Мониторинг в управлении предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……...............................................................................................................3           1. Мониторинг в управлении предприятием и система его организации……………......................................................………………………....4                                                                             

1.1 Теоретическая характеристика основных понятий мониторинга………….4

1.2 Мониторинг деятельности организации в управленческом учете………...…9

2. Организация процедуры мониторинга на примере

ООО «Алтай Мебель»……………………………………………………………..23

2.1 Краткая характеристика предприятия  ООО «АлтайМебель»………………23

2.2 Мониторинг снабжения материальными ресурсами,

спроса, потребительской аудитории, конкуренции …………………………….24

3.3 Мониторинг комплекса маркетинга………………………………………….29

Заключение…………………………………………………………………………41                                                                                                                                                                Список литературы…………………………………………………………………42

Приложение…………………………………………………………………………44

43

ВВЕДЕНИЕ

При управлении деятельностью организаций реализуются такие функции как планирование, организация, учет, анализ, контроль и регулирование. Но для эффективного управления необходима объективная и своевременная информация об изменениях, происходящих в управляемом объекте. Получение такой информации всеми участниками рынка возможно на основе создания системы экономического мониторинга. Мониторинг дает органам управления необходимую информацию для принятия эффективных управленческих решений и обеспечения устойчивого развития потенциала организации.

Управленческий учет представляет собой важнейший элемент всей системы мониторинга. Иногда понятие мониторинга отождествляют с управленческим учетом, но это не верно. Основная задача управленческого учета - предоставление существенной информации для принятия управленческих решений. Функция мониторинга охватывает управленческий учет, планирование, контроль, координацию, выработку рекомендаций для принятия управленческих решений. Законодательством РФ утвержден обязательный бухгалтерский (финансовый) учет, когда как применение управленческого учета на предприятии есть объективная необходимость.

Таким образом, основной целью работы является изучение системы мониторинга в управленческом учете. Задачи исследования:

1.      определить значение мониторинга в деятельности организации;

2.      рассмотреть его взаимосвязь с управленческим учетом.

43

1. Мониторинг в управлении предприятием и система его организации.

1.1 Теоретическая характеристика основных понятий мониторинга.

Мониторинг – это регулярное отслеживание и наблюдение заданных объектов.

Так же можно сказать, что мониторинг – это составная часть управления, которая заключается в непрерывном наблюдении и анализе деятельности экономических объектов с отслеживанием динамики изменений[1].

Структура и характеристика разделов мониторинга:

1. установка целей - определение качественных и количественных целей предприятия и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей;

2. планирование - оформление целей предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования - анализ. На основе его результатов разрабатывают стратегию предприятия, а затем план. План позволяет предприятию оценить, насколько реально достижение поставленных целей. Планы разрабатывают как по всему предприятию, так и по каждому подразделению. Мониторинг участвует в разработке методики планирования, координирует деятельность различных подразделений и служб предприятия в процессе планирования, а также оценивает планы;

3. оперативный управленческий учет - отражение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Как элемент системы мониторинга он принципиально отличается от бухгалтерского учета.

4. система информационных потоков - важнейший элемент системы мониторинга на предприятии. Сам процесс управления часто рассматривается как процесс преобразования информации: управленческие воздействия - это информация особого рода. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объём информации, без которого эффективное управление невозможно. Применительно к предприятию это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия, тем больше информации нужно для эффективного управления. Одна из основных задач мониторинга - информационная поддержка управления, решить её можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы информационных потоков на предприятии. Информация- это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности. Поэтому информация, которую поставляет система мониторинга, должна отвечать следующим требованиям:

-достоверность;

-полнота;

-существенность;

-полезность (эффект от использования информации должен превышать затраты на её получение);

-понятность;

-своевременность;

-регулярность.

Информационная система мониторинга должна строиться параллельно другим информационным системам предприятия. Например, определенная информация по затратам попадает из цеха в экономическую службу один раз в месяц, то планировать получение и обработка данной информации в системе мониторинга еженедельно или ежедневно не возможна. В процессе постановки информационной системы мониторинга выявляются “узкие места” в информационных потоках предприятия в целом, которые следует устранить. В рамках работы по внедрению информационной системы мониторинга происходит перестройка и оптимизация всех информационных потоков предприятия (всего экономического документооборота).

