«Пермский национальный исследовательский политехнический университет»

Кафедра менеджмента и маркетинга. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине «Информационные технологии управления»

на тему: «Использование программы Microsoft Excel для решения выбранной задачи». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пермь, 2011 
 

Оглавление

Введение 3

1 Описание предприятия  ООО МНПП «Полюс» 6

ПТО 7

2 Использование программы Microsoft Excel для решения выбранной задачи 8

2.1 Принципы построения  задач оптимизации 8

2.2 Построение математической  модели 8

2.3 Реализация задачи  оптимизации в  ЭТ EXCEL 10

Заключение 12 

Введение

     Переход к рыночным отношениям в экономике  и научно-технический прогресс чрезвычайно  ускорили темпы внедрения во все  сферы социально-экономической жизни  российского общества последних  достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных  информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

     Информатизация  в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.

     Так как в работе речь пойдет об информационных технологиях, менеджменте и менеджерах, сначала определимся с терминологией.

     Информационные  технологии существовали давно, поэтому  с развитием компьютеров и  средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное звучание, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

     Конечно существует множество определений данному термину, например:

     Информационная  технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств  реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки  и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

     В настоящий момент английское слово  «менеджмент» известно почти каждому  образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – по-русски «управление» функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. С точки зрения Гарвардской школы бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер» не идентичны. Главное качество лидера – четкое видение цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего – эффективно, с наименьшими потерями, реализовать увиденную цель.

     Итак, где же стык между информационными  технологиями и менеджментом?

     Менеджеру все время приходится принимать  решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение  налоговых и правовых условий  работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит  вопрос «что, если?». Компьютеры могут  быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного  типа. В этом пожалуй одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

     Но  это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут  принимать компьютеры. По закону Грида «компьютерная программа выполняет то, что вы приказали ей делать, а не то, что вы хотели, чтобы она делала». Пятый закон ненадежности гласит: «Человек может ошибиться, но окончательно все запутать может только компьютер». Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером.

     Спектр  воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно широк, и  автор не ставит своей целью описать  все аспекты. В данной работе практически  не затронуты вопросы общего назначения (Windows, MS Office, Internet). Основное внимание уделено описанию возможностей информационных технологий в бизнесе и их влиянию на организации и роль менеджеров.

     Информационные  технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера:

• помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;
• являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;
• способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;
• подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

       Актуальность вопросов информатизации  всех сфер общественно-экономической  жизни вполне очевидна. Потребность  в разработке и применении  эффективных и адекватных реальной  действительности компьютерных  программ и технологий сегодня  возрастает. Внесение порядка в  хаос и свободу рынка – первая  и пока не до конца осознанная  необходимость субъектов предпринимательской  деятельности. И здесь компьютерная  технология незаменима, поскольку  она дает возможность оптимизировать  и рационализировать управленческую  функцию за счет применения  новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

1 Описание предприятия  ООО МНПП «Полюс»

      В данной курсовой работе будет рассматриваться  организация Малое научно-производственное предприятие «Полюс» организационно – правовая форма, которой является общество с ограниченной ответственностью.

      ООО МНПП «Полюс»  зарегистрировано, создано и действует в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

      Местонахождение: Российская Федерация, г. Пермь, ул. 1я Красноармейская, 37

    Основной  целью создания общества  является осуществление хозяйственной, то есть направленной на получение прибыли, деятельности, не запрещенной законодательством  РФ.

      Предметом деятельности общества является финансово- хозяйственная деятельность в области  строительства в Пермском крае, а  именно:

      - электромонтажные работы;

      - проектирование электроснабжения  зданий и сооружений;

      - обслуживание электрических установок;

      - обследование, испытание и диагностика  электрических установок;

      - товарообменные, компенсационные, лизинговые  и иные хозяйственные операции, связанные с покупкой строительных  и электромонтажных материалов; транспортных средств; технологического оборудования.

    Организационная структура организации представлена на рис. 1

Тип структурной  организации относится к линейно-функциональной структуре управления. 

                                                                                                                                               ПТО

рис. 1. Структура  организации. 

    Целью настоящей курсовой работы является внедрение информационных технологий управления на предприятии посредством использовании программы MS Excel.

    Актуальной  задачей на предприятии является оптимизация графика выходных для  рабочих.  

2 Использование программы Microsoft Excel для решения выбранной задачи

2.1 Принципы построения  задач оптимизации

      Задачи оптимизации часто встречаются  в управленческой, финансовой и  научной деятельности. Программы решения этих задач позволяют найти оптимальное решение. При этом требуется учитывать ряд дополнительных условий на значения используемых параметров. На компьютере такого вида задачи решаются с помощью имеющегося в табличном процессоре EXCEL режима Поиск решения (ПР).

       Режим ПР позволяет:

• использовать одновременно до 200 изменяемых параметров;
• задавать ограничения для этих параметров;
• используя итерационные вычисления (последовательные приближения) находить оптимальное решение.

       При использовании режима ПР должны быть учтены некоторые особенности:

• существование единственной целевой ячейки, содержащую формулу (целевую функцию), значение которой должно быть получено как максимальное, минимальное или равное конкретному значению.
• формула в этой ячейке должна содержать адреса ячеек, в которых будут находиться неизвестные или переменные решаемой задачи.

       Режим ПР обладает возможностью в изменении и подборе таких значений переменных в изменяемых ячейках, которые давали бы оптимальное значение для целевой функции. Для правильной формулировки задачи необходимо построить её математическую модель.

