Компьютерные системы в орготехнике

    СОДЕРЖАНИЕ 

          ВВЕДЕНИЕ        

          1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ     

          2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И           ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ      

              2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ  

              2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ         

              2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ       

          3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ                  

              3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ                  

              3.2 СРЕДСТВА ОПЕРАТИВНОЙ ПОЛИГРАФИИ                   

          4. СРЕДСТВА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  СВЯЗИ                                    

          5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ                      

              5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ                      

              5.2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  СВЯЗИ                                  

          СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ                          

      ВВЕДЕНИЕ 

          Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования  любого офиса.  Слабое   применение   средств   оргтехники   приводит   к   снижению производительности  труда   и   эффективности   работы   управленческого   и технического персонала.

         К офисной технике в широком смысле  можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей  и  авторучек  и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в  узком  смысле  относят лишь технические  средства,  используемые  в  бумажном  делопроизводстве,  и средства административно-управленческой связи.

          Цель работы -  рассмотреть   основные  средства  офисной   оргтехники  и возможности их эффективного применения. 

                          1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ 

          К оргтехнике в широком смысле  можно отнести любые приборы,  устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная  от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

          В более  узком смысле  слова под оргтехникой часто понимают  лишь технические  средства,  используемые   в   делопроизводстве   для   создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения,  обработки, хранения,  транспортирования,  и   средства   административно-управленческой связи.

          Офисная организационная техника  (оргтехника) -  технические  средства, применяемые для механизации  и  автоматизации  управленческих  и  инженерно-технических работ.

          Организационная техника  составляет  материальную  базу  прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении  приводит  к снижению производительности труда  и  эффективности  работы  управленческого персонала, к недопустимым задержкам  при  решении  оперативных  вопросов,  а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и  к другим отрицательным последствиям.

          С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего  начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и  коммерческой? С  деловых  бумаг!  Множество  различных   договоров,   юридических   бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных  проспектов  и  афиш, технических заданий и технической документации, не говоря  уже  о  визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

          Хотя идея безбумажного делопроизводства  родилась уже лет  20  назад   и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и  сегодня насышенной именно бумажной информацией. Опрос многих  фирм  США  в  1994  г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации  хранится  в  бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50  -  95%  и  только  5%  всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации  в  электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на  бумаге,  5%  -  на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по  оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации  и  тратят  до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

          В связи с вышесказанным правомерен  вывод:  актуальность  традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

          Средства оргтехники для офиса  солидной фирмы  могут  включать  в  свой состав, например, такие устройства и оборудование:  персональный  компьютер, организационный  автомат,  пишущие  машинки,  телефонные  и  радиотелефонные аппараты,  мини-АТС,  директорский  коммутатор,  громкоговорящее  телефонное переговорное  устройство,  пейджинговую  систему,   телетайп,   факсимильный аппарат,   копировальный   аппарат,   ризограф,   диктофоны,    проекционную аппаратуру,  адресовальную   машину,   маркировальную   машину,   ламинатор,

    штемпелевальный    аппарат,    машину    для     уничтожения     документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

          Ниже рассмотрены технические  средства механизации  делопроизводства  и средства и дминистративно-управленческой связи, составляющие  основное  ядро средств офисной оргтехники. 

          2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ   ДОКУМЕНТОВ 

    2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ 

          Пишущие машинки

          Этот недавно еще незаменимый  вид конторского  оборудования  все  более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами.  Однако  они еще  широко  применяются  для  изготовления  документов  из-за   существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

          Пишущие машинки должны обеспечивать:

    высокую производительность труда при минимальных затратах;

    высокое качество печати;

    простоту  управления;

    максимальное  количество одновременно получаемых копий;

    надежность  работы.

          Механические пишущие машинки  самые простые и дешевые, но  и  самые  не удобные в работе.

          Электрические пишущие машинки  требуют от машинистки минимальных  усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий  (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается,  а производительность труда значительно увеличивается.

