Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

                                           Содержание  

Введение………………………………………………………………………….3

Глава I. История становления документооборота  в нашей стране

1.1.  Причины возникновения документооборота  в обществе………………..6

1.2. Этапы  становления документооборота в России…………………………7

Глава II. Проблемы делопроизводства в учреждениях

2.1.Общая   характеристика системы документооборота…………………….13

2.2. Проблемы  документооборота в России…………………………………..15

Глава III.  Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

3.1.Государственнная  регламентация  системы ДОУ  в России……………..18

3.2.Обзор  литературы…………………………………………………………. 22

Заключение……………………………………………………………………… 34

Список  литературы……………………………………………………………. 35

. 
 
 
 
 
 
 
 
 

. 

Введение

     В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.Но,дело в том, что в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту, это было заложено в 90 годы прошлого столетия, и наблюдается сейчас во многих учреждениях. К сожалению, наблюдается такое явление как дублирование электронного документа бумажным и наоборот. Широкое применение ПК в нашей стране на рубеже 80—90-х годов начиналось именно с автоматизации работы с документами. Это тогда была настоящая революция!  Поэтому в начале 90-годов прошлого столетия начался процесс массовой автоматизации управленческой деятельности предприятий. Развитие документооборота в России происходило по несколько иным, чем в западных странах, принципам. В Америке, например, вся система строилась по принципу «один документ — один менеджер», который после окончания работы с документом просто вкладывает его в архивную папку. Однако при таком порядке документы могут практически беспрепятственно «теряться», а с увольнением сотрудников информация вообще оказывается под угрозой исчезновения. В российском государстве едва ли не со времен первых приказов XV–XVII вв. была выстроена специальная система учета и перемещения документов, контроля над их исполнением. Подобный подход приводит к дополнительным затратам но, зато работа с документацией полностью контролируется, и информация не пропадает. 

     Когда стали создавать первые электронные  системы документооборота, выяснилось, что оптимальным для их разработки является именно российский принцип, поскольку  он предполагает детально разработанные  регламенты коллективной работы с документами. Кроме того, по мнению экспертов, с методологической точки зрения, наши системы более «продвинуты», они, например, выполняют ряд функций CRM-систем, обеспечивая учет документационного взаимодействия с контрагентами. Несмотря на то, что разработчики каждой страны занимаются построением систем, основанных на национальных культурных традициях и менталитете, тенденция к унификации и стандартизации не обошла стороной и этот рынок. В частности, сегодня все более актуальной становится проблема работы с документами, создаваемыми в различных текстовых редакторах и других офисных приложениях.

     Национальные  особенности делопроизводства и  накопленный в России опыт, несомненно, способствуют тому, что российские системы вполне могут конкурировать  на международном рынке с западными  разработками. Тем более что мировой рынок систем электронного документооборота все еще находится на стадии формирования, и, по большому счету, только с начала ХХI в. появилась возможность говорить о массовом внедрении подобных систем. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). 

     Даже  краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько  сложной становится сфера нашей  профессиональной деятельности..Но,проблемы документооборота остаются весьма актуальными и глобальными даже на общемировом уровне. Так как управление документами зародилось в 90-х годах XX века и за прошедшие годы постепенно превратилось из концепции в общемировую действительность. Это относится и к нашей стране. В 90 годы страна менялась коренным образом, неудивительно, что появились проблемы в связи с переходом документооборота от бумажного к электронному. Ведь методологическая база для подобного перехода фактически не сущестовала, поэтому именно 90 годы стали временем формирования методологии подобного перехода. В ряде специализированных журналов начинают публиковаться статьи по данной проблеме.

Актуальность  работы: Если проанализировать отдельные источники по изучаемой нами проблеме, то  в определении актуальности работы можно определить, момент принятия решения перехода от бумажного к электронному документообороту и увидеть точки зрения различных авторов по данной проблеме.

Цель  исследования – проанализировать методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования, выявить основные особенности проблем системы делопроизводства в России в 90 годы.

В курсовой работе в соответствии с целью  предстоит решить следующие задачи:

1.Охарактеризовать систему документооборота в учреждениях в 90 годы;

2.Провести обзор литературы по изучаемой теме.

Объект  исследования  – литература по проблемам документооборота.

Предмет исследования – процесс документооборота.

