Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет менеджмента, повышения  квалификации и переподготовки кадров

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Информационные  технологии управления»

на тему «Информационное  обеспечение деятельности секретаря-референта»

 

 

 

 

 

 

 

                   Проверен                

Исполнитель: _____________

 студент группы №  ___, курса __

«____»____________ 200_ г.            

оценка _________________      

Руководитель: ______________     

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2008

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Организация и ее организационная  структура

2. Распределение информационных  потоков в организации3

3. Основные функции и  задачи, выполняемые секретарем-референтом

в организации

4. Базы данных секретаря-референта

5. Методы, технические средства, применяемые для обработки

 информации

6. Правовое обеспечение  деятельности секретаря-референта

7. Организационная деятельность  секретаря-референта

8. Использование программ  в процессе обработки информации

Список литературы

1. Организация и ее организационная  структура.

 

Каждое предприятие имеет  определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между  руководством и структурными подразделениями  или сотрудниками, и внешние связи  с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть  организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский  дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия  – исполнительный директор. Его  заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.

 

Организационная структура  ООО «Издательский дом «Урал»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:

1)   Цифровая типография  во главе с офис-менеджером;

2)   Офсетная типография  во главе с администратором;

3)   Отдел рассылки

В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру  предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются непосредственными  руководителями сотрудников соответствующей  типографии. Отдел рассылки – курьерская служба.

 

2. Распределение информационных  потоков в организации.

 

Управление предприятием можно представить как процесс  получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения  его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия  сопровождается составлением разных видов  документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики  предприятия можно выделить следующие  основные группы документов:

- организационные документы  предприятия (устав, учредительный  договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила  внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы  предприятия (приказы по основной  деятельности, распоряжения, решения);

- документы по личному  составу предприятия (приказы,  трудовые контракты (договоры), личные  дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые  счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские  документы предприятия (главная  книга, годовые отчеты, бухгалтерские  балансы, счета прибылей и убытков,  акты ревизий, инвентаризаций, планы,  отчеты, сметы, счета, кассовые  книги и др.);

- информационно-справочные  документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы  и др.);

- нормативные документы  вышестоящих органов;

- контракты (договоры), которые  являются основными документами  предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы  относятся к управленческим или  организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские  документы, имеющие специфические  особенности составления и обработки.

Схема оформления большинства  организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как  ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное  составление и исполнение документов;

- организацию оперативного  поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор  реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт  часто использует следующие реквизиты:

- эмблема организации  или товарный знак;

- код организации;

- наименование организации;

- справочные данные об  организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер  документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- гриф ограничения доступа  к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа.

Структура и штатная численность  предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором  указываются все структурные  подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных  единиц по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда  заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в структуру  и штатную численность фирмы  вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание  для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений  в структуру и штатную численность  менеджер по персоналу делает отметку  об исполнении.

Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным  вопросам повседневной производственно-хозяйственной  деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются  на общем бланке предприятия и  подписываются директором или его  заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.

Решение представляет собой  документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с  использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем  и всеми членами коллегиального органа.

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия  и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Протокол составляется при  проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого раздела  строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола  является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который  составляется наиболее подробно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с  постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку  о наличии приложений (если они  имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя  и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр  после регистрации в журнале  исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в  деле.

Гарантийные письма устанавливают  или подтверждают обязательства  партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь подписи руководителя и  главного бухгалтера, печать организации.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города;

- штата (графства), почтового  округа, указанного цифрами;

- страны.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после  передачи подшивается в дело.

Претензия – документ о  нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков  стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются  как приложения к претензии. Претензия  подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может  содержать следующие варианты:

- о принятии претензии  к рассмотрению, если решение  по ней не принято;

- об удовлетворении претензии  полностью или частично с указанием  даты и номера платежного поручения  при оплате;

- об отклонении претензии  полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные  в виде приложения. Подписывается  ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью.

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных  или иных прав и охраняемых законом  интересов физических или юридических  лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации  и составляются в произвольной форме  с точным перечислением фактов, событий  и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются  как приложения.

Доверенность - документ о  предоставлении права доверенному  лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных  условий для всех видов работ  с документами (с момента создания или получения документа до его  уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия  документированной информацией.

В документационном обеспечении  предприятия можно выделить три  группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы  и внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов  руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов  в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность  отправитель письма и делается отметка  на самом документе и в журнале  регистрации входящих документов в  графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью  распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором  реквизит «Отметка о поступлении  документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших  документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку  для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие  принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю  руководителя фирмы, в структурные  подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в  правом верхнем углу первого листа  секретарем-референтом проставляется  условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел  маркетинга.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в  подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных  документов и т.д.). Эти документы  подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы  передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены  в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся  секретарем-референтом в регистрационный  журнал. Резолюция может явиться  основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими  исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен  ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело. После этого  документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Отравляемые предприятием документы  называют исходящими. Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа  руководителем;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа –  запись основных сведений о документе  в журнале или в памяти ПК с  последующим  проставлением на документе  номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при  централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных  операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается  как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную  проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах  исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении  его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале  регистрации.

 

3. Основные функции и  задачи, выполняемые секретарем-референтом  в организации.

