Направления совершенствования системы управления

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….4

1. МЕСТО И РОЛЬ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ…………………………………………………….......6
1. Понятие и сущность системного подхода………………………………....6
2. Эволюция системного подхода: исторический ракурс………………......9
3. Организация с позиции системного подхода к управлению. Применимость и эффективность системного подхода…………………………………..….....14
2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ…..21
1. Описание организации……………………………………………….21
2. Анализ внешней среды………………………………………...…….23
3. Оценка внутреннего потенциала организации…………………….25
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И ЕЁ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ……………………………………………….....28
1. Оценка взаимодействия подсистем и функции управления                           (исполнители)………………………………………………………………….28
2. Анализ социально-психологической подсистемы (управленческое звено -  потребности,  мотивация, стимулирование, адаптация, управление конфликтами)………………………………………………………………….29
3. Направления совершенствования системы управления…………...32

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..35

Список использованных источников…………………………36

Приложения………………………………………………………………..37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

  “Системный подход”, “системный анализ” - эти словосочетания являются сейчас едва ли не самыми распространенными в новейшей литературе по управлению. Но, поскольку нередко каждый исследователь вкладывает в эти термины особое содержание, вряд ли можно говорить о наличии однозначной или общепринятой дефиниции системного, подхода. Кроме того, название “системный анализ”, став весьма модным, превратилось в ярлык, который навешивается на любые успешно проведенные управленческие операции, иногда даже для того, чтобы придать им научно обоснованный вид и замаскировать полнейшую методологическую несостоятельность тех или иных социологических концепций. Тем не менее, следует учитывать, что системный подход постепенно превратился в главенствующую методологию многих менеджеров.

         Системный подход появился на свет, с одной стороны, в результате обобщения опыта специалистов по исследованию операций, а с другой - вследствие развития общей теории систем, теории автоматического регулирования и управления, а также кибернетики, давших методологический аппарат для связи в единое целое разнородных управленческих задач. Как подчеркивается в многочисленных американских изданиях по вопросам организации и управления, системный подход приобретает все более важное значение при обосновании управленческих решений в самых различных областях, в том числе в военной, промышленной, коммерческой, финансовой и др. Становится общепризнанным, что системная методология представляет собой наиболее упорядоченную надежную основу для управления сложными сферами взаимосвязанной деятельности, позволяя вскрывать и анализировать составляющие систему компоненты и последовательно сочетать их друг с другом.

          При системном подходе к исследованию организационных систем исходят из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой имеет свои определенные и ограниченные цели. Соответственно этому задача управления сводится к интеграции системообразующих элементов, которая может быть достигнута при условии, что каждый руководитель в решении вопросов, относящихся к его компетенции, будет подходить к ним с позиций системного анализа и синтеза.

         

 

 

 

 

Цель курсовой работы - изучить  сущность и содержание системного подхода, анализа и синтеза систем управления.

 

            Основные задачи:

 

 раскрыть основные  черты и сущность системного  подхода; 

 

рассмотреть принципы системного подхода;

 

выявить роль системного подхода  в системе управления;

 

определить цели и задачи анализа и синтеза систем управления;

 

сформировать принципы и  постулаты системного анализа и синтеза систем управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. МЕСТО И РОЛЬ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ

           1.1 Понятие и сущность системного подхода

 

Изначальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается  в том, что они сосредоточивают  внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность  управления как результирующую, зависящую  от многих различных факторов. Применение теории систем к управлению облегчило  для руководителей задачу увидеть  организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются  с внешним миром. Эта теория также  помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Теория систем была впервые  применена в точных науках и в  технике. Применение теории систем в  управлении в конце 50-х годов явилось  важнейшим вкладом школы науки  управления. Системный подход –  это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих  – это способ мышления по отношению  к организации и управлению. Чтобы  осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию  и более эффективно достичь целей, определим сначала, что такое  система.

• Система – это некоторая  целостность, состоящая из взаимосвязанных  частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого[1].

