Исследование организационных аспектов проведения выставки (на примере Харьковской выставки ювелирных изделий)

РОССИЙСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ ДРУЖБЫ НАРОДОВ

ФАКУЛЬТЕТ: ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КАФЕДРА: ЭКОНОМИКО-МАТЕМАТИЧЕСКОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ

НАПРАВЛЕНИЕ: УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

На  тему: Исследование организационных аспектов проведения выставки (на примере Харьковской выставки ювелирных изделий)  
 

Студент: Рудыка Ольга 

Страна: Украина 
 
 

Руководитель

к.э.н., доцент Ревинова Светлана Юрьевна

Заведующий  кафедрой

Матюшок В.М. 

Москва 2010

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1.Сущность выставочной деятельности…...………………………..5

1. Понятие, классификация и  значение ярмарок  и выставок……………………………………………………….…………5

2. Значение  выставки для экспонентов  и потребителей………...…....7

3. Значение  выставочной деятельности для компании……………………………………………..………………….8

Глава 2 Этапы подготовки к выставке..…………………………………..12

   2.1 Процесс принятия решения об участии в выставке……………..12

   2.2. Рекламные мероприятия  на стадии подготовки  к выставке….14

   2.3. Проведение выставки  и анализ результатов…………………….16

Глава 3. Организация Харьковской выставки ювелирных изделий………………………………………………………………………….18

3.1Общая информация о задействованных ресурсах…………………….18

3.2. Рекламная кампания выставки……………………….......................20

Заключение……………………………………………………………………23

Список литературы…………………………………………………………..24

Введение

    Выставка  – это инструмент маркетинговых  коммуникаций, которая является незаменимым помощником каждого предпринимателя. Выставка является более сильным оружием, чем традиционная реклама. При правильной подготовке выставка может дать результат, не сравнимый с обычной рекламой.

Актуальность  темы исследования – ценность исследований на выставках состоит в том, что они, с одной стороны: дают возможность получить богатый объем данных быстро дешевле, чем в обычных условиях, позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных. Многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число так трендов может достигать значительной величины.

Объект  исследования – Третья ювелирная выставка«KharkivDeluxeFestival. Найкращі українські коштовності»

    Предмет исследования – мероприятия, проводимые для организации выставки

     Цель  исследования – определение основных этапов для подготовки проведения выставки

      Задачи  исследования:

1. Анализ  организационных изменений; основных подходов к изменениям

2. анализ  процесса управления знаниями в организации;

3. анализ  эффективности организационных изменений в компании «Марс»

В первой главе определяются основные понятияорганизационных изменений, основные подходы и классификация. Во второй главе рассматривается классификация знаний, стратегии менеджмента знаний и значение процесса управления знаниями для организации. Третья глава является практической. В данной главе рассматривается компания «Марс», история основания, ее деятельность, основные корпоративные программы, внедряемые в организации.

 

Глава 1 Сущность выставочной деятельности

                1.2. Понятие, классификация и значение ярмарок и выставок

       Выставки  и ярмарки занимают особое место  в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие  возможности демонстрации рекламируемых  изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Несмотря на то, что границы между понятиями торговой ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

            Торговая ярмарка – кратковременное  мероприятие,  периодически проводимое  в одном и том же месте,  в рамках которого большое  количество предприятий с помощью  образцов представляет объективный  масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей, с тем чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.

         Торгово-промышленная выставка –  кратковременное мероприятие, периодически  проводимое в одном и том  же месте, в рамках которого  значительное количество предприятий  с помощью образцов дают представительную  картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам. ¹

       Ярмарки зародились как мероприятие рыночного  характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличии от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

       Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам-экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники. ²

       Необходимо  отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках/выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в конкретные дни и часы, ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

       По  составу участников, месту проведения  и экономическому значению различают  выставки и ярмарки:

       1. Региональные

       2. Межрегиональные

       3. Национальные

       4. Международные

            Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.

            Межрегиональные имеют одинаковую  структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

            Национальные ярмарки и выставки, уходящие своими корнями в  конец 18-го века и появившиеся  вначале во Франции, являются  витриной местнойпромышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.

          По характеру выставляемых экспонентов  все выставки и ярмарки делятся  на:

       1. универсальные - выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики.

