Личное дело: порядок ведения и оформления. 3

Содержание

 

Введение………………………………………………………………..………2

1.ЛИЧНОЕ  ДЕЛО: ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ…………….4

1.1.Личное  дело………………………………………………………………...4

1.1.1.Резюме……………………………………………………………….……6

1.1.2.Заявление…………………………………………………………….……7

1.1.3.Характеристика……………………………………………………….…..8

1.1.4.Анкета……………………………………………………………….....…..9

1.1.5.Автобиография………………………………………………………........10

1.1.6.Трудовой  контракт………………………………………………………..11

1.1.7.Приказ  по личному составу……………………………………………....12

1.1.8.Личная  карточка Т-2……………………………………………………....13

1.1.9.Трудовая книжка…………………………………………………………..15

1.1.10.Докладная  записка....……………………………………………………..17

1.1.11.Объяснительная  записка…………………………………………………19

1.1.12.Приказ  по основной деятельности………………………………………20

Заключение………………...……………………………………………………..22

ПРИЛОЖЕНИЕ…...……………………………………………………………..23

Список использованной литературы…………………………………………...41

                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами.

Деятельность  любой,  в  том  числе  коммерческой организации  сопровождается  созданием  документов. Оформление документов  в  соответствии  с действующими  правилами  обеспечивает  защиту  интересов  организации,  увеличивает  эффективность  управленческого  труда.

Управление  организацией  неизбежно требует  создания  многих  видов  управленческих  документов,  без  которых  невозможно  решать  задачи  планирования,  финансирования,  кредитования, бухгалтерского учёта и  отчётности,  оперативного  управления,  кадрового  обеспечения  деятельности  организации.

Правильная  организации  работы  с  документами  предполагает,  прежде  всего,  их  разбиение  на группы  по  назначению  и  принципам  подготовки  и  оформления.

При всей необходимости и  важности  знания  того, как  составить  и оформить документ, не менее значимым  является  умение организовать  работу  с ним  на всех этапах  его  прохождения от момента  создания  до  реализации  связанного с  ним  управленческого или иного действия.

Любой  документ  по  окончании  связанных  с  ним  управленческих  или  иных  действий  в  течение  определённого  времени  храниться  в  организации.

Важную  роль  в  подготовке  и реализации  документов  организации,  а  также  контроль  за  их  исполнением  играет  организационный  офисный  персонал,  в  составе  которого  наиболее  значимыми  являются  секретари  руководителей и  офис-менеджеры.

Персонал  является  основным  ресурсом  организации.  Работа  с  ним  связана  не  только  с  содержанием  основной  деятельности  организации,  но и со  многими  факторами  деятельности  общества  в  целом. Это, прежде  всего,  касается  действия  соответствующего  законодательства,  реализация  положений  которого  связана  с  оформлением  и  использованием  ряда  документов  обязательного  характера.

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В составе документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учётные документы, распорядительные, личные и т. д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

В данной  курсовой  работе  будут  рассмотрены  вопросы  правильного  составления  и  оформления  документации  по  трудовым отношениям,  а  именно: резюме, заявления,

характеристики, анкеты, трудового контракта, личной карточки Т2, автобиографии, приказа по личному  составу.

 

 

 

 

 

1. Личное дело: порядок ведения  и оформления

1.1. Личное дело

 

 Личное  дело  заводится  на  руководящих  работников  всех  рангов, специалистов, работников, располагающих  материальными или  информационными  ресурсами, владеющих  ценными  или  конфиденциальными  сведениями, документами, базами данных. На рабочих  и  технический  персонал  организаций  личное дело  обычно  не заводятся.  Все  необходимые  сведения  отражаются  в  личной  учетной  карточки  формы  Т 2.

    Первоначально  личное  дело включает  в  себя  документы,  сопровождавшие  процедуру  приёма  гражданина  на  эту  должность, и  заводиться  после  издания  приказа о приёме  его  на  работу.

