Методы организации контроля за исполнением документов в традиционном делопроизводстве на примере отдела культуры Витебского городского

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ИНСТИТУТ ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Кафедра экономики и управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ТЕХНОЛОГИЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ОРГПРОЕКТИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

ТЕМА: Методы организации контроля за исполнением документов в традиционном делопроизводстве

на примере отдела культуры

Витебского городского исполнительного комитета

Дата поступления и регистрации на кафедре: _____________

2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля

     за исполнением документов………...…………..……………….6

1.1. Формы, принципы и цели контроля за исполнением

        документов…........................................................................………….6

1.2. Регламентация и сроки контроля за исполнением

        документов …………………………………………………………...10

1.3. Снятие документа с контроля. Направление исполненного

       документа в дело……………..…………………………………..……17

Глава 2. Анализ существующей в учреждении системы контроля

        за исполнением документов……………………………………...….25

2.1. Основные положения, задачи и функции отдела культуры    

       Витебского городского исполнительного комитета ...……………..26

2.2.  Организация контроля за исполнением документов в отделе

         культуры. Применение автоматизированных систем контроля

         за исполнением документов………………………………………30

2.3. Анализ и проблемы организации контроля за исполнением

       документов в отделе культуры Витебского городского

       исполнительного комитета …………………………………………..30

Заключение………………………………………………………………....34

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы курсовой работы обусловлена тем фактом, что в настоящее время для большинства организаций, учреждений, предприятий характерно недостаточно эффективная организация ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство может существенно увеличить эффективность деятельности учреждения.

Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений филиалов, конкретных сотрудников.

Объектом исследования выступает отдел культуры Витебского городского исполнительного комитета (далее – отдел культуры Витебского горисполкома). Предмет исследования – организация контроля за исполнением документов в учреждении.

Целью исследования является проведением анализа организации контроля за исполнением документов в учреждении. Из поставленной цели вытекают следующее задачи:

- изучить виды и формы контроля за исполнением документов;

- выделить типовые сроки за исполнением документов;

- изучить процедуру снятия документа с контроля и направления его в дело;

- определить основные положения, задачи и функции учреждения;

- проанализировать существующую в учреждении систему контроля за исполнением документов;

- проанализировать и определить проблемные стороны организации контроля за исполнением документов в учреждении.

В своем исследовании автор  опирается на научные труды Давыдовой Э.Н., Рыбакова А.Е., Хвалей М.К., руководствуется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Министерством юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4, методическим пособием «Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», положением об отделе культуры Витебского горисполкома, утвержденным решением Витебского горисполкома 13.05.2004 № 413.

ГЛАВА 1

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Формы, принципы и цели контроля за исполнением  документов

Организация контроля за исполнением документов является важнейшей функцией любого учреждения, во многом определяет четкое, оперативное выполнение его основных задач и совершенствование деятельности аппарата.

Работа по контролю за исполнением документов должна организовываться, исходя из следующих требований:

- оперативность и своевременность исполнения документов;

- полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

- систематичность контроля;

- необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы. [6, с. 96]

В соответствии с п. 148.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь система контроля исполнения включает:

- учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнений;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

- учет и отчетность о результатах исполнения;

- оценку состояния исполнительской дисциплины. [1, п. 148]

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. [10, с. 24]

Система учета документов, исполнение которых контролируется, и непосредственно контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольных формах организации (журналах, картотеках). В  зависимости от содержания вопросов, охватываемых в процессе контроля за исполнением, могут быть выделены следующие формы контроля:

- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них вопросов (заданий и поручений). Он предполагает оценку документа в целом, то есть оценку того, насколько правильно и полно решены задачи, поставленные в документе;

- контроль за сроками исполнения документов предполагает оценку соблюдения срока, установленного для исполнения документа. Контроль за соблюдением сроков исполнения  документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль, проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- контроль за соблюдением установленных требований к составлению и оформлению документов.  Его суть сводится к проверке правильности оформления документа, использования установленного бланка, необходимого состава реквизитов и их расположения и оформления. [10, с. 25]

В зависимости от применяемой технологии контроля могут быть выделены ручная и автоматизированная формы контроля. При ручной форме ведение контроля за исполнением документов осуществляется с использованием традиционной бумажной регистрационно-контрольной картотеки. Автоматизированная форма контроля подразумевает использование компьютерной техники и специализированного программного обеспечения. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации. [10, с. 25]

Трудоемкость контрольных процессов, неравнозначная ценность создаваемых и получаемых организацией документов на практике приводят к тому, что из всего документального комплекса организации выделяются документы, исполнение которых  подлежит обязательному контролю, и документы, контроль за исполнением которых необязателен. В результате такой «классификации» в организации разрабатывается (и утверждается в виде самостоятельного документа либо в качестве приложения к инструкции по делопроизводству организации) перечень документов, процесс исполнения которых подлежит обязательному контролю. По усмотрению организации сведения, включаемые в состав такого перечня, могут включаться в Табель форм документов организации. Следует обратить внимание, что состав документов, исполнение которых подлежит обязательному контролю, разрабатывается службой ДОУ организации.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование ходи исполнения документов, в том числе напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении (окончании) сроков исполнения документов;

