Информационное обеспечение государственного управления. 3

МИНОБРАНАУКИ РОССИИ

ФГБОУ ВПО «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ И МЕНЕДЖМЕНТА

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Система государственного управления»

на тему «Информационное обеспечение государственного управления».

Выполнила: Ворожцова Мария Александровна

Группа У-32 специальность ГМУ

Руководитель: Вечтомова Юлия Евгеньевна

Регистрационный номер:

Дата  сдачи на проверку:

Оценка  после защиты:

Киров

2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

1. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ (ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ)…..5
1. Информация как основа государственного управления…………………..5
2. Информационные качества управленческих решений…………………..10
3. Организация информации в системе государственного управления. Принципы организации информации……………………………………..12
2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ…………………………………………………………………..16
3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ………………20

Заключение……………………………………………………………………….27

Список литературы………………………………………………………………29

ВВЕДЕНИЕ

Информация давно стала  неотъемлемой частью жизнедеятельности  не только одного человека в частности, но и общества в целом. Увеличение её объемов и разнообразия, появление  соответствующих технологий – все  это усиливает роль и влияние  информации на организацию деятельности людей в различных сферах (экономическая, научная, социальная, политическая, культурная, идеологическая и т.д.).      

Эффективное управление на федеральном, региональном и муниципальном  уровнях требует обширной базы разнообразной  информации. Она может быть получена как извне, так и внутри самой  системы управления, однако при этом часто ощущается не только недостаток соответствующей информации, но и  избыток несистематизированной, а  подчас и бесполезной информации. Информационные технологии позволяют  добиться повышения точности, полноты, оперативности и достоверности  накапливаемой информации; обеспечения  высокой степени контроля за выполнением  решений и поручений правительства  стороны других структур исполнительной власти; обеспечения прозрачности выполнения решений и поручений правительства  органами исполнительной власти. В  связи с этим актуальным в настоящее  время является решение проблемы информационного обеспечения органов  власти и управления на всех иерархических  уровнях.      

Основная  цель работы – изучить теоретические и практические основы формирования системы информационного обеспечения органов государственной власти и управления.      

Предмет курсовой работы –  информационное обеспечение деятельности органов государственной власти и законодательное регулирование этого процесса.      

Объектом  является информация и технологии, обеспечивающие процесс государственного управления.

В работе поставлены задачи рассмотреть:

1. Теоретические основы  информационного обеспечения.

2. Понятие и систему  информационного обеспечения.

3.Совершенствование информационного обеспечения в государственном управлении.

Данная курсовая работа состоит  из введения, трех глав и заключения.

Для полного и всестороннего  рассмотрения темы работы, а также  в качестве источника для добывания  фактического материала в работе использованы некоторые научные  методы исследования, в частности  метод изучения и анализа научной  литературы, метод индукции и дедукции.

1. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ (ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ).

1.1. Информация  как основа государственного  управления.

Государственное управление следует рассматривать и как  информационный процесс, т.е. функционально  включающий в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а  саму иерархическую систему управления как информационную систему.

В связи с этим управленческий процесс характеризуется:

• сохранением и переработкой информации;
• получением информации о возможностях развития и функционирования объекта управления;
• получением информации о результатах управленческих воздействий на объект (обратная связь);
• анализом полученной информации и принятием на его основе решений о необходимых упорядочивающих воздействиях на объект.

Практика убедительно  подтверждает, что первичным для  деятельности любого органа (подразделения, сотрудника) является информация. Все  процессы, связанные с выполнением  задач, наполнены операциями с информацией. Эти операции условно могут быть разделены на три этапа:

• создание системы получения информации;
• обработка информации;
• реализация информации.

В целом, понятие информация (от лат. Information - разъяснение, изложение) определяется как сведения, передаваемые устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических  средств и т.д.), в результате чего уменьшается или снимается неопределенность о характере и содержании полученного  сообщения (знака).

Применительно к деятельности организации информация это определенным образом обработанные данные о фактах, представляющих интерес для организации (подразделения) и составляющие основу принятия соответствующего решения. С  помощью информации реализуются  связи между субъектом и объектом, другими элементами системы управления и средой деятельности, что позволяет  рассматривать ее как основное средство управления.  Управленческая функция  информации проявляется наиболее заметно  в государстве. Здесь информация выступает в нескольких формах: как  источник власти, как фактор регулирования  политических систем и процессов, как  источник политического управления и как продукт управленческого  процесса.

