Направления совершенствования документооборота. 2
Содержание
Введение 3
1. Правовое регулирование организации кадрового делопроизводства 5
1.1 Организация кадровой службы 5
1.2 Состав кадровой документации 7
2. Локальные правовые акты, регламентирующие работу на предприятии 11
2.1. Правила внутреннего распорядка 11
2.2. Штатное расписание 12
2.3. Должностные инструкции 12
2.4. Трудовой договор (контракт) 14
3. Движение кадров 17
3.1.Порядок оформления документов при приеме на работу 17
3.2 Порядок учета кадров в УП «Энерол» (практическое применение) 18
4. Направления совершенствования документооборота 24
Заключение 26
Список использованных источников 28
Приложение А Схема прохождения входящих документов 30
Приложение Б Схема прохождения исходящих документов 31
Введение
Конституция Республики Беларусь гарантирует гражданам право на труд как наиболее достойный способ самоутверждения человека, право на выбор профессии, рода занятий и работы в соответствии с призванием, способностями, образованием, профессиональной подготовкой и с учетом общественных потребностей, а также на здоровые и безопасные условия труда.
Лицам, работающим по найму, гарантируется
справедливая доля вознаграждения в
экономических результатах
Трудовой кодекс Республики Беларусь обуславливает трудовые отношения между работником и нанимателем соблюдение сторонами обязательств, предусмотренных законодательством и трудовым договором (контрактом). Трудовой кодекс Республики Беларусь прямо предусматривает обязанность нанимателя организовать учет фактического рабочего времени, то есть явки работников на работу и ухода с нее.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. [16, c. 17].
Кадровая служба представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное непосредственно руководителю предприятия. [22, c. 43].
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда работников предприятия. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Документационному обеспечению на предприятиях независимо от формы собственности надлежит уделять большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе и руководства и предприятия в целом.
Как показывает практика (по итогам проверок контролирующих органов), многие руководители предприятий, а также работники, отвечающие за документационное обеспечение, в полной мере не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Они не знают нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство. [18, c. 114].
Правильное и своевременное составление и оформление документов в соответствии с требованиями законодательства – важнейшая обязанность работников кадровых служб и (или) должностных лиц, ответственных за делопроизводство.
Вся кадровая (и иная) информация на предприятии должны своевременно и точно фиксироваться в документах. Можно с уверенностью сказать, что документы и правильно оформленная документная информация лежат в основе управленческих решений, принимаемых на предприятии и является их материальным воплощением, обеспечиваемых юридической силой. На каждом предприятии документооборот должен быть отработан до автоматизма, для того, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. [18, c. 163].
Цель данной курсовой работы – осмыслить и досконально изучить вопрос оформления, и организации учета делопроизводства и документооборота в кадровой работе предприятия любой формы собственности.
Актуальность данной темы обусловлена сложностью для восприятия в правоприменительной практике, но при этом необходимостью работников кадровых служб знать тонкости кадрового делопроизводства на основании требований законодательства, необходимостью повышения профессионального уровня, работников кадровых служб, с целью эффективного управления социально-трудовыми отношениями, персоналом и производством, применяя более эффективные формы и методы управления. Как показывает практика, организация и само делопроизводство в кадровой работе имеет массу сложностей и ежедневных вопросов у должностных лиц (руководителей и кадровиков). Без правильного и точного ведения кадрового делопроизводства не может быть правильной организации труда. Правильность ведения кадрового делопроизводства влияет на решение вопросов пенсионного обеспечения работников, налогового законодательства и другие установленные законодателем вопросы. Знаниями по кадровому делопроизводству должны владеть и работники кадровых служб (лица, ответственные за ведение кадровой работы на предприятии), но также бухгалтера, экономисты и, конечно же, руководители.
Настоящая цель определяет следующие задачи настоящей курсовой работы:
- Изучить нормативные правовые акты, регулирующие кадровую документацию (должностные инструкции, журнал учета трудовых книжек, ведение табелей учета рабочего времени и т.д.);
- Изучить практическое применение и ведение кадрового делопроизводства.
Объектом настоящего исследования является организация кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства.
Настоящая работа будет проанализирована
на основании данных иностранного частного
торгово-производственного
1. Правовое регулирование организации кадрового делопроизводства
1.1 Организация кадровой службы
Классическая форма организации кадровой службы на предприятии любой формы собственности – это создание кадровой службы (отдел кадров, кадровое бюро, инспектор по кадрам). Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Очень часто кадровая служба объединена с юридической службой (пример: отдел правовой и кадровой работы, кадрово-правовое бюро и т.д.). В небольших по численности организациях, функции кадровой службы возлагаются на юрисконсульта. [13].
Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения. Работы кадровой службы также определяется соответствующим положением, которое в настоящей работе мы рассмотрим на примере УП «Энерол».
Положение об отделе кадров
Положение об отделе кадров на предприятии состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- задачи;
- структура;
- функции;
- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
- права;
- ответственность.
В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия. В разделе «Задачи» содержит сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора персонала и его расстановки, формирование стабильно и эффективно работающего коллектива, создание кадрового резерва на предприятии, а также организация системы учета кадров.
В разделе «Структура» прописан порядок разработки и утверждения структуры кадрового отдела, его численный состав и конкретные направления его работы.
Раздел «Функции» определяет функциональные обязанности кадровой работы:
- разработка планов
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
- учет личного состава предприятия;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
- анализ состава, деловых
качеств специалистов
- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
- работа по созданию резерва на выдвижение работников на руководящие должности предприятия;
- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
- подготовка материалов для предоставления работников к поощрению и награждению;
- принятие мер по
- осуществления контроля
и инструктажа работников
- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.
От коммерческих подразделений отдел кадров получает заявки на прием работников, представления о поощрении, графики отпусков. Из отдела кадров в коммерческие подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнение рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой и исполнительной дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.
В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу. В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:
- право требовать от всех подразделений предприятия необходимые для полноценной работы отдела кадров материалов;
- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора работников на предприятие;
- право требовать от
других подразделений
В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, в соответствии с их должностными инструкциями.
1.2 Состав кадровой документации
Вопросы управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при условии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, включающие в себя многочисленные информационные (документальные) показатели. [17, c. 214].
Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в классификаторы технико-экономической информации, позволяющие систематизировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Вся указанная кадровая информация необходима для будущего начисления пенсий, выплате налогов и т.д. [27, c. 95].
Информационные показатели,
характеризующие работу с кадрами,
отражаются в комплексах документов, создаваемых
и обрабатываемых в кадровых
службах предприятий. Если обобщить понятия
«кадровая документация» или «документация
по личному составу», то под ней подразумевают
широкий круг документов, содержащих
сведения о работниках предприятия и деятельности
самой кадровой службы. К ним относят:
персональные и учетные документы,
плановые и отчетно-статистические,
организационно-
В состав кадровой документации предприятия входят (далее рассмотрен подробно каждый):
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- личная карточка;
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
- приказ (распоряжение) о
прекращении трудового
- табель учета рабочего времени;
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и нанимателем, в лице руководителя предприятия и содержит основные условия: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из форм первичной учетной документации, которая должна в обязательном порядке приниматься и храниться в организации.
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы на предприятии. Приказами по предприятию оформляются следующие правовые положения работников: прием, перевод и увольнение, предоставление работникам отпусков, командировки, изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных, поощрения и взыскания, накладываемые на работников и др. [20, c. 107].
При оформлении приказов по личному составу, непосредственно в самом тексте приказа необходимо делать ссылку на основание, послужившее причиной для издания документа, пример: личное заявление работника, докладная записка руководителя подразделения (о направлении работника в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.
Необходимо отметить, что личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении, необходимо, что бы работник писал собственноручно, в произвольной форме. В заявлении необходимо указать: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи работника. Для оформления приказа по поданному заявлению, на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Такая практика существует не только на исследуемом нами УП «Энерол», но и на всех предприятиях республики. Следует отметить, что текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», (как это принято в приказах по основной деятельности). Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».
Каждый пункт приказа по личному составу необходимо прописывать в строгом соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь. В любом кадровом приказе имеется распорядительного действия, как то: уволить, премировать, перевести; фамилии и инициалы работника, при чем, имя и отчество работника прописываются полностью; должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа. [15].
При приеме на работу, работнику обязательно устанавливается размер оплаты труда, который прописан в штатном расписании по предприятию (оклад, надбавка, индексация) и в Положении об оплате труда. В приказ включаются и некоторые существенные условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.
При увольнении работника в приказе указывается причина увольнения, со ссылкой на соответствующую статью ТК РБ. В случае предоставления работнику отпуска, в приказе указывается его вид, продолжительность, дата начала и окончания отпуска.
При командировании работника указываем срок командировки, место направления, наименование предприятия.
При подготовке приказов о поощрениях и наказаниях работников, необходимо указывать причины и вид поощрения или взыскания, со ссылкой на материалы (расследования при наказании и документы о поощрении).
