1. Введение

       По  мере развития науки и техники  информационные свойства документов меняются, а разнообразие их форм увеличивается. Всё это необходимо учитывать  в дисциплине, которая называется документоведением.

       Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом  целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В  настоящее время информация стала  важнейшим ресурсом общества и приобрела  стратегическое значение.

       Информационные  процессы активно воздействуют на все  стороны человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

       Документ - сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Документ представляет собой систему - множество закономерно  связанных друг с другом элементов  и частей как определенное целостное  образование, единство. Элемент -предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих  необходимую для существования  системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной. 

       Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету, по которой  можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне  присущее документу отличие.  Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом  документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных  данных.¹ В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

       Цель  данной курсовой работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа. Исходя из цели курсовой работы, можно выделить следующие  задачи:

• Рассмотреть документ - как информационный носитель;
• Охарактеризовать информационную составляющую документа;
• Выделить информационные уровни документа;
• Классифицировать документы по информационной сотавляющей.

2. Характеристика  документа как  системного объекта.

       2.1. Определение документа.

       Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном  виде и специально предназначенный  для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная  лента и т.п. Документы могут  содержать тексты на естественном или  формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию документы. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические  отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

       Документы могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды обработки документов делятся  на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В  информатике разрабатываются способы  автоматизации обработки документов, использующие хранение документов на компьютерных носителях. 

       2.1. Свойства  и признаки  документа.

       Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее существенные из них  следующие:

       1. Атрибутивность документа, т.е.  наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может.

       Документ  как целостная система состоит  из двух основных слагаемых -информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

       Документ  имеет двуединую природу, т.е. две  стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления  и передачи информации). Тезис о  двойственной природе документа  является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком  документа.

       2. Функциональность документа, т.е.  его предназначенность для передачи  информации в пространстве и  времени. Документ- полифункциональный  объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

       3. Структурность документа, т.е.  тесная взаимосвязь его элементов  и подсистем, обеспечивающая его  целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных  свойств. Всякий документ обладает  определенной структурой, последовательным  и взаимосвязанным расположением  его элементов и подсистем:  как текстовой, информационной  составляющей (предисловие, вступительная  часть, основной текст, вспомогательные  указатели, приложения), так и  материальной составляющей (обложка,  переплет, титульный лист, книжный  блок, корешок, форзац и т.п.).

       Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов  для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие  в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.²

       Набор перечисленных свойств документа - это особая целостная система, выполняющая  возложенные на нее обществом  функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно. 

       Определение признаков и свойств документа  только начато в документоведении и  требует дальнейшего уточнения  как их номенклатуры, так и содержательного  наполнения.

       К отличительным признакам документа  относятся:

       1. Наличие смыслового семантического  содержания. Документ-носитель смысла, который передается знаками. Совокупность  последовательных знаков, которые  передают смысл, содержание документа  (сообщение), является его обязательным  признаком.

       2. Стабильная вещественная форма,  обеспечивающая долговременную  сохранность документа, возможность  многократного (долговременного)  использования и перемещения  информации в пространстве и  времени.

       3. Предназначенность для использования  в социальной коммуникации. Документный  статус имеют лишь те источники,  которые изначально предназначены  для хранения и передачи информации  в пространстве и времени. Документы-  это специально созданные человеком  для коммуникационных целей носители  информации.

       4. Завершенность сообщения. Этот  признак обусловлен областью  использования документа. Фрагментарное  незавершенное сообщение не может  быть полноценным документом. Требование  завершенности является относительным,  поскольку имеется ряд незавершенных  сообщений, имеющих особое значение  для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

       Как и всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции.

       Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных  социальных функций.³

       Весь  спектр социальных функций документа  можно условно поделить на три  группы:  главную; общие; специальные.

       Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения  потребностей общества с помощью  размноженной документной информации.

       Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная - характерны для всех документов, независимо от их типа и  вида.

       Информационная  функция - это способность документа  удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием  информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

       Коммуникативная функция - это способность документа  быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную  коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

       Кумулятивная  функция - это способность документа  накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с  целью ее сохранения для нынешнего  и грядущего поколений.

       Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

       Управленческая  или регулятивная функция- выполняется  документами, которые созданы для  целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые  документы).

       Познавательная  или когнитивная функция- способность  документа служить средством  получения и передачи знаний для  изучения процессов и явлений  природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении  общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п.), а также научной  деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

       Правовая  функция - это способность документа  служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь  обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

       Общекультурная  функция - способность документа  содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления  и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и  др.).

