OLAP-технологии - дополнение MRP/ERP для получения знаний из данных

 

 

 

Оглавление

1. Модель информационного процесса с использованием нотации IDEF0 для бизнес-процесса «Сборка и продажа компьютеров» 3

1.1. Основные понятия и нотация IDEF0 4

1.2. Модель деятельности Компании по сборке и продаже компьютеров 10

2. OLAP-технологии - дополнение MRP/ERP для получения знаний из данных 18

2.1. Основные этапы развития информационных систем 18

2.2. OLAP 20

2.3. OLAP и ERP - интеграция взамен конкуренции 21

2.4. BPM 22

2.5. Интеграции специализированных программных приложений 24

Резюме 27

Список литературы 29

 

 

 

  1. Модель  информационного процесса с использованием нотации IDEF0 для бизнес-процесса «Сборка и продажа компьютеров»

IDEF0 — методология  и графическая нотация, предназначенная  для формализации и описания  бизнес-процессов. Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом  развития хорошо известного графического  языка описания функциональных  систем SADT (Structured Analysis and Design Teqnique).

Исторически IDEF0 как стандарт был разработан в 1981 г. в рамках обширной программы  автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США. Собственно семейство стандартов IDEF унаследовало свое обозначение от названия этой программы (IDEF — ICAM DEFinition). Последняя его редакция была выпущена в декабре 1993 г. Национальным Институтом по Стандартам и Технологиям США (NIST).

После опубликования  стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством  анализа, конструирования и отображения  бизнес-процессов (например, его активно  применяет Государственная Налоговая  Инспекция). Более того, благодаря  широкому применению IDEF и предшествующей методологии — SADT стало возможным  появление популярных понятий, связанных  с бизнес-процессом реинжиниринга (BPR).

 

 

 

 

 

 

 

    1. Основные  понятия и нотация IDEF0

Любой стандарт проектирования бизнес-процессов базируется на исходных понятиях — смысловых  примитивах. Так, стандарт IDEF0 использует понятие «Работа» (Activity) для обозначения действия, а также обозначения интерфейсов «Вход» (Input), «Выход» (Output), «Управление» (Control) и «Механизм» (Mechanism), которые составляют графическую конструкцию (рис. 1).

В основе графического языка методологии IDEF0 лежат четыре основных понятия:

Понятие функционального  блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника (см. рис. 1) и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемого бизнеса. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, «производить услуги», а не «производство услуг»). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение (роль), при этом:

  • верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control);
  • левая сторона имеет значение «Вход» (Input);
  • правая сторона имеет значение «Выход» (Output);
  • нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism).

Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой  системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.

Вторым понятием является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент бизнес-системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (Arrow Label). По требованию стандарта наименование должно быть оборотом существительного. С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие бизнес-процессы. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.). В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она носит название «входящей», «исходящей» или «управляющей». Кроме того, «источником» (началом) и «приемником» (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом «источником» может быть только выходная сторона блока, а «приемником» любая из трех оставшихся. Необходимо отметить, что любой функциональный блок по требованиям IDEF0 должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую. Это и понятно — каждый процесс должен происходить по каким-то правилам (отображаемым управляющей дугой) и должен выдавать некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет никакого смысла. Существуют трудности в различии между входящими и управляющими интерфейсными дугами, которые имеют внешне схожую природу. Однако для преодоления этих трудностей, а также для проведения более определенного разграничения, экосистему бизнеса классифицируют на пять основных видов объектов:

  • материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.);
  • финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.);
  • потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы);
  • потоки информации (данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.);
  • ресурсы (сотрудники, компьютеры, машины и т.д.).

При этом в  различных случаях входящими  и исходящими интерфейсными дугами могут отображаться все виды объектов, управляющими только относящиеся к потокам документов и информации, а дугами-механизмами только ресурсы. Поэтому при создании IDEF-диаграммы деятельности своего функционального подразделения менеджеру нужно ответить на следующие вопросы:

  • Что поступает в подразделение «на входе»?
  • Какие функции, и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?
  • Кто является ответственным за выполнение каждой из функций?
  • Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?
  • Что является результатом работы подразделения («на выходе»)?

Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного бизнес-процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель бизнеса в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой. Модель IDEF0 всегда начинается с представления бизнеса как единого целого — одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и обозначается идентификатором «А-0». В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксирована точка зрения (Viewpoint). Определение и формализация цели разработки IDEF0-модели является крайне важным моментом. Различные цели моделирования предполагают разработку и различных моделей бизнес-процессов, то есть, например, цель «оптимизируем финансовые потоки» приводит к другой модели, нежели цель «оптимизируем логистические цепочки». Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирование точки зрения позволяет разгрузить модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не являющихся необходимыми, исходя из выбранной точки зрения на моделирование бизнеса. Это и понятно, так как точка зрения, допустим, финансового директора предприятия может существенно отличаться от точки зрения главного технолога на одни и те же бизнес-процессы. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные затраты на построение конечной модели. В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней (Child diagram) по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, соответственно называется дочерним блоком — Child Box). В свою очередь, функциональный блок — предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме (Parent Box), а диаграмма, к которой он принадлежит — родительской диаграммой (Parent Diagram). Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок или исходящие из него, фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается структурная целостность IDEF0-модели. Наглядно принцип декомпозиции представлен на рис. 1. Следует обратить внимание на взаимосвязь нумерации функциональных блоков и диаграмм — каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о том, что декомпозиции для данного блока не существует. Часто бывают случаи, когда отдельные интерфейсные дуги не имеет смысла продолжать рассматривать в дочерних диаграммах ниже какого-то определенного уровня в иерархии, или наоборот — отдельные дуги не имеют практического смысла выше какого-то уровня — это будет только перегружать диаграммы и делать их сложными для восприятия. С другой стороны, случается необходимость избавиться от отдельных «концептуальных» интерфейсных дуг и не детализировать их глубже некоторого уровня. Для решения подобных задач в стандарте IDEF0 предусмотрено понятие туннелирования. Обозначение «туннеля» (Arrow Tunnel) в виде двух круглых скобок вокруг начала интерфейсной дуги обозначает, что эта дуга не была унаследована от функционального родительского блока и появилась (из «туннеля») только на этой диаграмме. В свою очередь, такое же обозначение вокруг конца (стрелки) интерфейсной дуги в непосредственной близи от блока-приемника означает тот факт, что в дочерней по отношению к этому блоку диаграмме эта дуга отображаться и рассматриваться не будет. Чаще всего бывает, что отдельные объекты и соответствующие им интерфейсные дуги не рассматриваются на некоторых промежуточных уровнях иерархии — в таком случае они сначала «погружаются в туннель», а затем, при необходимости, «возвращаются из туннеля».

Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0 (диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг) существует набор соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги «распоряжение об оплате» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д. Глоссарий гармонично дополняет наглядный графический язык, снабжая диаграммы необходимой дополнительной информацией.

Обычно IDEF0-модели несут в себе сложную и концентрированную  информацию. Поэтому для того, чтобы  ограничить их перегруженность и  сделать более наглядными, как  правило, на диаграмме показывают от трех до шести функциональных блоков. Верхний предел (шесть) заставляет разработчика использовать иерархии при описании сложных предметов, а нижний предел (три) гарантирует, что на соответствующей  диаграмме достаточно деталей, чтобы  оправдать ее создание. Также принято  ограничивать количество подходящих к  одному функциональному блоку (выходящих  из одного функционального блока) интерфейсных дуг, как правило, не более четырех.

Таблица 1

Нотация IDEF0

    1. Модель  деятельности Компании по сборке и  продаже компьютеров

В Вологде  компании, которые занимаются полноценной  сборкой и продажей компьютеров  не так уж и много – «Компьютерный  мир», «Мезон», «Позитроника», «СВТ-Система».

Представленные  ниже диаграммы в достаточно полной мере описывают процессы в каждой из этих компаний.

На рис. 1 приведена  итоговая контекстная диаграмма


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Итоговая контекстная диаграмма

В виду того, Word не в полной мере отвечает возможностям прорисовки сложных диаграмм все внешние воздействия, входы и выходы пронумерованы. Ниже дается их расшифровка.

Вход:

1 – заказы клиентов;

2 – комплектующие от Поставщиков.

Управление:

3 – законодательство;

4 – правила и процедуры.

Механизм:

5 – персонал;

6 – оборудование;

7 – бухгалтерские системы.

Выход;

8 – оплата поставщикам;

9 – заказы поставщикам;

10 – готовая продукция;

11 – маркетинг.

 

На рис. 2 представлена диаграмма деятельности компании. Опять  же, степень детализации ограничена возможностями Word. Но основные идеи понятны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 


 


 

 

 

 

Рис. 2 Деятельность Компании по сборке и продаже компьютеров

 

Бизнес-процесс 1 (деятельность службы сбыта) – в основном деятельность сосредоточена на привлечении клиентов и непосредственной работе с ними, анализе рынка.