Как научную категорию  информацию в управленческих процессах  можно характеризовать рядом  признаков (свойств), к числу которых  относятся: известная самостоятельность; возможность многократного использования; сохранение у передающего или  получающего субъекта; пригодность  к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет исключения дублирующей, параллельной информации; допустимость компьютерной обработки; системность, коммуникативность и др.

Информация, циркулирующая  в государственно- административной сфере, разнородна и разнообразна, она  имеет свою природу и особые формы. Появился новый термин «государственная информация», подразумевающий описание внешнеполитической, экономической, социально-политической, экологической и т.п. обстановки, динамику тех или иных процессов, реализуемых в государстве и  обществе.

Государственная информация имеет самостоятельную ценность, служит в качестве основы для нормативных  документов,  управленческих решений  и действий. Она имеет свои специфические  закономерности функционирования и  развития, способна к опережающему воздействию на государственную  политику, выступает непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта административно-политического решения, поведения различных социальных групп и отдельных граждан, перевода системы государственного управления в новое состояние с целью более эффективного воздействия на общественную жизнедеятельность.

Цель информационного  обеспечения органов государственной  власти состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой  для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких  как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями государственного органа и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в  переработанном виде, анализ, обеспечение  прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. При современных потоках  информации эффективное решение  этих задач невозможно без использования  средств вычислительной техники  и новых информационных технологий.

Информация, циркулирующая  в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может  относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической, экологической  обстановке. Информация этих видов  имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они  выступают как органы, принимающие  решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Информацию, поступающую и перерабатываемую в органах государственного управления, можно классифицировать по разным основаниям и признакам. Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той  мере, в какой она вовлечена  в орбиту общественной человеческой деятельности), ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней. Информация может быть официальная и неофициальная, общая и отраслевая, горизонтальная и вертикальная. При разделении информации внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя, на второе — для должностных лиц.

Г.В. Атаманчук выделяет следующие  источники, объективно порождающие  управленческую информацию:

• нормы законодательных и иных актов, управомочивающие государственные органы и государственных служащих на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных правовых актов);
• обращения граждан в государственные органы по реализации своих законных интересов и субъективных прав (обслуживание и защита прав и свобод граждан);
• обязательные указания вышестоящих государственных органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность государственного управления (директивная управленческая информация );
• факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах государственного управления);
• проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве государственных органов и должностных лиц (управленческая информация о кризисных состояниях общественных процессов).

Конфликтная ситуация, состоящая  в возникновении противоречий, которые  участники управленческих и иных отношений не в состоянии разрешить  самостоятельно, предполагает поиск  специальной информации и использование  в этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к  выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций  и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений, введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем. В экстремальной (чрезвычайной) ситуации, создаваемой, как правило, стихийными бедствиями, авариями, массовыми беспорядками, организованной преступностью, государственные органы, должностные лица должны действовать в условиях обрывочной, частичной информации и высокой динамики происходящих процессов.

Актуальность означает, что  собранная информация отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает потенциал информации.

Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень многогранные познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.

Достаточность свидетельствует о том, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

Доступность информации связана  с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация есть, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок. Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, к тому же редко употребляемыми, словами осложняет постижение и практическое использование информации.

1.2. Информационные  качества управленческих решений.

С точки зрения информации, заложенной в управленческих решениях, к последним предъявляются следующие  требования. Прежде всего, необходимо, чтобы управленческое решение и  в констатирующей, и в резолютивной частях отличалось полнотой информации, относящейся как к анализу  и оценке, так и к последующему изменению, развитию рассматриваемого вопроса. Учитывая сложность управленческих проблем, на практике стремятся отразить в одном решении лишь их отдельные  аспекты, стороны, взаимосвязи. Так  легче готовить и принимать решения. Но при этом упускают из виду, что  главный смысл информации в управленческом решении связан с будущим, с его  влиянием на управляемые процессы. Для их преобразования как раз  и нужна полная информация, выраженная в управленческом решении. Тем более, что именно она предназначена  для того, чтобы преобразовывать  управляемый объект в искомом  направлении, содержании и объеме. Проблема информационных качеств управленческих решений не ограничивается принятием  информационно насыщенных актов; она  имеет «проход» и в этап их реализации, поскольку именно в нем проявляется  действенность информационного  содержания управленческих решений. Здесь тоже существуют условия, соблюдение которых способствует сохранению информационных «импульсов» и доведению их до «места назначения»:

