Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом. 2

Міністерство освіти і  науки, молоді та спорту України

Кіровоградський національний технічний університет

Факультет економіки та менеджменту

Кафедра обчислювальної техніки  та прикладної математики

Курсова робота

З дисципліни: «Інформаційне  обслуговування та технічне забезпечення процесу управління»

На тему:

Інформаційне  обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

Кіровоград - 2012

ЗМІСТ……………………………………………………………………………2

ВСТУП……………………………………………………………………..……..3

РОЗДІЛ І. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ………………………………………...5

1. Засади організації, структура та місце секретаря в навчальному закладі на прикладі школи ………………………...5

1.2. Аналіз програмного забезпечення та визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи…………………9

РОЗДІЛ ІІ. Аналіз інформаційного забезпечення системи управління віртуального навчального закладу на прикладі школи та побудова імітаційної моделі управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project……………………………………………………………………………17

2.1. Загальна характеристика, організаційна структура та основні  параметри проекту…………………………………………………………17

2.2. Побудова моделі у вигляді діаграми Ганта та її дослідження……………………………………………………………………...20

РОЗДІЛ ІІІ. Аналіз технічного та програмного забезпечення школи та дослідження АРМ секретаря-референта…………………………………22

3.1. Технічне забезпечення  секретаря школи…………………………...22

     3.2. Створення інформаційної системи віртуального навчального закладу «Школа», створеної засобами Microsoft Access…………………..23

     3.3.  Автоматизоване робоче місце секретаря школи…………………..27 ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….30

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………………………………………………...31

ДОДАТКИ………………………………………………………………………33

ВСТУП

Актуальність. Будь-який процес управління - це інформаційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням інформаційного забезпечення.

Актуальність дослідження  обґрунтована необхідністю розробки механізмів пріоритетних напрямів розвитку загальної  середньої освіти, які визначені  Державною національною програмою  «Освіта», Законом України «Про загальну середню освіту», Концепцією загальної  середньої освіти, Національною доктриною  розвитку освіти.

У цих документах акцент ставиться на розвиток інноваційних освітніх технологій в навчальному  процесі загальноосвітнього навчального  закладу з метою забезпечення переходу освіти на нову, особистісно-орієнтовану  парадигму. Разом з цим, впровадження зазначених технологій у сучасну  педагогічну практику просувається дуже повільно. Це відбувається через  недосконалість сучасних технологій управління освіти в цілому та технологій управління процесом впровадження інновацій зокрема.

Метою курсової роботи є закріплення і поглиблення знань, набутих при вивченні дисципліни «Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу управління» на прикладі аналізу інформаційної системи віртуального навчального закладу (школи).

Поставлені задачі:

1. Проаналізувати значення інформаційного обслуговування  процесу управління для організаційної системи навчального закладу.
2. Визначити та дослідити шляхи автоматизації інформаційної системи управління навчального закладу на прикладі школи.
3. Побудувати мережну модель за допомогою ППЗ MS Project та здійснити її оптимізацію з метою заощадження ресурсів.
4. Проаналізувати технічне та програмне забезпечення навчального закладу та дослідити в ньому АРМ секретаря-референта.

Предметом курсової роботи є аналіз інформаційної системи школи.

Об’єктом дослідження у даній роботі є інформаційні процеси, пов’язані з автоматизацією діловодства роботи секретаря школи.

Структура курсової роботи: вступ, 3 розділи, висновки, список використаних джерел та літератури, додатки.

У першому розділі даної  курсової роботи було проаналізовано значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу на прикладі школи, а також визначено шляхи автоматизації його управління.

У другому розділі даної  курсової роботи було проаналізовано інформаційне забезпечення системи управління школи та побудовано імітаційну модель управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project. Визначено загальну характеристику, організаційну структуру, а також основні параметри проекту.

У третьому розділі даної  курсової роботи було проаналізовано та описано технічне та програмне  забезпечення школи та досліджено АРМ секретаря-референта, а також досліджено особливості програмного забезпечення та його використання у роботі секретаря школи на прикладі інформаційної системи «Школа», створеної засобами Microsoft Access.