Вход:

11 – заказы на сборку;

2 – анализ рынка;

3 – готовая продукция  на склад;

4 – информация от поставщиков.

Управление:

5 – план продаж;

6 – законодательство, внутренние правила и процедуры, приказы и распоряжения.

Механизм:

7 – персонал;

12 – система автоматизации.

Выход:

8 – договора на поставку продукции;

9 – готовая продукция отгруженная клиенту;

10 – отчеты в бухгалтерию;

11 – заказы на сборку.

 

Бизнес-процесс 2 (деятельность инженерно-технического центра) – деятельность сосредоточена на сборке и ремонте компьютеров.

Вход:

13 – комплектующие и материалы в производство;

4 – информация от поставщиков.

11 – заказы на сборку;

Управление:

6 – законодательство, внутренние  правила и процедуры, приказы  и распоряжения.

Механизм:

7 – персонал;

12 – система автоматизации;

15 – оборудование.

Выход:

3 – готовая продукция на склад;

10 – отчеты в бухгалтерию;

14 – заказы комплектующих.

 

Бизнес-процесс 3 (деятельность отдела логистики) – деятельность сосредоточена на взаимодействии с поставщиками и обеспечении бесперебойного снабжения производства.

Вход:

14 – заказ комплектующих и материалов, необходимых для производства;

15 – материалы, комплектующие, информация от поставщиков.

Управление:

6 – законодательство, внутренние  правила и процедуры, приказы  и распоряжения.

Механизм:

7 – персонал;

12 – система автоматизации;

Выход:

16 – размещение заказов у поставщиков;

10 – отчеты в бухгалтерию;

13 – комплектующие и  материалы в производство;

4 – информация от поставщиков.

 

Бизнес-процесс 4 (деятельность бухгалтерии) – деятельность сосредоточена на взаимодействии с банками, налоговыми и бюджетными органами.

Вход:

10 – финансовые и материальные отчеты от подразделений;

16 – информация из банка;

17 – информация из налоговых  и бюджетных органов.

Управление:

6 – законодательство, внутренние  правила и процедуры, приказы  и распоряжения.

Механизм:

7 – персонал;

12 – система автоматизации;

Выход:

18 – документы для поставщиков;

19 – отчеты в налоговые органы;

20 – отчеты в другие заинтересованные ведомства.

 

В рамках декомпозиции системы на рис. 3 представлена диаграмма деятельности одного из ключевых подразделений компании – инженерно-технического центра -  разных компаниях оно может иметь другие названия. Но в целом, диаграмма на рис. 3 достаточно полно описывает процесс сборки компьютеров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 


 

 

 



 



 




 

Рис. 3 Деятельность инженерно-технического центра компании

 

Бизнес-процесс 1

Вход:

1.Заказы на сборку

Управление:

4. Производственные возможности

5. Нормативные документы, инструкции, приказы и распоряжения

Механизм:

12. Система автоматизации

13. Персонал

Выход:

6. План сборки

 

Бизнес-процесс 2

Вход:

6. План сборки

3. Комплектующие и материалы

2. Техническая информация  от поставщиков

Управление:

4. Производственные возможности

5. Нормативные документы,  инструкции, приказы и распоряжения

Механизм:

12. Система автоматизации

13. Персонал

14. Оборудование

Выход:

7. Заказ комплектующих

8. Возврат бракованных комплектующих

9. Компьютеры на тестирование

 

Бизнес-процесс 3

Вход:

2. Техническая информация  от поставщиков

9. Компьютеры на тестирование

Управление:

5. Нормативные документы,  инструкции, приказы и распоряжения

Механизм:

12. Система автоматизации

13. Персонал

14. Оборудование

Выход:

7. Заказ комплектующих

8.Возврат бракованных деталей

10. Готовые компьютеры

11. Сопроводительная документация

Возможна  дальнейшая детализация в рамках конкретного проекта и исходя из необходимости.

В виду ограниченности объема работы глоссарий  не представлен, однако значения терминов совпадает в многочисленной литературе, описывающей IDEF0.

2. OLAP-технологии - дополнение MRP/ERP для получения знаний  из данных

 2.1. Основные этапы развития информационных систем

Первыми программными продуктами, в той или иной степени  автоматизирующими бизнес-операции были так называемые Автоматизированные Рабочие Места (АРМ). Само по себе, появление АРМов бухгалтерского учета, учета материальных запасов и др. было революцией по отношению к самому первому этапу компьютеризации - отдельным программам и библиотекам программ.

