Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Облачные технологии. 2

ВВЕДЕНИЕ

Очень немногие люди представляют себе, что понятие «Облачные технологии» — это вовсе не недосягаемая сфера IT-технологий, а то, чем многие пользуются ежедневно.

Облачные вычисления (англ. cloud computing) — технология распределённой обработки данных, в которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как интернет-сервис. Термин «облако» используется как метафора, основанная на изображении Интернета на диаграмме компьютерной сети, или как образ сложной инфраструктуры, за которой скрываются все технические детали. Суть концепции облачных вычислений заключается в предоставлении конечным пользователям удаленного динамического доступа к услугам, вычислительным ресурсам и приложениям (включая операционные системы и инфраструктуру) через интернет. Облачные вычисления — это не только мощные центры обработки и хранения данных, это приложения для работы и развлечений, с которыми мы работаем ежедневно.

Нельзя не признать, что технологии облачных вычислений имеют огромнейший потенциал, потому что все современные компьютерные продукты постоянно увеличивают свои требования к техническому оснащению компьютера пользователя. Особенно требовательной к системным ресурсам становится игровая индустрия. Так что данная технология позволяет решить проблему чрезмерной требовательности приложений к ресурсам конечного пользователя.

Гипотеза — системы на облачных технологиях более совершены и удобны в применении, чем стандартные системы автоматизации документооборота.

Объект исследования — облачные технологии.

Предмет исследования — системы электронного документооборота на основе облачных технологий.

Цель работы — изучить применение облачных технологий в системах электронного документооборота.

Задачи:

рассмотреть понятие облачных технологий;
изучить виды облачных технологий;
выделить преимущества облачных технологий;
рассмотреть системы автоматизации документооборота на основе облачных технологий.

Методы:

системный анализ;
сравнительный анализ;
классификация.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Облачные технологии

Облачные вычисления (англ. Cloud — облако, computing — вычисления) — технология распределённой обработки данных, в которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как Интернет-сервис. Термин «облако» используется как метафора, основанная на изображении Интернета на диаграмме компьютерной сети, или как образ сложной инфраструктуры, за которой скрываются все технические детали [1,c. 6].

1.2 История возникновения компьютерной науки

Идея того, что сейчас мы называем облачными вычислениями, впервые была озвучена Джозефом Карлом Робнеттом Ликлайдером (J.C.R. Licklider) в 1970году. Идея Линклайдера заключалась в том, что каждый человек будет подключен к сети, из которой он будет получать не только данные, но и программы. Другой ученый Джон Маккарти (John McCarthy) говорил о том, что вычислительные мощности будут предоставляться пользователям как услуга (сервис). На этом развитие облачных технологий было приостановлено до 90х годов. Ее развитию поспособствовали ряд факторов:

стремительное развитие сети Интернет, а именно пропускной способности. Хотя в начале 90–х глобальных прорывов в области облачных технологий не произошло, сам факт «ускорения» Интернета дал толчок к скорейшему развитию технологии;

в 1999 году появилась компания Salesforce.com, которая предоставила доступ к своему приложению через сайт. Эта компания стала первой компанией, предоставившей свое программное обеспечение по принципу «программное обеспечение как сервис» (SaaS);

в 2002 году Amazon запустила свой облачный сервис, где пользователи могли хранить информацию и проводить необходимые вычисления;
в 2006 году Amazon запустила сервис Elastic Compute cloud (EC2), где пользователи могли запускать свои собственные приложения. Таким образом, сервисы Amazon EC2 и Amazon S3 стали первыми сервисами облачных вычислений;
свой вклад в развитие облачных вычислений внесла компания Google со своей платформой Google Apps для веб– приложений в бизнес секторе [2, c. 30– 33].

1.3 История развития

Логотип Apple . Компанию Apple Стив Джобс основал в 1976 году вместе со Стивом Возняком (Steve Wozniak) и Рональдом Уэйном (Ronald Wayne). В мае 1985 года он покинул компанию из– за разногласия с высшим руководством, но в конце 1996 году вернулся, и в 2000 году стал ее главным исполнительным директором.

Благодаря ему мир увидел такие продукты как Apple II, Macintosh, MacBook (Air), iMaс, операционную систему Mac OS X и многие другие замечательные изобретения.