• передача информации, заключенной в управленческом решении. Важное значение имеет быстрота передачи информации, которая прямо связана с рациональностью и эффективностью управления, поскольку замедление, тем более существенное, ведет кпотере информации, ее застареванию, снижению ее организующе-регулирующих возможностей. Ведь пока информация еле-еле движется по иерархии управляющей системы, могут коренным образом измениться условия и факторы, вызвавшие содержание данного решения. Не менее значимо и сохранение аутентичности  управленческой информации при ее передаче. При проходе через многие звенья, особенно в случаях принятия решений «во исполнение», информация нередко получает такое толкование, которое может и отличаться от оригинала. Поэтому необходимо как можно быстрее и «прямее» направлять управленческие решения непосредственно исполнителям;
• понимание, комментирование информации, выраженной в соответствующем управленческом решении. Толкование, комментирование управленческого решения призван вести тот государственный орган, который его разрабатывал и принимал;
• организация обратных информационных связей, оперативного информационного контроля, позволяющих своевременно и достоверно знать о том, как прошла передача информации, как она сохранилась и понята, как воспринята, усвоена и принята к исполнению. Такое знание создает возможности для повторного разъяснения (при необходимости), дополнительного комментирования, принятия иных мер, гарантирующих правильное начало реализации решения. Здесь же обращено внимание только на моменты, относящиеся к обеспечению должных информационных качеств управленческих решений.

Особо в данной теме хотелось бы подчеркнуть, что каждое управленческое решение должно исходить и вписываться  в действующую нормативную управленческую информацию, согласовываться с ней  в содержательном, пространственном (поле действия) и временном отношениях. В любом отдельном случае необходимо «вписывание» решения в совокупность управленческих решений, принятых в  рамках управляющей системы, известных  управляющих подсистем, соответствующего государственного органа. Столь же актуальна и взаимосвязь информации, заключенной в решении, с подготовительной и, в возможных пределах, с последующей (связанной с реализацией) информацией. Системная согласованность информации, содержащейся в решении, по вертикали (по иерархии решений) и по горизонтали (внутри органа и между этапами  информационной деятельности) является важным условием эффективности информационного  обеспечения управленческих решений.

1.3. Организация  информации в системе государственного  управления. Принципы организации  информации.

Известно, что в государственном  управлении циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике информация. Одна её часть носит непосредственно  управленческий характер, связана с  формированием и реализацией  управляющих воздействий, другая —  по масштабам, очевидно, значительно  большая — выражает взаимосвязи  государства с обществом, его  многочисленными проявлениями, с  потребностями и интересами миллионов  граждан. В данном случае речь идет об организации управленческой информации, хотя сказанное может быть соотнесено и информацией вообще.

Сейчас признано не только у нас, но и за рубежом, практически  во всех развитых государствах, что  существует очень сложная проблема упорядочения управленческой информации, которая для своего решения требует  общенациональных и мировых усилий, в том числе и по линии Интернета. В нескольких странах уже приняты  законы о «борьбе с бумажной работой». Назовем только несколько направлений совершенствования организации управленческой информации, не требующих особых капиталовложений или сверх усилий и находящихся в пределах сегодняшних возможностей государственно-управляющей системы.

Важная роль в организации  движения управленческой информации принадлежит  обогащению содержания единицы информационных материалов: введению в них лишь тех сведений, данных, показателей, которые обладают информационными  признаками, актуальными для управленческих решений и действий.

Необходимо далее четко  структурировать управленческую информацию. Ведь информация должна двигаться таким  образом и иметь такие параметры, чтобы ею удовлетворялись информационные потребности государственных органов, должностных лиц, других участников управленческих процессов.

С этой точки зрения следует  различать информационные возможности (и проблемы) органов, действующих  на принципе коллегиальности, и органов  единоначальных. В первом случае каждый член коллегии может обрабатывать определенную информацию и выносить ее на обсуждение всей коллегии, отчего информационная емкость этих органов очень высока. В единоначальном органе, если подходить  к делу не формально, а по существу, всю входящую и выходящую информацию призван анализировать единолично руководитель (единоначальник).

