Контроль в системе управления. 2

Федеральное агентство по образованию 
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный университет туризма и сервиса» 
(ФГОУВПО «РГУТиС») 
Филиал федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный университет туризма и сервиса» в г. Самаре  
(Филиал ФГОУВПО «РГУТиС» в г. Самаре)

 
Отделение среднего профессионального  образования 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
по дисциплине

«Менеджмент туризма» 
 
на тему 

Контроль  в системе управления 

Студента 3 курса, группы 3ТС-7 
по специальности: 100201 «Туризм» 
Баранова Артема Владимировича 
 
 
 

Преподаватель-руководитель 
Лебедева Т.Д. 
_______________________2010 г.

(дата  сдачи работы) 
    _____________подпись студента 
_______________________2010 г. 
(дата проверки работы) 
Оценка______________________ 
_____________________________ 
(подпись руководителя)  
 
 

Самара, 2010

Задание 

по выполнению курсовой работы

студента  специальности 100201 «Туризм»

дневного  отделения, группы 3ТС7

Баранова  Артема Владимировича 
 

Тема  курсовой работы: Контроль в системе  управления туристической фирмой. 

Организация, на материалах которой выполняется  курсовая работа:

туристическая фирма «Самараинтур». 
 

Введение

1.Сущность и  необходимость контроля в системе  управления

2.Организация  управленческого контроля на  предприятии как фактора

 эффективности  деятельности.

2.1.Экономико-организационная характеристика предприятия

2.2. Виды управленческого  контроля 

2.3.Процесс контроля  в организации

2.4.Характеристики  эффективного контроля

Заключение 
 
 
 

Дата  выдачи задания _____________

Срок  сдачи курсовой работы _____________

Преподаватель-руководитель _____________

Студент _____________ 
 

План 

Введение……………………………….…………….……………………………………………..4

1.Сущность и необходимость контроля в системе управления………………………………...7

2.Организация управленческого контроля на предприятии как фактора

 эффективности  деятельности.

2.1.Экономико-организационная характеристика предприятия………………………...……...9

2.2. Виды  управленческого контроля…………………………………………………………...14

2.3.Процесс контроля в организации…………………………………………………………....18

2.4.Характеристики эффективного контроля…………………………………………………...23

Заключение………………………………………………………………………………………..27

Список  литературы…………………………………………………………………………….....29

Рецензия…………………………………………………………………………………………...30 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Темой данной работы является «Контроль в системе управления». Актуальность темы связана с особенностями Российского менталитета, так как в нашей стране если над деятельностью подчинённых не осуществляется контроль, то эта деятельность является менее эффективной. Только при правильной организации кадрового учёта и контроля результатов труда работников можно достигнуть высокой производительности и качества труда, а как следствие конкурентоспособного предприятия, приносящего прибыль.

Исходя  из вышесказанного, целью работы является выявление специфики организации  контроля в туристической фирме.

Для реализации поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

- четко  обозначить понятие, функции контроля;

- изучить  сущность контроля и способы  его организации на предприятии;

- дать  характеристику исследуемого предприятия;

- рассмотреть  способы контроля;

- сделать  выводы по результатам проделанной  работы.

Объектом  исследования является турфирма «Самараинтур», а предметом - организация и реализация контроля на предприятии.

Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с  французского слово  “контроль”  означает  проверочный  документ,   оформленный   в   двух экземплярах или в двух записях.

В течение  длительного времени понятие  контроля  связывалось,  прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в  массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью  главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях контроль определяется как  проверка  чего-

либо; проверка правильности тех или иных действий в области  производства  и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой  отчетности,  деятельности  какого-либо  другого  учреждения   или ответственного лица.

Как видно  из  вышесказанного,  исторически  первоначальным  является

объяснение  контроля как проверки  правдивости  и  достоверности  документов.

Следующим этапом стало представление о  контроле  как  проверке  соответствия действий поставленным  целям,  задачам,  действующим  законам.  Третий  этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики  науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль,  Г.Эмерсон,  Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять  любым  процессом.  Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит  в  соответствии  с  принятым  планом,  действующими инструкциями и установленными принципами. Цель  контроля  -  выявить  слабые

места и ошибки, своевременно исправить  и не  допускать  их  повторения.  По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая  контрольную  деятельность  в  управлении   предприятия,

А.Файоль разделял ее на шесть основных групп:

- с точки зрения административной - необходимо выяснить,  существует  ли программа работы и соответствует ли она моменту;

- с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и  выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;

- с точки зрения  технической -   нужно проследить  ход операций,  их

результаты, состояние машин и оборудования;

-  с точки зрения  финансов  -  необходимо  проконтролировать   кассу,

имущество, материалы, расходный капитал и  пр.;

- с точки зрения охраны - надо  проверить средства,  употребляемые для

охраны  имущества (от пожаров, краж и т.д.);

- с точки зрения учета -  необходимо  выяснить,  как быстро  поступают

отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия,  как ведется статистика.

