Информационная технология фирмы

Содержание. 

Введение.

Раздел 1. Структура управления фирмы.

1. Штатный состав управленческой структуры.
2. Необходимая для функционирования фирмы внутренняя отчетная документация.

Раздел 2. Проект технического оснащения фирмы.

      2.1 Вычислительная  техника с указанием необходимой конфигурации компонентов.

      2.2 Анализ необходимости использования  сетевых технологий.

      2.3 Средства телекоммуникации персонала. 

Раздел 3. Информационное обеспечение фирмы.

      3.1 Перечень необходимых для функционирования фирмы программных средств.

      3.2 Предложения по совершенствованию  организационной деятельности фирмы:

 Рекламная деятельность

 По  работе с клиентами

 По  работе с персоналом

            Заключение.

 

Введение. 

           В этой  курсовой работе на  примере выдуманной тур фирмы “Туринвест” рассмотрена возможность применения информационных технологий, позволяющих улучшить работу фирмы.  Приведены примеры возможного использования функций программы Excel пакета Microsoft Office, которые помогают  избавить персонал фирмы от лишних и часто повторяющихся действий, а также позволяют быстрее и качественно работать с клиентами. Также приведены примеры работы по созданию слайд – шоу с помощью программы Microsoft PowerPoint пакет Microsoft Office.

           Эта работа показывает, что применение информационных технологий  на сегодняшний день необходимо любой фирме, ведь именно от этого зависит ее конкурентоспособность на рынке.  Существование успешной фирмы в наше время не представляется без использования возможностей компьютера. И хотя для внедрения информационных технологий, требуется вложить большие средства, но затраты на их внедрения очень скоро окупается.  

 

1. Структура управления фирмы.

 
     

1. Штатный состав управленческой структуры:

 

     Фирма “Туринвест” занимается скупкой и продажей туристических путевок. Эта фирма небольшая, поэтому ее штатный состав состоит всего из пяти человек.

 

     Генеральный директор.

     Генеральный директор является главным лицом  на фирме, обеспечивает управление всей фирмой, принимает все важные для жизни фирмы решения. Он выполняет функцию по выделению денежных средств, занимается скупкой путевок, обеспечивает связь между всеми сотрудниками фирмы, принимает решения о приеме на работу или увольнении.

     Заместитель директора.

     Подчиняется только генеральному директору, выполняет часть его работы. Во время отъезда генерального директора, он является временно исполняющим его обязанности.

 

      Бухгалтер.

      Следит  за своевременностью оплаты  налогов, ведет бухгалтерию фирмы. Производит обработку данных по операциям, произведенным фирмой. Занимается оформлением недельных, квартальных и годовых отчетов. Формирует ответы на всевозможные текущие запросы. Производит расчет с поставщиками. В его обязанности входит начисление зарплат и премий.

     Менеджер  по работе с клиентом.

      Работает  непосредственно с клиентами  фирмы. Старается заинтересовать клиента предложениями фирмы, помогает покупателю выбрать наиболее выгодный вариант покупки.

     Менеджер  по рекламе.

     Занимается  разработкой и распространением внутренней и внешней рекламы фирмы. Обеспечивает поддержку Интернет сайта.

1. Необходимая для функционирования фирмы внутренняя отчетная документация.

 

      Для нормальной работы фирмы обязательно  нужна внутренняя отчетная документация. Для этого бухгалтер формирует отчеты по отклонениям реальных объемов продаж от запланированных, отчеты по количеству  продаж путевок за определенный период, принесенной прибыли или убыткам. По этим отчетам генеральный директор со своим заместителем сможет оперативно определить, из-за чего случилось то или иное отклонение и быстро примет решение о дальнейшем действии по исправлению ситуации.

     

     

 

     

2. Проект  технического оснащения  фирмы.

 
 
     

2. Вычислительная  техника.

 

     Генеральный директор.

      Требуется компьютер средней мощности:

      Celeron 1700 МГц;

      RAM: 256 Мb;

      HDD: SEGATE IV Barracuda 40 Gb;

      CD-ROM – 52х LG;

      видео- и  звуковая карта onboard;

      сетевая карта.

      Монитор: Sony 17”

     Заместитель директора.

     Компьютер: Celeron 1700 МГц;

     RAM: 256 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 40 Gb;

     видео- и  звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

     Из  периферийных устройств, требуется  принтер для распечатки документов.

 Монитор: Sony 17”

     Бухгалтер.

     Нужен компьютер большой мощности, так  как работа с финансовыми программами требует большой вычислительной способности.

     Компьютер: Celeron 2700 МГц;

     RAM: 512 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 80Gb;

     видео- и  звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

      Монитор: Sony 17”

      Менеджер  по работе с клиентом.