Следующая ступень  эволюции – интеграция разрозненных АРМов в единые комплексные системы. Результаты таких объединений были названы MRP (Material Requirements Planning) поскольку в компьютерных технологиях западный мир был и остается впереди планеты всей, то и аббревиатуры, именующие очередную эволюционную ступень развития компьютерных систем, употребляются только англоязычные. MRP – это система позволяющая планировать потребности предприятия в ресурсах и контролировать поступление необходимых комплектующих и выполнение заказов в установленный срок. Естественно, развитие систем управления на этом не остановилось, и в 90-х годах на мировой арене все большую популярность стали завоевывать приложения ERP-класса. В основу идеологии ERP (Enterprise Resource Planning) заложено более широкое представление о ресурсах предприятия: и материальные потоки, и денежные средства, и труд рабочих. Т.е. все то, что предприятие потребляет и чем оперирует для достижения своей главной цели – получения прибыли. ERP-приложения это очень мощные продукты, лучшие представители которых охватывают практически все сферы деятельности предприятий. Перечень модулей и функций таких приложений впечатляет своим охватом: здесь и бухгалтерский учет, и маркетинг, и разные виды производства, и финансовые операции, и управление цепочками поставок и т.д. и т.п. Однако внимательный анализ их использования приводит к следующим выводам:

  1. Внедрение ERP-приложений занимает очень много времени и обходится достаточно дорого
  2. Одно эксплуатируемое ERP-приложение в большинстве случаев не охватывает полностью все участки предприятия
  3. Имеющихся в ERP-приложениях аналитических средств не достаточно для того, чтобы обрабатывать накапливаемую информацию.

Безусловно, предприятие, внедрившее у себя ERP-систему, имеет конкурентное преимущество перед  теми, у кого до сих пор используются разрозненные и не связанные между  собой АРМы. Но независимые исследователи, консультанты и сами пользователи корпоративных  систем все чаще стали констатировать, что в результате внедрения ERP-систем высшее руководство (топ-менеджмент) по-прежнему оказываются “за бортом автоматизации”. После внедрения Системы Директор предприятия продолжает пользоваться бумажными отчетами, целиком и  полностью полагаясь на тех, кто  ему эти отчеты подготовил, не имея никакой возможности самостоятельно работать с корпоративными данными. Новая Система, как и ее “бумажная” предшественница, по-прежнему остается системой “в себе”, учетной программой с явными признаками “лоскутной”  автоматизации, удовлетворяющей только рядовых сотрудников и начальников  отделов, но не управленцев.

2.2. OLAP

Практически параллельно с развитием ERP, развивались  приложения, предназначенные для  анализа и обработки информации в реальном режиме времени (OLAP-системы). Расшифруем: OLAP - это Online Analytical Processing, т. е. оперативный анализ данных.

Такие системы  обладают гибкостью представления  и обработки данных. Интуитивно, пользователи-аналитики потянулись именно к тем приложениям, структура  которых наиболее полно соответствует  представлению человека о природе  информации.

 

Считается, что  любая OLAP-система состоит из многомерных OLAP-кубов. Решающим плюсом OLAPа становится предоставление пользователю возможности самостоятельной интерактивной работы с отчетами. Т.е. пользователь сам для себя подбирает комбинацию измерений, мгновенно получая результат сначала на экране компьютера, а затем и в печатном виде. С момента внедрения в организации подобного инструмента происходит стремительное снижение потребностей пользователей в услугах служб автоматизации. Ведь уже не нужно никому заказывать необходимый отчет, можно сделать этот отчет самому. Тут то и проявляется еще одно колоссальное преимущество OLAP-систем по сравнению с ERP. Независимость от внутренней службы автоматизации гораздо быстрее удовлетворяет руководство компании аналитическими возможностями Информационной Системы. Менеджмент предприятия получает возможность получения корпоративной информации непосредственно из системы, становясь менее зависимым от тех, кто раньше ему эту информацию готовил и как результат, менеджерский состав оказывается непосредственно вовлеченным в развитие информационных технологий своего предприятия. Стоит ли говорить, что участие руководства (принцип первого руководителя!) в процессе построения информационной системы является решающим фактором успеха любого проекта автоматизации!