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для  выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно  так же, как и в биологическом  организме, в организации части  ее взаимосвязаны.

Существуют два основных вида систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные  границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей системы. Часы –  знакомый пример закрытой системы.

Открытая система характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы –  это объекты обмена с внешней  средой проницаемые границы системы. Такая система не является само обеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающий извне. Кроме того, открытая система имеет  способность приспосабливаться  к изменениям во внешней среде  и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание  любой организации зависит от внешнего мира.

Крупные составляющие сложный  систем, таких как организация, человек  или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой  маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом[2].

 

Понимание того, что организации  представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась  практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская  школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления – главным  образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно  определить все основные компоненты организации.

Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое из средств арсенала управления может оказаться успешным.

Сущность системного подхода  состоит во взаимосвязанном комплексном  изучении сложных объектов как целостных  систем с определенными системными целями и и в согласовании целей  системы и ее частей подсистем  в процессе функционирования.

Системный подход – направление, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем; ориентирует  исследование на раскрытие целостности  объекта, на выявление разнообразных  типов связей в нем и в сведении их в единую теоретическую картину.

Системный подход – направление  методологии научного познания и  социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как  систем; ориентирует исследование на раскрытие целостности объекта, на выявление разнообразных типов  связей в нем и в сведение их в единую теоретическую картину. Принципы системного подхода нашли  применение в биологии, экологии, психологии, кибернетике, технике, экономике, управлении и др. Системный подход неразрывно связан с материалистической диалектикой, является конкретизацией ее основных принципов[3].

Системный подход – реализация на практике диалектического метода, который требует рассматривать  любые явления в природе и  обществе во взаимной обусловленности.

«Системный подход» –  подход к исследованию и управлению объектом, который рассматривает  его как систему, в которой  выделены элементы, внутренние и внешние  связи, влияющие на его функционирование, а цели каждого из элементов, формируются  исходя из общего предназначения системы.

 

Ключевые понятия «системного  описания»:

 

· Система – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих  элементов.

· Элемент – предел членения системы с точки зрения конкретной задачи.

· Иерархия – абстракция структуры системы с соподчиненными элементами, предназначенная для  изучения ее компонент и их влияния  на систему в целом.

· Связь – абстракция отношения между элементами (предметами реального мира).

· Развитие – процесс  модификации внутренней структуры  системы (появление и удаление объектов и связей между ними).

· Подсистема – часть  системы, которая изучается и  рассматривается самостоятельно и  сама обладает системными свойствами.

· Надсистема – система  более высокого уровня, частью которой  является рассматриваемая система. Сложность системы с большим  количеством элементов проявляется  в нелинейности, значительном числе  степеней свободы, наличии «памяти» и других свойствах, приводящих к  слабой предсказуемости поведения  системы.

· Система закрытая –  система, имеющая жесткие фиксированные  границы. Ее действия относительно независимы от внешней среды.

 · Система открытая  – система постоянно взаимодействующая  с внешней средой в каком-либо  в каком-либо аспекте: информационном, энергетическом, вещественном и  т.д.

· Сложность внешней среды  – число факторов, на которые  организация обязана реагировать; уровень вариантности каждого фактора.

· Адаптивность системы –  это приспосабливаемость системы  к изменениям внешних условий  с целью достижения какой-либо цели.

· Эргатичность – это  свойство систем с трудно формализуемым  взаимодействием технологических  и человеческих факторов.

· Целеполагающие системы  – характеризуются некоторой  системой ценностей, на основании которой  система сама формирует для себя последовательность целей, уточняемых в зависимости от характера достижения предыдущих.

· Система управления –  это множество связанных друг с другом устойчивых контуров саморегулирования  системы, являющейся объектом управления[4].

На входе организация  получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и  материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или  услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые  она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные  дополнительные выходы, такие как  прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж и т.п.