Заслуживают внимания информационные аспекты принципов - двойного подчинения и линейно-функционального. Достоинства  названных принципов зависят  от того, как они уравновешены в  соответствующих направлениях. Отсюда актуальность анализа содержания, объема и целесообразности управленческой информации, идущей по указанным каналам. Каждый из них должен нести свою информацию, отражающую, с одной  стороны, проблемы кооперации, горизонтальной концентрации, а с другой — специализацию, дифференциацию управления, его субординационные зависимости.

Свои нюансы, требующие  анализа, существуют в информационном обеспечении законности в государственном  управлении. Это входы и выходы и внутреннее движение управленческой информации по подсистемам государственных  органов, по структурным подразделениям и должностям того или иного органа, распределение информации между  руководителями и исполнительским  персоналом, доступ к информации различных  категорий государственных служащих и другие моменты, фиксирующие и  характеризующие законность управленческих решений и действий. Все должно вершиться в правовых рамках со строгим  соблюдением правового статуса  государственных органов и действующих  должностных инструкций.

В структурализации управленческой информации в последнее время  заслуженное значение отводится  независимой и объективной экспертизе. Именно она призвана определять качество и актуальность информации. Сегодня, когда государственному управлению необходимо придать подлинную рациональность, необходимо укреплять социальный и  правовой статус экспертизы управления, передавать ее проведение обществу, его  научным учреждениям, союзам и ассоциациям  специалистов, средствам массовой информации, общественным организациям и общественному  мнению. Экспертиза мыслится как явление, которое формируется за пределами  субъекта государственного управления и затем вводится в управленческие процессы, начинает здесь «взвешиваться», вписываться в систему целей  и соответствующих информационных потоков.

Множественность повторяющейся, тождественной информации, необходимость  правильной передачи и адекватного  восприятия ее смысла, актуальность быстрого поиска нужной информации и другие причины обусловливают целесообразность унифицированных, стандартных форм ее выражения и закрепления, широкого использования типовой документации, повышения качественного уровня и уплотнения содержания информации в каждом ее носителе. Образцы, эталоны  различных документов, в том числе  и управленческих решений, особенно связанных с разрешением определенного  класса задач, ситуаций, вопросов, существенно помогают в работе над информацией и повышают ее качество. Поэтому всем государственным служащим целесообразно хорошо знать документоведение.

Состояние информационного  обеспечения государственного управления во многом зависит от распределения  информации внутри государственного органа и ее качества. На первом месте здесь  стоит информационное обслуживание руководителей или руководящего звена. Эта категория должна очень  хорошо владеть входящей и исходящей  информацией. На второе место можно  поставить вопрос о распределении  информации между должностными лицами, в частности, о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредственного исполнителя, знакомиться с соответствующей  информацией. Руководитель может и  должен маневрировать движением  информации в возглавляемом государственном  органе, не допускать, чтобы кто-либо монопольно владел какой-то частью информации, так распределять информацию, чтобы  она всегда рассматривалась объективно. Необходимо также добиваться доступности  информации для всех должностных  лиц этого органа, ибо подобное способствует лучшему исполнению служебных  функций.

В информационной работе весомое  место принадлежит контролю за информацией, точнее, контролю за воплощением в  жизнь тех интересов, запросов, требований, задач и т.д., которые выражены и закреплены в информации.

Можно назвать следующие  направления контроля информации:

• контроль за аутентичностью понимания содержания информации;
• контроль за соответствующим (по принадлежности, назначению и т.п.) движением информации; контроль за превращением содержания информации в социальную практику — в конкретные поступки, действия, преобразования;
• контроль за соответствием отчетной информации директивной.

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ.

Информационная  система — это организационно- упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, отвечающая потребностям информационного обеспечения процесса управления деятельностью организации.

Управленческая информация по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.

Информация в зависимости  от источников поступления делится  на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, форрмирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется вышкой степенью регламентированности как в отношении предоставления, так и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах; о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса. Еще более регламентированный вид внутренней информации — исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления. Они делятся на: а) документы внутреннего пользования; б) документы для выдачи во внешние системы.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еше одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны, и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.