Примечательно, что появление  бухгалтерских программ не облегчило  процесс генерации знаменитых “шахматок” ( таблиц, в которых строками и столбцами являются бухгалтерские счета). Внешняя простота такого отчета оборачивалась колоссальной трудоемкостью программирования при условии, что количество строк и колонок отчета оказывалось не лимитированным. Такой подход к построению базы данных становился очень требовательным к мощности компьютеров.

2.3. OLAP и ERP - интеграция взамен конкуренции

Со временем OLAP-системы стали реальной угрозой  рынку ERP. Заказчик зачастую предпочитал  покупать аналитические приложения в качестве интеграционного инструмента  для своей “лоскутной” автоматизации. Почувствовав опасную тенденцию, большинство  производителей ERP-систем на сегодняшний  день либо разработали свои собственные OLAP-приложения, либо тесно интегрировались с зарекомендовавшими себя производителями OLAP-ов.

Казалось  бы, ответ на вопрос “Из каких компонент должна состоять полноценная Информационная Система Управления Предприятием?” достаточно очевиден. ERP и OLAP. Однако есть и здесь одно “но”. Как известно, три классические фазы управления – Планирование, Учет и Управление (control) – в bysiness-задачах пересекаются настолько тесно, что становится трудно отделить одно от другого. Следовательно, полноценная автоматизация таких задач с помощью только средств учета или только средств анализа невозможна.

Многие финансовые аналитики для решения своих  задач используют широко известный Excel. Однако эта популярная программа годится для одного пользователя. И то, если этот пользователь достаточно искушен в вопросах связи Excel с внешними приложениями.

В нашем же случае речь идет о слаженном взаимодействии целой группы сотрудников финансовых служб и линейных служб, каждый из которых имеет свои собственные полномочия по работе. Получается, что для комплексной автоматизации функций планирования, учета и управления необходимо иметь использовать такое Приложение, которое обладает эргономичностью популярных электронных таблиц, “транзакционностью” ERP-систем и аналитической мощью OLAP.

Бюджетирование, как процесс постановки, детализации  и согласования бизнес-целей предприятия, так же нуждается в механизме, объединяющем усилия большого количества пользователей в рамках единого информационного пространства. Ведь в ходе составления бюджета фазы планирования (централизованная публикация бюджетных планов), учета (ввод детальной информации по бюджетам на местах) и контроля (анализ фактического исполнения регламента составления бюджета) неминуемо пересекаются между собой за счет итеративного характера самого процесса бюджетирования. Вместе с тем, бюджетирование в целом представляет собой часть одной фазы управления – планирования.

2.4. BPM

Многие OLAP-производители, осознав необходимость в приложениях  такого рода, начали создавать версии, специализированные для автоматизации  управленческих задач бюджетирования, финансового планирования, анализа  и контроля. В этой гонке на лидирующие позиции удавалось выходить в  основном тем, кто стал разрабатывать  и продвигать приложения полностью  специализированные под решение  управленческих задач.

Международная компания IDC, специализирующаяся на независимом  мониторинге рынка программного обеспечения, объединила такие приложения в новое семейство – BPM (Business Performance Management, т.е. Управление Эффективностью Бизнеса). BPM-системы позволяют связывать воедино такие понятия как назначение (mission) компании, стратегия развития, цели, долгосрочные планы, среднесрочные перспективы и конкретные бюджеты на ближайший период. В рамках подобной среды сотрудничества топ-менеджеры могут публиковать черновую версию бюджетов для линейных менеджеров (начальников отделов). Последние начинают дополнять эти цифры своим представлением: могут ли они выполнить эти цели, какие ресурсы им для этого нужны. Система позволяет им видеть и использовать в своей работе отчетность смежных подразделений: на основе планов поставок сырья, оценивать свои возможности по объемам производства и т.п. Далее, откорректированные и дополненные на нижнем уровне цифры агрегируются вновь до общекорпоративного уровня. Весь этот процесс “двунаправленного” планирования бюджета (основы бизнеса любой компании) итеративно повторяется до тех пор, пока не будет составлен наиболее “реальный” бюджет.

Стоит ли говорить, что благодаря единой среде сотрудничества, каждый работник начинает более четко  осознавать свою роль в процессе управления организацией. Достоверность бюджета  повышается за счет вовлечения рядовых  исполнителей в процесс его составления.

Разумеется, построение такой системы не возможно без мощнейшего механизма консолидации финансовых и количественных данных. Консолидация в огромной разветвленной  структуре – очень трудно контролируемый процесс. Зачастую, данные агрегированного  баланса нуждаются в обратном анализе. Когда возникает необходимость  проследить весь процесс “рождения” конкретной цифры, помогает “аудиторский протокол”.

