Контроль и ревизия основных средств

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики возрастает потребность  в достоверной учетной и отчетной информации о деятельности хозяйствующих  субъектов (государственных, частных, муниципальных и иных предприятий, акционерных обществ, ассоциаций, концернов и др.).

Объективная информация о деятельности отдельных  хозяйственных субъектов необходима владельцам предприятий для повышения эффективности их работы; коммерческим банкам и другим заимодавцам для компетентной оценки платежеспособности предприятий и вероятности возврата кредитов; акционерам для контроля за деятельностью акционерного общества; поставщикам и другим кредиторам для получения гарантий полной оплаты за отгруженные товары и оказанные услуги; потенциальным инвесторам для избежания риска при вложении своих капиталов.

Контроль  является составной частью управления общественным возрождением. Государство  не может нормально функционировать  без четко организованной системы  контроля за производством, распределением и перераспределением общественного  продукта и другими сферами общественной жизни в государстве. Контроль является неотъемлемым элементом надстройки общества, в котором происходят серьезные изменения в процессе развития его политической системы, органов государственного и хозяйственного управления, законодательной и исполнительной власти.

Одним из подходов к подтверждению достоверности  бухгалтерской отчетности является контроль за правильностью отражения  финансово-хозяйственных операций в регистрах учета и проверка правильности расчетов отдельных показателей, их взаимоувязка в различных формах бухгалтерской отчетности.

Основная  цель ревизии - выявить хозяйственные  и финансовые нарушения, преступления, факты бесхозяйственности, краж, установить причины и условия, которые им благоприятствовали, виноватых в это лиц, принять меры по возмещению причиненного ущерба, убытка, применить мероприятия по ликвидации недочетов и правонарушений, а также притянуть к ответственности (административной или криминальной) лиц, которые допустили правонарушения.

Ревизия предпринимательских структур дает всеобщую оценку производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, эффективности использования производственного потенциала, обеспечению сохранения хозяйственных ресурсов, полноте начисления и  плате налогов в бюджет и др.

В этой работе будет показано проведение ревизии  и контроля учета основных средств.

1. Задачи и источники ревизии

Согласно  положению по бухгалтерскому учету  «Учет основных средств» ПБУ6/01, актив  принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

1. объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказание услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное пользование или во временное пользование;
2. объект предназначен для использования в течении длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
3. организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
4. объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Соответственно  Плану счетов бухгалтерского учета  для учета и обобщение информации о наличии и движении собственных или полученных на условиях финансового лизинга объектов, которые отнесенные к составу основных средств, предназначен счет 01 «Основные средства», счет активный, основные средства показываются по первоначальной (восстановительной) стоимости.

По дебету счета 10 «Основные средства» отображаются поступления основных средств на баланс предприятия, которые учитываются по первоначальной стоимости, дооценка основных средств, по кредиту — выбытие основных средств по остаточной стоимости, уценка основных средств. Амортизация основных средств обобщается на счете 02 «Амортизация основных средств».

Аналитический учет основных средств ведется в  отдельности по каждому объекту.

Основными задачами ревизии операций с основными средствами есть проверка:

• правильности отнесения материальных активов к основным средствам;
• реальности оценки и переоценки основных средств;
• правильности отображения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета;
• своевременности и правильности документального оформления и отображение в учетных регистрах поступления и убытия основных средств;
• правильности начисления амортизации, своевременности и полноты включения ее в затраты производства;
• правильности начисления и списания износа основных средств;
• соответствия и правильности оформления списания основных средств и др.

Ревизию основных средств рекомендуется проводить  в следующей последовательности: сначала проверяют фактическое наличие и сохранение собственных средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

Ревизор не может  приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, нарушен бухгалтерский учет.

О невозможности  проведения ревизии составляется соответствующий  акт, в котором следует четко  и конкретно обосновать недочеты. После этого ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения  относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О неправильном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии. [13, с.52].

С целью обеспечения  надлежащего учета и контроля за сохранением основных средств  учет основных средств в бухгалтерии  ведется по классификационным группам  в разрезе инвентарных объектов. Каждому объекту учета присваивается инвентарный номер по серийно-порядковой системе кодирования.

Во время ревизии  необходимо проследить, проставляются  ли инвентарные номера в актах, накладных и других первичных документах, которые служат основанием для принятия на учет или снятие с учета отдельных объектов.

К моменту проверки первичных  документов и сделанных записей  на счете 01 «Основные средства» следует удостовериться в тождественности сальдо по этому счету на последнюю отчетную дату в балансе и Главной книге, а сальдо Главной книги на эту же дату сверить с данными аналитического учета (типичными инвентарными карточками или книгами).

