Методы управления документооборотом

Содержание

Введение

Так уж сложилось, что отечественная технология делопроизводства и управления документами оказалась сплавом грандиозных восточных чиновничьих вертикалей и так и не сумевшим их одолеть немецким педантизмом. Отсюда – акцент на максимальную централизацию и жесткий контроль за движением документа в соответствии с заранее заданным «сверху» регламентом. Поэтому именно в России, на стыке Востока и Запада, исторически сложилась дифференциация получателя документа на пользователя (секретаря, референта, консультанта, советника) и исполнителя, принимающего по нему (с использованием интеллектуального персонала) официальное решение. Этот принцип, пережив века абсолютизма и эпоху социализма, довольно неожиданно оказался созвучным эпохе глобальной информации. История как бы догнала опередившую ее в этом отношении Россию. Сегодня задача заключается во внедрении компьютерных технологий и автоматизации системы документооборота, учитывающей национальные особенности российского менталитета и достижения мировой науки. 
Как известно, бухгалтерский учет в любой коммерческой организации состоит из двух частей: учета, связанного с основной производственной деятельностью, оперирующего большим количеством однотипных проводок, и учета всего остального — основных фондов, заработной платы, прочих накладных расходов, командировочных, малоценки и пр., что в общем количестве проводок и проходящих суммах составляет малую часть, но генерирует основное разнообразие проводок, на автоматизации которых обломало зубы большинство разработчиков доморощенных бухгалтерских систем.

Документооборот тоже делится на две части::

• Документооборот, обслуживающий основную производственную деятельность, оперирующий большим количеством однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов — договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков — платежные и другие поручения и т. д.).
• Прочий документооборот, как правило, меньший по объему, но гораздо более разнообразный по типам документов и процедурам их обработки (исполнение распоряжений вышестоящих организаций и руководства, договора «обслуживающих» подразделений и др.).

Эти типы документооборота, как правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый документооборот  обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается управлением делами, специальным персоналом (делопроизводителями) и поддерживается системами автоматизации делопроизводства.

Существуют «вырожденные» типы организаций, где основной документопоток относится ко второму типу, —  например, органы государственного управления (хотя там иногда тоже существуют сегменты массового типового документооборота — например, обращения и письма граждан). В таких организациях, а также в средних и больших компаниях с заметным объемом «вспомогательного» документооборота как раз и нужны системы автоматизации делопроизводства.

Есть также организации, у которых  имеется массовый типовой поток документов, но они либо недостаточно хорошо обрабатываются используемой КИС, либо никакой специальной системы вообще не имеется. В таких организациях в первую очередь стоит именно вопрос автоматизации массового типового документооборота.

Электронный документооборот

Понятие очень модное, но писать о  нем трудно, так как его содержание еще толком не устоялось.

Поскольку всё, что циркулирует  и хранится во всех без исключения системах, — по определению электронное, выяснилось, что все, оказывается, разговаривают прозой и поддерживают электронный документооборот. А электронно-цифровую подпись при пересылке документов (причем, естественно, в сертифицированном покойным ФАПСИ варианте) сейчас не поддерживает только ленивый.

Но некоторые признаки, позволяющие говорить, что система поддерживает ЭД, указать можно. Учитывая, что по одному из определений электронным считается документ, у которого оригинал существует исключительно в электронном виде, подписанном ЭЦП, система должна обеспечивать:

• Процессы подготовки документов.
• Использование ЭЦП не только при межкорпоративном обмене, но и при работе с документами внутри организации.
• Возможность полноценной работы с документом не только делопроизводителей, но и функциональных сотрудников.

Кроме того, интересен не столько конечный результат (чисто электронный документооборот), сколько процесс перехода к нему. Поэтому критически важным является наличие в системе поддержки смешанного документооборота (бумажно-электронного) и поддержка процессов перехода от бумажного к электронному документообороту.

А переход этот происходит через  работу с электронными образами бумажных документов. Поэтому система должна обеспечивать как полноценную работу с образами документов, так и получение  этих образов в массовом количестве и увязывание их с учетными карточками документов (поточное сканирование).

Слово «документ» обычно вызывает безрадостную ассоциацию с анкетными «не служил», «не состоял», «не привлекался», с неприятными воспоминаниями о  хождении по учреждениям, с изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с тоской по бездарно потерянному времени, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений, добыванием дубликатов и иными превратностями канцелярского футбола и бюрократического столоверчения. И хотя документальная сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной, без нее невозможна координация деятельности и управление ею, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Информатизация вызывает резкое возрастание количества документов и интенсивность их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии  угнаться за ее темпами. Это все равно  что пытаться набрать в графин воды из Ниагарского водопада. Компьютер и Интернет становятся незаменимыми помощниками и служащего, и интеллектуала. Процесс обработки документа и он сам все более явно обретают черты виртуальности. Электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать (даже гербовую) и привычно передать из рук в руки.