 

1.2 Эволюция системного подхода: исторический ракурс

 

В период с 1930 по 1950 г. системный  подход в первую очередь применялся в области технических разработок. В то время были заложены основы наших гигантских систем транспорта, связи, производства и распределения  энергии. Исследования проводились  от случая к случаю, а главным  сдерживающим фактором была скорее нехватка квалифицированных исследователей, чем недостаточно высокий уровень  развития экономики. Социальные проблемы, как правило, решались по мере надобности, а не в результате целенаправленной деятельности. Исключением был «новый курс» Рузвельта, который независимо от того, как его оценивают, являлся  попыткой использования системного подхода для решения социальных проблем в период депрессии.

В начале 30-х годов XX в. большое  внимание уделялось внутренним социальным вопросам и достижениям техники. В этот период во многих областях человеческой деятельности (например, в судостроении, машиностроении, строительстве, общественном транспорте) руководствовались принципами, которые можно назвать ограниченным системным подходом. Однако эти приложения были ограничены объединением множества  технических наук в некую однородную систему с целью удовлетворения требований потребителей. Небоскребы строились так, чтобы не мешать уличному движению и всякого рода коммунальным сооружениям. На железных дорогах была введена блокировочная сигнализация и электрические указатели местонахождения  подвижного состава. И то и другое способствовало повышению безопасности и улучшению условий эксплуатации. Совершенно очевидно, что системный подход применялся почти исключительно при разработке больших технических систем. Связанные с этим исследовательские работы проводились в сравнительно небольшом масштабе, определялись людьми, занятыми «проблемами сегодняшнего дня» и руководствовавшимися интуицией[5].

Задолго до рассматриваемого времени Аркрайт, изобретатель прядильного  станка периодического действия, сделал первые шаги в разработке основ научного управления производством. При этом он использовал элементарную форму  системного подхода в приложении к проблеме взаимоотношений человека и машины. В результате была создана  фабрика, явившаяся предвестником  эры массового производства. Развитие массового производства к середине 30-х годов неизбежно привело  к распространению методов системного подхода на область социологии, хотя многие в то время этого не поняли.

 

    Что же касается самого системного подхода, то 30-е годы были эрой разработок, когда анализ систем применялся по существу к независимым техническим задачам. Были предприняты первые попытки установить «обратную связь» путем использования результатов применения системного подхода к техническим разработкам для определения требований к исследовательской деятельности. Однако не было сделано никаких усилий (либо они были весьма незначительными) в области исследования взаимодействия с социальными системами и взаимосвязи развития этих систем. Вследствие этого перед нами до сих пор встает множество неожиданных проблем.

40-е годы XX в. Это было  время продолжения эры разработок. В годы второй мировой войны  широкое признание получило применение  методов исследования операций, в первую очередь для решения  важнейших военных задач. Были  тщательно изучены проблемы поиска  подводных лодок, эффективности  бомбардировок и тактики военно-воздушного  флота. Хотя немцы тоже располагали  методикой анализа сложных конфликтных  ситуаций, они не оценили ее  по достоинству. Поэтому мы  могли повысить эффективность  своих действий и сократить  время реакции в ряде критических  моментов. Оборудование кораблей  радарными установками и правильное  использование полученных данных  в решениях командования позволило  нашим военно-морским силам получить  превосходство над японскими.  После второй мировой войны  методы исследования операций  успешно применялись для решения  многих производственных задач.

 В эти годы нехватка ощущалась во всех областях. Вследствие этого поднялись цены на все товары и услуги, кроме коммунальных услуг и связи. В этих отраслях были введены специальные методы управления, которые позволили успешно предсказывать и систематически решать проблемы проектирования и эксплуатации, чем и объясняется обратная тенденция цен. С другой стороны, возникшие трудности в области образования, вероятно, были обусловлены неправильным применением системного подхода к проблеме ресурсов, а увеличение количества несчастных случаев на дорогах, по-видимому, было связано с ошибками системного подхода при оценке системы человек – машина.