          Электронные   пишущие    машинки,    обладая    всеми    достоинствами электрических, имеют еще и память (например,  Роботрон  С6130  имеет  память емкостью  6500  зн.,  Евмолпия  -  402000  зн.),  что   приближает   их   по эффективности  к  организационным  автоматам.  Память  электронных   пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная),  так  и  внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты).  В этой  памяти  хранится  разнообразная информация:  стандартные   текстышаблоны,   адреса,   форматные   документы. Печатаемая информация также может  записываться  в  память  для  дальнейшего анализа и  использования.  Естественно,  извлекаемую  из  памяти  информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса,  фамилии  и любые другие фрагменты текстов.  Электронные  пишущие  машинки  могут  иметь дисплей для предварительного вывода на  экран  и  редактирования  печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для  вводавывода  необходимой информации  и   редактирования   текстов   с   помощью   более   совершенных компьютерных редакторов.

          Канцелярские пишущие машинки  настольные, труднопереносимые; среди   них есть и механические, и электрические, и электронные.

          Портативные  или  дорожные   пишущие   машинки   чаще   всего   бывают механическими.

          К специализированным пишущим   машинкам  в  зависимости   от  назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для  слепых,  наборнопишущие  машины  и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для  подготовки  форм  для  последующего тиражирования,   стенографические   машины   (Стеноки)   и   приставки   для формирования  стенографических  отчетов   о   совещаниях,   плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки  (Эрика 70)  и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

          Кроме того, пишущие  машинки   различаются  по  конструкции   печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них  могут  быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски  ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает  1015 зн,/с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40  зн./с,  у  них  проще смена шрифтов, они более бесшумны.

          Организационные автоматы

          Это  агрегированный   комплекс   электромеханических   и   электронных устройств,   предназначенных   для   автоматизации   процесса   составления, редактирования и изготовления текстоых и табличных  документов.  Оргавтоматы включают  в себя   быстродействующие   печатающие   устройства,   различные запоминающие устройства, микропроцессоры  или  иные  устройства  управления, дисплеи и др.

          Функциональные возможности оргавтоматов  шире,  нежели  у  электронных пишущих машинок:

    большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

    емкая внешняя память (мегабайты);

    более удобное  редактирование,  приближающееся  к  возможностям  компьютерных редакторов.

    Широко  используются такие оргавтоматы:  Оргтекст  Д,  Оптима  528,  Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.

          Диктофонная техника

          Следует особо отметить целесообразность  применения диктофонной техники в  качестве  промежуточного  звена  регистрации  информации   при   создании машинописных  документов.  Статистика  показывает,  что  затраты  труда   на составление документа с  промежуточной  задиктовкой  текста  на  диктофон  и последующей печатью с диктофона в  2  3  раза  меньше,  чем  при  рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах  регулярных машинописных    работ     в     организациях     целесообразно     создавать диктофонномашинописные бюро. 

    2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

          Транспортирование  документов  между  служебными  помещениями   фирмы, банка, библиотеки или другой организации  может  осуществляться  при  помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

          Тележки    универсальное,    но    не    всегда    удобное    средство транспортирования.  В  условиях  регулярного  перемещения  больших   объемов документации,  книг,  журналов  и   т.п.   используются   автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

          Чаше других используются тросовые  и ленточные конвейеры.

          Грейферные  транспортеры  тросовые  конвейеры,  наиболее  простые   по устройству; перевозимые грузы  крепятся  к  тросу  клипсовыми  зажимами  или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

          Ленточные транспортеры могут  достигать большой протяженности  (до  500 м),  иметь  скорость   движения   до   1   м/с,   наибольший   подъем   20°. Пространственные  ленточные  конвейеры  способны  осуществлять   перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и  наклонной  плоскости,  с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и  у  тросовых,  у ленточных    конвейеров    существуют    две    разновидности    организации транспортировки:  документ  без  использования  дополнительных   контейнеров

    закрепляется  на  ленте  (например,   магнитом);   документ   помещается   в транспортный  контейнер:  кассету,  коробку,  папку  и  т.  д.   Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой  вертикально  расположенной  лентой,  к которой крепятся документоносители карманы с  программатором,  автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

          Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются  для  вертикального перемещения документов. По принципу действия они  могут  быть  дискретные  и непрерывные.  Если  лифты  имеют  непрерывное  перемещение,  тогда   на   их платформах    (поддонах)     используются     программируемые     устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

          Пневматическая   почта   обеспечивает   перемещение   документов    по пневмотрубопроводу с большой  скоростью  и  на  большие  расстояния. Многие пневмопочты  обеспечивают  передачу   грузов   в   разных   направлениях   с автоматической   маршрутизацией   по   заданной    программе;    пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций.

          Пример. Пневмопочта "Дуплекс"  передает  по  пневмотрубопроводу  патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250  м  со  скоростью  8  м/с;"Транз1П", "Магистраль" такие же патроны на расстояние  400  м.  Пневмопочта "Аэротранс" пересылает грузы до 500 г. 
 
 

    2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ 

          Адресовальные машины широко  используются для впечатывания  в  документы локальных фрагментов текстов,  чаще  всего  стандартных:  адресов  клиентов, заголовков   счетов,    заявлений,    извещений,    платежных    документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки  для  последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого  числа  текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо  в  виде  печатных  форм  в  картотеке штемпелейшаблонов,  часто  вставленных  для  удобства   ручного   выбора   в разноцветные  стандартные  рамки.  В  адресовальных   машинах   используются

    специальные формы для  плоской,  а  иногда  и  высокой  печати.  Тексты  для распечатки могут быть также получены из компьютера.

          Маркировальные  машины  (франкировальные  машины)  вместо   марок   на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления  и суммы   оплаты.   При   печатании   на   счетчике   франкировальной   машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.  Такой  почтовый  штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование  организации,  ее адрес, телефоны.

          Штемпелевальные  устройства  (нумераторы)  служат  для  печатания   на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

          Ламинаторы - машины для защиты  документов от влаги, пыли, масла   и  от небрежного хранения  путем  нанесения  на  поверхность  документа  защитного покрытия.   Документ   вставляется   в   машину,   где    он    подвергается термообработке, в результате которой на документ  наносится  с  двух  сторон защитная пленка, или на поверхность документа  просто  приклеивается  липкая прозрачная пленка. Ламинировать  целесообразно  ценные  бумаги,  объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

          Фальцевальные  машины  устройства  для  выполнения   различных   видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату  и  аккуратного  складывания их.  Фальцевальные  машины  выполняют  все  стандартные  виды   фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры  полей устанавливаются   оператором   по   заданной    схеме.    Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

          Брошюровальные  машины  устройства  для  автоматической  фальцовки   и скрепления брошюр с  помощью  металлических  скрепок.  Выпускаются  и  более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

          Пример. Брошюровальная машина DC Mini  HF  скрепляет  дважды  внакидку блоки   формата   АЭА4,   брошюрует   до   100   страниц    формата    А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с  листоподборщиком; машина  DC  Mini  SR  скрепляет  подобранные  блоки  слева  вверху  и  может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.

          Листоподборочные машины (коллаторы)  автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для  последующего  изготовления  книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема  и при этом автоматически обрабатывать  готовые  блоки  и  получать  на  выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию. Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг. Пачковязальяые  машины  служат  для  обвязки  пачек  шпагатом   или   лентой

    свариваемой, липкой и др. Переплетные машины выполняют:  скрепление  блока  бумаг  пластмассовыми  или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока  бумаг с помощью термообложек клеевым способом. Бумагорезательное оборудование (резаки)  предназначено  для  резки  рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов  (форматы  в  миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3  297х420)  и  обрезки  (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от  ручных резаков настольных (например,  фирмы  IDEAL  1034,  1071,  2035),  напольных (1080,  1110),   напольных   гильотин   (3905,   4700)   до   автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза  от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов. Машины для уничтожения секретных  и  конфиденциальных  документов  путем  их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены  автоматическим  приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в  виде  бумажной  пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды  уничтожителей:  офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка),  секретные (резка в бумажную  пыль),  специальные  (измельчают  бумагу  вместе  с  металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты). Конвертовскрывающие машины  обрезают  край  конверта  заранее  установленной миллиметровой ширины. Конвертозаклеивающие машины наносят клей на  клапан  конверта  и  заклеиваютего. 

                  3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ 

          Операции копирования и  размножения   документов  (статей,  объявлений, рекламных проспектов и  др.)  весьма  распространены  в  деловом  бизнесе  и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей  копирования и размножения документов используются специальные технические средства.  Дня получения  небольшого  количества   копий   (до   25   экз.)   целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при  большом тиражировании  (более  25  экз.)   -   средствами   размножения   документов (оперативной или малой полиграфии).

          Принципиальное отличие средств  копирования от средств малой  полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении -  с  промежуточной  печатной  формы, изготовленной с документа-оригинала. 

    3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

          Электрографическое           копирование.           Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом  копирования.  Более  70%  мирового парка    копировального    оборудования    составляют     электрографические копировальные аппараты (ЭГКА),  посредством  которых  изготавливается  свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

          Основные достоинства электрографического  копирования:

    высокие оперативность, производительность и  качество копирования;

    возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

    получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

    получение копий с различных штриховых,  полутоновых,  одно-  и  многоцветных оригиналов;

    получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой  пленке,  алюминиевой фольге и др.;

    сравнительно  невысокая стоимость аппаратов  и расходных материалов,  легкостьобслуживания.

          Электрографическое копирование  включает в себя следующие  процедуры:

          1)   светоэкспозиция:   проектирование   документа   на    поверхность предварительно  наряженного  фотополупроводникового  покрытия  барабана  или пластины,    вызывающее    стекание    заряда    с    освещенных    участков полупроводникового  (на   свету   проводящего)   покрытия   и   формирование невидимого электростатического изображения документа;

          2) проявление изображения:  превращение   скрытого  электростатического изображения в видимое в процессе налипания  красящего  порошка  (тонера)  на заряженные участки;

          3) печать: перенос красящего порошка  с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;

          4)  закрепление:  растворение   красящего  порошка  на  копии   в  парах ацетона.

          Пример 7.5. Отечественные ЭГКА: ЭРА.  РЭМ, ЭФКА, ЭР-11,  ЭР-12.  Лучшие зарубежные образцы: Xerox 5380, Ricon  FT-4220,  MiB  DC-1755,  Konica  112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 и др.

          Отечественные  ЭГКА  существенно  уступают  по  качеству   копирования зарубежным. Если для отечественных ЭГКА справедлив образный вывод: текст  на копии хорошо разборчив, то для зарубежных: копии лучше  оригиналов,  рисунки объемные, цвета яркие при условии использования фирменной бумаги.

          Выбор ЭГКА в основном зависит  от типа и форматов копируемых  документов и от количества копий, которое планируется изготавливать.

          Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования (десятки метров  в минуту),  позволяющий получать  копию на  специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной  бумаге,  но  через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое  качество, небольшой  срок  хранения  копий  (темнеют),  дорогая  бумага.  Используются аппараты: Молния, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 и др.

          Фотографическое копирование. Этот  способ копирования -  самый   давний. Он  обеспечивает  самое  высокое  качество,  но  требует  дорогих  расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка,  сушка) получения   копии.    Важная,    весьма    распространенная    разновидность фотографического   копирования   -   микрофотокопирование,   основанное   на микрофильмировании документов. Используются особо контрастные  фотобумага  и пленки,  обычные  фотографические   аппараты,   аппараты   для   контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели: комплект ОРК, аппараты  КП- 10, КРН, ДокуфоБФ-101 и др.

          Электронно-графическое  копирование.  Оно   основано   на   оптическом считывании  документов   (фотодиоды   преобразуют   проектируемое   на   них изображение   документа   в   электрические   сигналы)   и   электроискровой регистрации информации на  специальный  носитель  копии.  Копии  чаще  всего получают  на  электрофотопленке  и  на  термореактивной  бумаге,  Копии   на электрофотопленке служат основой для последующего  тиражирования  документов средствами трафаретной печати, и  в  аспекте  подготовки  высококачественных

    трафаретных  печатных   форм   электронно-графическое   копирование   весьма эффективно и широко используется. Распространенные аппараты: Искра, Элика С- 11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.

          Диазографнческое  копирование.  Диазографическое  светокопирование   - диазография,  синькография.  Применяется  преимущественно  для   копирования большеформатной  чертежно-технической  документации.  Оригинал  должен  быть выполнен  на  светопроницаемой  бумаге,  кальке.   Процесс   заключается   в экспонировании  оригинала   контактным   способом   на   светочувствительную диазобумагу  и  отбеливании  бумаги  ярким  светом   в   местах,   где   нет изображения.  Изображение  проявляется  в  парах  растворителя  (аммиака)  в вытяжных   шкафах,   Качество   диазотипного    светокопирования    среднее. Используются аппараты:СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 и др.