2.2 Построение математической  модели

    Исходя  из требования предприятия наличия у сотрудника пяти рабочих дней и двое выходных подряд, предварительно составим таблицу 1.1 возможных режимов работы для каждого сотрудника, и спланируем количество отдыхающих сотрудников по дням недели.

    Так как большинство сотрудников  должны работать с понедельника по пятницу, то количество отдыхающих сотрудников  на неделе является по 1, а в субботу и воскресение по 35. 
 
 
 

Таблица 1 График выходных для рабочих

    Обозначим количество отдыхающих в понедельник  и вторник за Х1, во вторник и среду за Х2 и т.д. В столбцах  “Рабочие дни” введем обозначение параметров Aij  - индикатор выхода сотрудника на работу, имеющего график в строке i в рабочий день j. Например, А23 – индикатор выхода сотрудника имеющего график во второй строке “Вторник, Среда”. Так как в эти дни он отдыхает, А22=0 и А23=0.

В четверг  рабочий день, следовательно, А24=1.

    Для подсчета количества сотрудников  добавим еще две строки к таблице 1

    Во  втором столбце строки “Всего”  подсчитывается общее количество сотрудников, работающих по данному графику.

Х1+Х2+Х3+Х4+Х5+Х6+Х7=1+1+1+1+1+35+35=75

    В строке “Всего” и столбца “Пн.”  общее число вышедших на работу сотрудников  подсчитывается по формуле Х1*А11+Х2*А21+Х3*А31+Х4*А41+Х5*А51+Х6* *А61+Х7*А71=1*0+1*1+1*1+1*1+1*1+35*1+35*0=39. Аналогичным образом подсчитывается общее число вышедших на работу сотрудников для вторника.

    В строке “Требуется” введены требования предприятия к количеству сотрудников для каждого дня недели.

    Как видно из таблицы в строке “Всего”  требования фирмы не удовлетворяются. График работы явно не оптимальный. Например, в понедельник и воскресение  сотрудников даже не хватает, а в  остальные дни их много. Необходимо изменить этот график, ориентируясь на минимум для целевой функции  – фонд недельной зарплаты, который  считается по формуле F=B*K, где F – фонд заработной платы,  В – зарплата работника в день, К – количество выходов сотрудников на работу в течение недели (сумма ячеек в строке “Всего” с понедельника по пятницу = 75). Таким образом F=B*K= 369375р.

2.3 Реализация задачи оптимизации в ЭТ EXCEL

    Составим  ЭТ (таблица 2.2) в режиме вычислений, реализующую планирование состава и график работы рабочих фирмы.  

Таблица 2 планирование состава и график работы рабочих

    1) Введем на рабочий лист необходимые  исходные данные, заголовки и  комментарии – ячейки А1:I13.

    2) Теперь введем формулы реализующие  задачу оптимизации (приложение табл. 2.1).

    В ячейку  В11 поместим общее количество необходимых сотрудников. Формула  имеет вид:  =СУММ(В4:В10). В ячейку  С11 – число сотрудников в соответствующий день недели. Выше мы уже выводили эту формулу. Осталось написать её в понятном для компьютера виде. В дополнение отметим, что поскольку мы будем копировать эту формулу в другие ячейки интервала D11:I11, но при этом постоянно должны ссылаться на интервал В4:В10, нужно чтобы эта ссылка абсолютной (не изменялась в процессе копирования), поэтому используем знак абсолютного адреса $. =СУММПРОИЗВ($B$4:$B$10;C4:C10). Далее объединим ячейки H13 и I13 (при этом для операторов она будет считаться как одна ячейка с адресом Н13)  и поместим формулу вычисления недельного фонда зарплаты: =СУММ(С11:I11)*В13.  Исходные данные подготовлены.

    Установка параметров и запуск “Поиск решения”.

    · Вводим команду Сервис®Поиск решения.

    · В поле Установить целевую ячейку вводим Н13 Равной установить Минимальному значению.

    · В поле Изменяя ячейки вводим В4:В10

    · Нажимаем кнопку Добавить, откроется окно “Добавление ограничения”

   а) В поле Ссылка на ячейку вводим В4:В10 и в поле Ограничение выбираем пункт целое (поскольку в этих ячейках хранится информация о сотрудниках, эти величины не могут быть дробными)

   б) В этом же окне нажимаем Добавить и в поле Ссылка на ячейку опять вводим В4:В10, но в поле Ограничение внесем >=0 (число сотрудников не отрицательно)

   в) Опять нажимаем Добавить. Необходимо организовать ещё одно ограничение по строке “Всего”, так как количество работающих в данные дни недели не может быть меньше, чем “Требуется” фирме (таблица 2). В Ссылка на ячейку введем С11:I11, а в поле Ограничение >=C12:I12.

   г) Щелкнуть ОК (происходит возврат  к окну “Поиск решения”)

    · В окне “Поиск решения” нажать кнопку Выполнить.

После завершения вычислений открывается  диалоговое окно, в котором выводится  сообщение, найдено решение или  нет.

    · Выбрать опцию Сохранить найденное решение (если оно устраивает), ОК.

    В результате получаем таблицу 3, из которой видно, что количество сотрудников теперь можно уменьшить с 75 до 65 и соответственно уменьшить фонд зарплаты на 49250 р. 

Таблица 3

Заключение

     Информационная  технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. К информационным системам управления предъявляются требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать альтернативы решений, обеспечивать информационными продуктами (расчетно-аналитическими таблицами и графиками, рекомендациями). ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора.

    В данной курсовой работе была решена управленческая задача на предприятии ООО МНПП «Полюс», посредством программного обеспечения MS Excel, в результате которой, был оптимизирован график выходных для рабочих.