Были начаты работы над  двумя наиболее выдающимися изобретениями  этого времени – атомной бомбой и транзистором, которые были закончены  раньше благодаря применению нового подхода к самому процессу исследований. В упомянутых случаях использование  методов системного подхода при  анализе возможных областей применения указало на необходимость проведения специальных исследований и разработок. В первом случае эти требования диктовались  необходимостью разработки сокрушительного  оружия, которое могло бы физически  и психологически поставить противника на колени. Во втором – необходимость  быстрого развития экономических общественных систем связи потребовала создания малогабаритного элемента схемы, обладающего  быстродействием вакуумных ламп и потребляющего энергии меньше, чем реле. После определения требований и осознания выгод, ожидаемых  от применения этих технических новинок, были проведены планомерные исследования в соответствующих направлениях, которые привели к созданию атомной  бомбы и широкому использованию  транзисторов в системах связи[6].

Очевидно, системный подход, который требует рассмотрения всех этих факторов по отдельности или  вместе взятых, будет играть в процессе исторического развития все большую  роль. В середине 40-х годов закончилась  так называемая эра разработок и  началась эра исследований.

 

В период с 1950 по 1966 г. произошли  большие достижения эры исследований, которая началась в 50-х годах. В  это время использование методов  системного подхода для увязки планируемых  прикладных исследований с параметрами  будущих систем стало обычным  делом. Очевидно также, что методы исправления  недостатков и повреждений человеческого  тела способствуют росту населения. Хотя это и не следует непосредственно  из приведенных примеров, область  применения системного подхода с  середины 40-х годов расширилась  во много раз. Его методы стали  использоваться не только чаще, но с большим размахом и глубиной, о чем свидетельствуют технические достижения. Этому содействовало развитие аналоговых и цифровых вычислительных машин, а также использование системного подхода для определения тематики и проведения соответствующих исследований.

Бурное развитие науки  и техники и наша изобретательность  породили больше идей, касающихся полезных и нужных усовершенствований, чем  мы можем разработать и внедрить одновременно. Использование системного подхода для согласования потребностей с возможностями позволит направить  наши усилия в те области, где можно  ожидать наибольшего эффекта. Блестящим  примером такого комплексного применения методов системного подхода служат исследования НАСА по использованию  орбитальных исследовательских  лабораторий. Эти исследования были осуществлены с целью анализа  и сопоставления потенциальных  выгод, которые можно было бы извлечь  из проведения некоторых исследований на борту орбитальной исследовательской  лаборатории. Чтобы лучше понять технику применения методов системного подхода в данном случае, обсудим  более подробно социально-экономические  выгоды и сравним их с требованиями к исследованиям, критерием эффективности  которых служит возможность улучшения  условий жизни на Земле.

Выделив наиболее перспективные  области применения, необходимо определить количество и тематику требуемых  экспериментов и конструкторских  разработок. Эта задача была успешно  решена с помощью плана реализации, который в законченном виде представляет собой граф событий, наложенный на логический граф. Логическая суть плана реализации состоит в том, что более общие  цели последовательно подразделяются на отдельные подцели, на явления, которые  надо изучать, на конкретные измерения  и наблюдения, которые нужно выполнять, и наконец – приборы, которые  необходимы для выполнения таких  измерений. Каждый логический шаг связан с решением некоторой частной  задачи. Например, разработка приборов включает оценку конструкции, ее доводку, сборку и проверочные испытания, а также разработку компонентов  и прикладные исследования.

После того как составлен  логический граф, представляющий собой  часть плана реализации, можно  разработать наложенный на него граф событий. К событиям относятся эксперименты, частные задачи и другие работы, которые должен выполнить экипаж орбитальной исследовательской  лаборатории, чтобы удовлетворить  требования логического графа. В  приведенном примере была рассмотрена  лишь часть полного логического  графа событий. В целом граф чрезвычайно  громоздок и сложен даже в той  ограниченной области, которая рассматривается в данном случае. Подводя итог, видим, что в план реализации включены эксперименты и задачи, позволяющие достичь следующих целей:

 

1. Вопросы об отдельных  элементах, приборах и методах,  необходимых для решения поставленной  цели, рассматриваются систематически  путем последовательного (сверху  вниз) анализа.