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
В соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, приказы по личному составу письменно доводятся до сведения работника. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. Иногда, на некоторых предприятиях визы ознакомления работников располагаются на обратной стороне листа приказа.
Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами на предприятии УП «Энерол», подобная практика существует во всех предприятиях республики: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации, которая пронумерована, прошита и скреплена печатью по форме. При регистрации в книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). В УП «Энерол» введены разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, как пример: № 22/к – приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 10/ к – о командировании, № 16/о – об отпуске, № 14/ п – о поощрении.
Личная карточка установленной формы, заполняется на всех работников предприятия в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по всеобщему классификатору должностей рабочих и служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. [15].
Приказ о предоставлении отпусков работникам предприятия издается для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков, утверждаемых ежегодно в УП «Энерол» в срок до 5 января.
В УП «Энерол» приказы издается в одном экземпляре. Оригинал приказа остается в отделе кадров, копия приказа передается в бухгалтерию.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. В случае, если отпуск предоставляется без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска прописывается -- «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех работников (в том числе и руководства), для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Табель составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом (отданным приказом по предприятию), после соответствующего оформления и утверждения руководством предприятия передается в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормативных условий работы производятся только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности и т.д.).
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом примитивной и обычной регистрации явок и неявок на работу.
Если говорить о графиков отпусков, то они представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков работникам каждого их подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.
2. Локальные правовые акты, регламентирующие работу на предприятии
Локальные акты, регламентирующие структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства предприятия и всех работников.
К этим локальным актам относятся:
- учредительные документы (устав и учредительный договор);
-
структура и штатная
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
-
положение о структурных
- должностные инструкции каждого работника.
2.1. Правила внутреннего распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и руководства, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), принятых на предприятии и утвержденного руководителем и скрепленных печатью. ПВТР состоят из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения работников, основные обязанности работников, основные обязанности руководства, прописано рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. [16].
В разделе «Общие положения» определена основная цель ПВТР приведены конституционные гарантии работников в области трудовых прав. ПВТР в УП «Энерол» разработаны и расписаны на основании требований трудового законодательства Республики Беларусь.
В разделе «Порядок приема и увольнения работников» прописана процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Очень подробно регламентированы вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации, со ссылкой на Трудовой кодекс Республики Беларусь.
В разделе «Основные обязанности работников» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять работники, в соответствии со своей должностью.
В разделе «Основные обязанности нанимателя» определен перечень обязанностей руководства предприятия, которые необходимо выполнять в соответствии с действующим законодательством: правильно организовать труд работников, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда и т.д.
В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации явки на работу, очередность предоставления трудовых отпусков и т.д.
В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые применяются за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения за исполнение работником своих должностных обязанностей.
В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции, в соответствии с требованиями трудового законодательства.
2.2. Штатное расписание
В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность, которая вводится в действие приказом по предприятию и может корректироваться в зависимости от экономической целесообразности. В настоящий момент в УП «Энерол» работает 60 человек. В штатном расписании указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание составлено на бланке предприятия, согласовано с главным бухгалтером, юрисконсультом, начальником отдела кадров и утверждено директором.
Изменения в
структуру и штатную
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Хочется отметить, что в УП «Энерол» имеется несколько подразделений, для каждого из которых разработано положение, определяющее правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.
2.3. Должностные инструкции
Правовое положение каждого работника предприятия, в том числе и руководства, регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. [14].
Целями разработки должностной инструкции, помимо требований законодательства, также являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности всех работников;
- повышение ответственности работника за результаты его трудовой деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
- обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и в случае нарушения им трудовой и исполнительной дисциплины, наложения на него дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии со штатным расписанием.

- Направления совершенствования доходами ООО «Курский электроаппаратный завод»
- Направления совершенствования затрат и увеличения прибыли Филиала ОАО «ОГК-3» «Гусиноозерская ГРЭС»
- Направления совершенствования имущественного налогообложения
- Направления совершенствования имущественного состояния предприятия (на примере КУП «Теплосеть»)
- Направления совершенствования и пути увеличения собственного капитала организации
- Направления совершенствования и рационализации технологических процессов подготовительно-раскройного производства
- Направления совершенствования использования основных фондов
- Направления совершенствования деятельности в системе государственного управления
- Направления совершенствования деятельности инвестиционных фондов
- Направления совершенствования деятельности таможенных органов при осуществлении таможенного контроля
- Направления совершенствования деятельности торговых организаций
- Направления совершенствования деятельности торговых организаций
- Направления совершенствования директ-маркетинга
- Направления совершенствования документооборота