      Нужен компьютер большой мощности, так  как менеджеру по работе с клиентом приходиться работать с базами данных, что требует большой вычислительной способности.

     Компьютер: Celeron 2700 МГц;

     RAM: 512 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 80Gb;

     видео- и  звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

        Монитор: Sony 17”

     Периферийные устройства: принтер Hewlett Packard.

     Менеджер  по рекламе.

     Компьютер большой мощности, так как менеджеру по рекламе приходится работать с графикой.

     Компьютер: Celeron 2700 МГц;

     RAM: 512 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 80Gb;

     CD-ROM – 52х;

     встроенный  модем: Genius 56K; 

     видео карта: ATI Radeon 9800 128Mb;

     звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

           Монитор: Sony 19”

      Периферийные устройства: сканер. Также менеджер по рекламе нуждается в цифровой камере, для создания снимков, используемых в рекламе. 

 

 

        Анализ необходимости использования сетевых технологий. 

      Для удобства обмена информации между сотрудниками такой небольшой фирмы можно создать одноранговую локальную сеть. В одноранговой сети нет единого центра взаимодействием рабочих станций и нет устройства для хранения данных. Сетевая операционная система распределена по всем рабочим станциям. Каждый компьютер в сети может выполнять функции как клиента, так и сервера. Пользователю в сети доступны все устройства, подключенные к другим компьютерам (принтер, сканер и др.). Достоинством такой сети является низкая стоимость и высокая надежность. Если хотя бы один из компьютеров в сети подключен к Интернету, то все остальные пользователи имеют к нему доступ. Это очень удобно, так как уменьшает затраты на покупку модемов и дополнительных подключений к Интернету. 

      

• Средства  телекоммуникации персонала.

 

      Генеральному  директору требуется сотовый  телефон, так как он часто бывает за пределами фирмы и ему нужно  получать оперативную информацию о  делах на фирме. Для этого подойдет недорогой телефон Nokia 2100.

      В кабинете у заместителя генерального директора находится факс.

 

• Информационное обеспечение фирмы.

 
     

• Перечень  необходимых для  фирмы программных  средств.

 
      

1. База данных.    В неё собираются все сведения о деятельности фирмы (плановые показатели, информация о поставщиках, о стоимости и т. д. Информация из неё поступает на компьютерные приложения, а так же  используются и в не компьютерных технических средствах, например как тиражирование рекламных листов). Для составления баз данных применяется программа Microsoft Access
2. Текстовый процессор (Word) – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат и т.д. Когда документ готов, работник может распечатать его или передать по сети на другой компьютер. Таким образом, в распоряжении работника имеется эффективный вид письменной коммуникации.
3. Табличный процессор(Excel) – он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Табличный процессор позволяет вычислять статические, финансовые, инженерные расчеты. Оформлять данные и результаты их обработки в виде диаграмм и графиков. Проводить математические моделирования и т. д.
4. Для ведения бухучета понадобится программа 1С Бухгалтерия, для начисления заработной платы программа - 1С Зарплата.
5. Photoshop 7.0 - для обработки графических изображений.
6. Для создании слайд-шоу используют Microsoft PowerPoint.
7. Электронная почта (Outlook Express) – Электронная почта(E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

 

 

     

•  Предложения по совершенствованию организации фирмы.

 

      Для улучшения организационной деятельности фирмы необходимо ускорить обработку  информации и максимально сократить  время поступления информации к  сотрудникам, которые непосредственно принимают решение. Также  автоматизировать рутинные, часто повторяющиеся операции.

      Внедрение информационной технологии обработки данных обеспечит решение хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операция управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций.

      На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

      В информационной системе обработки  данных данные проходят несколько этапов.

      1 этап: Сбор данных

      2 этап: обработка данных

• группировка
• сортировка
• агрегирование
• вычисление

      3 этап: база данных

      4 этап: создание отчетов

• периодических
• по запросу

      Особенностью  этой информационной системы является:

• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• требуется минимальная помощь в решении проблем со стороны специалистов других уровней;
• использование детализированных данных. Запись о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу.

 
      

• Рекламная деятельность фирмы.

 

      Когда клиент приходит в “Туринвест” он может самостоятельно ознакомится с предложениями фирмы. Для этого в зале приема клиентов установлен монитор, на котором показывается слайд – шоу. Это слайд – шоу было создано с помощью программы Microsoft PowerPoint.

      Первый  слайд содержит вступление. На втором слайде находится краткая информация об одном из имеющихся предложений фирмы с фотографиями. На следующий слайд с помощью функции специальной вставки добавлена таблица из документа Excel. При изменении информации в документе Excel, информация в презентации автоматически изменяется.  Эта таблица содержит подробную информацию о путевке предложенной на предыдущем слайде.