Методы  исследования:

1.Изучение   методической и научной литературы по данной теме;

2. Обзор и анализ  полученной информации.

Глава I. История становления документооборота  в нашей стране.

1. Причины возникновения документооборота в обществе

     Уже на заре своей жизни человек начал  передавать знания и опыт из поколения  в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью  нечленораздельных звуков, мимики и  жестов. Затем появились наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая книга.

     Прошло  несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением  колоссального объема знаний, но и  тем, с какой скоростью можно  получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного порядка". Собственно поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

     На  помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило  многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

     В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

     1.2.Этапы становления документооборота в России 

     На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных  учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего  отдельные должностные лица или  органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Но  период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

     Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные¹.

     Административный  хаос, вызванный отсутствием в  прежних учреждениях, установленного законом, порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

     Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение  гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы  об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). »Основой законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г.² Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (глава 2 Генерального регламента "О преимуществе коллегий").

     С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

     Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

     Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой  занималась не только и не столько  канцелярия, сколько весь аппарат  учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

     Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его  авторы достаточно четко различали  два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений).

     Именно  это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв.

     В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

     Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п.

     Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места.

     Получает  определенную форму удостоверение  документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

     На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений.

     Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

     Особенностью  организации делопроизводства в  этот период яв-ялась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в  том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

     Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

     На  фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное  значение имеют работы Н.В. Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое  и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.

     Если  представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении.30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г."О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

     На  долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного  обеспечения управления, действующей  в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.).

     А так же  общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных  стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.90 годы коренным образом не только изменили самцу страну, но и всю систему в управлении в том числе и в документообороте. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II.   Проблемы делопроизводства в учреждениях

2.1.Общая  характеристика системы документооборота

     «Документационное обеспечение ДОУ-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение»³.

     Именно, документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или   документационного     обеспечения   управления   (ДОУ).   

     Процесс правления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

       Организация    ДОУ      на   уровне     современных    требований предусматривает создание  единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения).

     ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения,    достаточно    простым      средством    ведения   общего дело производства и решения различных вопросов при работе с документами.

Форма организации делопроизводства

     Существует  три формы организации делопроизводства:

     -    централизованная;

     -    децентрализованная;

     -    смешанная.

     При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.

     Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.

     На  практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

     Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

     Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно  рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и  привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности.  

2.2. Проблемы  документооборота в России

     Организация государственного управления в России всегда было проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, состоящий из низкооплачиваемых чиновников, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия личной безответственности каждого конкретного чиновника.

И такая система была создана. Основывалась она на том, что функции содержательного исполнения документов и контроля были разделены. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, которые документально фиксировали всю информацию о поступающих в организацию и исходящих документах, поручениях (резолюциях) по документам и их исполнении, а так же движение (передачу) документов внутри организации.

     То  есть передача документов от одного чиновника другому шла не непосредственно через делопроизводителей. И именно они контролировали сроки исполнения поручений, и представляли отчеты вышестоящему начальству. Основы российской системы делопроизводства были заложены еще при Петре I, и доведена до совершенства она была уже в 30 годы ХХ века. Она повсеместно использовалась в СССР, и по наследству перешла не только в государственные, но и в частные российские организации. Основными понятиями ее являются Регистрационная карточка (РК) документа, где фиксируются основные реквизиты документа и ход его исполнения, картотеки, объединяющие наборы карточек, и журналы передачи документов. При поступлении документа в организацию он регистрируется (т.е. на него заводится РК) и поступает на исполнение какому-либо должностному лицу.

     В каждый момент времени должностное лицо может видеть - какие документы у него висят на исполнении, по каким, в свою очередь, есть его неисполненные поручения и др.

     По  исполнению документа (когда все  поручения по нему выполнены), он, что  называется, ``списывается в дело'', т.е. уходит из числа документов, находящихся на контроле, а его РК и сам документ помещаются в архив.

     Жесткая формализация этой системы сделала  возможным и относительно несложным  ее автоматизацию - т.е. переход от бумажных РК, картотек и журналов к электронным.

       В  90-тые годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших ``самописных'' картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96, и др.), а так же целый комплекс надстроек над Lotus Notes.

     Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации  документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным  реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов»⁴.В современном обществе бумажный документооборот постепенно вытесняется электронным, но это процесс будет длиться еще очень долго.