Информационное обеспечение деятельности менеджмента

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию ФГУ  СПО

“Кунгурский автотранспортный колледж” 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

Тема: “Информационное  обеспечение деятельности менеджмента” 
 
 
 
 
 
 

Кодуро  Екатерина Андреевна

специальность100112.51

“Сервис на транспорте”

II курс, группа С-05 

Апанасенко  Анастасия Васильевна

преподаватель менеджмента 
 
 

г. Кунгур 2007 г. 

       СОДЕРЖАНИЕ 

       Введение  ……………………………………………………………………3

1. Значение и сущность информации ……………………………………5   

       1.1 Определение информации  …………………………………………5

          1.2 Полезность информации  …………………………………………...6

       1.3 Источники информации  ……………………………………………7

       1.4 Категории управленческой  информации …………………………8

       1.5 Уровни информации  обеспечения менеджмента и типы  информации ……………………………………………………………………...9

       2.  Использование информации в основных функциях менеджмента ….13

       2.1 Осуществление  деятельности …………………………………….. 14

       2.2 Деятельность по  контролю ……………………………………….  14

       3. Современная информационная технология  менеджмента ………….. 16

       Заключение  ……………………………………………………………….. 21

       Список  литературы ……………………………………………………….. 23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ВВЕДЕНИЕ 

       В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

       Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в  виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

       Нельзя  не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

       Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

       Цель  данной работы становление качественного информационного обеспечения деятельности менеджмента, подготовка и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

       Исходя, из поставленной цели курсовой работы,  необходимо решить взаимосвязанный  комплекс задач, позволяющие построить  информационную систему, построенную  на основе модели реально существующих и взаимодействующих во всех структурных подразделениях, а не на отдельных группах  пользователей.

       Степень изученности этой темы, увы,  маленькая. Хотя на сегодняшний день  информационное обеспечение очень важно для  работы предприятий, организаций, фирм. И я надеюсь, что в будущем  эта тема станет самой  актуальной в России.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Глава 1  ЗНАЧЕНИЕ И СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ 

       1.1. Определение информации.

       “Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...”.¹

       Наиболее  примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.

       Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и  капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

       Информация  состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим  решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой  или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.

       1.2. Полезность информации.

       К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной.

       Полезность  информации оценивается внутренними  и внешними пользователями, которые  предъявляют к ее качеству следующие  требования:

• уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;
• достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;
• сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;
• доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;
• конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

       Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие  уровни управления. 

       1.3. Источники информации.

       Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

• источники внутри самой компании: специализированные группы сотрудников, деятельность специализированных групп сотрудников, периодические отчеты, всевозможные информационные связи.
• публикуемые источники, такие, как: отчеты правительственных агентств, отчеты торговых организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и списки, общие публикации.
• другие компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой информации, заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты.
• информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

       В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

       Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие, как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

       Публикуемые источники поставляют разнообразную  информацию по многим вопросам, относящимся  к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

       Другие  компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

       В настоящее время, все большая  доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и  анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

       1.4. Категории управленческой  информации.

       Управленческую  деятельность можно условно разделить  на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и  характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

       Информация  по стратегическому планированию позволяет  высшему управлению нести ответственность  за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей  и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

       Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации  различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.

       Оперативная информация помогает управляющему нижнего  уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление  табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.

       Хотя  управляющие на различных уровнях  организации имеют различные  потребности в информации, все  они сталкиваются с общим “требованием” самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

       1.5. Уровни информационного  обеспечения менеджмента  и его типы.

        Для того, чтобы понять, как менеджеры используют информацию в организациях, охарактеризуем информационные потребности в двух измерениях, уровень, на котором используется информация в организации, и тип используемой информации. Управленческая деятельность на различных уровнях в организациях иногда требует различных видов информации. Существует  четыре уровня, в которых менеджеры нуждаются и используют информацию.

• На стратегическом уровне менеджмента менеджеры нуждаются в информации, которая помогает им планировать и принимать решения о долгосрочном направлении деятельности фирмы. Они должны внимательно проанализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут фирме эффективно действовать в этом окружении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация — комплексная, нерутинная и ориентированная на перспективу.
• уровень менеджмента подразделений или производственных единиц, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации/
• на операционном уровне менеджеры интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.
• на уровне совершение сделок и регистрация. Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумаге — в главных книгах, на специальных картах, в формулярах и т. д. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли.

       По мере того, как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации. В данной теме описывается семь типов информации.

• Общая информация — это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации.
• Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и не запрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.
• Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем-либо, то стимулирующая — требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.
• Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует действие. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного принятия решения.
• Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедиться в его выполнении. Пятый тип информации — контрольная информация, которая необходима для отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.
• Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная (или распределяющая) информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам.