Таким  образом,  по  А.Файолю  контроль  соотносится со  всеми

основными функциями управления и реально  сам становится особой функцией.

В настоящее  время под термином “контроль” подразумевают:

-органическую функцию управления;

-набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;

-функцию  системы,  выполняющую  задачу  обратной  связи   и   обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

1. Сущность  и необходимость контроля в системе управления.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал.

Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после  изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Руководители  начинают осуществлять функцию  контроля  с  того  самого момента, когда они сформулировали цели  и  задачи  и   создали  организацию.

Контроль  очень важен, для того чтобы организация  функционировала успешно.

Функция контроля  -  это  такая  характеристика  управления,  которая

позволяет выявить проблемы  и  скорректировать  соответственно  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит в том, что любая организация,  безусловно,  обязана  обладать  способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того,  как  они  повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная  сторона контроля, состоящая  во всемерной  поддержке  всего  того,  что  является  успешным  в  деятельности организации. Другими словами, один из важных  аспектов  контроля  состоит  в том, чтобы определить, какие  именно  направления  деятельности  организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации  и  их  причины, мы  получаем  возможность,  достаточно  быстро  адаптировать организацию  к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль  не только позволяет выявлять проблемы и реагировать  на  них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и  помогает  руководству  решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

2. Организация управленческого контроля на предприятии как фактора эффективности деятельности. 

2.1. Экономико-организационная характеристика предприятия.

Туристское  предприятие "Самараинтур" - это  хозяйственно-обособленная производственная единица в системе туристской индустрии, с формой собственности  – Общество с Ограниченной Ответственностью (ООО), занимается обслуживанием туристов.

Основной зарубежный туристский рынок - Австрия, Болгария, Венгрия, Германия, Египет, Израиль, Индия, Италия, ОАЭ, Словения, США, Таиланд, Франция, Чехия, Швейцария, Шри-Ланка

Внутренний  туристский рынок представляет вся  Россия и страны ближнего зарубежья.

В структуре  турфирмы "Самараинтур" предусмотрены  два отдела: отдел внутреннего  туризма и отдел международного туризма, которые занимаются соответственно приемом туристов на территории России (гостиницы, турбазы, базы отдыха) и  отправкой туристов в различные  страны мира.

Основные  цели турфирмы - это увеличение объемов  продажи путевок, как на внутреннем туристском рынке, так и на зарубежные маршруты. И как результат получение  чистой прибыли и увеличение доли участия ООО "Самараинтур" на туристском рынке.

Для достижения своих целей турфирма "Самараинтур" планирует провести рекламную кампанию, поданы заявки на участие в ряде международных выставках и ярмарках путевок, заказаны цветные буклеты  и брошюры, рекламные листки.

В этих целях туристское предприятие "Самараинтур" заключает договора с туроператорами и турагентами, гостиничными комплексами, транспортными организациями.

Туристическая фирма "Самараинтур" имеет право:

1) Оказывать  услуги предприятиям, организациям  согласно заключенным договорам.

2) Покупать, продавать другим предприятиям  и организациям, сдавать гражданам  в аренду, предоставлять во временное  пользование здания, сооружения, транспортные  средства, инвентарь и другие  материальные ценности, а также  списывать имеющееся на балансе  имущество.

3) Передавать  на договорных началах материально-денежные  ресурсы другим предприятиям, организациям  и гражданам, производящим продукцию или выполняющим для туристского предприятия "Самараинтур" работы и услуги.

Центральный офис компании пл. 569 кв. м, расположен по адресу: г. Самара, ул. Самарская, 51. Количество сотрудников, включая инфраструктурные подразделения, на постоянной основе – 174, на временной основе – 5.

На турфирме "Самараинтур" разработан турпродукт для реализации туристам, как на внутреннем рынке, так и на зарубежном. Предлагаемый турпродукт выгодно отличается от турпакета конкурентов тем, что за счет уменьшения транспортных расходов удалось снизить цену пакета, что существенно повлияет на покупательную способность туристов.

Относительно  невысокие цены и высокие уровни обслуживания по сравнению с конкурентами, а также обеспечение безопасности отдыхающих дают турфирме "Самараинтур" дополнительные преимущества перед  другими туристскими фирмами.