- информирование руководства о состоянии и ходе исполнения документов;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, внесение данных об исполнении документов в регистрационно-контрольные формы;

- снятие документов с контроля;

- анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. [10, с. 26]

Контроль исполнения документов в организации (как разновидность общего контроля) должен базироваться на общих организационных принципах, применяемых при организации системы управления, а также учитывающих особенности и закономерности развития самой организации. Среди общих принципов, применяемых при организации системы контроля исполнения документов, можно отметить следующие:

- повсеместность контроля. Применение данного принципа подразумевает построение такой системы, которой охвачены все документы и поручения, требующие контроля за исполнением и относящиеся к различным направлениям деятельности организации;

- всесторонность контроля. Предполагает осуществление контроля исполнения документов с учетом всей полноты их требований;

- реальность контроля. При применении данного принципа осуществляется действительный, а не мнимый контроль за исполнением документов, который основывается на фактах, а не на домыслах или предположениях;

- объективность контроля. Подразумевает беспристрастную оценку результатов исполнения документов, исключение трактования этих результатов в чью-то пользу;

- результативность контроля. Применение данного принципа заключается в необходимости конкретных результатов от действия в результате контроля исполнения документов, который выражается в определенных количественных и качественных показателях;

- гласность контроля. Подразумевает необходимость информирования руководства и работников организации об уровне организации системы контроля за исполнением документов, существующих недостатках, принятых мерах по устранению этих недостатков.

При организации контроля системы контроля исполнения документов следует также учитывать необходимость соблюдения следующих организационных правил:

- системность контроля – означает необходимость применения различных форм и видов контроля за исполнением документов;

- личная ответственность – ответственность за состояние контроля в данной организации лежит на руководителе организации;

- централизация контроля исполнения – контроль за сроками исполнения документов в организации возлагается на специальное подразделение;

- единство ответственности за организацию и контроль исполнения – ответственность за контроль исполнения документа возлагается на того работника, на которого возложены обязанности по его исполнению и который осуществляет руководство его подготовкой до принятия окончательного решения руководством организации;

- единство контроля подготовки документов и контроля их фактического исполнения – ответственность за фактическое исполнение документа возлагается на то структурное подразделение (конкретного работника), которое подготовило данный документ;

- соответствие содержания документа необходимым условиям его исполнения – исполненным считается документ, содержащий ответы на все поставленные задачи, оформленный в соответствии с требованиями действующего законодательства. [10, с. 26]

Таким образом, контроль за исполнением документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документа.

1.2. Регламентация и сроки контроля за исполнением документов

Контроль исполнения документов осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов проводится по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярией, общего отдела и т.д., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях. [8, с. 130]

В состав документов, подлежащих обязательному контроля, как правило, включаются следующие группы документов:

- документы органов государственной власти и управления, местных органов власти;

- документы вышестоящих организаций;

- документы самой организации, в том числе приказы руководителя организации, протоколы совещаний с руководством организации;

- документы несоподчиненных организаций, требующие ответа;

- обращения граждан. [10, с. 25]

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. В случае задержки контрольная служба учреждения обязана принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

Контроль за исполнением документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы, электронного журнала (таблицы Exel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек, составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе – задача очень трудоемкая и неэффективная.

По принципу построения картотеки бывают:

- регистрационные (валовые), карточки в которых расположены в порядке возрастания регистрационных номеров документов. Целесообразно доя постановлений, распоряжений, приказов и т.п.;

- вопросные – для распоряжений, приказов, переписки с вышестоящими организациями, т.е. для документов постоянного хранения;

- корреспондентские – на рубрику наносят корреспондентов и их индексы. Рубрика корреспондентов может делиться на исполненные и неисполненные документы. [9, с. 54]

В настоящее время в ряде учреждений, организаций и на предприятиях внедряется автоматизированный контроль за исполнением документов. Внедрение автоматизированной системы контроля за исполнением документов значительно повышает оперативность и четкость контроля, его действенность.

Специальные программы позволяют выводить на экран информацию, необходимую для организации контроля за исполнением документов. Так как фиксируются все задержки исполнения документов, то компьютер может выдать любую информацию, например: сводку об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю, сводку об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать в компьютер руководителя.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. [9, с. 57]

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. [9, с. 52]

Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная  за ним дата является крайней датой исполнения документа.

Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения  производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. [1, п. 146]

Примерный  перечень типовых сроков исполнения документов:

- Законы, Указы Президента – согласно указанному в них сроку;

- постановления, решения распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов – согласно указанному в них сроку;

- запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета и местных Советов: безотлагательно – по письмам депутатов, не требующими дополнительного изучения и проверки; до 30 дней – по письмам и запросам депутатов Верховного Совета; до 5 дней – по письмам и запросам депутатов местных Советов и исполкомов;

- предложения, заявления и жалобы граждан – до 15 дней (не требующие дополнительного изучения и проверки), остальные – до  1 месяца;

- письма учреждений, организаций, предприятий с резолюцией руководителя данного учреждения – согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);

- письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);

- телеграммы, требующие срочного решения, – от 2 до 5 дней; остальные – в течение 10 дней;

- внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции), протоколы совещаний, планы-графики, приказы руководителя учреждения, решения коллегиального органа учреждения, исходящие инициативные документы по вопросам основной деятельности – согласно указанному в них сроку. [9, с. 53-54]

Исходя их вышеизложенного, следует отметить, что централизация контроля за исполнением документов является важным фактором его эффективной постановки.

1.3. Снятие документа с контроля.

Направление исполненного документа в дело

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документов. При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

На документах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Свидетельством исполнения документа может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ и др. [11, с. 58]

Направление писем-запросов в другие организации для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых для исполнения, не является основанием для снятия документа с контроля.

Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Дата подписи ответного документа является датой исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если ответный документ не составляется, то исполнитель  излагает на входящем документе существо выполненных действий и результат. Без этих пометок документ не должен приниматься для снятия с контроля. В структурном подразделении снятие документа с контроля производит руководитель при подписании ответного документа.

Исполненные документы с пометкой, о направлении его в дело должны своевременно группироваться в дела. [6, с. 99]

ГЛАВА 2

АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ В УЧРЕЖДЕНИИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Основные положения, задачи и функции отдела культуры

Витебского горисполкома

Отдел культуры Витебского горисполкома (далее – отдел культуры) в соответствии с законодательством Республики Беларусь в своей деятельности подчиняется Витебскому горисполкому.

Отдел культуры является органом государственного управления, основывается на коммунальной собственности и координирует деятельность учреждений культуры, искусства, осуществляет выполнение государственной политики в сфере культуры на территории города Витебска, сотрудничает в рамках своей компетенции с общественными объединениями и другими юридическими, а также физическими лицами.

Отдел культуры в совей деятельности руководствуется Конституций Республики Беларусь, Декретами, Указами и Распоряжениями Президента Республики Беларусь, решениями Правительства и Премьер-министра Республики Беларусь, приказами, инструкциями, указаниями Министерства культуры Республики Беларусь, решениями, распоряжениями инструкциями Витебского областного Совета депутатов и исполнительного комитета, Витебского городского Совета депутатов и исполнительного комитета, данным Положением.

В ведении отдела культуры находятся учреждения, организации культуры и искусства, детские школы искусств, которые действуют на территории города Витебска и находятся в городской коммунальной собственности и городском подчинении.

Отдел культуры имеет в своем составе централизованную бухгалтерию, которая может обслуживать другие юридические лица, подчиненные отделу культуры, на договорной основе.

Отдел культуры является юридическим лицом, имеет отдельное имущество, самостоятельный баланс, счета в банке, фирменные бланки, штампы, печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и своим наименованием.

Имущество отдела культуры  закреплено за ним на праве оперативного управления. Использование, владение и распоряжение имуществом отдела культуры  осуществляется в порядке и в рамках, установленных собственником.

Финансирование деятельности осуществляется за счет бюджетных ассигнований, а также иных источников, не запрещенных законодательством Республики Беларусь.

Содержание и объем работы отдела культуры определяется его функциями и полномочиями, перспективными и текущими планами работы, целевыми программами.

Главными целями и задачами отдела культуры являются:

- реализация на территории города Витебска государственной культурной политики с учетом региональных условий, особенностей и традиций;

- создание и поддержка условий для активной культурной деятельности населения;

- обеспечение прав человека на свободу художественного творчества и культурного отдыха;

- содействие развитию профессионального и самодеятельного  искусства, сохранению традиций народной культуры;

- осуществление контроля за исполнением законодательства о культуре предприятиями, организациями и учреждениями города независимо от ведомственного подчинения и форм собственности;

- разработка и осуществление программ развития сферы культуры города Витебска, участие в разработке и осуществлении программ развития подведомственных организаций и учреждений;

- проведение экономического анализа деятельности подведомственных организаций и учреждений.

Некоторые функции отдела культуры:

- собирает сведения и анализирует социально-культурную ситуацию и разрабатывает концепции культурной политики на территории города Витебска;

- осуществляет меры по выявлению, учету и обеспечению охраны  памятников истории, культуры, археологии и архитектуры;

- содействует распространению и популяризации среди населения произведений искусства и культуры;

- помогает творческим работникам и народным мастерам в предоставлении им на льготных условиях помещений, мастерских, материалов, оборудования, земельных участков для творческой работы по созданию произведений искусства;