Документы  в личном  деле  располагаются в определенной  последовательности. Для удобства  ведения  личного  и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

      внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле;

      трудовой договор (контракт);

      дополнение к личному листу (анкета) по учету кадров;

      личный листок (анкета) по учету  кадров,

      биографическая справка, справка  из личного дела (справка-объективка);

      автобиография;

      направление или представление  к назначению на должность, обоснование  к назначению, при переводе –  письмо;

      письмо вышестоящего органа управления  о согласии на назначение в  должности;

     решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии  о назначении  на должность, при необходимости  – копия решения профсоюзного  органа,

     заявление о приёме на работу;

    характеристика, рекомендательное  письмо, резюме, медицинская справка;

    копия диплома об образование  и присужденных учёных степеней, аттестатов о присвоении учёных  почётных званий, документов о  награждении, различных

свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные,

     список научных трудов и изобретений;

     копия приказа (или выписка из  приказа) о назначении на должность;

    копия других приказов (при необходимости).

          Личные дела хранятся в кадровой  службе  и ведутся работниками  этой службы, назначенным приказом  руководителя организации ответственным  за эту работу.

          Личное дело формируется в  специально предназначенной для  этого картонной обложке (папке  регистраторе), на которой заранее  обозначен присвоенный ей номер  по журналу учёта личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую  нумерацию, соответствующую общему  количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в неё личного дела только работающего сотрудника.

         При увольнении сотрудника его  личное дело извлекается из  папки, оформляется в соответствии  с требованиями архивной службы  и сдаётся в архив организации.

Для быстрого поиска личных дел служит алфавитная картотека или указатель. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.

         Правильное формирование и хранение  личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы даёт  возможность обеспечить полную  конфиденциальность находящихся  в личных делах документов.

                                                  1.1.1 Резюме

      Резюме - это описание профессионального  пути в письменной форме, которое  призвано создать о Вас позитивное  мнение у работодателя. Это краткое  письменное изложение профессиональных  качеств соискателя, демонстрирующее  потенциал личности и способность  занять данную конкретную должность.

Резюме должно содержать необходимые пункты:

    Ф.И.О. полностью;

    дата, место рождения;

    семейное положение;

   местожительства ( полный адрес);

   телефон;

   другие способы связи.

Работодатели сортируют все присланные им резюме по цели обращения кандидатов. Указание конкретной должности, на какую претендует кандидат, значительно экономит время и силы  работодателя.

         Резюме должно уместиться на  одной странице формата А-4.

         Писать резюме надо так, чтобы  оно легко читалось. Резюме просматривается  быстро (около 30 сек.). Необходимо помочь  читателю сделать  это более  эффективно и с экономией времени.

          Необходимо избегать использования  аббревиатур.

          Каждое резюме индивидуально, оно  должно быть составлено на  конкретную вакансию.

          Резюме следует использовать  для того, чтобы добиться собеседования, а не получить работу. Используйте  интервью для более детального  рассказа о Ваших преимуществах, чтобы познакомиться с работой.

         Перед отправкой следует показать  своё резюме кому-нибудь для  рецензии.                                             

 

 

1.1.2 Заявление

 

          Заявление -   документ, содержащий  просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному  лицу или  организации.

Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дата, адрес (кому), текст, подпись.

 

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.3 Характеристика

 

     Характеристика (рекомендация) является официальным  документом  и даёт  оценку деятельности  данного лица в целом. Обычно  выдаётся по запросам военкоматов, следственных органов, судов, государственных  учреждений, крупных фирм и  т.п.

   Характеристика составляется  руководителем  структурного подразделения, в  котором трудится работник, подписывается первым руководителем  организации или полномочным  заместителем  первого руководителя  и  представителем профсоюзного  органа.  Характеристика отражает  мнение этих лиц о данном  работнике.  Подписи заверяют  гербовой печатью организации.  Характеристика оформляется  на  общем  бланке  и обязательно  датируется.

     В  характеристике  указывается  анкетные данные  и должность  работника, время  работы в организации, на предприятии, продвижение по  службе, отношение  к работе, рост профессионального  уровня, наличие правительственных  наград  и поощрений.  Оценивается  деловой  и  моральный  уровень  работника, его личные  качества, черты характера.

   Текст изготавливается  от третьего лица. В конце  характеристике  сообщается её назначение, т.е. для  представления в какую  организацию, или с какой  целью она  выдана. Характеристика  выдается на  руки гражданину или пересылается  по запросу.

