Информационные технологии в бухучёте

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический колледж

Старук О.П.

студентка группы  АСУ-4

Компьютерные информационные технологии в бухучёте

Курсовая работа

Научный руководитель:

Лесной А.С              

Ростов – на – Дону 2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Теоретические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета………….5

1.1.Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета…………………....5

1.2.Программные продукты ИС бухгалтерского учета…………………….….8

1.3.Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета…………….14

2.Практические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета………....20

2.1.Технологический процесс и перспективы его развития………………….20

2.2.Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии……………………………………………………………………………….24

2.3.Сетевая технология обработки бухгалтерских задач…………………….29

Заключение…………………………………………………………………..…..34

Список использованной литературы……………………………………….….36

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.
Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теоретических и практических основ компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете.

Для выполнения поставленной цели необходимы задачи:

-определить принципы ведения бухгалтерского учета;

-изучить программные продукты информационной системы  бухгалтерского учета;

-выявить технологию компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии;

-проанализировать сетевую технологию обработки бухгалтерских задач.

1.Теоретические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета

1.1.Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической инфор­мации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: ме­неджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т.п. Бухгалтерская информация в виде отчетов — бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу — необходима также внешним пользователям — сторонним организациям и предприятиям, налого­вым органам, органам власти, инвесторам и т.п. От бухгалтерской ин­формации зависят многие управленческие решения, и информацион­ная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении  путем сплошного, непрерывного и документального учета.

Данное определение раскрывает:

• сферу учета — экономическая деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничен рамками внутренних хозяй­ственных процессов;

• объекты учета — имущество, собственный капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;

• самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению  статистическому и оперативному;

• основные этапы учетного процесса — наблюдение, измерение, ре­гистрация, хранение, обработка, передача данных;

• формат представления информации — денежный, натурально-ве­щественный;

• методы учета — сплошной (учитываются все хозяйственные опе­рации), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организа­ции и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законо­дательством Российской Федерации), документальный (на основе до­кументов).

Спецификой бухгалтерского учета является его обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юриди­ческого лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и состав­ление отчетности — налоговой декларации).        Основными задачами бухгалтерского учета являются:

1)  создание информационной системы бухгалтерского учета для формирования полной, достоверной, своевременной и актуальной информации о различных сторонах хозяйственной деятельности орга­низации, необходимой для подготовки управленческих решений, а так­же выдача регламентированных форм отчетности для внешних пользо­вателей;

2) контроль над законностью и целесообразностью осуществления хозяйственных операций — внутренний аудит;

3)  выявление резервов повышения эффективности деятельности организации.

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлет­ворять следующим требованиям:                            

• правильная методическая основа построения планируемых (про­гнозных) и учетных показателей;

• охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;

• достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;

• эффективность организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет связан практически со всеми функциональны­ми подсистемами. При формировании планов деятельности организа­ции используются учетные данные прошлых периодов для анализа и подготовки новых плановых заданий, процесс планирования предполагает разработку показателей, которые предусмотрены в бухгалтер­ском учете. Бухгалтерский учет тесно связан с функцией контроля — «утреннего аудита, в результате проведения которого можно выявить отклонения от плановых показателей, установленных лимитов и нор­мативов расхода ресурсов, других регламентов ведения хозяйствен­ной деятельности. Именно благодаря аудиту в совокупности с высо­кокачественным бухгалтерским учетом обеспечивается контроль со­хранности имущества, выполнение норм хозяйственного и трудового права. На основе бухгалтерской информации выполняется глубокий экономический анализ, который является основой для корректиров­ки управленческих решений, реализуется функция регулирования хо­зяйственной деятельности.

Основными принципами ведения бухгалтерского учета являются:

1) принятие учетной политики, действие которой ограничено как минимум одним календарным годом;

2)  использование двойной записи для бухгалтерских проводок, обеспечивающей отражение хозяйственной операции по дебетовому и кредитовому счетам;

3) для хозяйственных операций введение стоимостной оценки в валюте Российской Федерации;

4) осторожность, существенность и доброкачественность учетной информации;

5) отражение в бухгалтерском учете только собственного имуще­ство, обязательств и хозяйственных операций с использованием мето­да исторической оценки (на дату совершения операции);

6)  обязательность периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств с отражением результатов в учете;

7) документальный учет хозяйственных операций в момент их воз­никновения, наличие документов-оснований;

8) отражение хозяйственных операций в отчетности тех периодов, к которым они относятся;

9) тождественность данных аналитического учета оборотам и ос­таткам для счетов синтетического учета на 1-е число каждого месяца.

1.2.Программные продукты ИС бухгалтерского учета

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первооче­редной задачей автоматизации управления любого предприятия. Ха­рактеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и дру­гие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгал­терского учета, с другой.