Наше государство с  множеством труднодоступных регионов, расположенное в нелегких погодных условиях, издавна опиралось на жесткую  вертикаль движения документов преимущественно сверху вниз, а также на традиции общинно-соборного сознания (просьбы, челобитные, заявления, нередко коллективные). Человек не относился к государству как к договорному партнеру и посреднику в отношениях с внешней средой, а оставался частью его самого. Референтная группа родственников, друзей, коллег и соседей выступала главным регулятором поведения, ибо «до Бога высоко, до царя далеко», а чиновничья братия трухлява, продажна и воровата. Эта черта национальной психологии оказалась очень живучей. В 2001 году россияне направили 2 млн жалоб лично В.Путину и только 40 тыс. – в суды. На одного истца – 50 обращений к гаранту Конституции! 
 
Недаром мы вслед за предками используем в качестве самоназвания не существительное, как в других языках, а прилагательное, подчеркивая словом «русский» на уровне обыденной лингвистики принадлежность к географически растянутому этносу, его традициям и культуре. Директивно регулируемый бюрократический канцелярит как искусственно ограниченное подмножество языка позволял в многонациональной и многоязычной стране транслировать информацию в сжатой, максимально понятной и исключающей разночтения форме. Им должен был виртуозно владеть писарь. Если же он в спешке соединил две последние буквы слова «подпоручики» со следующей за ним частицей «же», то в силу неумолимой канцелярско-приказной дисциплины виртуальный поручик Киже был выпорот, отправлен в ссылку, затем прощен императором, женился, стал отцом и даже генералом, а затем, будучи вызван на аудиенцию к императору, формально умер и был с почестями похоронен, о чем опять-таки была сделана документальная запись. Эта грустная повесть – свидетельство несокрушимого превосходства документально оформленной виртуальности над реальностью жизни.

Континентальные размеры  России требовали сочетания сильной власти сверху и соборности как принципа общения в нижних этажах социума. Лихоимство стряпчих достигло невиданного размаха, когда западные ветры индивидуализма подули в паруса жесткой централизации, привнесенной золотоордынским деспотизмом. Европейская модель общественного договора стала карикатурой на него. Чиновники произвольно заменяли законы единолично-указным «правом». Характерно, что в инструкции своим сотрудникам консалтинговая фирма «Артур Андерсон» выделяет как важный психологический фактор успешной деятельности наличие «письма из Москвы». 
 
Не так давно молодежь бодро пела: «Мы покоряем пространство и время, мы – молодые хозяева Земли». Тогда это казалось романтической гиперболой. Теперь ситуация меняется. Вместо тоскующего ямщика на облучке, молодцеватого фельдъегеря с кейсом в бронированном автомобиле и бдительных дипкурьеров в салоне-люкс авиалайнера на авансцену делового общения уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративный Интранет. Несколько нажатий на клавиши, и сообщение мгновенно доставляется на файл адресата, каким бы далеким он ни был. Чем не машина времени и телепортация информации по заданному адресу?! Не случайно герой нашего компьютерного времени Билл Гейтс назвал свою недавнюю книгу «Бизнес со скоростью мысли».

Привычный офис с изысканным интерьером и секретаршами заменяют разбросанные по квартирам сотрудники, которых объединяют виртуальные кабинеты и серверы. В США насчитывается 20 млн «телеработников». В странах Евросоюза 5 млн «интеллектуалов в домашних тапочках». В продвинутых структурах даже общение внутри офиса происходит через компьютер. Начальник, практикующий «сотрудничество через стенку», исходит из того, что коллега в это время может обдумывать новую идею. Нетактично прерывать трепетный в своей виртуальности творческий процесс техническими мелочами. Их можно решить потом. Возможно, рождается новый жанр джентльменства – электронная вежливость. 
 
Появление E-mail заполнило рукописную и машинописную нишу в системе управления и резко изменило ее облик. Взять хотя бы веер инстанций рассылки приказа руководства, типовой инструкции или рекламной продукции в территориально-распределенной ведомственной или предпринимательской структуре. Отпадает знакомая по докомпьютерной жизни масса копий на ротапринте, раскладывание их по конвертам, которые предстояло заклеить, снабдить адресами, а затем передать в почтовое отделение и терпеливо ждать их доставки адресатам. Интегральная система управления документами и отражаемыми ими процессами деятельности людей помимо функций канцеляриста делает многое, что раньше не представлялось возможным. Например, связки между документами, поиск их по ключевым словам и другим признакам, групповая работа над ними, фиксация поступления в один адрес противоречащих команд-указаний, что позволяло чиновнику отстраниться от решения затронутого вопроса или решать его по «своему усмотрению».