Основными источниками  ревизии являются:

1. первичные документы:
• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОC-1),
• акт о приеме-передаче здания (сооружений) (форма ОС-1а),
• акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений ) (форма ОС-1б),
• накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма ОС-2),
• акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспорта) (форма ОС-4)
• акт о списании автотранспортных средств (форма ОС-4а),
• акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4б),
• акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3),
• инвентарная карточка объекта основных средств (форма ОС-6),
• инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а),
• инвентарная книга учета объектов основных средств (форма ОС-6б),
• акт о приеие (поступлении) оборудования (форма ОС-14),
• акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15),
• акты о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16),
• расчет амортизации основных средств, инвентаризационные описания, сравнительные ведомости;
2. регистры синтетического и аналитического бухгалтерского финансового учета, данные квартальной и годовой отчетности;
3. налоговая, статистическая и оперативная отчетность.

Ревизор проверяет правильность ведения инвентарной карточки учета объекта основных средств (форма ОС-6), своевременность заполнения всех реквизитов в них на основании данных инвентарных карточек основных средств и сверяет с данными синтетического учета основных средств. Инвентарные карточки подлежат обязательной регистрации. Совокупность карточек образовывает картотеку, которая обеспечивает аналитический учет основных средств.

Если основные средства ликвидированы, то в карточке учета движения основных средств необходимо сделать запись об убытие на основании актов о списание объекта основных средств (форма ОС-4) или автотранспортных средств (форма ОС-4а).

Проверке  также подлежат арендованные основные средства Если выявлен недостаток или  излишки, устанавливают причины и виновных лиц.

В случае подмены  дорогих предметов дешевыми, новых  — старыми, следует обнаружить причины злоупотребления и принять меры относительно их устранения и возмещение убытков. Относительно основных средств, которые сделались непригодными, но не списанные, необходимо также установить причины преждевременного срабатывания или порчи и виновных в этом лиц.

Таблица1.1

Программа проверки основных средств

2. Особенности инвентаризации основных средств

Во время  инвентаризации основных средств следует  руководствоваться Федеральным  законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете", ПБУ 6/01 «Учет основных средств, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

Проверка  наличия и состояния зданий, сооружений, незавершенного строительства, инвентаря, земельных участков проводится в отдельности за собственными и отдельно за арендованными объектами.

Каждому объекту  в описании дают полную характеристику со ссылкой на ее инвентарный номер.

В бухгалтерии  предприятия следует сохранять  техническую и проектную документацию домов. Во время инвентаризации пользуются и оправдательными документами, которые послужили основанием их оприходования.

Если такой  документации нет, то следует обратиться в первичные приходные документы. В отдельных случаях знакомятся с предыдущими инвентаризационными  описаниями, иногда опрашивают людей для подтверждения, которое определенный предмет используется длиннее время.

К ревизии  технически сложных инвентарных  объектов привлекают специалистов-экспертов для выяснения технического состояния.

На арендованные основные средства составляют отдельное  описание с ссылкой на документы, которые подтверждают принятия соответствующих объектов в аренду, и указывают срок аренды.

Выявленные, но не обсчитанные объекты, или по которыми указаны неправильные данные, комиссия заносит к описанию с указанием правильных данных и технических показателей на эти объекты.

Однотипные  предметы, которые учитываются в  типичной инвентаризационной карточке группового учета, в описание вносятся по наименованиям и количеству этих предметов.

На непригодные предметы состоит отдельное описание с указанием в нем времени введения в эксплуатацию и причин, вследствие которых они стали непригодными.

Во время  ревизии необходимо проверить полноту  и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность вывода его результатов и отображения в бухгалтерском учете.

При проверке качества проведенной на предприятии  инвентаризации основных средств (своевременность и полнота) учитывается, что  инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств разрешается проводить один раз в два-три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет. [7, с.10].

По результатам  проведённой инвентаризации составляют инвентаризационные описи разных форм в зависимости от ревизуемых объектов (табл.2) 
Таблица 2

Формы описей по инвентаризациям

Следует обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального  проведения инвентаризации, когда сведения об объектах (наличие и состояние) переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или прошлогодних инвентаризационных описей. Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие в негодность и подлежащие списанию, а также излишние и ненужные машины и оборудование, которые должны быть реализованы или переданы на баланс другого предприятия. На объекты, подлежащие реализации (передаче) или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи. Полноту инвентаризации устанавливают сопоставлением инвентаризационных описей с показателями аналитического учета.