 

 

 

 

 

 

1.1.4 Анкета

 

        Основная  масса необходимых сведений  на должность  концентрируется  в личном  листке  по учёту  кадров, который имеет  широко  распространенную типовую анкетную  форму. Личный  листок  с фотокарточкой, включает 19 основных анкетно-библиографических  показателей (пунктов) – фамилию, имя, отчество, год место  рождения, образование, выполняемую работу с  начала трудовой  деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и др.

 Все  пункты заполняются  чётко и  разборчиво, сокращения и подчеркивания  не допускаются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.5 АВТОБИОГРАФИЯ

 

      Автобиография  пишется  поступающим  на  работу  в произвольной форме,  с обязательным  изложением  основных  этапов  жизни  и  трудовой  деятельности.  В  автобиографии должны  быть  отражены:  фамилия, имя, отчество, причины изменения  фамилии, год и место рождения, социальное  положение,  образование, какие учебные  заведения заканчивал  и по какой  специальности,  трудовая  деятельность с указанием  в  прямом  хронологическом  порядке  времени,  должности  и  место работы, причин перехода с одной  работы на  другую и перерыв  в работе  более одного  месяца, служба в Российской  армии, награды,  поощрения, взыскания,  судимость, семейное положение, основные сведения о  ближайших  родственниках,  иные  сведения, которые желает  сообщить гражданин  о себе.

     Используется  повествовательная  форма  изложения. Автобиография  подписывается  и датируется  составившим её  лицом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.6 Трудовой  контракт

         Трудовой  договор (контракт) заключается в  письменной форме в двух подлинных  экземплярах. Подписывается  руководителем  организации  и работником.  Роспись  руководителя  заверяется  гербовой  печатью  организации. Один  экземпляр  передаётся работнику,  другой  хранится у работодателя.

Трудовой договор должен  содержать следующие основные положения:

      Наименование работника  и работодателя, место работы;

      Дату вступления  в силу трудового договора;

      Наименование должности, специальности, профессии с указанием  квалификации  в соответствии  со штатным расписанием  организации  или конкретная трудовая функция;

      Права и обязанности  работника и работодателя;

      Достоверные характеристики  условий  труда,  компенсации и  льгот работнику; режим труда  и отдыха;

      Условия оплаты  труда;

      Иные существенные  условия.

В трудовом договоре могут  предусматриваться  условия об установлении  испытательного срока, о неразглашении  государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой  законом тайны. Об обязанности работника отработать после  обучения не  менее установленного договором срока,  если обучение  производилось  за счёт  средств работодателя, и другие  условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законом, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

 

 

 

 

 

1.1.7 ПРИКАЗ  ПО  ЛИЧНОМУ  СОСТАВУ

 

       Приказами по  личному  составу  оформляются  приём на работу, увольнение и  перевод  сотрудников  предприятия.  Заключение  трудового  контракта  не исключает  издания  приказа  по  личному  составу  о  его  зачислении  на работу.

     Приказ по личному  составу  включается  в  отдельное  дело,  и имеют  самостоятельную  нумерацию  с добавлением  индекса  « л/с», например: №1л/с.

      Приказы по личному  составу  оформляются  на бланках  предприятия для внутренних  документов и имеет следующие  реквизиты:  наименование  предприятия,  наименование  вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

   Текст приказа  обычно  делится на две части:  констатирующую  ( может опускаться) и распорядительную. В констатирующей  части указывается  причина издания приказа.  Распорядительная  часть приказа начинается  словами: «Назначить», «Уволить», «Перевести».

  При увольнении сотрудников  указывается статья ТК РФ.

  При приёме на работу  указывается  вид  приёма (постоянная  или временная работа, с испытательным  сроком  или  без  него) и оклад.

   Приказы  по личному  составу  визируются  юрисконсультом, заместителем  директора по кадрам или другими  должностным  лицом, в обязанности  которого входит  работа  с  персоналом.

  Приказы  по  личному  составу  объявляются  сотруднику под расписку.

   Отметка об ознакомлении  с приказом  содержит  слова: «С  приказом ознакомлен», подпись  сотрудника и дата  ознакомления.

   Приказ  по личному  составу  хранится 75 лет.