РОЗДІЛ І. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ

2. Засади організації, структура та місце секретаря в навчальному закладі на прикладі школи

Узгодження між освітньою  моделлю в школі і структурою її управління - умова гармонійного розвитку організаційних і освітніх процесів. В основу проектування моделі управління школи покладено ЗУ "Про освіту", Статут школи, нормативно-правові документи Міністерства освіти і науки, педагогічної ради та органів громадського самоврядування школи. Реальна можливість надати педагогічному процесу цілісність і оптимальність пов'язана не тільки з її вдосконаленням, але і з застосуванням інформаційної системи, яка будується відповідно до прогнозованих цілей. Ця система передбачає варіативність і оптимальну технологічність змісту, засобів, форм і методів навчання, де в управлінні активно задіяні не тільки директор, його заступники та вчителі школи, а й секретар, на якого покладені обов’язки забезпечення їхньої діяльності [2, c.10].

Децентралізація системи  управління школою сприяє гармонізації змістовної та управлінської діяльності, причому для кожного окремого структурного підрозділу передбачаються конкретні цілі, оцінюється складність і неоднорідність об'єкта управління. У системі управління школи функціонують не окремі модулі, які працюють за відомими освітніми моделями, а їх оптимальна комбінація. Їх діяльність визначена наступними стратегічними вимогами:

• Повне охоплення напрямків роботи;
• Координація і взаємозв'язок діяльності різних підрозділів;
• Адаптивність управлінської моделі до мінливих соціально-економічних умов, відкритість, що дозволяє суб'єктам управління своєчасно вводити в наявну систему нові структури, відмовлятися від застарілих;
• Використання в управлінні школою сучасних інформаційних технологій;
• Оптимальне для даної моделі залучення кваліфікованих фахівців, у тому числі з числа громадськості до прийняття управлінських рішень.

Виходячи з цілей, принципів  побудови та стратегії розвитку побудована схема управління, в якій виділяється 4 рівні управління та місце в ній секретаря-референта (Рис. 1):

Рисунок 1 – Структура  школи та місце в ній секретаря-референта

Перший рівень - директор - головне адміністративне особа, що втілює єдиноначальність і несе персональну відповідальність за все, що робиться в освітньому закладі між всіма суб'єктами управління. На цьому ж рівні перебувають вищі органи колегіального та громадського управління, що мають той чи інший правовий статус: Рада школи, педагогічна рада, органи самоврядування учнів. Суб'єктів управління цього рівня забезпечує єдність керуючої системи в цілому, визначають стратегічний напрям розвитку освітнього закладу, всіх його підрозділів.

Другий рівень - заступники директора освітнього закладу і  завгосп, органи, що входять в сферу  впливу кожного з членів адміністрації.

Кожен член адміністрації  інтегрує певний напрям або підрозділ  навчально-виховної системи відповідно до свого адміністративного статусу  або суспільної ролі. Цей рівень виступає ланкою опосередкованого керівництва  директора освітньою системою. Його головна функція - узгодження діяльності всіх учасників процесу відповідно до заданих цілей, програмою та очікуваними результатами, тобто домагатися тактовного втілення стратегічних завдань і прогнозів.

Третій рівень - методичні  об'єднання. До управлінців цього рівня відносяться керівники методичних об'єднань. Взаємодія суб'єктів управління цього рівня здійснюється через спеціалізацію функцій при їх одночасної інтеграції. Керівництво на цьому рівні засноване переважно на особистих контактах, здійснюється з урахуванням індивідуальних особливостей і не формалізовано.

Четвертий рівень - учні, батьки та вчителі. Розвиток самоврядування на цьому рівні забезпечує реалізацію принципу демократизації. Участь дітей  в керуючій системі формує їх організаторські  здібності та ділові якості.

У структурних зв'язках  принциповим є єдність управління - співуправління - самоврядування. Вертикальні  зв'язки в рівнях управління відображають формулу "влада - підпорядкування". Саме цим займається секретар, який забезпечує діяльність та гармонійний розвиток функціональних обов'язків для управлінців кожного рівня управління, що забезпечує чіткість і злагодженість в управлінні розвитком освітньої установи, позбавляє від перекладання відповідальності з одного посадовця на іншого. Така робота по організації грамотного управління спрямована на підвищення культури управлінської діяльності. Управління педагогічною системою, як і управління будь-якої соціальної системою є перш за все, процес переробки інформації, що складається з трьох основних етапів: збір інформації, її переробка та видача управлінського рішення.

Розвиток системи управління школою на планований етап передбачає перехід до системної моделі управління освітньою установою, розробка якої і буде становити один з блоків роботи адміністрації школи.