 

 Рассмотрим более подробно  процесс информационного обеспечения  деятельности секретаря-референта  общества с ограниченной ответственностью  «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые  секретарем, зафиксированы в должностной  инструкции:

- ведение документации  дирекции предприятия;

- организация и координация  текущей работы с деловыми  партнерами, клиентами, заказчиками,  контрагентами;

- поиск необходимой руководителю  информации;

- выполнение оперативных  поручений и заданий руководителя;

- контроль исполнения  документов и поручений руководителя;

- бронирование гостиниц, авиабилетов;

- планирование рабочего  дня руководителя;

- организация и участие  во встречах и переговорах;

- прием посетителей;

- прием делегаций;

- помощь при подготовке  совещаний, собраний, презентаций;

- решение административных  вопросов в пределах своей  компетенции;

- работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности  и ответственность секретаря-референта  в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский  дом «Урал», согласовывается с  юрисконсультом ООО «Издательский  дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в  должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная  инструкция секретаря-референта ООО  «Издательский дом «Урал».

 

ООО «Издательский дом                УТВЕРЖДАЮ

«Урал»                             Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003.                            Подпись И.И. Торева

 секретаря-референта

 генерального директора

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится  к категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется приказом  исполнительного директора.

1.2. Основными задачами  секретаря-референта являются организационное  и документационное обеспечение  деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно исполнительному  директору предприятия.

1.4. В своей деятельности  секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством  РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных  службах предприятия;

- правилами трудового  распорядка;

- приказами (указаниями) руководства  предприятия;

- нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации,  направление ее деятельности, распределение  обязанностей между заместителями  директора, фамилии руководителей  структурных подразделений, основные  организации-партнеры и их руководство;

- инструкцию по делопроизводству;

- государственные стандарты  по оформлению управленческих  документов;

- правила орфографии и  пунктуации;

- правила эксплуатации  организационной и вычислительной  техники;

- деловой этикет, правила  делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных  переговоров;

- правила техники безопасности  и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой  медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами  связи и организационной техникой;

- работать на компьютере  в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

- пользоваться базой данных  предприятия;

- пользоваться возможностями  Интернета;

- принимать и передавать  документы по факсимильной связи  и электронной почте, выполнять  копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять  корректорскую правку;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия  секретаря-референта исполнительного  директора его замещает офис-менеджер  структурного подразделения или  другое должностное лицо, назначенное  исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И  ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта  является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного  директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные  сроки получает и просматривает  поступившие документы, проводит  их регистрацию, выбирает документы,  требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному  директору.

2.2. Готовит проекты резолюций  на поступившие документы, согласует  их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного  директора планирует его рабочий  день, корректирует его и обеспечивает  выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль  за сроками исполнения документов  и устных поручений исполнительного  директора руководителями структурных  подразделений; информирует его  о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению  исполнительного директора проекты  документов, согласовывает их с  руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет  контроль  оформления (полнота визирования,  наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных  структурными подразделениями на  подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению  исполнительного директора тексты  его выступлений, отчетов и  докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку  этих документов.

2.8. Еженедельно готовит  для исполнительного директора  информационные сводки о публикациях  в прессе, связанных с направлениями  деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями  в отраслевых (специальных) изданиях  и составляет тематические обзоры  по ним и информирует исполнительного  директора.

2.10. Контролирует сохранность  документов в приемной исполнительного  директора, правильность формирования  дел.

2.11. По указанию исполнительного  директора ведет подготовку совещаний,  обеспечивает оформление и хранение  протоколов.

2.12. Организует выполнение  указаний и поручений исполнительного  директора по бронированию номеров  в гостиницах, заказам авиа- и  железнодорожных билетов, размещению  командированных.

2.13. Организует работу  приемной, регулирует поток посетителей,  самостоятельно решает вопросы  о возможности приема.

2.14. Контролирует подготовку  дел приемной к сдаче в архив,  их предархивную обработку, подписывает  описи и акты на уничтожение  документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения  возложенных  на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность  информации.

3.2. Выполнять распоряжения  руководства.

3.3. Придерживаться правил  оформления и сроков подготовки  документов.

3.4. Соблюдать правила делового  общения, нормы служебного этикета,  служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность  документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт исполнительного  директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям  структурных подразделений организации  за информацией по вопросам  подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать  вопросы, связанные с незапланированными  посещениями посетителей, телефонными  звонками.

4.3. Вносить руководству  предложения о наказаниях и  поощрениях работников структурных  подразделений.

4.4. Визировать проекты  документов, представляемых на подпись  исполнительному директору.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт исполнительного  директора несет ответственность  за:

5.1. Нарушение действующего  законодательства РФ при подготовке  документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной  информации.

5.3. Неиспользование предоставленных  прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное  выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового  распорядка, инструкции по делопроизводству  организации.

5.5. Неправомерное использование  предоставленных прав, а также  использование их в личных  целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт исполнительного  директора в своей деятельности взаимодействует:

- со структурными подразделениями  по вопросам получения необходимой  информации и совместной подготовки  документов;

- с юридической службой  по вопросам согласования проектов  распорядительных документов;

- с вышестоящими организациями,  со сторонними организациями,  органами власти и управления  по вопросам получения и предоставления  документов, организации встреч  и контактов исполнительного  директора.

 

Коммерческий директор                Подпись       Е.В Салов

 

С инструкцией ознакомлена

 

Секретарь-референт          Подпись    01.12.2004.

 

4.   Базы данных секретаря-референта.

 

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с  указанием сроков их хранения. В  номенклатуру дел включаются все  дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных  подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения  располагаются после дирекции по степени значимости.

В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел  с присвоением им соответствующих  индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей  последовательности:

- название вида документа  (приказы, контракты);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому  относятся документы дела;

- слова «копии», если  дело сформировано из копий  документов.

В наименовании дела, содержащего  переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих  разделов номенклатуры или дополнительно  размноженные копии ее для заведения  по ним дел.

По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).