Что еще дают своим пользователям BPM-приложения? Уважающий себя финансовый менеджер на очередной бюджетный период, составляет помимо основного, пару-тройку бюджетов “про запас”: на случай отрицательного или “не запланировано положительного”  развития событий. В кризисный момент требуется без промедления перевести  организацию на “аварийный бюджет”. При этом времени на пересмотр, согласование и опубликование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат, естественно, нет. Специализированные компьютерные системы класса BPM позволяют вести несколько версий бюджета или финансового плана организации и, при необходимости, оперативно переключать все структурные подразделения на новую версию.

BPM-приложения  повернулись лицом к руководству  компаний. Топ-менеджеры, работающие с BPM, теперь могли самостоятельно настраивать систему под свои нужды, не обращаясь к специалистам отдела автоматизации. Ведь не каждый топ-менеджер захочет допустить к “святая святых” своей работы – стратегическим планам, структуре доходов, “второй бухгалтерии” и т.д.

Аналитическая функциональность BPM-приложений обеспечивает возможность составления отчетности оперативно: любой элемент существующих измерений можно с помощью мыши положить в аналитическое окно и прямо на экране создать свой “куб” данных. Так называемые “контрольные агенты” BPM вовремя обнаруживают отклонения фактических показателей от их плановых величин и оповещают об этом. Сбывается мечта любого директора, когда можно придя с утра на работу, включить компьютер и увидеть там сразу же все "болевые точки" предприятия, сфокусировать свое внимание на тех местах, где возникли отклонения. А если менеджер уже сработался с системой, то она ему сможет предложить даже некоторые возможные варианты решения возникших проблем.

2.5. Интеграции специализированных программных приложений

На рис. 4 представлена диаграмма интеграции специализированных программных приложений, позволяющая примерно оценить применимость тех или иных классов приложений в зависимости от размера предприятия. Горизонтальная ось “Размер предприятия” может быть выражена в объемах продаж, рыночной стоимости или, скажем, количестве персонала. Она не содержит градаций, так как диаграмма призвана изобразить качественную тенденцию роста, а не конкретные его показатели. Со столь же высокой степенью условности выделены следующие классы приложений:

Рис. 4 Применимость классов приложений в зависимости  от размера предприятия

  • АРМ (автоматизированные рабочие места) – автоматизированные рабочие места. В данном контексте могут представлять собой более-менее комплексную систему, состоящую или из отдельных “доморощенных” подсистем, или из какого-то стержневого приложения низшего по отношению к ERP класса, или даже из электронных таблиц Excel. Для малых предприятий, где все управление финансами осуществляется одним-двумя специалистами, один из которых главный бухгалтер, зачастую вполне достаточно скомбинировать приложение класса “1С” с электронными таблицами для покрытия практически всех управленческих задач. Процессы или бюджетного планирования на таких предприятиях обычно производятся генеральным директором в электронных таблицах.
  • ERP (enterprise resource planning) – информационная система управления ресурсами предприятия. В системах такого класса ведется операционный (управленческий) и бухгалтерский учет, осуществляются функции производственного планирования и планирования поставок. Среди наиболее известных западных систем подобного класса представленных в России можно назвать Axapta, Baan, J.D. Edwards, R/3.
  • BPM (Business Performance Management) – информационная система, предназначенная для автоматизации процессов управленческого планирования и контроля – тех самых “стыковых” задач. Ориентированное на решение задач финансового управления, такое приложение является, по сути, OLAP-системой с характеристиками ERP (возможность многопользовательского ввода информации, поддержка исполнения бизнес-процессов, потоков работ и регламентов). Наиболее известные западные системы подобного, представленные у нас, это Comshare MPC, e.Planning, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer.
  • OLAP – средство аналитической обработки данных в реальном режиме времени. В отличие от BPM, OLAP-приложения не “заточены” ни на какие конкретные задачи, хотя некоторые формы встроенной бизнес-логики (готовые аналитические отчеты, перечень бизнес-объектов и т.п.) в этих приложениях иногда присутствует. Для того чтобы охарактеризовать данный класс систем, а не в целях обзора рынка, можно так же привести несколько названий: BusinessObjects, Essbase, Oracle Express, SAS и многие другие.
OLAP-технологии - дополнение MRP/ERP для получения знаний из данных