1.2. Аналіз програмного забезпечення та визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи

Інформаційна система  – сукупність організаційних і технічних  засобів для збереження та обробки  інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів [2, c.25]. Для визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи, треба розглянути уже відомі автоматизовані системи, які успішно функціонують у школах України.

Так, наприклад, АСК "Школа" – це спеціалізована інформаційна система, що працює з базами даних особистих справ співробітників, учнів школи і їхньої успішності, що допомагає адміністрації школи організовувати навчальний процес. Її створення викликано розвитком єдиного інформаційного освітнього середовища і необхідно для підвищення ефективності і якості керування на основі впровадження сучасних інформаційних технологій, що дозволить:

• Підвищити ефективність процесу керування за рахунок оперативності в одержанні більш достовірної інформації про стан об'єктів керування і скорочення часу реакції керівництва (ухвалення рішення, постановки задач, контролю виконання);
• Звільнити органи керування всіх рівнів від малопродуктивної рутинної праці по збору інформації і складанню всіляких звітів, створивши умови для творчої праці;
• Різко скоротити паперові потоки документообігу і перейти на безпаперове діловодство;
• Стандартизувати діловодство;
• Використовувати зовнішніми користувачами (установами охорони здоров'я, військовими комісаріатами, податковою інспекцією, усілякими фондами та ін.) інформаційний ресурс управління освітою для рішення регіональних соціально значимих задач.

Для повноцінної роботи АС "Школа" формуються робочі місця: директора школи, завуча, секретаря, педагогів, адміністратора мережі, що користуються різними правами доступу  до баз даних.

Умовно програму можна  розбити на кілька функціональних підсистем, з якими працюють різні користувачі:

Підсистема діловодства  дозволяє:

1. вести особисті справи співробітників установи і школярів;
2. формувати адресну й алфавітну книги;
3. створювати будь-які форми звітів, використовуючи системи пошуку, динамічного звіту і конструктора звітів. Формувати стандартні звіти про склад учнів по статі і по роках;
4. виводити на друк картку учня і особову справу співробітника;
5. використовуючи підсистему "накази", створювати проекти наказів по навчальному закладу по визначених шаблонах, вести електронні книги наказів по учням, по персоналу школи і руху учнів.

Підсистема планування:

1. розраховує базисний і навчальний плани, та сітку годин на основі сформованої структури школи, списків класів, базового і шкільного компонентів;
2. дозволяє розподіляти основне і додаткове навантаження викладачів.

Підсистема аналітики  дозволяє проводити аналіз стану  навчального процесу за критеріями:

1. якість знань;
2. успішність учнів у відсотках;
3. середній бал.

Використовуючи отримані дані, можна оцінити роботу викладача  по будь-якому предмету в будь-якому  класі, школу в цілому і по кожному  предмету окремо. Цей аналіз можна  вивести в графічній або табличній  формі і використовувати при  атестації викладачів і визначенні стану навчального процесу в  школі.

Підсистема "Накази" дозволяє формувати і видавати накази по освітній установі в автоматизованому режимі, здійснювати ведення книг наказів  по співробітниках і учнях школи, книг руху учнів, а також здійснювати  контроль за виконанням наказів.

Програмний комплекс АС "Школа" є відкритою системою, яка здатна функціонувати разом з іншими програмами автоматизації освітніх установ.

Інший програмний продукт  – Net Школа Україна - комплексна інформаційна система, області застосування якої включають [3, c.35]:

1. Побудову єдиного інформаційного середовища загальноосвітньої установи: школи, гімназії, ліцею, коледжу і тому подібне.
2. Дистанційне навчання в рамках шкільного навчального процесу:
• навчання обдарованих дітей,
• навчання дітей-інвалідів,
• навчання хворих дітей,
• навчання в системі додаткової освіти,
• навчання дітей у віддалених сільських районах і так далі.

Побудова єдиного освітнього середовища району (міста) для здійснення обміну інформацією між навчальними  закладами, управліннями освіти, дошкільними  установами та ін. На основі Net Школи розроблено принципово нове рішення - система Net Місто - для формування єдиного освітнього простору районів (міст).