Владея информацией, руководитель может осуществлять мониторинг всей финансово - хозяйственной деятельности предприятия, отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени; сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми. На основании такого сравнения делаются выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамики их изменения, а также благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать.

На основании всей собранной информации система мониторинга осуществляет контроль. Мониторинг не тождественен контролю, контроль занимается фиксированием и оценкой уже сложившихся фактов в деятельности предприятия, а мониторинг нацелен на перспективу. Следует отметить, что при этом он выполняет определенные контрольные функции. Предварительный контроль:

-контроль целей;

-контроль прогнозов;

-контроль разрыва между целевым и прогнозируемым значениями;

-контроль ограничений;

-контроль планов;

-бюджетный контроль.

Текущий контроль:

-контроль и мониторинг внешней среды предприятия с целью выявления “слабых сигналов”;

-мониторинг внутренней среды с целью раннего обнаружения проблем.

Заключительный контроль:

-контроль выполнения планов, расчет отклонений фактических значений от плановых, анализ причин этих отклонений.

Мониторинг – это система управления достижением целей и неотъемлемая часть управления предприятием. Цели предприятия разделяются на две группы: оперативные (краткосрочные), стратегические (долгосрочные, перспективные), а мониторинг осуществляет контроль над достижением оперативных и стратегических целей, являясь системой двух аспектов: стратегического и оперативного.

Цель стратегического мониторинга - обеспечение выживаемости предприятия, проведение антикризисной политики, поддержание потенциала успеха. Для установления количественных и качественных стратегических целей необходим анализ информации внешних и внутренних условий работы предприятия, прогноз изменения внешних условий. Прежде чем устанавливать контроль над достижением цели необходимо определится, насколько обоснованно она выбрана и насколько реально её достижение. Проверка стратегических планов включает взаимоувязку планов и отсутствие противоречий. Результат проверки планов есть утверждение планов и разработка системы контроля за их выполнением, либо разработка альтернативных вариантов стратегических планов.

Главные задачи в характеристики оперативного мониторинга, определяющие область контроля за достижением целей утвержденных стратегических планов:

1. установление количественных и качественных целей предприятия;

2. ответственность за стратегическое планирование;

3. разработка альтернативных стратегий;

4. определение критических внешних и внутренних условий в основе планов;

5. определение узких и поиск слабых мест;

6. определение основных подконтрольных показателей в соответствии с планом;

7. сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей, анализ отклонений;

8. анализ экономической эффективности.

В установлении системы мониторинга необходимо не ошибиться в правильности выбранных подконтрольных показателей, в этой связи следует соблюдать следующее:

1. объём показателей должен быть ограничен;

2. показатели должны быть в целом по предприятию, а также по всем подразделениям по однородным характеристикам;

3. показатели выбираются в динамике времени, сопоставимые для анализа, имеющие характер раннего предупреждения.

Анализ выбранных подконтрольных показателей включает:

1. сравнение нормативных и фактических значений для выявления отклонений;

2. выявление причин и виновников отклонений;

3. определение зависимости между полученными отклонениями и конечными результатами деятельности предприятия;

4. анализ влияния полученных отклонений на конечные результаты.

Обработанная аналитическая информация служит основой для принятия управленческих решений как сегодняшнего дня, так на перспективу.

43

1.2 Мониторинг деятельности организации в управленческом учете.

Создание системы регулярного анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия преследует следующие цели:

1.     оперативное получение комплексного представления о текущем финансовом состоянии предприятия и тенденциях его изменения;

2.     обеспечение финансовой устойчивости, платежеспособности предприятия путем эффективного управления активами;

3.     подготовка рекомендаций по совершенствованию структуры активов, источников формирования капитала, привлечению заемных средств, улучшению платежной дисциплины, развитию деловой активности, увеличению прибыльности[2].

Кроме того, постановка регулярного мониторинга финансово-хозяйственной деятельности предприятия на основе ключевых показателей дает возможность:

1.     делать сравнение по ключевым показателям деятельности компаний конкурентов, осуществляющих идентичные виды деятельности;

2.     производить анализ изменений и прогноз экономической эффективности предприятия, оценку производительности на предприятии;

3.     создать систему оценки результатов и мотивации деятельности работников предприятия.