Именно он рассказал разработчикам о потенциале облачных сервисов в 1997 году, которые стали входить в нашу жизнь только сейчас. На одной из презентаций Apple Стив Джобс отвечая на многочисленные вопросы сказал такую фразу: «проводя исследования, выяснилось что существуют грандиозные возможности улучшения сетевого пространства в котором мы живем, сделать его на много более эффективнее, интереснее. И мы знаем, как это сделать». Мы живём в эпоху инноваций, передовых технологий, революционных интерфейсов и совершенно удивительных электронных гаджетов. Но передача данных до сих пор происходит по проводам, правда уже сейчас есть технологии позволяющие забыть про usb и другие интерфейсы передачи данных, так как «Облачные» технологии всё больше и больше идут в массы [3].

Облачные технологии это, иначе говоря, электронное хранилище ваших данных в сети интернет, которое позволяет хранить (как это не странно), редактировать, а так же делиться интересными файлами и документами с вашими друзьями и коллегами. Данной технологией заинтересованы такие компьютерные компании – гиганты как Google, которые создали и продвигают в массы свой продукт под названием Goole Docs. Наверное этот сервис самый масштабный и удобный, а так же имеет ряд преимуществ в коллективном проектировании того или иного документа.

1.4 Отличия сервисов

Как правило, используемый сегодня термин «облачные вычисления» применим для любых сервисов, которые предоставляются через сеть Интернет. Эти Интернет– услуги, также известные как «облачные сервисы», можно разделить на три основные категории:

инфраструктура как сервис (Infrastructure as a Service, IaaS);
платформа как сервис (Platform as a Service, PaaS);
программное обеспечение как сервис (Software as a service, SaaS).

Это три кита, на которых строится понимание принципов работы облаков, по сути «замещающих» для пользователей их собственную информационную инфраструктуру, или конкретную программно-аппаратную платформу. Обозначения сервисов, дистанционно поддерживающих различные данные и приложения, размещенные на удаленных серверах. Почему именно cloud или облако? Графический прообраз термина обязан своим появлением диаграммам и другим иллюстрациям в виде облачков, с помощью которых принято изображать сеть Интернет.

На сегодняшний день облачный сервис включает три основных характеристики, которые отличают его от обычного сервиса:

режимность «ресурсы по запросу»;
эластичность;
независимость от элементов управления инфраструктурой.

Для демонстрации разницы между обычным и облачным сервисами можно взять услуги, предоставляемые хостинг-провайдером. При традиционном (обычном) подходе провайдер на месячной основе получает фиксированное вознаграждение за использование его вычислительных ресурсов (CPU, RAM, HDD и пр.). При этом не имеет значения, использовал ли клиент выделенные ему ресурсы в полном объеме на протяжении всего месяца или только несколько дней, а остальное время вычислительные ресурсы простаивали. При предоставлении облачного сервиса используется тип оплаты «плата за использование». Обычно за единицу измерения времени работы принимается минута или час пользования ресурсами. При оценке объемов данных за единицу измерения принимается Мегабайт хранимой информации. В этом случае пользователь оплачивает ровно тот объем ресурсов, который им в реальности использовался в течение определенного времени. Кроме того, облачная инфраструктура предоставляет пользователю возможность при необходимости «поднимать» или «опускать» максимальные лимиты выделяемых ресурсов, пользуясь тем самым эластичностью предоставляемого сервиса. Пользователю облачных сервисов нет необходимости заботиться об инфраструктуре, которая обеспечивает работоспособность предоставляемых ему сервисов. Все задачи по настройке, устранению неисправностей, расширению инфраструктуры и пр. берет на себя сервис-провайдер [4, c. 17].

1.5 Типы облаков

Облака могут быть публичными или частными. Сервисы публичных облаков могут использоваться кем угодно. На текущий момент, Amazon Web Services – это наиболее известный и крупный провайдер предоставляющий услуги в публичном облаке. Основное отличие частных облаков от публичных – это предоставление сервиса из облака в закрытой от общего доступа инфраструктуре ограниченному числу пользователей. Существует еще одно определение «виртуальное частное облако», о котором идет речь, когда провайдер использует публичную облачную инфраструктуру для организации частного облака. При такой организационной структуре, часть данных клиента хранятся и обрабатываются за счет ресурсов собственной инфраструктуры, а часть за счет ресурсов внешнего провайдера [5, c. 20].