Перед разработчиками ИС бухгалтерского учета возникают следу­ющие проблемы:

• выбор методологии разработки ИС бухгалтерского учета:

 вариант 1 — адаптация типового программного комплекса к ус­ловиям конкретного применения;

 вариант 2 — разработка «заказной» ИС («с нуля»);

• выбор программного продукта (вариант 1) или выбор программ­ных средств и технологий проектирования И С бухгалтерского учета (вариант 2);

• обоснование конфигурации ИС бухгалтерского учета (состава автоматизированных функций и рабочих мест бухгалтеров);

• обоснование информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета;

• уровень интеграции ИС бухгалтерского учета с другими функци­ональными подсистемами — независимая ИС бухгалтерского учета, подсистема в составе интегрированной ИС предприятия, компонент корпоративной ИС;

• ограничения на стоимость ИС и время ее создания. Информационные системы бухгалтерского учета и используемые про­граммные продукты автоматизации бухгалтерского учета постоянно совершенствовались из-за появления новых машин, развития информаци­онных технологий, изменений законодательной базы бухгалтерского учета.

Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров на­чал формироваться в конце 1980-х гг., но не прекращает пополняться но­выми программными продуктами (замена версий, конфигураций, расширение доступных информационных технологий и т.п.) и сейчас.

Это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения, которым охвачено несколь­ко тысяч фирм, осуществляющих:

1) разработку и распространение (продажу) новых программных продуктов для И С бухгалтерского учета;

2) адаптацию (настройку) типовых бухгалтерских программ для бухгалтерского учета Российской Федерации;

3) собственно создание ИС бухгалтерского учета (внедрение);

4) консалтинговые услуги по проектированию компьютерных сис­тем бухгалтерского учета (КСБУ), выбору программных средств, под­держке «горячей линии»;

5) создание учебно-методической литературы, обучающих и демон­страционных программ.

При выборе программ для создания ИС бухгалтерского учета вы­полняется их анализ и сравнение по ряду параметров, влияющих на Реализацию компьютерного варианта модели бухгалтерского учета и определяющих информационно-технологическую основу построения  ИС. Примерный перечень параметров этих групп приведен ниже.

1. Методология ИС бухгалтерского учета:

1) методическое обеспечение реализации и учета правил норматив­ного регулирования системы бухгалтерского учета в Российской федерации в ИС;

2) настройка учетной политики предприятия:

• выбор признаков счетов;

• формирование рабочего плана счетов;

• выбор формы бухгалтерского учета;

• выбор методов расчета износа по основным средствам и аморти­зации нематериальных активов;

• выбор методов учета производственных запасов — по фактичес­кой себестоимости, по учетным ценам; методы списания затрат на про­изводство;

• выбор методов оценки потребленных производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства; и т.п.;

3) настройка справочников аналитического учета;

4) настройка типовых операций и шаблонов бухгалтерских проводок;

5) настройка типовых форм первичных учетных документов;

6) настройка стандартных отчетов (внешних и внутренних);

7) реализация требований международных стандартов бухгалтер­ского учета; и др.

2. Информационные технологии:

1) аппаратная и программная платформа ИС бухгалтерского учета;

2)  информационно-технологическая архитектура программного комплекса;

3) модульная архитектура программного комплекса;

4) возможность автономного использования программных модулей;

5)  конфигуратор функциональной структуры ИС бухгалтерского учета;

6) структура базы данных, характеристика СУБДТ

7) защита функций ИС и базы данных;  

8) средства администрирования БД;

9) инструментальные средства разработки пользовательского ин­терфейса, развития функциональности ИС;

10) информационное взаимодействие с другими ИС масштаба пред­приятия, внешними ИС (технологии и форматы обмена данными);

11) технология проектирования, внедрения и сопровождения ИС;

12) требования к квалификации персонала ИС.

В компьютерной ИС обеспечивается реализация стандартных ин­формационных технологий бухгалтерского учета.

1.  Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаб­лоны бухгалтерских проводок. Настройка корреспонденции бухгал­терских проводок на рабочий план счетов.

2. Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочника­ми аналитических счетов.

3.  формирование стандартных текстов комментариев для бухгал­терских проводок.

4  Представление информации первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редакти­рования.

5. Поддержка валютного учета (шаблон проводки содержит рекви­зиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых вы­полняется расчет валютной суммы проводки).