На основе изучения всех материалов инвентаризации, включая  и отражение результатов инвентаризации основных средств на счетах бухгалтерского учета, дается заключение о качестве проведенной инвентаризации и предложения по ее улучшению. Для проверки качества инвентаризации целесообразно провести выборочную инвентаризацию отдельных видов основных средств.[16, с.121].

3. Документальная ревизия основных средств

Основные  средства поступают и приобретаются  за счет капитальных вложений, амортизационных  отчислений, предназначенных на капитальный  ремонт оборудования, безвозмездного получения от других предприятий и других источников.

Основными направлениями ревизии операций по поступлению и выбытию основных средств (фондов) являются:

                1) проверка обоснованности приобретения  отдельных объектов основных  средств (исходя из производственной  необходимости, специализации предприятия, эффективности дальнейшего использования);

                 2) проверка полноты и своевременности  оприходования, учитывая особенности  документального оформления операций  по источникам поступлений (новое  строительство, приобретение оборудования, бесплатное поступление);

                 3) контроль правильности оценки  основных средств:

а) при вводе  в эксплуатацию от нового капитального строительства;

б) при аренде по выкупу государственного имущества;

в) при приватизации государственного имущества;

г) при бесплатном получении;

д) при переоценке основных средств;

                4) проверка правомерности операций  по выбытию основных средств:

    а)  при ликвидации объектов основных  средств из-за  невозможности   дальнейшего использования, износа;

    б)  при реализации другим организациям (обоснованность цены реализации, правильность расчета НДС, акцизного сбора, если этот товар налогооблагается);

     в) незавершенное строительство  государственных предприятий (обоснованность  оценки, исходя из анализа действующих цен, наличие разрешения органов гос. имущества);

     г) контроль операций при оперативной  аренде основных средств (сдача  в аренду помещений и оборудования  другим предприятиям, физическим  лицам: уровень тарифов платы  за аренду, оформление договоров  на аренду, достоверность объемов  аренды, состояние расчетов);

     д) контроль  отображения хозяйственных операций  в учете методом проверки корреспонденции  бухгалтерских счетов, исходя из  содержания хозяйственной операции. [1, с.86-87]

               По оприходованному оборудованию, приобретенному за счет амортизационных отчислений, следует проверить, действительно ли экономически выгоднее было приобрести новое оборудование вместо проведения капитального ремонта.

Особое внимание следует уделить проверке операций по оприходованию безвозмездно полученных основных средств. В каждом отдельном случае ревизор проверяет, давало ли ревизуемое предприятие согласие на получение оприходованных объектов, экономическую целесообразность перемещения основных средств (имея при этом в виду, что перемещение вызывает дополнительные расходы по демонтажу и пробному пуску, а также расходы по транспортировке), длительность процесса передачи и ввода их в эксплуатацию на новом месте, т. е. время исключения из эксплуатации, за счет каких источников произведены затраты по установке (должны производиться за счет капитальных вложений), как отражены расходы по доставке безвозмездно принятых основных средств (получатель относит их на общехозяйственные расходы) и др. Внимательно следует рассмотреть каждый факт выявления неучтенных основных средств, которые нередко являются результатом незаконных действий и нарушений, например незаконного строительства, произведенного за счет средств эксплуатационной деятельности или средств капитального ремонта, списания ранее не достававших объектов (а теперь разысканных) основных средств, обменных операций и др.

При анализе  правильности и своевременности  оприходования поступивших основных средств ревизор проверяет, соблюдаются  ли правила оформления актов ввода  в эксплуатацию капитальных вложений или актов приема-передачи основных средств, а также правильно ли отражаются эти операции на счетах бухгалтерского учета.

Несвоевременное оприходование основных средств  влечет за собой недоначисление амортизации, что приводит к неправильное исчислению себестоимости изготовленной продукции, выполненных работ и оказанных услуг и искажению финансовых результатов.

Своевременность оприходования в бухгалтерском  учете основных средств можно  определить путем сопоставления  даты оприходования их по счету 01 «Основные средства» с датами, указанным в первичных документах.

По всем незаконным поступлениям основных средств, экономически нецелесообразным перемещениям, перемещениям по неправильно оформленным документам, а также по фактам несвоевременно оприходованных основных средств ревизор обязан выяснить причины нарушений и виновных в этом лиц, и предложить мерь по дальнейшему недопущению подобных нарушений.