1.6. Уровни облачных сервисов

Инфраструктура как сервис (IaaS). Инфраструктура в аренду. Пользователю предоставляется «чистый» экземпляр виртуального сервера с уникальным IP адресом или набором адресов и часть системы хранения данных. Для управления параметрами, запуском, остановкой этого экземпляра провайдер предоставляет пользователю программный интерфейс (API).

Платформа как сервис (PaaS). PaaS можно представить как готовую к работе виртуальную платформу, состоящую из одного или нескольких виртуальных серверов с установленными операционными системами и специализированными приложениями. Большинство облачных провайдеров предлагают пользователю выбор из массы готовых к использованию облачных сред.

Программное обеспечение как сервис (SaaS). Концепция SaaS предоставляет возможность пользоваться программным обеспечением как услугой и делать это удаленно через Интернет. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а просто временно воспользоваться им при возникновении потребности.

1.7 Преимущества облачных вычислений:

пользователь оплачивает услугу только тогда, когда она ему необходима, а самое главное он платит только за то, что использует;
облачные технологии позволяют экономить на приобретении, поддержке, модернизации ПО и оборудования;
маcштабируемость, отказоустойчивость и безопасность – автоматическое выделение и освобождение необходимых ресурсов в зависимости от потребностей приложения. Техническое обслуживание, обновление ПО производит провайдер услуг;
удаленный доступ к данным в облаке – работать можно из любой точки на планете, где есть доступ в сеть Интернет.

К примеру, можно отнести такой случай из жизни, когда вы живёте в России, а ваш коллега во Франции или в Соединённых Штатах Америки, то можно создать или дополнить уже существующий документ, а через некоторое время увидеть результаты работы вашего партнёра, это очень удобно и наглядно и помогает сэкономить много времени.

1.8. Недостатки облачных вычислений

пользователь не является владельцем и не имеет доступа к внутренней облачной инфраструктуре. Сохранность пользовательских данных сильно зависит от компании провайдера;
недостаток актуальный для российских пользователей: для получения качественных услуг пользователю необходимо иметь надежный и быстрый доступ в сеть Интернет;
отсутствие общепринятых стандартов в направлении безопасности облачных технологий [6, с. 30].

ГЛАВА 2 ОБЛАКО И СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Современные тенденции развития

Сегодня облачные вычисления — это то, чем почти каждый пользуется ежедневно. Подыскав в интернете подходящий сервис для ежедневного пользования, большинство из которых бесплатны или стоят относительно дёшево, пользователь избавляет себя от необходимости покупать более новые компьютеры для обеспечения высокой производительности, от сложностей в настройке сложных систем и покупки дорогих программных пакетов [7].

Облачные технологии развиваются стремительно и охватывают все больше и больше сфер деятельности. Например, почтовые клиенты. Ещё недавно у большинства пользователей был установлен тот или иной почтовый клиент приёма, отправки и обработки электронной почты, сейчас роль почтового клиента выполняет Gmail, а в качестве гибких и удобных альтернатив такие сервисы как Yahoomail, Webmail, Hotmail и другие. Более того, в последнее время среди достаточно крупных мировых порталов наметилась тенденция по переносу почтовых систем на готовые площадки вроде Gmail. В данном случае пользователь изначально получает знакомый ему интерфейс.

Похожая ситуация наблюдается и с офисными пакетами. Онлайн редакторы Zoho Writer или Документы Google могут выполнять те же самые функции, что и обычные офисные пакеты, более того, многие такие редакторы не только могут форматировать и сохранять документы, но и импортировать и экспортировать их в другие форматы. Табличные редакторы Editgrid или Google могут легко заменить Exel. И это далеко не полный список всех доступных сервисов, доступных всем тем, у кого есть доступ к сети Интернет [8, c. 50].

Можно заметить, что «облака» завоевали популярность. К тому же сами технологии постоянно совершенствуются. По мнению европейских экспертов, первоначально необходимо развитие методик регулирования юридических вопросов, связанных с аспектами функционирования систем, а так же методов планирования и анализа эффективности.

2.2 PayDox — система электронного документооборота

PayDox — система управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее. Система ориентирована на работу с платежными документами — ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях. Администраторы системы и продвинутые пользователи смогут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.

Система разработана полностью на интернет-технологиях. Возможно использование системы как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы документооборота между территориально удаленными подразделениями компании. Система интегрирована с MS Office — данные из карточек документов автоматически «на лету» подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel. Работа с документами для пользователей кардинально упрощается – это привычные для пользователя файлы MS Word или MS Excel, которые он сам (или администратор системы) добавляет в систему и при необходимости изменяет их (например, в соответствии с меняющимися требованиями налоговой отчетности), а система в момент вызова документа вставляет в них актуальные данные. Гибкость и настраиваемость максимальные — документы, с одной стороны, можно получать в привычном формате MS Word или MS Excel и редактировать, с другой стороны, данные, содержащиеся в документах, лежат в базе данных системы и участвуют в контрольно– учетных функциях. Ссылки на относящиеся к пользователю документы приходят через e-mail уведомления, и каждый пользователь на своем компьютере может держать список e-mail'ов со ссылками на нужные ему документы, на которые нужно только «кликнуть», чтобы получить нужный документ. Сами документы находятся на сервере, а не на компьютерах пользователей, что существенно повышает безопасность. Необходимые для работы документы могут быть загружены из системы на компьютер пользователя. Система не требует установки на компьютер пользователя никакого специального программного обеспечения — пользователи работают с системой через обычный Internet браузер.

2.3 Настройка на любые типы документов

Система может быть настроена на различные типы документов — карточка документа создается в зависимости от количества и типов используемых в документе информационных полей.

Выгрузка настроек на типы документов в файл и загрузка настроек из файла
Настройки на типы используемых документов и спецификаций могут быть выгружены во внешние текстовые файлы, и соответственно, могут быть загружены из внешних текстовых файлов. Таким образом разные инсталляции системы могут обмениваться между собой настройками на документы и спецификации. Если некоторые типы документов перестают использоваться, то настройки на них могут быть выгружены, а сами типы документов удалены из системы. В дальнейшем при появлении необходимости использования этих типов документов настройки на них могут быть загружены извне. Поставляемая версия системы также содержит набор настроек на часто используемые типы документов.

2.4 Контроль исполнения поручений и контрактов. Контроль платежей

Сотрудники, контролирующие исполнение документов, либо являющиеся исполнителями по документам, автоматически получают информацию о наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.

Для финансовых и платежных документов ведется учет баланса платежей по документу, позволяющий получать оперативную информацию о состоянии дел по данным финансовым и платежным документам.

2.5 Контроль движения товаров и материалов и складской учет

Для документов материально-технического учета создаются отчеты, позволяющие осуществлять материальный учет и контроль движения товаров и материалов по всей номенклатуре единиц материального учета предприятия. Для сложных составных изделий система позволяет вести спецификации состава изделий. При подготовке учетных документов система может автоматически рассчитывать спецификации на комплектующие для сложных составных изделий. Система настраивается на ведение справочников номенклатуры изделий. Такие справочники могут содержать сотни тысяч возможных наименований и кодов изделий. При формировании учетных документов система позволяет удобным образом использовать справочники номенклатуры изделий для ввода информации и производить быстрый поиск необходимой информации в справочниках. Расчет и ведение остатков изделий на складе ведется за текущий и прошлый год помесячно, при необходимости ведение остатков может производиться за любое число лет. Архитектура системы позволяет вести централизованный складской учет для произвольного количества складов и получать отчеты о движении товаров и материалов и остатках на складах в режиме реального времени.

Планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов
Новые создающиеся в системе документы имеют статус «на стадии разработки», что позволяет не учитывать их вместе с уже действующими документами, а создавать по таким документам отдельные отчеты, позволяющие спланировать бюджет предприятия будущих периодов и оценить влияние разрабатываемых документов на бюджеты будущих периодов.

2.6 Визирование и утверждение документов

Электронные формы документов могут быть просмотрены, завизированы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после визирования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

Маршрутизация при согласовании и визировании документов. При указании списка визирующих можно задать порядок визирования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное визирование, при котором пользователи могут просматривать и визировать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное визирование, при котором пользователи могут визировать документ только в определенной последовательности. Обе этих возможности могут комбинироваться [9].

2.7 Контроль версий документов. Архивация документов

Система позволяет хранить практически произвольное количество версий документа вместе с текстовыми комментариями для каждой версии. Любая версия документа может быть получена на компьютер пользователя простым нажатием на соответствующую ссылку. В качестве версий документа могут быть как графические файлы образов документа, так и файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например музыкальные или видео-файлы.

Система имеет отдельную базу данных для документов, списываемых в архив. Операция списания документов является групповой и доступна системному администратору. Критерии для документов, списываемых в архив, настраиваются при установке системы и могут быть впоследствии изменены. При необходимости нужный документ может быть восстановлен из архива в основную базу данных.

2.8 Ведение всей истории работы с документами.

Система позволяет вести всю историю документа, чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с данным документом. Такая возможность обеспечивает независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников. Если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать блог-комментарии, позволяющие представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on– line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия – подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. – любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота [10].

2.9 Контроль работы сотрудников с документами, исполнения документов и поручений.

Система записывает информацию о действиях пользователей с документами в системный журнал. Это позволяет контролировать всю работу сотрудников с документами.

Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.

Система имеет несколько уровней доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников. Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса – официальные (отчетные) документы и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для обеспечения сохранности и безопасности база данных документов внутреннего управленческого учета может располагаться на отдельном носителе – например, съемном жестком диске.

Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов
Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов по спискам пользователей и контактных лиц предприятий – деловых партнеров – это удобная возможность адресной рассылки извещений, прайс-листов, коммерческих предложений, поздравлений и других материалов. Система автоматически подставит в распечатываемые или рассылаемые по e-mail материалы имя и отчество адресата, его адрес и другие необходимые атрибуты.

2.10 PayDox E-mail Клиент

PayDox E-Mail Клиент – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера.

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту.

Данная функциональность включает в себя возможность согласовывать документы, добавлять свои комментарии в карточки документов, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.

Календарное планирование. Структурировать информацию из других корпоративных приложений, представляя ее в виде документов PayDox в разных разрезах:

добавлять к информации из других корпоративных приложений любую дополнительную информацию (комментарии, пояснения, список сотрудников, которым предназначена информация и т.п.);

формировать необходимую отчетность – данные из нескольких корпоративных приложений могут быть объединены в один отчет, формируемый системой в режиме реального времени;

предоставлять унифицированный удаленный доступ к информации, находящейся в разрозненных локальных корпоративных приложениях;

Данные из внешнего источника можно либо разрешить редактировать либо запретить редактировать и только просматривать и использовать при формировании отчетности. Внешние источники данных можно также использовать в качестве справочников при подготовке документов.

Эти возможности позволяют использовать PayDox как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации.

Управление бизнес процессами. Система позволяет осуществлять управление бизнес процессами предприятия. Проекты или документы, содержащие набор подчиненных документов и задач, могут объединяться в бизнес процессы. Исполнение длительных договоров, обработка заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс. Под бизнес-процессом в системе понимается последовательность этапов, состоящих из документов и задач. Этапы выполняются последовательно. Задачи и документы в рамках одного этапа могут выполняться (обрабатываться) параллельно. Пользователи могут видеть текущее состояние исполнения всех документов и задач бизнес-процесса, к которым они имеют доступ. Задачи и документы, для которых еще не наступила очередь выполнения, считаются неактивными. Неактивные этапы бизнес-процесса выделяются серым цветом, они видны пользователям, имеющим право доступа, но работа с ними не ведется. Неактивный этап бизнес-процесса автоматически становится активным, когда выполнен предшествующий этап. Всем сотрудникам, участвующим в выполнении активного этапа бизнес-процесса система отправляет e-mail уведомления о необходимости начать работу с задачами и документами.

PayDox предоставляет возможность программных настроек управления бизнес– процессами. С помощью данных программных настроек можно управлять исполнением произвольных длящихся документов – договоров, проектов, а также любых процедур, требующих контроля за исполнением перечня работ, документов и исполнителей.

Программные настройки позволяют:

проверять текущий статус этапа бизнес процесса – активный, неактивный, исполненный, неисполненный, отмененный;