В виртуальном кабинете реализуется идея «единого окна»  как места приема и регистрации  документов независимо от количества рассматривающих их инстанций. При  этом исключается потеря документов (каждого шестого!) и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75%, производительность канцелярского труда повышается на 50%. Это открывает путь к общей электронной «записной книжке» служб протокола и персонала. Данная тенденция легла в основу создания первой российской Гильдии управляющих документацией.

Ввод информации – не аналог машинописи, а управление документами, он включает в себя нечто большее, нежели их сортировку и хранение. Профессия секретаря постепенно исчезает, его заменяет образованный, дипломированный референт. Как и всякое новшество, переход в инфосферу будущего наталкивается на психологические, организационные и даже лексические проблемы несоответствия понятийного аппарата российской и западных систем управления, которые нельзя обойти усовершенствованием перевода. Деньги, и немалые, с лихвой окупаются в ближайшие год-два, не считая прибыли, благодаря более быстрому заключению контрактов и опережению конкурентов, возможности сокращения штатов, экономии бумаги и расходных материалов, снижению командировочных и транспортных издержек. Но эти деньги мало иметь. Надо понимать, что перспективность их вложения в систему управления гораздо выше покупки шестисотого «мерседеса».

С другой стороны, «низы» должны вносить коррективы в привычные  психологические стереотипы, а это  не всегда комфортно, по американским данным, примерно для 5–8% персонала. Первое, с чем пришлось столкнуться, был  синдром компьютерной клавиатуры. У пожилой машинистки резко снизилась выработка, что угрожало размеру предстоящей пенсии. Пришлось перепрограммировать клавиши. Позднее операторам стала мешать «мышка». При наборе больших массивов информации она отвлекала правую руку. Выход был найден в перенесении ее функций на клавиши регистра. 
Кстати, электронная прозрачность документации оказалась удобной не только для менеджера, но и для собственника. Иначе нетрудно попасть в ситуацию, описанную Чеховым, когда столь милый сердцу вишневый сад неожиданно для хозяев «уплыл» в собственность ловкого управляющего. Можно надеяться, что со временем прежние методы документального мошенничества вымрут, как динозавры и мамонты. Неясно, правда, что вырастет на их «костях».

Бытовые достоинства бумаги несомненны. Удобство пользования ею не имеет аналогов. Недаром неотъемлемой частью электронного контракта является его бумажное оформление. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее изменить юридически верно оформленный текст, оперативно и бесследно избавиться от него. Когда в США выявились финансовые аферы, на экране ТВ показали обрезки бухгалтерских документов, внезапно оказавшихся «лишними». Но согласитесь: потрепанные журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, карточки движения документов и тому подобные звенья их «жизни» устарели не только технологически, но и психологически. 
 
Сетевые технологии помимо оперативности поиска документов втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80% уменьшают нужду в архивных хранилищах. Отпадает необходимость многократного копирования материалов, а также распечатки их там, где с ними достаточно ознакомиться визуально на мониторе персонального компьютера. В Западной Европе делается 19–25 копий каждого документа. В России, учитывая протяженность территории, слабость компьютерной базы и привычку создания запасов «на всякий случай», эту цифру можно смело удвоить и даже утроить.

Кроме того, становится возможным  заменить громоздкий и пыльный архив  сериями компактных дискет и лазерных дисков, а знакомого по старым фильмам солидного архивариуса с неизменными нарукавниками безусым оператором ЭВМ. Технологически это реально. Но психологию людей нельзя ломать через колено. Стрессы обойдутся намного дороже сэкономленной бумаги и аренды помещений для хранения документов. По американским оценкам, в базы данных за 25 лет их существования занесено всего 10–15% информационных ресурсов организаций. Основной их массив хранится в традиционном виде. Поэтому в США 85% документооборота остается бумажным, несмотря на то что 75% административных функций и 73% почтовых операций осуществляются по Интернету. В докладе генерального секретаря ООН Кофи Аннана признается, что, несмотря на экологическую угрозу сокращения площади лесов, производство и потребление бумаги к 2010 году увеличится в мире на 50%.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности  пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области  маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн дол. в год.

Объем находящихся в  оперативной базе документов у отдельных  российских предприятий достигает 3 млн, но лишь 30 тыс. из них (1%) находятся  в непосредственной обработке. Остальные  ждут своего часа на файлах. Попробуйте представить себе объем их бумажного эквивалента! 
 
