутренние факторы, и их совокупность приводят к тому, что у компании возникает потребность  в информационной системе. Но сразу  могут возникнуть различные барьеры, которые способны этому помещать внедрению программного продукта на предприятии.

2.2 Сдерживающие  силы изменения

 

Информационная система предприятия 📙 Курсовая → 🆔 92635

Информационная система предприятия 📙 Курсовая → 🆔 92635