В качестве исходной информации для построения системы финансового мониторинга используются данные бухгалтерского и управленческого учета.

Для принятия взвешенных управленческих решений на основе мониторинга требуется тщательная разработка и внедрение в практику развитой и удобной системы аналитики по системам бухгалтерского учета и системы бюджетирования отдельных функциональных направлений деятельности предприятия. Так, например, для предприятий гостиничного комплекса аналитика бухгалтерского и управленческого учета должна отражать финансово-материальные потоки как минимум в разрезе основных видов услуг: проживание (гостиничные службы), общественное питание (рестораны, кафе, бары, кухня, столовая, точки продаж) и прочие услуги.

На основе получаемых из бухгалтерского учета данных ежемесячно формируется аналитический баланс и аналитический отчет о прибылях и убытках предприятия, а также рассчитываются группы ключевых показателей, позволяющих провести анализ:

1.      динамики и структуры расходов предприятия;

2.      производительности предприятия;

3.      процесса продаж;

4.      процесса снабжения и расчетов с кредиторами;

5.      взаимоотношений с бюджетом;

6.      финансовой деятельности предприятия;

7.      инвестиционной деятельности предприятия (стратегии развития);

8.      социальных и общих показателей деятельности.

Заключение о финансовом состоянии готовится посредством исследования аналитического баланса, отчета о прибылях и убытках и дополнительных данных из аналитики бухгалтерского учета и управленческой информации с получением выводов по следующим характеристикам предприятия:

     обеспеченность собственными оборотными средствами (чистым оборотным капиталом);

     ликвидность имущества и платежеспособность предприятия;

     финансовая устойчивость (независимость);

     деловая активность (оборачиваемость)

     рентабельность (прибыльность).

Построение системы финансового мониторинга должно предоставить возможность контроля и регулирования уровня показателей, определяющих длительность операционного[3], кредитного[4], финансового и инвестиционного циклов деятельности предприятия, в частности:

1.     обеспечение текущего финансирования деятельности – текущие финансово-эксплуатационные потребности (регулирование длительности финансового (чистого) цикла как разницы между длительностью операционного и кредитного циклов). Включает привлечение собственных денежных средств (чистый оборотный капитал) и краткосрочного кредитования на обеспечение производственно-коммерческого цикла;

2.     контроль краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений (вложения в другие организации, ценные бумаги, выдача займов и т.д.), то есть финансовой деятельности;

3.     обоснование и контроль инвестиционных расходов (вложений во внеоборотные активы – основные средства, капитальное строительство и прочие инвестиции).

Важнейшей информационной базой для регулярного анализа и оптимизации деятельности предприятия служит система бюджетирования.

Общий бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы предприятия в целом. Он состоит из двух основных бюджетов – оперативного и финансового.

Оперативный (текущий) бюджет показывает планируемые операции на период для сегмента или отдельной функции организации.

Финансовый бюджет – это план, в котором отражаются предполагаемые источники финансирования средств и направления их использования (таблица 1)[5]

Взаимосвязь основных документов системы бюджетирования с формируемым на их основе управленческим балансом на любую отчетную дату можно проследить по приведенной ниже схеме.

Управление денежными потоками включает:

      учет движения денежных средств;

      анализ потоков денежных средств;

      составление бюджета денежных средств.

Необходимость разработки алгоритма и формы для анализа движения денежных средств предприятия объясняется тем, что наряду с показателями объема продаж и прибыли важное значение имеют контроль и регулирование потока денежных средств – разности между полученными и выплаченными предприятием денежными средствами за определенный период.

Прибыль – это разность между учетными доходами от реализации и начисленными расходами на реализованные услуги. Она отражает учетные денежные и неденежные доходы, что не совпадает с реальным поступлением денежных средств. Прибыль, отражаемая в существующем бюджете доходов и расходов предприятия (отчете о прибылях и убытках), признается в момент продажи, а не поступления денежных средств. При расчете прибыли расходы на производство услуг признаются в момент их реализации, а не в момент их оплаты.