Для керівництва школи  за допомогою цієї інформаційної  системи вирішуються наступні завдання:

• оперативне отримання і аналіз інформації про навчальний процес для ухвалення управлінських рішень;
• ведення алфавітних книг, особистих справ співробітників, учнів, батьків для створення оперативних звітів;
• ведення розкладу, перегляд розкладу з різних точок зору (на місяць/тиждень/день, по учителям, по класам, по кабинетх і т.д.), ведення шкільних і класних заходів;
• моніторинг руху учнів;
• створення системи шкільного документообігу;
• автоматизоване складання звітності для управління освіти;
• конструювання власних звітів.

Net Школа гнучко настроюється на потреби кожного навчального закладу:

• можливо оперативно враховувати зміни в навчально-виховному процесі, в т.ч. заміни викладачів і рух учнів;
• можливість вводити будь-які типи навчальних періодів: чверті, триместри, півріччя та ін.;
• гнучка (не обов'язково 12-бальна) шкала оцінок у класному журналі;
• гнучкий механізм створення підгруп по предметах, профілів і компонентів в навчальному плані;
• можливість вести будь-яку кількість варіантів календарно-тематичного планування по предмету в класі;
• можливість вивести будь-яку інформацію на друк або в MS Excel для подальшої обробки.

Особливість продукту полягає  в його мережевій архітектурі. Net Школу досить встановити тільки на одному комп'ютері - сервері, а працювати в системі можна з будь-якого комп'ютера, включеного в локальну мережу. На комп'ютерах користувачів не потрібно встановлювати спеціальних програм, потрібна лише стандартна програма-браузер (наприклад - Internet Explorer). Робота в Net Школі виглядає як робота в Інтернет, але доступ в Інтернет не обов'язковий: звернення відбувається не до зовнішніх сайтів, а до сервера Net Школи.

Якщо в школі є доступ в Інтернет, то використовувати Net Школу можна також і через Інтернет. Наприклад, можна надати батькам доступ до електронних щоденників своїх дітей. Важливо, що користувач не прив'язаний до свого робочого місця і може працювати в системі з будь-якого комп'ютера, наприклад, учень і батько з домашнього комп'ютера, з Internet-клубу та ін.

Портал “Кіровоградська  обласна освітня мережа: Шкільна  мережа” являє собою головну  частину інформаційної системи  “КУРС: Освіта” і включає набір  засобів та інструментів, призначених  для автоматизації управлінської  діяльності адміністрацій загальноосвітніх навчальних закладів регіону, управлінь  і відділів освіти рай/міськдержадміністрацій, обласного управління освіти і науки  облдержадміністрації. Комплекс дозволяє створити єдину систему збору, обробки  та зберігання інформації Кіровоградської  області в розрізі закладів загальної  середньої освіти. Одночасно вирішується  проблема забезпечення районних, міських  відділів/управлінь освіти та обласного  управління освіти і науки повною оперативною інформацією про  діяльність загальноосвітніх навчальних закладів, що дає можливість здійснювати  освітній менеджмент на більш високому рівні, ефективніше планувати витрати  міських та районних бюджетів в рамках реалізації освітянських програм, раціонально  та обґрунтовано корегувати напрями  для подальшого розвитку загальної  освіти Кіровоградської області, а  з іншого боку – забезпечувати  відповідний рівень контролю за діяльністю навчальних закладів регіону.

Комплекс побудовано з  використанням дворівневої архітектури. В ЗНЗ регіону встановлені  програмні рішення “КУРС: Школа”, які працюють автономно з використанням  сучасних клієнт-серверних технологій і одночасно потрібна інформація за допомогою спеціальної служби обміну передається на WEB-сервер. Доступ до нього користувачами може бути організовано через будь-який сучасний браузер, (наприклад, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera тощо). Завдяки такій архітектурі Комплекс надає можливість ведення баз даних в ЗНЗ та відділах/управліннях освіти без тимчасового доступу до мережі Інтернет з подальшим доповненням внесених даних до загальнообласної бази [4, c.45].

Структурно Комплекс складається  з програмного забезпечення, яке  використовується в ЗНЗ, районних, міських  відділах/управліннях освіти та центрального WEB-сервера, який розміщено в одному із найбільш надійних та захищених дата-центрів України. При цьому користувачі отримують доступ до потрібних даних як локально, так і через мережу Інтернет. Об’єм даних, якими може оперувати кожен з користувачів, визначається в залежності від прав, наданих адміністратором Комплексу. Для користування WEB-порталом гості можуть бачити лише обмежену частину даних, а відповідальні особи отримують авторизований парольний доступ з використанням шифрованих протоколів обміну даними.

