Информация и информационные технологии как составляющие кадровой службы

 

Министерство  образования Российской Федерации

Российский Государственный  Социальный Университет

Факультет социального  управления

Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения

 

 

 

 

 

                                          Курсовая работа

 

Информация и информационные технологии как 

 

составляющие кадровой службы

 

 

Выполнила:

студентка 3 курса,

группы УПП-Д-3-1,

специальности «Управление  персоналом»

очной формы обучения

Батяева Алёна Игоревна

_________________

(подпись студента)

 

Научный руководитель:

Бобкин Артём Сергеевич,

                                                                                                                ________________________

                                                                                                               (подпись научного руководителя)             

 

 

                                                  

                                                   

 

 

 

 

 

Москва, 2011

                                                        Оглавление

 

Введение 3

Глава 1. Теоретическая основа использования информации и информационных систем в кадровом менеджменте 6

1.1. Виды информации и требования к ней 6

1.2. Информационное обеспечение как система 8

1.3. Типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества 10

Глава 2. Анализ организации правления, организационной структуры, документации и  информационной системы в ГК «Виктория». 15

2.1.   Краткие  сведения о группе компаний  «Виктория» 15

2.2.   Система управления в компании «Виктория» 15

2.3.   Анализ и исследование информации и информационной системы в кадровой работе  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» 19

Глава 3. Проект рекомендаций по  использованию  информации и функционированию информационной системы в кадровой службе ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» 25

Заключение 30

Список использованных источников и литературы 34

ПРИЛОЖЕНИЯ 36

 

Введение

 

Информатизация – одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация и знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.

Технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание уделяют информационным технологиям. Именно информационные технологии будут способствовать прорыву нации, причём не только в информационной сфере, но и во всех других важных направлениях, в частности в  кадровом менеджменте.

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового  менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Но поскольку  простое увеличение численности  управленческого персонала не дает положительного эффекта в этой области, нужны значительные усилия для решения  организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации  и наиболее полной автоматизации  процессов обработки документов зависит эффективность всего  процесса управления кадрами. Создание мощных компьютерных систем, внедрение  новейшей технологии, информация о  кадрах - весь комплекс этих вопросов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности кадрового менеджмента, так как это одни из ключевых моментов в успешной деятельности любой организации. Этим и обусловлена актуальность темы информации и информационных технологий в кадровой работе.

Объектом исследования является организация управления персоналом в открытом акционерном обществе «ГК «ВИКТОРИЯ» (Далее ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»).

Предмет исследования – функционирование информации и информационных систем в кадровой работе организации ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ».

Цель работы: рассмотрение, исследование используемой информации и информационных технологий в кадровой службе ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» а также выдвижение предложений для оптимизации работы с информацией информационными технологиями в кадровом менеджменте.

Для  достижения цели данной курсовой необходимо решить следующие задачи:

• Изучить теорию по вопросу об использовании информации и информационных технологий в кадровой работе
• Проанализировать действительное положение дел в области информации и применения информационных технологий в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» и соотнесение его с теоретическими объектами в данной области
• Предложить проекта рекомендаций для оптимизации движения информационных потоков и работы с информацией посредством  использования информационных технологий в кадровой работе  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»

В работе применяются литературный анализ в области предмета исследования, структурный анализ системы управления организацией, системный анализ как основные методы.

При написании курсовой работы была использована следующая информационная база исследования:

• Научные источники — данные и сведения из книг, научных статей, словарей
• Официальные документы – устав ОАО «ГК «Виктория», документы ОАО «ГК «Виктория»

В данной работе не только охарактеризована конкретная организация и использование информации и информационных технологий в развитии кадровой работы, но и проанализирована сложившаяся ситуация, выявлены недочёты системы, предложены определённые рекомендации для её совершенствования. В этом и заключается новизна работы.

Практическая значимость определена рекомендациями по усовершенствованию кадровой работы за счёт целесообразных новшеств в области информационных технологий в  ОАО «ГК «Виктория». Эти рекомендации могут быть рассмотрены  при  организации кадровой работы в ОАО «ГК «Виктория», либо в  других организациях со схожей структурой в целях повышения эффективности  её деятельности.

Структура курсовой работы определяется задачами исследования. Работа состоит из  введения, трёх глав, заключения и приложений.

В первой главе изложены теоретические основы использования и функционирования информации и информационных технологий в кадровой службе.

Во второй главе дана общая  характеристика деятельности ОАО «ГК  «Виктория», проведён анализ системы  управления в ОАО «ГК «Виктория», документации, а также анализ её информационной системы.

В третьей главе на основе ранее проведённого анализа представлены рекомендации по совершенствованию  важной составляющей кадровой службы ОАО «ГК «Виктория»- её информационной системы.

На защиту выносится проект рекомендаций совершенствования работы с кадрами за счёт информационной системы.

 

 

 

Глава 1. Теоретическая основа использования информации и информационных систем в кадровом менеджменте

 

1. Виды информации и требования к ней

 

Эффективность системы кадровой работы в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии системы и тенденциях ее развития.¹ Любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, взаимосвязей.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в кадровой работе, по своему характеру подразделяется на:

• нормативную,
• справочную,
• методическую,
• учетную, основанную на материалах первичного учета,
• отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.²

Очевидна взаимосвязь  функций управления и информационного обеспечения³.

Основной источник первичной  информации - это документы отделов  кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством организации и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением  по тем или иным вопросам, материалы  социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п.⁴ В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе. 
Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля над соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью замещения вакантных рабочих мест.⁵ Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.⁶

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора  достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе  кандидатов для назначения на должность  необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного  и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей  силы не может быть успешной без  знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального  использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д. 
Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

• объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);
• актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);
• своевременной;
• целенаправленной;
• лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);
• коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и

специалистов).⁷

 

2. Информационное обеспечение как система

 
Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной  кадровой информации, предоставления ее в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой  системы являются:

• оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия,
• надлежащий организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач,
• совокупность приемов и методов пользования данной системой,
• специалисты по информатике,
• потребители информации.⁸

Основные требования к  данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования  и т.д.

Основу информационной системы  должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его  окружении и внешних по отношению  к нему условиях работы. Это требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.⁹ 
Процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, поэтому важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом связана с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. 
Большое значение также имеет связь кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

Отслеживая изменения  в состоянии объекта по тем  или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную  стратегию управления и контролировать ее реализацию.

3. Типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества

 

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических  средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.¹⁰

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации  информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств –  преобразование формы информации в  вид, удобный для дистанционной  передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены  для передачи информации во времени.¹¹

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация  технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Исходными данными для  выбора технических средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.¹²

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться  при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы представления результатов решения задач пользователям.¹³

При выборе оборудования следует  учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.¹⁴

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании  технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.¹⁵

Проектные решения должны обеспечивать:

• рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• соответствие производительности и надежности, технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
• комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• экономичность эксплуатации средств технического оснащения.¹⁶

 

   В первой главе проанализирована теоретическая база, раскрывающая понятия информации и информационной системы как составляющие кадровой работы.

Стоит отметить, что информация - важнейший ключевой момент в работе с кадрами. От правильной информации, соответствующей всем требованиям  и критериям, от грамотной её классификации, а главное, от оперативной и продуманной  системы информационного обеспечения  зависит успешность, чёткость  и  эффективность организации кадровой работы.

Анализ данной главы даёт представление об общем виде информационной системы в организации и помогает создать индивидуальную информационную систему конкретной организации с её специфическими особенностями, опираясь на теоретическое основание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ организации правления, организационной структуры, документации и информационной системы в ГК «Виктория».

 

2.1.   Краткие сведения о группе компаний «Виктория»

«ГК «Виктория» — федеральная торговая компания России, успешно работающая с 1993 года. «Виктория» управляет розничными сетями различных форматов, предлагая  покупателям качественное обслуживание при совершении покупок и доступные  цены на товары.

«Виктория» — это динамично  развивающаяся компания¹⁷. В Рейтинге 50 российских ритейлоров, составленном «Коммерсантом», ОАО «Группа компаний „Виктория“» заняла 15 место с 35% роста розничного оборота по итогам 2007 года. В конце 2008 года компания была признана правительством РФ одной из семи федеральных розничных сетей как системообразующая, имеющая стратегическую роль в поддержании отечественной экономики. В «Виктории» работает более 17 000 сотрудников.

«Виктория» управляет сетями магазинов  «у дома»: «Квартал», «Дёшево» (дискаунтеры), «Семейная Копилка», а также сетью супермаркетов «Виктория». Магазины расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Калининграде и Туле. Всего в регионах России функционируют более 249 магазинов. Мультиформатный подход призван удовлетворить покупательскую способность различных категорий покупателей.»¹⁸

2.2.   Система управления в компании «Виктория»

Система управления ОАО «ГК  «ВИКТОРИЯ» нацелена на реализацию стратегии  развития Компании и основывается на единых корпоративных стандартах.

Ключевые принципы корпоративного управления ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» - прозрачность, подотчетность, ответственность.

Органами  управления Общества являются:

• Общее собрание акционеров;
• Совет директоров;
• Исполнительный орган власти¹⁹

 

 

 

Ниже достаточно подробно и наглядно представлена организационная структура управления (далее ОСУ) конкретно московского филиала ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»²⁰.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Стоит отметить, что ОСУ  в данной компании является линейно-функциональной. Каждый отдел несёт свою функциональную нагрузку.

Руководит филиалом организации  непосредственно директор, который  в своём подчинении имеет двух заместителей. Заместители контролируют работу функциональных подразделений. В функциональных подразделениях в свою очередь, создан второй управленческий уровень – директор УИТ, главный бухгалтер, менеджер по персоналу.

Такая ОСУ создаёт определённые преимущества: возможность линейных руководителей создавать функциональные подразделения для делегирования им полномочий в определённой сфере, единоначалие, личная ответственность руководителей за принимаемые ими управленческие решения, взаимосвязанность разных структурных подразделений, отделов.

Информационное обеспечение  деятельности кадровой работы организации представлено документооборотом. Документооборот определяет инстанции движения информации и скорость её движения.

 

2.3.   Анализ и исследование информации и информационной системы в кадровой работе  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»

 

Информационное обеспечение  системы управления персоналом ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» представлено реализованными решениями по объему, размещению и формам организации информации, используемой в системе управления при ее функционировании.

В рассматриваемой организации  оно включает оперативную информацию; нормативно-справочную информацию (НСИ)- стандарты, требования, правила, положения; классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Состав и структура  информации, обеспечивающие функционирование кадровой работы ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ», достаточно в полной мере соответствуют критериям, которые определены информации теоретической базой: информация актуальна, объективна, своевременна, коммуникативная, лаконична. Соблюдение этих критериев определено, прежде всего, системой информационного обеспечения - как внутримашинной системой обеспечения, так и немашинной.

В немашинной системе в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от руководителя к подчинённым служащим следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от служащих к руководителю — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение формализует информацию, представляет данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на компьютерах, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Стоит отметить, что в  организации достаточно развито  внутримашинное организационное обеспечение, другими словами широко применяется система ИТ в кадровой работе. Практически все процессы осуществляются на основе использования ИТ, что отображено на схеме:

 

Все эти функции, осуществляемые с помощью ИТ возможны благодаря проводимым в настоящее время изменениям  в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»- внедрению информационной системы  (далее информационная система) «Кадры».  Данная ИС разработана и основана на платформе Windows.

 ИС "Кадры" предоставляет  пользователю возможность: 
        - ввода и корректировки данных о работнике;

- формирования и выдачи  различного рода выходных документов;

- создания новых баз  данных;

- изменения структуры  массива данных;

- добавления новых комплексов  и задач, изменения при этом  соответствующего меню;

- перерасчета данных на  заданную дату и др.

Исходная для решения  задач подсистемы информация создается  на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных  классификаторов (классификаторы профессий  рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.)²¹.