Денежный поток отражает реальное движение денежных средств, в частности, денежные средства, которые не учитываются при расчете прибыли: авансовые платежи, расчеты по обязательствам (дебиторская и кредиторская задолженность), расчеты по кредитам и займам, оплата капитальных вложений и т.д.

Расход денежных средств может быть связан с внеоборотными активами, товарно-материальными запасами, дебиторской задолженностью (отвлечение из оборота, то есть замораживание части оборотных средств), авансами выданными (предоплата поставщикам и подрядчикам и др.), кредиторской задолженностью (на погашение фискальных, коммерческих долгов), кредитными ресурсами (на погашение основного долга и выплату процентов), собственным капиталом (выплата части прибыли собственнику). Основная задача анализа денежных потоков заключается в выявлении причин избытка или недостатка денежных средств, определении источников их поступлений и направлений их использования.

Важную роль здесь играют показатели оборачиваемости и такие характеристики деятельности предприятия, как длительность операционного и финансового циклов. Внедрение в практику современных методов учета и анализа позволит оптимизировать деятельность предприятий, обеспечить их финансовую устойчивость и повысить отдачу от вложенных ресурсов.

В настоящее время на многих крупных предприятиях разработана и действует система управленческой отчетности. Для оценки выполнения установленных организацией требований к такой системе в динамике необходим ее регулярный анализ[6]. Этот анализ должен дать ответы на следующие основные вопросы (критерии):

     способна ли поступающая управленческая отчетность выявить имеющиеся проблемы, недостатки и найти соответствующие решения;

     поступает ли информация вовремя, т.е. располагает ли руководитель временем, необходимым для принятия решений, для того, чтобы вмешаться в неудовлетворительно протекающие процессы и скорректировать их;

     позволяет ли система управленческой отчетности предсказать возникновение проблем, дает ли она возможность сравнительного анализа с исторической информацией и данными прогнозирования;

     вся ли необходимая информация поступает к руководителю, достаточна ли она или избыточна для данного уровня управления;

     соответствует ли форма представления информации ее содержанию, удобно ли с ней работать.

Мониторинг системы управленческой отчетности позволяет на регулярной основе быстро и четко модифицировать данную систему под изменяющиеся потребности пользователей.

Мониторинг системы управленческой отчетности представляет собой контроль степени соответствия управленческих отчетов потребностям их пользователей. При этом основные требования к системе такой отчетности остаются неизменными.

В рамках предлагаемой системы контроля управленческой отчетности не предполагается оценка соответствия ведения управленческого учета методам, лежащим в основе его организации (оценка соответствия фактического учета заданным при его организации параметрам). Мониторингу подвергается только управленческая отчетность организации.

Мониторинг и регулирование (совершенствование), в том числе системы управленческой отчетности, являются функциями менеджмента. Разработка модели контроля и регулирования системы управленческой отчетности может быть осуществлена на базе требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 333-ст). Данный стандарт устанавливает основные положения системы управления качеством как совокупностью свойств на основе процессного подхода.

Внедрение такой системы способствует обеспечению высокого качества подготовки и представления поставщиками (бухгалтерами, экономистами) управленческих отчетов для пользователей данных отчетов. При этом контроль и регулирование качества управленческой отчетности рассматривается как процесс, что соответствует требованиям российского и международных стандартов управления качеством. Расширить требования к организации и проведению контроля и регулированию системы управленческой отчетности позволяет серия стандартов систем качества.

В основе контроля и регулирования управленческой отчетности лежит цикл «Plan—Do—Check—Act» (PDCA), общий для всей системы контроля качества:

     планирование (plan) — определение целей и процессов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации. По отношению к управленческой отчетности этот этап цикла означает установление методики подготовки и представления данной отчетности;

     осуществление (do) — внедрение процессов. В отношении управленческой отчетности это процесс организации и ведения управленческого учета и подготовки управленческой отчетности;

     проверка (check) — постоянный контроль процессов и продуктов в сравнении с политикой, целями и требованиями к ним и информирование о результатах контроля. На данном этапе цепочки должен осуществляться мониторинг управленческих отчетов;

     действие (act) — принятие мер по постоянному улучшению показателей процессов. В отношении системы управленческой отчетности это означает действия по совершенствованию состава, структуры и периодичности представления управленческих отчетов в соответствии с задачами и требованиями пользователей информации.