6. формирование реестров первичных учетных данных различных

классов:

• «Проводки» — является основным учетным регистром, содержит бухгалтерские проводки, корреспонденцию счетов, сумму проводки;

• «Операции» — содержит сведения о хозяйственных операциях, зарегистрированных в учете (операции соответствует типовая опера­ция, благодаря которой автоматически формируются бухгалтерские проводки в реестре «Проводки»; таким образом, обеспечен групповой ввод и редактирование проводок операции). Установлен запрет непос­редственного редактирования бухгалтерских проводок, кроме как че­рез редактирование самой операции. Это гарантирует минимальные затраты и правильность корректировки учетных данных. Типовые опе­рации обычно группируются по участкам бухгалтерского учета, свя­заны с определенными функциональными АРМ бухгалтера;

• «Документы» — содержит оформленные в соответствии с типо­выми формами сведения первичных документов (каждая типовая фор­ма документа предполагает связь с типовой операцией, поэтому при регистрации документов автоматически формируется запись в реест­рах «Операции» и «Проводки»). Данный вариант ввода учетных дан­ных является наиболее предпочтительным, поскольку документаль­ное оформление хозяйственной операции и отработка проводок в учет осуществляются практически одновременно, но можно также разде­лить их во времени: сначала подготовить документ, а затем отработать его в учет. Редактирование бухгалтерских проводок или операций не­посредственно, минуя редактирование подготовленного первичного Документа, запрещено; редактирование выполняется не «красным стор­но», а путем оформления документа на изменение.

7. Программный контроль достоверности и полноты ввода первич­ных учетных данных, в том числе проверка корреспонденции счетов с помощью «корректных бухгалтерских проводок».

8. Санкционированный доступ к базе данных при вводе и редакти­ровании учетных данных.

9. Агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций  и Документов в целях их выборки, анализа, редактирования, копиро­вания и т.п.

10. Автоматическое заполнение стандартных форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, налоговые карточки, декларации о доходах, справки в Пенсионный фонд Российской Федерации формы статистической отчетности и др.).

11. Импорт и экспорт данных базы данных, отдельных форм доку­ментов, в том числе отчетных.

12. Доступ к офисным программным продуктам (текстовый редак­тор, электронная таблица, браузер, электронная почта, органайзер и т.п.).

Чем меньше масштаб предприятия, тем меньше интенсивность ин­формационных потоков, относительно проще бухгалтерский учет (меньше физических объектов учета, нет необходимости в развитом аналитическом учете, расширении плана счетов и т.п.), хотя возмож­ны и отклонения от этой закономерности. Для данного класса пред­приятий применяют стандартные и недорогие информационные тех­нологии.

Для крупных предприятий ИС бухгалтерского учета должна быть согласована с решениями в области информационных технологий в целом ИС предприятия. С другой стороны, масштаб предприятия обус­ловливает объективные требования к ИС бухгалтерского учета, а имен­но: поддержка сетевой технологии, одновременная работа с ИС большого коллектива бухгалтеров, создание крупномасштабной базы данных; реализация развитой модели бухгалтерского учета и т.п.

Наибольший простор для выбора информационных технологий существует при создании ИС бухгалтерского учета для средних и не­которых крупных предприятий.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета различаются по полноте учетных функций, их интеграции:

1)  программные продукты для локальной автоматизация отдель­ных участков бухгалтерского учета;

2) программные продукты для комплексной автоматизации бухгал­терского учета;

3)  программные продукты, поддерживающие ИС бухгалтерского учета во взаимосвязи с другими ИС, — комбинированные функциональ­ные ИС (бухгалтерский учет + торговая ИС, бухгалтерский учет + ИС склада, бухгалтерский учет + системы управления продажами, бухгал­терский учет + ИС учета кадров и т.п.);

4) полностью интегрированные И С бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятием.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета, как правило, имеют модульную архитектуру, возможно автономное ис­пользование отдельных модулей (блоков, контуров управления).

Информационная система бухгалтерского учета реализуется в виде АРМ бухгалтеров. Отдельный АРМ поддерживается с помощью про­граммных модулей, может работать как изолированно, так и в интег­рации с другими АРМ.

Характерная особенность программных продуктов для создания И С бухгалтерского учета — «степени» свободы в выборе компонентов ин­формационных технологий (типа СУБД, архитектуры сети, инструмен­тальных средств проектирования и т.п.). В некоторых программных ком­плексах методологические и информационно-технологические решения не подлежат модификации. Наиболее перспективны программные про­дукты ИС бухгалтерского учета, ориентированные на многоплатфор-менность, допускающие замену компонентов базового и общего про­граммного обеспечения, модернизацию функциональных модулей.

1.3.Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета

Программные продукты ИС бухгалтерского учета делятся на классы:

1.журнал хозяйственных операций;

2.инструментальные компьютерные системы;

3.компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования и т.д.

Журнал хозяйственных операций. На рынке программных продуктов сформировались основные клас­сы программ для создания ИС бухгалтерского учета.

Данный класс программных продуктов нацелен на подготовку ком­плекта форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, ста­тистические отчеты).

Исходными данными являются бухгалтерские проводки, формиру­емые путем непосредственного ввода в базу данных без обязательного оформления первичных документов. Проводки могут содержать набор аналитических счетов, иметь ссылки на документы-основания. Как правило, регистры «Операция», «Документы» не поддерживаются Программы предоставляют пользователям:

• возможность настройки планов счетов;

• средство создания справочников аналитического учета;

• языки запросов высокого уровня для фильтрации (выборки) про­водок и анализа состояния бухгалтерского учета;

• генераторы для формирования отчетов;

• средства поддержки операций обмена данными с внешними ИС; и др. Программы данного класса наиболее соответствуют двум видам

АРМ бухгалтера:

1) АРМ бухгалтера — оператора ЭВМ, который обеспечивает реги­страцию большого объема бухгалтерских проводок;

2) АРМ главного бухгалтера, формирующего сводные итоги и бух­галтерскую отчетность.

Инструментальные компьютерные системы. Это широко распространенный класс бухгалтерских программ, с помощью которых могут создаваться  ИС бухгалтерского учета пред­приятий любого масштаба, использующие разнообразные информа­ционные технологии. Отличительная особенность программ данного  класса — доминирование инструментальных средств, предназначенных для создания и модификации компонентов КСБУ.

Типовой инструментарий включает в себя:     

• систему программирования для создания или модификации про­граммных модулей, их отладки и документирования;

• конструкторы (дизайнеры) различных объектов И С (экранных форм, панелей инструментов и меню конечного пользователя, отче­тов, справочников и т.п.);

• прототипы объектов и ИС бухгалтерского учета в целом — «ти­повые конфигурации» для определенного класса объектов управления;

• модуль настройки (конфигурирования) объектов ИС бухгалтер­ского учета;

• языки запросов высокого уровня (реляционные языки QBE, SQL);

• средства и технологии интеграции с другими ИС;

• публикация информационных ресурсов в сети Интернет; и др. Такие программные продукты можно рассматривать как «оболоч­ку», предназначенную для наполнения объектами, создаваемыми с мощью инструментальных средств. Программы ориентированы на специалистов, осуществляющих разработку и сопровождение ИС бухгалтерского учета, а также на квалифицированных пользователей.

Инструментальных средств ИС бухгалтерского учета достаточно для

модификации и развития.

Сокращение трудозатрат и повышение качества ИС бухгалтерско­го учета достигается за счет применения «типовых конфигурации», ориентированных на определенный класс предприятий или предмет­ных областей, пригодных для массового применения.

Информационная система бухгалтерского учета создается на базе данного класса программных продуктов, если:

• типовая конфигурация полностью соответствует конкретной И С бухгалтерского учета;

• имеется достаточный уровень квалификации пользователей, спо­собных эффективно использовать инструментальные средства;

• существует качественное сопровождение программного продук­та (регулярное обновление типовых компонентов — форм внешней отчетности, классификаторов и справочников, стандартных алгорит­мов расчетов, экранных форм документов и т.п.).

К этому классу можно отнести все разновидности «1С:Бухгалтерия» («1С», Москва), «Финансы без проблем» («Хакере Дизайн», Москва — Мариуполь), «Инфо-Бухгалтер» («Информатик», Москва), «Турбо-Бухгалтер» («ДИЦ») и ряд других разработок.

Например, для программы «Финансы без проблем» с помощью спе­циального внутреннего языка описывается содержание хозяйственных операций (бизнес-логика) в виде дерева, ветви которого детально опи­сывают операции шаг за шагом. Когда детализация окончена, создает­ся лист дерева с проводками (дебетуемыми и кредитуемыми счетами, формулами, вызовом подпрограмм).

Компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования. Данный класс программных систем информационно связан с ИС бухгалтерского учета, поскольку для финансового анализа использу­ются данные бухгалтерского баланса и приложений к балансу за ряд Учетных периодов (кварталов, лет). В результате финансового анализа определяются изменения в структуре имущества и его источников, вычисляются следующие показатели:

• прибыли/убытки деятельности предприятия за различные пери-

• рентабельность отдельных видов деятельности;

           • рентабельность капитала;

• оборачиваемость активов и других элементов оборотного капитала;

• платежеспособность, в том числе коэффициенты покрытия теку­щих долговых обязательств, ликвидность, интервалы самофинансирования и др.;

• финансовая устойчивость, характеризующая независимость от внешних источников финансирования (уровень собственного капита­ла, коэффициент покрытия внеоборотных активов собственным и долгосрочным заемным капиталом);

• стоимость чистых активов, удовлетворительность структуры ба­ланса на основании: коэффициентов текущей ликвидности, обеспечен­ности собственными средствами, восстановления (утраты) платеже­способности;

• рыночная стоимость предприятия (для сравнения с балансовой стоимостью);

• эффективность производства и реализации отдельных видов про­дукции;

• структура себестоимости продукции, работ и услуг;