Необходимо  проверить правильность оценки основных средств. Поступившие на предприятие  основные средства учитываются по первоначальной стоимости, включающей затраты по их возведению (сооружению) или приобретению, стоимость проектно-сметной документации, расходы по доставке, монтажу и установке. При этом приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и установке с добавлением суммы износа по этим объектам, указанной в документах на оплату.

Первоначальная  стоимость основных средств не подлежит изменению за исключением случаев  достройки и дооборудования объектов, произведенных в порядке капитальных вложений, а также переоценки основных средств.

Ревизию операций по передаче основных средств в аренду следует начинать с изучения содержания договоров аренды, в которых указывается, какие основные средства переданы в аренду, на какой срок, ставки арендной платы, порядок ремонта и возврата основных средств арендодателю и др. Затем ревизор определяет, не сданы ли в аренду основные средства, необходимые ревизуемому предприятию для выполнения собственной производственной программы; по каким ставкам установлена арендная плата за сданные в аренду основные средства и возмещает ли она суммы начисленной амортизации; своевременно ли проводится текущий и капитальный ремонт переданных в аренду основных средств; своевременно и полно ли вносится арендная плата; своевременно и в удовлетворительном ли техническом состоянии возвращены арендованные основные средства и др.

Ревизор должен проверить наличие договоров  аренды, правильность и обоснованность ставок арендной платы. Порядок ремонта и возвращения основных средств арендодателю.

При этом выясняется, не отданы ли в аренду основные средства, которые необходимы предприятию, которое  ревизуется, не превышает ли сумма  амортизационных отчислений по отданным в аренду основным средствам арендную плату, своевременно ли в полной мере вносится арендная плата.

По записям  в инвентарных списках, накладных  и других документах ревизор проверяет  целесообразность внутреннего перемещения  основных средств, величину затрат предприятия по перемещению этих средств (на демонтаж, монтаж и отладку на новом месте эксплуатации), потери производственных мощностей за время перемещения и т. д. В результате проверки ревизор определяет производственную необходимость перемещений основных средств, почему при получении эти основные средства не были сразу переданы в данное производственное подразделение, кто виновен в неправильном размещении основных средств и непроизводительных расходах по их дополнительному перемещению.

Документальной  проверке подлежат также операции по списанию основных средств. В каждом отдельном случае необходимо проверить правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств. Правильность и своевременность оформления документами выбытия основных средств устанавливаются проверкой данных первичных документов, аналитического и синтетического учета, законность их ликвидации - по действующим нормативным актам на списание.

В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их старыми или негодными. Для этого сверяются данные актов ликвидации основных средств с данными инвентарных карточек и проверяются записи в бухгалтерском учете от поступления до выбытия ликвидированного объекта.

При списании основных средств, вследствие стихийных  бедствий и аварий определяют, имелись  ли основания для такого списания (акты, заключения специализированных государственных инспекций и других компетентных органов). В случае выбытия основных средств из-за аварий необходимо проверить, возмещались ли понесенные предприятием убытки виновными лицами.

В ходе ревизии  проверяется правильность использования  и ликвидации предметов бытового назначения и хозяйственного инвентаря.

Ревизор тщательно  проверяет правильность и своевременность  отображения операций по ликвидации объектов основных средств на счетах бухгалтерского учета, а именно определение  износа по объектам, которые выбывают, оприходование материальных ценностей, которые были получены во время разборки и демонтажа объектов (лом, запасные части, материалы) по цене их возможного использования).

Основные  средства в процессе функционирования со временем изнашиваются. Первоначальная стоимость основных средств предприятий возмещается амортизационными отчислениями по установленным нормам. Правильность использования средств амортизационного фонда исследуется непрерывным способом. Амортизационные отчисления обеспечивают накопления денежных средств на модернизацию и капитальный ремонт основных средств. Проверка правильности начислений и использования фонда амортизации имеет важное значение.

  Следует проверить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации (износа). Для этого нужно сравнить общую стоимость основных средств, принятых в расчет при начислении амортизации (износа) по состоянию на 1 января текущего года, с сальдо по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и данными баланса по состоянию на 1 января.

Нужно проверить, начисляется ли амортизация основных средств с учетом их движения в  течение года, т. е. с учетом их поступления  и выбытия.

По всем фактам неправильного начисления амортизации  определяются суммы излишне начисленной или недоначисленой амортизации, установить, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявить причины нарушений и виновных в этом лиц, принять меры к недопущению подобных недостатков в будущем. В процессе аудиторской проверки следует рекомендовать администрации предприятия внести соответствующие изменения в бухгалтерском учете и отчетности.