Успехи наших разработчиков вызвали обнадеживающие сдвиги в сознании управленцев. По данным Минсвязи РФ, в прошлом году российский рынок информационных технологий увеличился на 18%. Эксперты полагают, что в ближайшие пять лет спрос на отечественные интеллектуальные системы будет расти на 70% ежегодно. Уже сейчас 95% банковского программного обеспечения занимают российские разработки.

Разработанная специалистами  ЭОСа система документооборота «ДЕЛО» позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись, круг лиц, имеющих право использования информационного поля организации. Гармоничное соединение прозрачности документооборота и сохранности служебной тайны, доступа к материалам и персональной ответственности за распоряжение информацией, открытость ее движения и конфиденциальность использования – прорыв в отечественных технологиях управления. Они обещают вдохнуть энергию в нынешнюю государственную службу, ибо причиной низкой эффективности ее перманентного реформирования остается отсутствие единых критериев планирования и оценки деятельности отдельных звеньев и персон в океане разнородной информации, классифицируемой по алгоритмам уходящей индустриальной эпохи. 
 
Информационная цивилизация требует системного менталитета, иной стратегии управления и системы его документального обеспечения. Государство становится ответственным субъектом международного сообщества, возвращаясь на роль генерального координатора национальных (а не только корпоративных) интересов. В США исполнительная власть резко ужесточает контроль за экономической жизнью нации и ее виртуальным оттиском в виде системы функционирования документов. В июле 2002 года президент Буш, озвучивая стратегию внутренней безопасности страны, сделал акцент на защите национальных информационных систем, а также объявил о введении жестких уголовных санкций (до 25 лет тюремного заключения) за мошенничество в форме искажения финансовой отчетности и махинаций с документами. Унификация делопроизводства провозглашена одной из задач Евросоюза. Появляется новый спектр возможностей – основанное на регулирующей роли государства сквозное управление в рамках не только отраслей и регионов, но и всей страны или группы стран. 
 
Российские «ноу-хау» – реальный предвестник вступления самой большой страны мира в информационную цивилизацию на основе творческого синтеза национальной традиции делопроизводства и компьютерных технологий. Это – единственное не силовое и не репрессивное средство социальной терапии, способное системно свести на нет чиновничий произвол, вымогательство и коррупцию.

права и обязанности организаций  в области ДОУ. Например устанавливается, что руководитель организации имеет право:

• назначать лицо, осуществляющее руководство ДОУ (управление документацией), и создавать соответствующие структурные подразделения;
• устанавливать правила документирования, обработки, защиты документированной информации на любых носителях, организации доступа и пользования документами, определять условия копирования и распространения документов;
• определять порядок применения электронной подписи и иных способов идентификации, заменяющих личную подпись документов;
• определять эффективные методы хранения документированной информации на бумажных и иных носителях.

При наличии в организации автоматизированной системы документирования и обработки  документированной информации соответствующие  структуры подчиняются тому же руководителю.

Методы и виды управления документооборотом

Документация и бухгалтерская  отчетность становятся интеллектуальной собственностью государственных и  корпоративных организаций. Будучи частью их информационных ресурсов, они  представляют коммерческую ценность. Ими необходимо грамотно управлять. Интеллектуальные технологии, сочетающие децентрализованное делопроизводство с централизованным контролем за созданием и прохождением документов, реализацией и экспертизой принятых решений, повышают культуру управления и качественно изменяют роль человеческого фактора. Административный работник перестает быть персональным носителем технологической, кадровой и управленческой информации. Зачастую, когда сотрудники канцелярии или отдела кадров уходят с работы, бумажные архивы остаются в плохо доступном для их преемников виде либо исчезают вместе с ушедшими, нередко всплывая у конкурентов. В деятельности организации наступает сбой. СМИ до сих пор гадают, что содержалось в «одиннадцати чемоданах с компроматом» бывшего вице- президента РФ Александра Руцкого? Каким образом они исчезли и где в настоящее время находятся?  
Превращение делового мира в электронный делает доступ к документу, не зависящим от автора. Он становится достоянием ответственных лиц организации и ее руководства. Даже корпоративная прозрачность оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного «Я», раздувания из соображений престижа «своего» штата и собственной неизменно исключительной роли в решении различного рода вопросов, психологического давления на людей, суживает поле вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решения, сам сигналит о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег, могущих дать им содержательную и правовую оценку, а служащего, нарушившего деловую этику, поправить либо отстранить от работы.

Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» уступает место гораздо  более демократичной «власти  файла». Впрочем, и документальная демократия не может быть без берегов. Транснациональные институты типа Всемирного банка навязывают целым странам модель «электронного управления», неверно переводимого как «электронное правительство». Она предлагает прозрачность документов. Это позволяет быть в курсе чужих технологических новаций и организационных инициатив, перехватывать «ноу-хау», подавлять конкурентов, сохраняя за пользователями «помощью» статус технологической провинции, поставщика сырья и полуфабрикатов, а главное – интеллектуального донора. Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления поможет защитить Россию от нависшей угрозы интеллектуальной агрессии. 
 
Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении  соблюдение правил документационного  обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные  ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.

Подразделы 1.6 и 1.7 посвящены  вопросам внедрения ГСДОУ и ее структурного построения.

Во втором разделе системы  изложены правила и требования по правовому регулированию работы с документами в организациях на уровнях федерального законодательства, нормативных актов Правительства Российской Федерации, правительств субъектов Российской Федерации и региональных органов власти, а также на уровне отрасли, территории и отдельной организации.

Третий раздел посвящен организации службы ДОУ. Важным моментом является описание состава службы ДОУ.

Документационное обеспечение  управления в организациях федерального уровня осуществляется специальной  Службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

Служба ДОУ подчиняется непосредственно  руководителю организации или его  первому заместителю.

Служба ДОУ может иметь различные  назначения: Управление делами, Управление документационным обеспечением, Общий отдел, Канцелярия, Секретариат и др.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие  Службы ДОУ:

Существенную роль в  организации ИПС играет организация  контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях.

Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных  данных.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций с даты их поступления.

Нормативные сроки исполнения устанавливаются актами федеральных  органов Российской Федерации и  органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки устанавливаются актами отраслевых, функциональных и территориальных органов управления.

Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителями организации. Конечная дата исполнение указывается  в тексте документа или резолюции  руководителя и фиксируется в  РКФ.

Нормативные и типовые сроки исполнения документов распространяются на организации независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности и подчинения.

Изменение срока исполнения производится в следующем порядке: для нормативных и типовых сроков принятием нового акта, для индивидуальных руководителями, которые их устанавливали.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая  организация или организация-автор  документа.

Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.

Нормативные, типовые сроки  исполнения документов, а также сроки  подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению, Табеле форм документов организации  или распорядительных документах.

Относительно новым разделом в проекте ГСДОУ является раздел, определяющий требования к работе исполнителя  с документами.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения  выделяет документы, требующего срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнитель несет ответственность  за неразглашение, утрату, подделку или  порчу документов и информации.

Исполнитель имеет право вернуть в службу ДОУ незарегистрированные документы, а также документы с недостающими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей.

При подготовке проекта  документа исполнитель учитывает  ранее изданные по данному вопросу  документы и действующие нормативные акты.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с государственными стандартами, согласовывается  с заинтересованными структурными подразделениями и организациями  в установленном порядке.

Если документ рассылается  в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации передает документ на размножение. Комплектация размноженного документа осуществляется исполнителем.

Ответственность за исполнение задания и подготовку документа не снимается с исполнителя до подписания документа.

Если исполнение документа  поручено нескольким лицам, ответственным  исполнителем является должностное  лицо, указанное первым.

Остальные исполнители  получают уведомления по электронной  почте или размноженные экземпляры документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в документе.

В ходе исполнения могут  формироваться персональные папки  по исполнению конкретных документов. В персональную папку помещаются: подлинник документа, промежуточные документированные запросы, информационные материалы, различные версии создаваемого документа.

Исполнитель осуществляет контроль за поступлением ответов на свои запросы и предложения, внесенные  по его инициативе в другие организации.

Исполнитель имеет право  предлагать изменения, если отсутствуют  реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о  времени его поступления, о результатах  и датах поэтапного исполнения, о  результате окончательного исполнения.

В соответствии с номенклатурой  дел исполнитель определяет номер  дела, в которое должен быть подшит документ и оформляет отметку  об исполнении документа и направлении  его в дело. Отметку о направлении  документа в дело подписывает  должностное лицо давшее поручение или служба ДОУ по поручению должностного лица.

После снятия документа с контроля персональные папки расформировываются, а документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой  дел организации.

Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов организации, законодательным и нормативным актам федеральных органов власти и управления.

Заключение

В настоящее время в отечественном  бизнесе практикуется в основном бумажно-электронный документооборот. Он характеризуется тем, что большая часть документов и, особенно, проектов документов находится в электронной форме, а распечатываются и подписываются только важные или юридически обязательные. Однако все больше организаций рассматривают возможность перехода на полностью электронный оборот.