2. Эксперименты, задачи и  все работы, необходимые для разработки  этих приборов, элементов, методов  и синоптических моделей, также  определяются и планируются систематически.

3. Четко определяется  связь отдельных экспериментов  и задач с конечной целью,  достижению которой они служат, а также их относительная роль  в классическом цикле разработки, ведущем к достижению поставленной  цели. Роль каждого эксперимента  или задачи может быть четко  определена в рамках всей совокупности  экспериментальных работ.

4. С помощью разработанного  плана внутри данной области  (цель или подцель) устанавливается  четкая последовательность проведения  экспериментов и решения отдельных  задач.

5. С помощью графа определяется  возможность использования одинаковых  методик, экспериментов, оборудования  и т.д., применяемых в различных  областях исследований[7].

 

К одной из важнейших задач, решаемых с помощью плана реализации, относится разработка систематического подхода к определению суммарного времени, необходимого для проведения экспериментов. Как было показано, понимание  потенциального значения этих требований очень важно как для разработки далеко идущих планов работ на околоземных  орбитах, оптимальных с точки  зрения суммарных затрат и эффективности, так и для определения космических  систем, способных осуществить указанную  программу. В настоящее время  методы системного подхода находят  все более широкое применение в исследованиях и разработках  как в области техники, так  и в области социологии. В последнее  время эти методы стали применяться  в биологии, медицине, социологии, для  решения транспортных проблем и  в городском планировании.

 

 

 

 

 

1.3 Организация с позиций системного подхода к управлению. Применимость и эффективность системного подхода

 

В ходе изучения организаций  в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как  система обладает рядом специфических  свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических  и т.д.). Но системно-теоретические  исследования организаций и процессов  управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в  силу отвлеченного характера общесистемных  концепций.

Рассматривая организацию  в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный  планомерным, правильным расположением  частей в целом, определенным взаимосвязями  частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную  теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил  следующие главные элементы системной  модели организации:

 

·           организация представляется как  «упорядоченность подсистем и компонентов  в трехмерном пространстве в данный момент времени»;

·           организация может рассматриваться  как сложный процесс, основой  которого являются все изменения  материальных объектов и информации;

·           в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями  системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);

·           в организациях возникают организационные  отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);

·           в организациях протекают системные  подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.)[8].

 

Основными отличиями организации  от других систем (например, от биологических) Миллер считает наличие самостоятельных  целей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу.

Миллер описывает главную, управленческую подсистему как некоторое  решающее устройство, которое состоит  из личностей, находящихся на высшем уровне власти и принимающих ответственные  для организации решения.

Таким образом, любая организация  состоит из подсистем, каждая из которых  может рассматриваться как система  более низкого уровня. В то же время сама организация, имея некоторое количество уровней подсистем, в свою очередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.

Итак, при изучении организации  с позиций системного подхода  на первом плане выступают: а) деление  организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном  подходе основное внимание уделяется  подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Применение системного подхода  к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда  организация рассматривается как  закрытая или как открытая система.

 

Обычно исследователи  считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость  изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы  организации, занимаясь проблемами управления и применения властного  воздействия руководителей и  подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация  является неотъемлемой частью внешней  среды. Но в случае подхода к организации  как к закрытой, самодостаточной  системе влияние внешнего окружения  учитывается в виде действия отдельных  факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации[9].

Если организация рассматривается  как открытая система, она органично  вписывается во внешнее окружение  и считается ее подсистемой. При  этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что  она разграничивает область с  меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой  интенсивностью внутри нее. Здесь окружение  организации не является пассивным  и его можно определить как  совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые  связаны с одним или более  системными единицами организации  так, что изменение одного или  нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что  в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов[10].