       2. специализированные - ориентированы  на посетителей-специалистов в  конкретной области. На них  демонстрируют довольно сложные  виды товаров и поэтому они  имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.

         По срокам и способу проведения  выставки и ярмарки можно подразделить  на следующие виды:

       1. краткосрочные выставки (соло-выставки) проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

       2.  Передвижные выставки - они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

       3. Постоянные выставки - эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам³

       По  частоте проведения выставки и ярмарки  могут быть:

       1. Периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т. д.)

       2. Ежегодные

       3. Сезонные

               Частота проведения ярмарки/выставки  зависит, главным образом, от  вида предлагаемой продукции  и условий конкуренции. Так,  например, показы моды организуются 2-4 раза в год, тогда как демонстрации  инвестиционных товаров, новинок  технологии и т.д. может проводиться с интервалами от двух и даже пяти лет.

Кроме того, ярмарки и выставки можно  классифицировать по направлению работы:

       1.      Ярмарки/выставки по осуществлению  продаж/заказов

       2.      Информационные/ознакомительные

       3.      Проводимые в целях развития коммуникации/контактов⁴

2. Значение  выставки для экспонентов  и потребителей

            Значение выставок и ярмарок  для экспонента определяется  прежде всего возможностью:

-  непосредственной  коммуникации с потенциальными  потребителями и

покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в

получении информации и налаживании связей,

- отслеживать  рыночные тенденции и оценить  позицию своего

предприятия на рынке,

-  «дать  знать о себе»,

-  обменяться  информацией со специалистами,

-   почерпнуть рациональные идеи  в поведении конкурентов и  изучить их

политику,

- проанализировать  отклики посетителей о качестве, ценах

товаров\услуг  его фирмы  и товаров\услуг  его  основных конкурентов,

-  провести  широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению

товаров\услуг  экспонента с использованием самых  разнообразных средств,

 и  многие другие.

       Но  выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов,сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и обговорить  коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. Притоваров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок  и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей⁵

     Однако  предприятию следует помнить, что  участие в торговых ярмарках и  выставках всегда сопряжено со значительными  расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее – ваши конкуренты.

     Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено  в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

1.3. Значение выставочной деятельности для компании

     Выставки  и ярмарки имеют большое значение как место встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку на выставках и ярмарках экспонируются прежде всего лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение.

     Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В  этом смысле Интернет – самый удобный  для потенциальных экспонентов  и посетителей способ обмена информацией.

     Однако  в то же время в современных  дискуссиях о будущем ярмарки  или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие  в качестве посетителя ярмарки стало  не обязательным».

     Этот  вывод основан на широком использовании  телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это  осуществимо. Но в этом случае пропадает  сама атмосфера. А именно она в  значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках.

     Часто можно услышать, что ярмарки изжили себя, однако значение и результативность ярмарок и выставок все еще  очень велики.

Глава 2. Этапы подготовки выставки

2.1 Процесс принятия решения об участии в выставке

 Вся выставочная или ярмарочная деятельность предприятияпоследовательно реализуется на таких этапах:

I. Принятие  решения об участии в выставке  или ярмарке

II. Планирование  участия предприятия в выставке  или ярмарке

III. Подготовка  экспозиции

IV. Подготовка  персонала.

    При этом каждая из этих стадий одинаково  важна для эффективной деятельности предприятия на выставке или ярмарке  и получения соответствующих  результатов.

    Этап  подготовки участия:

         1. Принятие решения  об участии в  ярмарке или выставке

    1. Размер общей экспозиционной  площади.

    2. Степень известности именно этой  выставки или ярмарки.

    3.  Тематику выставки или ярмарки  и ситуацию в отрасли в

    целом.

    4. Список экспонентов выставки  или ярмарки предыдущих лет.

    5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.

    6. Время проведения выставки или  ярмарки и ваш календарный  план   производства и сбыта.

    7.   Цену аренды экспозиционной площади.

    8.   Условия участия в общем каталоге 

    Прежде  всего ярмарки/выставки помогают экспоненту:

    1. предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия,

    2. оценить его позицию на рынке  (размеры, стабильность),

    3. почерпнуть рациональные идеи  в поведении конкурентов, параллельно  с

    ним участвующих в данной ярмарке/выставке,

    4.  определить ход конкуренции в области товаров-субинститутов,

    5.  изучить политику конкурентов  (методы, стимулы, системы).