       И последнее, когда главные менеджеры взвешивали плюсы и минусы вхождения в новый рынок, они обдумывали направляющую информацию для того, чтобы принять решение об обширном районе экономического включения фирмы. В порядке распространения направляющая информация употребляется перед распределительной (используемой в передаче ресурсов по процентам) и которая применяется до контрольной информации (используемой для корректировки отклонений от плана). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Глава 2   ИСПОЛЬЗОВАНИЕ  ИНФОРМАЦИИ В ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЯХ МЕНЕДЖМЕТА 

       Менеджеры, как нам известно, ответственны за планирование, организацию и контроль деятельности организации. Специфическая информация также используется для планирования, но характер ее использования противоположен характеру использования общей информации. Например, когда заводские менеджеры «Крайслера» видят что-то интересное о новом производстве или оборудовании в литературе, они часто вызывают торгового представителя, чтобы получить более специфические данные.

       Распределительная информация также используется для  планирования. На операционном уровне, как правило, большинство распределительных решений уже было сделано ранее. Стратегические менеджеры, которые фокусируют свое внимание на направляющих решениях, также принимают распределительные решения на своем уровне. Например заводские менеджеры в «Дженерал Моторс» решают, сколько вкладывать в поддержание старой и сколько на покупку новой техники.

       Направляющая  информация используется в наименьшей степени для планирования на операционном уровне. Хотя возможности для принятия направляющих решений на операционном уровне ограничены, они все же существуют. Например, руководитель бригады в подразделении «Монсанто Прот Плэстикс» решал, должны ли члены бригады специализироваться на единственном виде работы или должны освоить несколько видов работ. Менеджеры подразделений/единиц принимают больше направляющих решений. Так, заводские менеджеры «SAAB» в Швеции решили провести эксперимент по внедрению радикально новых методов в производстве автомобилей, которые устраняли традиционную сборочную линию. Однако наиболее широко направляющая информация используется на стратегическом уровне.

       2.1. Совершение сделок  и операций.

             Если планы составляются, они  должны выполняться, и это осуществление планов зависит больше всего от стимулирующей информации. Совершение сделок и операций интересуется стимулирующей информацией, а она в свою очередь, генерирует новую стимулирующую информацию, которая инициирует дальнейшее совершение сделок и другую деятельность. Цель совершения сделок и операций состоит в том, чтобы управлять специфическими данными, которые могут поддержать специфическую информацию.

       2.2.  Деятельность по  контролю.

       Поскольку планы выполняются, то процессы должны наблюдаться и, когда это необходимо, корректироваться. Цель исключительной информации состоит в том, чтобы дать импульс корректирующему действию. Совершающиеся операции или сделки обычно являются источником данных, которые позволяют извлечь исключительную информацию, и они генерируют такие данные довольно часто.

       Многие  отклонения от плана не ожидаются. Использование  контрольной информации прежде всего вызвано необходимостью реагировать на неожиданные проблемы. Контрольная информация используется наиболее часто на уровне подразделений/единиц. На операционном уровне контрольная информация используется менее часто и преимущественно в ответ на проблемы.

       Поскольку менеджерам необходимо знать разные способы использования информации в различных управленческих действиях, они и должны помнить следующие рекомендации:

1. Информация, которая извлекается из данных, является неотъемлемой частью в работе менеджера.
2. Информационный менеджмент не может быть делегирован. 
   Делегирование информационного менеджмента в отдел, обрабатывающий данные, является отходом от важной части управленческих 
   обязанностей. Это не говорит о том, что технические аспекты управленческой информационной технологии не могут быть перепоручены, но менеджеры должны быть очень активными в управлении их 
   собственной информацией и необходимыми данными.
3. Компьютерные системы обрабатывают только данные, а не ин 
   формацию. Менеджеру важно извлекать информацию изданных. 
   И компьютеры могут рассматриваться как инструменты, которые рас 
   ширяют возможности менеджеров. Они не заменяют менеджеров, но 
   они определенно могут заменить клерков, а также «менеджеров», которые на самом деле выполняют лишь функции клерка.
4. Менеджеры должны думать о том, как они используют информацию. То, какая информация будет использоваться, подобно уровню управленческой деятельности, оказывает сильное влияние на тип 
   информационной системы, которая должна быть использована. Менеджеры низкого уровня наиболее часто используют специфическую, 
   стимулирующую и исключительную информацию. Менеджеры высокого уровня используют контрольную, распределительную и направляющую информацию более часто, чем стимулирующую и исключи 
   тельную информацию.

       Глава 3  СОВРЕМЕННАЯ  ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ МЕНЕДЖМЕНТА 

       Количество  информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

       К организации информационного обеспечения  анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

       Смысл первого требования заключается  в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

       Это очевидно в сегодняшней практике организации учета и планировании. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных. Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

       Второе  требование, предъявляемое к организации  информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого требования вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

       Одно  из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

       И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

       Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

       Получение информации не является самой целью  бизнеса. Целями, как правило, можно  назвать выживание и получение  прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем  доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

       Для успешного развития нужна комплексная  система управления, объединяющая все  аспекты менеджмента. Это: проблемы постановки регулярного менеджмента  и проблемы выбора и порядка внедрения  информационной системы.

       Существует  три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

       Первый  путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации  расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ. Создание полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени, но необходимо еще и централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

       Второй  путь — приобретение универсальной  системы или пакета прикладных программ. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера. Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.