      Последующие шесть слайдов составлены по такой  же конструкции, как второй и третий.

     Девятый слайд содержит информацию о покупке  путевок в кредит и системе  скидок действующей в фирме. На десятом слайде находятся диаграммы по продажам путевок за год работы фирмы. По этой диаграмме клиент может судить какие страны сейчас пользуются популярностью среди туристов. На одиннадцатый слайд помещены графики, сравнивающие цены на гостиницы по одному классу. На этом графики клиент может получить информацию по цене гостиницы нужного ему класса во всех странах предложенных фирмой. Последний слайд содержит адрес фирмы “Туринвест ”, ее телефон и адрес в Интернете. 

      

1. Работа  с клиентом.

 

      Для работы с клиентом с помощью программы  Excel был создан файл. Этот файл содержит четыре таблицы.

      В первой таблице находится информация обо всех путевках.

       
 
 
 
 
 
 

     Нужную  информацию в ней искать можно  с помощью автофильтра, но это  не всегда удобно. Поэтому была создана вторая таблица. В строки вписываются условия, предъявляемые клиентом.

 

      Потом с помощью расширенного фильтра  происходит поиск нужных данных в  первой таблице и вывод их на экран. 

      Таблица номер три производит поиск путевок по ценам. Это особенно удобно, когда клиент приходит с определенной суммой денег и не знает, на что ему их хватит.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Этот поиск обеспечивается функцией ПРОСМОТР(искомое значение; просматриваемый вектор; вектор результатов). В столбец Цена вписывается имеющиеся количество денег, после чего в столбце Страна будет выведено название той страны, на путевку в которую хватило данной суммы денег.

     Четвертая таблица предназначена для расчета  цены при покупке в кредит.

 
 
 
 
 

      В этой таблице применялась функция  ПЛТ(ставка; кпер; пс). Ставка – процентная ставка, кпер – период выплаты, пс – сумма займа.

      Клиент  выбирает срок, на который он берет  кредит, в строку СУММА вводится величина кредита, в строку ПЕРВЫЙ ВЗНОС – первоначальная уплата. После этого в строке ПРОЦЕНТ выводится сумма доплаты, а в строке ВСЕГО – вся сумма, которую осталось уплатить клиенту. 
 
 

 

      

• Работа с персоналом.

 

      В связи с быстрыми темпами развития информационных технологий персонал должен постоянно повышать уровень своих  знаний в этой области, так как  из-за этого зависит эффективная  работа фирмы. Для этого персонал фирмы должен проходить повышение квалификации в различных учебных центрах.

      Для повышения работоспособности, всем работникам в конце месяца выплачивается  премия за стаж и хорошую работу. Для этого в файле Excel была создана специальная таблица.

 

     Стаж  высчитывается с помощью функции  СЕГОДНЯ(). Из СЕГОДНЯ() вычитается дата поступления и все делится  на 365 - так получается стаж в годах. Потом стаж умножается на премию за год стажа. Штрафные очки умножаются на штраф, а поощрительные балы умножаются на премию за поощрительный бал. Стаж суммируется с суммой поощрения, и из этой суммы вычитают сумму взыскания. Так получается итоговая премия, которую получает каждый сотрудник.   

     Заключение. 

     В этой курсовой работе было показано внедрение информационных технологий в фирмы. Было наглядно представлено, как информационные технологии автоматизируют  работу фирмы, уменьшая объем ручной работы. С помощью этих технологий, даже при маленьком штате работников  можно вести очень большую работу.

     В этом курсовом проекте был описан штатный состав фирмы, ее внутренняя документация. Были представлены примеры работы с клиентом и персоналам, перечень необходимого оборудования и программного обеспечения. Приведены примеры работы с программами.

 

      Список использованной литературы: 

1. “Информатика” учебник под редакцией профессора Н.В.Макаровой.  
   М.: “Финансы и статистика” 2003г.
2. Министерство труда и социального развития РФ. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». СПб: ЦОТПБСП 2001-400с.
3. Введение в информационный бизнес: учебное пособие. Под редакцией В.П. Хорошилова – Москва: финансы и статистика 1996г.
4. Матвеев Л.А. «Информационные системы: поддержка принятия решений». Учебное пособие. Санкт-Петербург. Изд. СПб ГУЭФ 1996г.
5. «Информатика» учебник под редакцией Макаровой Н.В. М. «Финансы и статистика» 1998г.
6. Куперштейн Б. «Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении». СПб: БХВ-СПб 2000г.
7. Додж М., Кината К., Стинвон К. «Эффективная работа с  Microsoft Excel»   СПб: «Питер». 1998г.