    В соответствии с выше перечисленными факторами, причины участия в  выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, которые  одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия:

    Общие причины:

    1. увеличение объема продаж,

    2. контроль конкурентоспособности  предприятия,

    3. определение экспортной способности  товаров,

    4.  изучение общей конъюнктуры в отрасли (тренд и т.д.),

    5. обмен опытом,

    6. развитие сотрудничества,

    7. наблюдение за конкурентами (продукция,  идеи, методика, сервис).

    Особые  причины:

    1)     продукция

    -         проверка приемлемости конкретного  товара,

    -         презентация новых товаров,

    -         расширение ассортимента предлагаемых  товаров;

    2)     цены и коммерческие условия

    -           проверка реакции,

    -           предложение новых условий (реакции);

    3)     сбыт

    -         развитие-расширение распределительных  сетей,

    -         контроль эффективности сети,

    -         поиски представителя;

    4)     коммуникация

    -       поиски новых покупательских  сегментов,

    -       повышение популярности предприятия,

    -       активизация рекламной компании,

    -       контакты со средствами массовой  информации,

    -       получение информации о переменах  в желаниях и тенденциях рынка,

    -       проработка развивающихся контактов,

    -       освоение рыночной информации,

    -       обмен опытом,

    -       создание фирменного имиджа и  т.д.

    В функциональном аспекте цели участия могут быть разделены на цели действия и цели контроля.

2.2. Рекламные мероприятия на стадии подготовки к выставке

       Особенно  важную роль играют рекламные мероприятия  на стадии подготовки, которые включают:

       1. Включение фирмы – участницы в официальный каталог ярмарки/выставки. Но нужно ли закупать место под рекламу в выставочном каталоге – спорный вопрос. Название фирмы и стенда обязательно будут указаны в каталоге и издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание своих экспонатов в его редакционном разделе. При осмотре выставки у посетителей наверняка не будет времени для подробного изучения каталога и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников.

       2. Публикация в отраслевых периодических  изданиях и в экономической  печати,

       ориентированные на «целевые группы». Эта реклама  должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых  людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение трех последних дней перед открытием выставки\ярмарки.

       3. Использование наружной рекламы.  Наружная реклама – это стандартный  щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки\ярмарки.

       4. Рекламные мероприятия на радио  и телевидении. Очень важно  в этом случае купить эффективное  время: примыкающее к новостям  деловой жизни и передачам о биржевой ситуации.

       5. Использование символов ярмарки  / выставки, образцами которых администрация  снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс-конференциях, что усиливает действие рекламы  и связывает с участием в  конкретном мероприятии.

       6. Эпистолярное общение (directmail) считается  наиболее подходящим средством  привлечения посетителей при  условии, что письма оформлены  должным образом и отправлены  заблаговременно( за 2 недели). В письма  необходимо вложить план подъезда  к выставке\ярмарке и план местоположения вашего стенда на выставке.

2.3. Проведение выставки и анализ результатов

     Стадия  работы ярмарки\выставки

     В этот период связи с общественностью  являются одним из наиболее действенных  механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

     В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

     1)  изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду

     индивидуальность,

     2)  бесплатная раздача мелких сувениров,

     3)  раздача образцов товаров,

     4)  организация различных специальных  мероприятий (шоу, конкурсы,

     дегустации),  

     5)     передача музыкальных программ,

     6)     демонстрация видеофильмов, слайдов,

     7) проведение пресс-конференций, коктейлей  для журналистов, клиентов.

     Роль  персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его  подбора следует отнестись с  должным вниманием. Существует три  категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

     Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу  же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:

     - классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены,

     -    непосредственную проверку «личности»  посетителей,

     - активизацию предприятия для  выполнения полученных заказов  в установленные сроки,

     -   своевременную подготовку и рассылку  образцов, согласно принятым

     обязательствам,

     -   немедленное предоставление запрошенных  дополнительных данных,

     -  направление благодарственных писем  всем посетителям, содержащих

     дополнительные  сведения о предприятии, его продукции  и планируемых

     мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них.

     Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает  необходимость сравнения его  стоимости(затрат) с полученными  результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.