  

 

                              1.1.8 ЛИЧНАЯ   КАРТОЧКА  Т - 2

 

     Основным документом  по учёту  персонала  предприятия  является  личная  карточка  формы Т 2, которая заводиться  на всех  работников  предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

     Все  записи в карточке  делаются  на основании  документов, предоставленных  работником.  На  основании паспорта  в разделе 1 «Общие  сведения»  указывается  фамилия, имя, отчество, год и месяц  рождения,  номер, серия паспорта,  когда и кем выдан, домашний  адрес. Данные  об  общем  и  непрерывном  стаже  работы,  а  также о  перемещениях  сотрудника  указывают  на  основании  записей  в  трудовой  книжке.

   Для заполнения раздела  2 « Сведения о воинском  учёте»  данные берут  из военного билета  работника.

    В новой  варианте  личной карточки  исключены  устаревшие  позиции  (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ  и профсоюзе).

     В обязательном  порядке  проставляется  дата  заполнения  личной  карточки  и личная  подпись работника.

    На оборотной  стороне  карточки  содержатся  разделы 3 «  Назначения  и  перемещения», 4 «Отпуск»,5 «Дополнительные  сведения» и  «Дата и  причина  увольнения».  Наиболее важными  являются  сведения  раздела 3 « Дата и причина  увольнения».

    Записи в этих  разделах  должны  содержать  ссылки на  дату  и номера  приказов о  назначении, перемещении или увольнении  работника. Эти сведения  должны  заполняться с особой  аккуратностью, т. к. они нередко служат основанием  для  подтверждения  трудового  стажа  работника.

В конце каждой записи в разделе « Назначения и  перемещения» должны  стоять

 подпись  работника, на которого  заведена карточка.

     В разделе « Дополнительные  сведения» записывается  данные  о  повышении  квалификации,  знании  иностранного языка, второй  специальности,  инвалидности и т.п.

   Заполняется  личная  карточка  рукописным  или  машинописным  способом  лицом, ответственным  за  работу  с персоналом  фирмы  или  секретарём- референтом. Все записи  должны  быть  без  сокращений.  Личная  карточка заводиться  на  работника  в одном  экземпляре, храниться в сейфе  в  отдельной  картотеке,  составленной  по алфавиту фамилий, работников.

     Карточки  уволенных  сотрудников   формируют  в  самостоятельное  дело по алфавиту  « по трём  первым  буквам  фамилий». Перед сдачей в архив  все  карточки  должны быть  пронумерованы, на них  составлена  внутренняя опись.

Срок хранения  личный карточек  формы Т 2 – 75лет- (статья 504 « Перечня документов  с  указанием  сроков  хранения»).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.9 ТРУДОВАЯ     КНИЖКА

 

   Трудовая  книжка является  основным  документом  о  трудовой  деятельности  и трудовом  стаже  работы.

    Законом запрещается  иметь  несколько  трудовых  книжек.

    При приёме на работу  трудовую  книжку  представляют  лицу, ведущему  документацию  по  личному  составу.

    На работника, поступающего  на работу  впервые, заводиться  трудовая  книжка, которая   заполняется  в его присутствии  не позднее  недельного срока  после  приёма  на  работу. Записи в  трудовой  книжке  производиться на  основании  паспорта и документов,  подтверждающих  образование и профессию.

    На титульном  листе  трудовой  книжке  указывается  фамилия, имя  и отчество  работника  полностью  без  сокращений. Дата  рождения в  трудовой книжке  должна  содержать  число, месяц  и год.

    Сведения  об образовании  (среднее, среднее  специальное  или  высшее) и специальности  или  профессии  указываются  на  основании  документов:  аттестат, диплом, сертификатов, справок, если  образование  незаконченное  высшее.

   На титульном  листе  обязательно  ставится  подпись  лица,  выдавшего  трудовую  книжку, и печать  предприятия, где  она  была  впервые  заполнена.

   Запись  на последующих  страницах  трудовой  книжки  начинается  с простановки  штампа  предприятия.

  Если предприятия  изменило  своё  название, то делается  запись  отдельной  строкой.

    В  графе 1  проставляется  порядковый  номер  записи,

    В графе 2 – дата  приёма.

    В  графе 3- указание действия  и должность  (принята  на  должность,  уволена  по  собственному  желанию, переведена на  должность).

   В графе 4- основание (приказ, №л/с).