Назначение мониторинга управленческой отчетности принципиально не отличается от назначения таких сопутствующих аудиту услуг, как услуги контроля (в частности, услуг по контролю ведения учета и составления отчетности). Поэтому процедуры такого мониторинга аналогичны процедурам получения аудиторских доказательств (процедур проверки по существу), и в целом проверка системы управленческой отчетности аналогична аудиторской проверке по специальному аудиторскому заданию. Так, в соответствии с пунктом 19 Федерального правила (стандарта)  аудиторской деятельности № 5 «Аудиторские доказательства», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696, к процедурам проверки относятся инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет и аналитические процедуры. Особенности применения данных процедур в процессе мониторинга управленческой отчетности представлены в таблице 2[7].

Мониторинг системы управленческой отчетности может осуществляться сотрудниками ревизионного, аудиторского или иного отдела организации, имеющего полномочия контроля ее финансово-хозяйственной деятельности, а также сторонними аудиторскими организациями. В связи с тем, что состав и структура управленческой отчетности в большей мере, чем состав и структура финансовой отчетности, зависят от особенностей конкретного предприятия, мониторинг управленческой отчетности эффективнее проводить силами сотрудников данного предприятия. При этом должна быть обеспечена их независимость от сотрудников, ведущих управленческий учет и составляющих управленческую отчетность.

В соответствии с назначением отчетов акцент при проведении процедур контроля управленческой отчетности должен быть сделан на определение степени ее полезности (включая достоверность показателей отчетности) для принятия управленческих решений.

Таким образом, мониторинг системы управленческой отчетности организации подразделяется на два вида (две области).

1.     Мониторинг формальных характеристик — контроль содержания, адресов и сроков представления отчетов на соответствие утвержденной системе управленческой отчетности организации. В рамках данного вида мониторинга осуществляются две группы процедур:

      сопоставление фактических параметров (реквизитов и сроков представления) управленческой отчетности с утвержденными параметрами (контроль по формальным признакам);

      проверка правильности арифметических расчетов.

2.     Мониторинг соответствия отчетности потребностям пользователей — контроль отчетности на соответствие задачам управления. Он включает следующие разделы:

      мониторинг объектов и задач управления;

      контроль состава показателей затрат на продажу, необходимых для решения поставленных управленческих задач;

      контроль наличия указанных показателей в утвержденных формах отчетности;

      оценка соответствия форм отчетности уровням управления (полномочиям менеджеров – пользователей управленческой отчетности);

      проверка адекватности отчетных периодов срокам принятия управленческих решений;

      контроль уровня подготовки пользователей отчетов (его соответствие представляемой информации).

Описание процедур (методик и сроков) мониторинга может быть оформлено планом или графиком проверки. При подготовке данных планов в аудиторской или иной службе организации могут быть использованы положения правил (стандартов) аудита в России. Последовательность, сроки и исполнители процедур мониторинга зависят от структуры и размера организации, а также навыков проверяющих. Общая форма плана мониторинга системы управленческой отчетности представлена в таблице 3[8].

Перечень и обязанности сотрудников организации, ответственных за осуществление мониторинга управленческой отчетности, устанавливаются должностной инструкцией или отдельным приказом руководителя предприятия.

Для контроля уровня профессиональной подготовки пользователей управленческой отчетности необходимо провести тестирование менеджеров. Оно может осуществляться на основе вопросника по терминологии и основным законам микроэкономики. Такой вопросник должен включать как минимум следующие вопросы: основные понятия, используемые в системе отчетов (затраты, места возникновения затрат, виды деятельности), принципы маржинального анализа, стратегического учета, понимание целей использования отдельных отчетов. Такое тестирование проводится в случае кадровых изменений в организации (прием/перевод сотрудника, пользующегося управленческой отчетностью) или изменения системы отчетности. Если проверка покажет отсутствие необходимых знаний, то проблема пользования отчетами может быть решена одним из двух способов или их комбинацией: повышением квалификации менеджеров (на основе внутрифирменного обучения или направления сотрудников на специальные курсы), детализацией, изменением форм отчетности и пояснительных записок к ним.