Контроль в системе менеджмента. 2

Министерство  образования и науки РФ

Елецкий государственный университет им. И.А. Бунина 

Факультет экономический 

Кафедра экономики и экономического анализа 
 
 

Курсовая  работа

По дисциплине «Менеджмент»

На тему: «Контроль в системе менеджмента» 
 
 

                                                                                                               Выполнила:

студентка группы ЭМ-41

Кураева А.М. 

Научный руководитель:

проф. Алонкина Л.И. 
 

______________                   ________________                  ________________

      Оценка                                     Подпись                                     Дата 
 
 
 

Елец-2011

     СОДЕРЖАНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ 3

     1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ  КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА 5

     1.1. Понятие, сущность и принципы контроля в менеджменте 5

     1.2. Виды контроля 10

     2. ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ 20

     2.1. Значимость установления стандартов 20

     2.2.Сопостовление достигнутых результатов с установленными стандартами и принятие необходимых корректирующих действий 22

     2.3. Контроллинг на предприятии: содержание, функции, задачи 26

     3. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ  КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА 34

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Каждый  предприниматель, начиная свою деятельность, должен ясно представлять потребность  на перспективу в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники их получения, а также  уметь четко рассчитать эффективность  использования ресурсов в процессе работы фирмы.

     При рыночной системе хозяйствования организация, являющаяся самоорганизующейся социально  ориентированной системой, функционирует  в жестких условиях конкурентной среды и имеет полную хозяйственную  самостоятельность. В таком положении  ее деятельность в широком смысле направлена на завоевание и удержание  предпочтительной доли рынка, на достижение превосходства над конкурентами. В соответствии с этим, контроль организации ориентирован главным  образом на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях: устойчивое положение организации на рынках (среди конкурентов), признание организации  субъектами рынка и общественностью, своевременная адаптация систем производства и управления организации  к непрерывно меняющейся внешней среде. В рыночной экономике предприниматели не смогут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно контролировать свою деятельность.

      Контроль  - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Цель контроля заключается в том, чтобы выявить на возможно более раннем этапе неблагоприятное развитие событий, с тем, чтобы управляющий мог сконцентрировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем.

      Актуальность  данной темы заключается в том, что  эффективное управление и контроль в современных условиях рынка - необходимое условие повышения эффективности бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных преимуществ предприятия.

      Целью курсовой работы является исследование вопросов применения контроля в системе  менеджмента.

     Для достижения поставленной цели предполагается решить следующие основные задачи:

1. Рассмотреть сущность и назначение контроля в системе менеджмента.
2. Исследовать процесс контроля и дать определение понятию контроллинг.
3. Исследовать современные тенденции развития контроля в системе менеджмента.

       На основании рассматриваемых статей, учебников, научной литературы, можно сказать, что данная тема широко и многогранно освящена во многих источниках. Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ  КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА 

     1.1. Понятие, сущность и принципы  контроля в менеджменте 

      Важной  стадией процесса управления является контроль, который в менеджменте  рассматривается одновременно и  как функция управления, наряду с планированием, организацией, регулированием, учетом.

      Контроль  должен обеспечивать фиксирование состояния  объекта управления в определенный момент времени для принятия решений  по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для реализации управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм [16, с. 131].

      Термин  «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.

      В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в журналах и т.д. Контроль как  явление ассоциировался с деятельностью  главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

      В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или  ответственного лица.

      Следующим этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

      Классики  науки управления (Ф.У.Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия [25].

      Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

      В настоящее время под термином «контроль» подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

      Реализация  контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить, как организация  продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать  соответствующие действия или альтернативный курс [21].

     Контроль  – это деятельность руководителей  предприятий и вышестоящих звеньев  управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих  и оценивающих соответствие им продукции  и корректирующих работу исполнителей [5, с. 252].

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи. Контроль очень важен, если руководитель хочет, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

     Планы и организационные структуры  — это лишь картины того, каким  хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств  может воспрепятствовать тому, чтобы  задуманное реализовалось. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на различные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен. 

     Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

     Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т.е. отвечая на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     В системе управления контроль выполняет  следующие основные функции:

• проверочную – установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдение технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений;
• информационную – сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта;
• диагностическую – изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов;
• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
• стимулирующую – по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание;
• корректирующую – на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них;
• защитную – способствует сохранности ресурсов [6, с. 371].

     Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, т.е. держать  в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие  в ней. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получить достаточно полную и объективную  картину ситуации. Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными  приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно  проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

     Контроль  осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного  разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно  знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.

     Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что  значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент  процесса планирования на всех его  стадиях.

     Эффективный контроль должен увязываться и с  изменениями в структуре организации  и системе управления ею, поэтому  важным требованием, предъявляемым  к нему, является гибкость, приспособляемость  к изменяющимся условиям.

     Контроль  должен быть своевременным, позволять  устранять нарушения, прежде чем  они примут опасные размеры, иначе  он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

     Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения  эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным. Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем  издержек.

     Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен  на конкретные процессы, результаты, требует  учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

     Ориентированность контроля на человека означает его  доброжелательность, исключение какой  бы то ни было слежки за людьми. А это возможно в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.

     Контроль  должен соответствовать характеру  своего объекта, а цель его – быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что  делается это объективно. Поэтому  нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми. Желательно избегать чрезмерного контроля над ними, тем более из недоверия, так как кроме пустой траты  средств и лишних эмоций это ничего не дает.

     Выполнение  работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и  если она не сделана, разобраться, почему так произошло. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного  отношения руководства к людям  и делам организации.

     Руководитель, для которого контроль наряду с планированием  является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о людях, поощрять их за любые  позитивные результаты. Это стимулирует  рост производительности и стремление к самосовершенствованию [6, с. 373].

     В целом на систему контроля влияют характер деятельности организации, степень  ее самостоятельности, факторы внешней  среды, позиции менеджеров. 

     1.2. Виды контроля 

     Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

     Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в организации.

     Выделяют  следующие основные виды контроля:

     1. По типу:

• традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;
• опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целям; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;
• предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

     2. По видам:

• финансовый;
• маркетинговый;
• контроль качества;
• производственный и др.

     3. По объектам, каковыми являются:

• состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;
• эффективность производственной деятельности;
• промежуточные и конечные результаты;
• затраты, потери и их виновники;
• достоверность, качество, доступность, полнота информации;
• сроки исполнения принимаемых решений;
• имидж организации;
• сохранение коммерческой тайны и др.

     4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля:

• администрация;
• функциональные службы;
• специальные подразделения;
• сами работники.

     5. По интенсивности:

• нормальный;
• усиленный.

     6. По месту осуществления.

     7. По целям:

• фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного;
• корректирующий – исправить положение дел.

     8. По методам:

• фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;
• документальный происходит на основе сверок и проверок документов;
• оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.

     9. По стадиям осуществления:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный [6, с. 374].

     Фирмы широко используют  две  формы  контроля:  финансовый   и административный.

     Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно - хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

     Административный (оперативный) контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием [16, с. 132].

     По  стадиям осуществления выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

     Предварительный контроль. Некоторые наиболее важные виды контроля организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ [18].

     Основными средствами осуществления предварительного контроля являются реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

     Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех  деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для  выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность  привлечения и закрепления в  составе организации компетентных работников можно также путем  установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических  тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в  период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и  после их найма в ходе курса  обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым  исполнителям к уже имеющимся  у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

     Промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

     Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

     Текущий контроль. Данный контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

     Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

     Все системы с обратной связью:

     1. Имеют цели;