Для нормального  функционирования турфирмы "Самараинтур" проводится анализ его деятельности, в зависимости от постоянно меняющейся конъюнктуры туристского рынка. Это позволяет сделать турфирму "Самараинтур" устойчивой - прибыльной и конкурентоспособной, а также  обеспечить ее дальнейшее развитие.

Проведение  систематических анализов деятельности туристского предприятия "Самараинтур" позволяет:

- быстро, качественно и персонально оценивать  результаты деятельности турфирмы "Самараинтур" и его филиалов;

- точно  и своевременно находить и  учитывать факторы, влияющие на  получаемую прибыль;

- определить  расходы и тенденцию их изменения,  что необходимо для определения  продажной цены путевок и расчета  рентабельности;

- находить  оптимальные пути решения различных  проблем и получение достаточной  прибыли.

Для всесторонней оценки эффективности деятельности туристского предприятия "Самараинтур" используются различные показатели: товарооборот, прибыль, рентабельность, издержки обращения и производства и др.

Информационной  основой анализа хозяйственной  деятельности туристского предприятия "Самараинтур" являются данные бухгалтерской  и статистической отчетности, бухгалтерские  балансы.

Документооборот на предприятии "Самараинтур" играет очень важную роль. Здесь очень  важным является документальное оформление купли-продажи путевок (договоров). Очень важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры  и др.).

Документация  оформляется делопроизводителями, и в зависимости от назначения заверяется директором, главным бухгалтером. Организация работы с документами - это создание оптимальных условий  для всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием  и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения  документов в организации и в  исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в  архив.

В документационном обеспечении туристского предприятии "Самараинтур" выделяется три группы документов:

1) внутренние;

2) поступающие  (входящие);

3) отправляемые (исходящие).

В каждой из этих групп имеются свои особенности  обработки и прохождения. Прием  и обработку поступающих и  отправление исходящих документов осуществляет секретарь.

Регистрация документов - это присвоение ему  индекса и проставление его на документе с последующей записью  кратких сведений о нем в журнале-регистрации. Регистрация необходима для обеспечения  сохранности документа, учета и  контроля. Документы предприятия  в дальнейшем либо остаются на длительное хранение в архиве, либо временно хранятся, а потом передаются к уничтожению.

Деятельность  предприятия "Самараинтур" сопровождается составлением разных типов документов:

-организационные  документы (устав, структурная  и штатная численность, штатное  расписание, должностные инструкции  и др.);

-распорядительные  документы (решения, распоряжения, приказы по основной деятельности);

-документы  по личному составу (контракт, приказы по личному составу,  трудовые книжки, личные дела, лицевые  счета);

-финансово-бухгалтерские  документы (годовой отчет, главная  книга, счета прибыли и убытков,  акты, ревизии и т.п.);

-информационно-справочные  документы (письма, справки, докладные  записки);

-нормативные  документы от вышестоящих органов;

-коммерческие  документы (контракты и договора);

-рекламная  продукция (буклеты, календари,  визитки и т.д.).

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между предприятиями являются коммерческие контракты (договора), представляющие собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Организационная структура турфирмы направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями  организации, распределения между  ними прав и ответственности. В ней  реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех  или иных принципах управления.

Организационная структура организации и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями. 

2.2 Виды управленческого  контроля. 

В управленческой практике различают несколько видов  контроля.

Общий – контроль управляемой системы в целом.

Функциональный – контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка.

Предварительный – контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ.

На стадии формирования и организации фирмы  в функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных  документов, формулировкой прав и  обязанностей сотрудников, а также  за подготовкой и изданием внутреннего  действия на тур. фирме.

При осуществлении  предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие  материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач туристической фирмы. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда? сколько? какие средства (наличные и безналичные) потребуются тур. фирме?

На стадии предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины.

Диагностический – контроль включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п. Эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке.

Терапевтический – контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

В ходе работы неизбежно возникают изменения  и отклонения, требующие корректировки  ранее составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения.

Другое  название данного вида контроля –  оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ – оперативность.

Объектом  текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его –  их непосредственный руководитель. Такой  контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Промежуточный – контроль в середине выполнения задачи или работы.

Заключительный, или финальный, - контроль осуществляемый по окончании выполнения задания или работ.

Цель  заключительного контроля – предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания  какой-либо определенной работы или  этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь  большую достоверность, так как  основная суть здесь заключается  в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления в туристической фирме.