       Мемориальная  функция - способность документа  служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять  информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция  свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

       Гедоническая  функция - способность документа  служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

       Знание  функций документа позволяет  уяснить целевое (для чего, с какой  целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные  возможности. От целевого и читательского  назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип  и вид документа.

       3. Информационная составляющая документа.

       Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом  документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных  данных.

       Слово «информация» (лат. informatio - разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое - «отраженное многообразие». В информатике  под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п.

       Социальная  информация - это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий  в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как  сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информатики, книго-, библиотеке-, библиографе-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-коммуникативного цикла. Социальная информация - явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления.⁴

       Первым  принципом деления социальной информации является ее социальное назначение. С  этой точки зрения информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая информация - социальная, предназначенная  для всех членов общества. Специальная  информация предназначена для отдельных  социальных групп, в частности, специалистов. Массовая в свою очередь делится  на публицистическую, эстетическую и  обыденную. Специальная - на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и др. виды. Это обусловливает  содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.

       Второй  принцип деления основан на способе  отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга  осуществляет логическую деятельность, правое - образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.

       Логическая  информация- результат познания и  логического осмысления законов  природы, общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается  в соответствии с принадлежностью  к различным областям человеческой деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие  виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная.

       Данный  вид информации в соответствии с  принадлежностью к различным  областям человеческой деятельности определяет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т.д.

       Эстетическая  информация- результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического  отражения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями  восприятия эстетическая информация распространяется следующими видами искусства: живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура) и т.д.; музыка, художественное слово и т.д.; театр, хореография, кино и т.д.

       Третий  принцип деления базируется на физиологических  особенностях восприятия информации человеком. С этой целью природа предопределила человеку следующие органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус.

       Различают следующие виды информации: визуальная - воспринимается зрением; аудиальная - слухом; обонятельная - анализаторами  запаха; тактильная - осязанием; вкусовая - анализаторами вкуса.

       Сведения, предназначенные для передачи, находятся  в сообщении. Информация - это содержание некоторого сообщения. Одну и ту же информацию можно передавать с помощью  разных сообщений, например, на разных языках. Передачу информации одним  человеком другому можно рассматривать  как процесс передачи сообщений, закодированных в виде знаков. Смысл  и значение этих знаков требует соответствующего восприятия и понимания.⁵

       В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует  различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная  информация».⁶

       Основу  любого документа составляет документная  информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и  передачи и был создан данный документ.

       Сведения  о носителе, способе закрепления  сообщения и т.п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для  книговедов, работников целлюлозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производителей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т.п. Информация на документе  имеет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах. Значит, информация документа и документная информация соотносятся как целое и часть.

       Часто понятие «документная информация»  подменяют понятием «документальная  информация». Эти два термина, имеют  разные значения. Документная - это  информация, содержащаяся в документе. Документальная- это информация, основанная на документе (-ах), подтвержденная документом (-ами).

4. Документированная информация и её свойства.

       Свойства  документированной информации - это  качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает35.

       Однако, наряду с общими свойствами, документированная  информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести  прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

       Обобщённой  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и  одновременно свойствами документированной  информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

       Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся  к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя36.

       С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

       Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним "Остров сокровищ" Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы  добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом  случайного поиска для определения  места раскопок. Карта же позволяла  существенно сэкономить время и  средства. Таким образом, ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

       В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или  долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью  может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

       Существенной  характеристикой документированной  информации является её полнота, которую  обычно определяют как оптимальное  соотношение между необходимой  и полученной информацией. От полноты  информации зависит качество принимаемых  на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как  невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями  и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому  всегда можно говорить лишь о степени  полноты информации.

       Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это  повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности  управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети  всего объёма информации, предназначенной  для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно  прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё  для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё  подряд.

       Однако  с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как  это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость  избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К  примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без  некоторой избыточности человек  не в состоянии длительное время  воспринимать информацию. Это потребовало  бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности  к восприятию.⁷

       Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что  иное как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между  понятиями полезности и бесполезности  относительна, субъективна, поэтому  можно говорить лишь о степени  полезности, которая выявляется в  процессе актуализации информации.

       С полнотой связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением  полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех  пор, пока не наступает сверхизбыточность  информации, которая уже перестаёт  влиять на степень её достоверности.  

       Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку  документ создаётся человеком, постольку  содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному  документу присуща своя, большая  или меньшая, степень субъективности.

       Проблема  достоверности информации нередко  бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации  каких-либо фактов. Таким образом, достоверность  относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут  отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.