   Все  записи  производятся  в  точном  соответствии  с приказом  о  приёме,  переводе  или  увольнении  аккуратно, без  зачёркиваний  и  помарок.  Если  всё же  возникает  необходимость   исправлений, то  они  оговариваются  и заверяются  подписью  должностного  лица  и  печатью.

    В записи  об  увольнении  указывается  соответствующая  статья  ТК РФ.

    С каждой  записью  в  трудовой  книжке  необходимо  ознакомить  её  владельца.

    В том  случае, если  в трудовой  книжке  не  остаётся  места  для  записей   в графе  «сведения  о работе», заводиться  вкладыш  к ней.

   При увольнении  трудовая  книжка  выдаётся  работнику в  день  увольнения.

   С целью  обеспечения  сохранности  трудовые  книжки  хранятся  в сейфах.

   Невостребованные  трудовые  книжки  хранятся  до  востребования  не менее  50 лет (статья 524 «Перечня  документов  с  указанием  сроков  хранения»).

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.10 ДОКЛАДНАЯ    ЗАПИСКА

 

    Докладная записка - документ, адресованный  руководителю  организации, содержащий  обстоятельное  изложение,  какого- либо  вопроса  с  выводами  и предложениями  составителю.

    Обычно  докладной  запиской  информируют  руководство об имевших  место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации,  требующих  принятия  решения.

    Докладные  записки  представляются  руководителю  подразделения  или  организации.

   Докладные  записки  составляются  по  инициативе  работника  или  по  заданию  его  непосредственного  руководителя  в  случаях,  когда  для  разрешения  ситуации  требуется  принятие  решения  вышестоящим  руководством.

     Докладная записка  составляется  на  стандартном  листе  бумаги формата А4.

Обязательными  реквизитами  докладной  записки  являются:

     -наименование  структурного  подразделения;

    - наименование  вида  документа;

    - дата  и номер, адресат, заголовок к тексту, текст и  подпись.

  Текст докладной   записки  состоит  из  двух  или  трёх  смысловых  частей:

   1.Излагаются  причины, факты  или  события, послужившие  поводом  для  её  написания.

   2. Анализ  сложившейся  ситуации,  возможные  варианты  её  решения.

   3. Выводы  и предложения  о  конкретных  действиях, которые, по мнению  составителя, необходимо  предпринять.

Докладная  записка  подписывается  составителем,  если  представляется  руководителю  подразделения, и  руководителем  подразделения, если  она  представляется  руководителю  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.11 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ    ЗАПИСКА.

 

    Объяснительная записка - документ, объясняющий  причины  какого-либо  действия, факта, происшествия, составляемый  работником  организации  и представляемый  вышестоящему  должностному  лицу.

   Объяснительная записка  оформляется  на  стандартном  листе  бумаги  и адресуется  конкретному  должностному  лицу.

    Текст объяснительной  записки  состоит  из  двух  частей:

       1. Содержит факты, послужившие  поводом  к её  написанию;

       2. Причины, объясняющие  сложившуюся  ситуацию.

  Объяснительная  записка подписывается  составителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   1.1.12 ПРИКАЗ  ПО  ОСНОВНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

 

     Приказы являются  одним  из  наиболее  важным  документов  предприятия.

     Приказ- это  нормативный  документ, издаваемый  директором  предприятия  для решения  каких- либо  задач (производственных  или  связанных  с персоналом  предприятия).

    Приказы по организации  работы  предприятия, финансированию, планированию, отчётности, снабжению, реализации  продукции и другим  производственным  вопросам  относятся  к  приказам  по  основной  деятельности.

   Подготовка  приказа включает  следующие  стадии: изучение существа  вопроса  и сбор  необходимых  сведений, подготовка проекта  приказа, согласование  проекта,  подписание  руководителем.

   Проекты  приказов  готовятся  специалистами  предприятия  по  поручению  руководителя.

     Приказы  оформляются  на  бланке  предприятия  для  внутренних  документов.

    Приказ должен  иметь  название  вида  документа, дату  и номер.

Датой приказа  является  дата  его  подписания  руководителем.  Нумерация  приказов  производится  в валовом  порядке  с января  по декабрь  в пределах  года.

   Приказы  по  основной  деятельности  нумеруются  и ведутся  отдельно  от  приказов  по  личному составу.

    Приказ  должен иметь  заголовок, отвечающий  на  вопрос  «О чём?».