Можливості програмного  Комплексу:

· Розвинена система доступу  на різних рівнях в залежності від  прав доступу;

· Ведення баз даних  кадрового складу навчальних закладів (в розрізі категорій, встановлених Законом України "Про загальну середню освіту");

· Ведення списку дітей (учнів  та дітей мікрорайону)

· Ведення бази даних шкільних приміщень;

· Шкільна мережа (розподіл на паралелі та класи);

· Складання навчальних робочих  планів;

· Формування навантажень  учителів;

· Складання та перегляд табелю відпрацьованого робочого часу;

· Складання та ведення  розкладу занять;

· Автоматичне формування та друк звітів.

У контексті інформаційних  систем і технологій особливого значення набуває таке поняття, як дані —  інформація, подана у формалізованому  вигляді, придатному для обробки автоматизованими засобами за можливої участі людини. Сучасною формою організації даних на машинних носіях є автоматизовані банки даних.

Автоматизований банк даних  — це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і  технічних засобів, необхідних для  інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку та видачі даних. Основними складовими автоматизованого банку даних є база даних і система управління базою даних (СУБД).

     База даних — це іменована структурована сукупність взаємозв’язаних даних, що відбиває стан об’єктів та відношень між ними в певній предметній галузі. База даних призначається для використання багатьма користувачами у процесі розв’язування кількох прикладних задач і не залежить від окремих прикладних програм, що є її перевагою. База даних перебуває під управлінням СУБД — комплексу програмних і мовних засобів загального і спеціального призначення, необхідних для створення бази даних, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах застосовуваної технології оброблення інформації [15, c. 30].

   Організація баз даних є необхідною передумовою для створення освітніх інформаційних систем. В третьому розділі ми детальніше ознайомимося із усіма можливостями бази даних на прикладі програмного забезпечення Microsoft Office Access «Школа».

Висновок. У першому розділі даної курсової роботи було проаналізовано значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу – школи, а також визначено шляхи автоматизації її управління. Інформаційне забезпечення в цьому випадку має за мету надати керівництву у зручному режимі роботи структуровану систему даних і знань щодо роботи кожного підрозділу установи. При цьому виникає необхідність автоматизувати робоче місце секретаря-референта, який забезпечуватиме діяльність працівників школи.

Проаналізувавши інформаційні системи управління навчальних закладів, які на сьогодні існують та можливості їхнього застосування при автоматизації управлінських процесів, ми дійшли висновку, що бази даних є найкращим варіантом. Вони призначається для використання багатьма користувачами у процесі розв’язування кількох прикладних задач і не залежить від окремих прикладних програм, що є їхньою перевагою.

РОЗДІЛ ІІ. Аналіз інформаційного забезпечення системи управління віртуального навчального закладу на прикладі школи та побудова імітаційної моделі управлінських процесів за допомогою  ППЗ MS Project

2.1. Загальна характеристика, організаційна структура та основні  параметри проекту

Проект — це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату [6, c.18].

Перед складанням розкладу проекту всі його учасники повинні  знати свої функції з урахуванням  усіх рекомендацій та порад, що допоможе безперебійній роботі програмного  забезпечення для успішного досягнення мети. Необхідно також розуміти кроки  по зміні проекту, коли всі його структури  будуть задіяні. Незалежно від складності проекту, він складається з наступних  основних етапів:

1. Визначення основних цілей виконання проекту – стратегії проекту;
2. Планування виконання задач проекту;
3. Керування ходом виконання проекту;
4. Подання ходу виконання проекту;

Визначальними факторами  при реалізації того або іншого проекту  є:

• мета й задачі проекту, часто називають областю охоплення;
• час на виконання задач проекту;
• витрати, а точніше виділені ресурси на виконання того або      іншого завдання проекту (персонал, устаткування, матеріали).

Управління календарним  плануванням проектів здійснюється за допомогою сіткового планування і керування – комплексу графічних  і розрахункових методів, організаційних заходів, що забезпечують моделювання, аналіз і динамічну перебудову плану  виконання складних проектів і розробок. Характерною рисою таких проектів є те, що вони складаються з ряду окремих, елементарних робіт. Вони обумовлюють  одна одну так, що виконання деяких робіт не може бути почати раніше, ніж будуть довершені деякі інші. У нашому випадку для створення моделі роботи секретаря школи потрібно розбити проект на послідовність задач (подій), встановити зв’язки між ними, а також визначити тривалість виконання цих подій: