Организация как сложная управляемая система

     Организация как сложная управляемая  система 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ПЛАН

Введение…………………………………………………….........................…3 

1. Понятие и сущность  организации 

    1.1 Что такое организация…………………………………...............……5

    1.2 Структура  и организованность……….….....................................…8

    1.3 Процесс  осуществления управления организацией......................9 

2. Понятие системы 

   2.1. Определение и признаки  системы.…………………………..........12

   2.2. Основные  характеристики системы………………….....................13

   2.3. Основные свойства системы.……………………….…………........15

   2.4. Виды систем………………..............................................................17

   2.5 Открытые и закрытые системы.......................................................18

   2. 6. Значение подсистем......................................................................19

   2.7. Простые и сложные системы.........................................................20

   2.8. Общие свойства сложных систем ….…………….....................…20 

3. Управляемость систем одно из составляющих успеха организации 

 3.1. Система управления ......................................................................23

 3.2. Структура системы  управления.....................................................23 

4. Администрация г.  Буденновска –  сложная управляемая  система 

4.1. Полномочия Главы  города и Главы администрации  г. Буденновска.....................................................................................27

4.2. Управление администрацией г. Буденновска...............................28

4.3. Структура Администрации..............................................................29

4.4. Отдел торговли  как элемент зрелой устойчивой  системы управления.......................................................................................31 
 

Заключение…………………………………………………………………....34 

Список использованной литературы…………………........................35 
 
 

«В  будущем наука  будет концентрироваться  больше вокруг проблем  организации, структуры, языка, информации, программирования и управления и меньше – вокруг проблем силы, движения, вещества, реакции, работы и энергии».

Дж.фон  Нейман (1959 г.)¹ 
 

     Введение

     Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно  трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необходимую реформацию.

     В настоящее время можно с уверенностью сказать, что важной чертой современной парадигмы управления является взгляд на любую организацию, как на открытую, динамическую вероятностную систему со всеми вытекающими отсюда последствиями. Большое значение придается взаимодействию элементов с внешней средой, а также информации, коммуникациям, мотивации, социальной защите, организационной культуре и организационному поведению.² В условиях рыночной экономики и строящейся демократии организациям необходимо своевременно реагировать на изменения внешней среды и адаптировать эти организационные структуры к этим изменениям.

     Взаимодействием достаточно стандартного состава элементов  определяется состояние структуры любой системы, предопределяется уровень выполнения своих функций, опираясь на свои ресурсы и возможности внешней среды. Практическую ценность при этом обычно представляют мера полноты использования возможностей каждого элемента каждой части структуры связей, и совершенствование его организационных отношений с другими на основе актуализации выполнения основной цели организации путем сочетания по времени разнообразных функций специализации, концентрации, кооперации и комбинирования.

      В тоже время, какой бы хорошей ни была структура, цель и миссия организации, главное, с моей точки зрения, чтобы организация была управляемой, иначе в сложности системы нет смысла. Я считаю, тема моей курсовой работы в настоящее время очень актуальна, организация, с позиции теории управления как науки, является системой, в тоже время, являясь элементом сложной системы под названием «государственное управление».

      В тему курсовой работы я постараюсь раскрыть также на примере  сложной управляемой системы, элементом которой я являюсь уже семь лет, – Администрации муниципального образования города Буденновска.

     Итак, целью данной работы является анализ организации как сложной управляемой системы.

     В работе поставлены следующие задачи:

     1) выяснение понятия и сущности организации;

     2) определение понятия «система», отражение некоторых общих свойств сложных систем;

     3) установление факторов влияющих на управляемость организационных систем;

     4) отражение администрации г. Буденновска как сложной управляемой системы.

1. Понятие и сущность организации

1.1.  Определение организации

     Важно представлять, что понимается под  организацией. Информация, раскрывающая понятие данного определения, содержится во многих источниках.

      “Большой  энциклопедический словарь” дает такое  определение организации: организация (франц. - organisation, от средневекового латинского organizo – сообщаю стройный вид, устраиваю) это:

      1) внутренняя упорядоченность, согласованность,  взаимодействие более или менее  дифференцированных и автономных  частей целого, обусловленные его строением;

      2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию  взаимосвязей между частями целого;

      3) объединение людей, совместно  реализующих программу или цель  и действующих на основе определенных  правил и процедур.

     Мильнер Б. З. полностью согласен с во второй частью определения Большого энциклопедического словаря: «Организация рассматривается как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива». ³

     Виханский О. С. предлагает, с моей точки зрения, наиболее лаконичное определение: «Организация – это систематизированное сознательное объединение действий людей, преследующее достижение определенных целей». Основными составляющими любой организации, в данном случае, являются задачи, люди, и управление. ⁴

     Есть, к примеру, следующее определение  сущности организации как процесса: это составная часть менеджмента, которая заключается в решении вопросов формирования структуры, касающихся:

     - ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями и служащими;

     - формальных внутренних взаимоотношений между служащими предприятия по поводу распределения ответственности.

     Организация состоит из лиц, которые имеют  перед собой некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические  приемы; выступают как единый и  целостный организм. Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

     1. наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

     2. наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

     3. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

       «Организовать» — значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.

       Если исходить из того, что  управление в целом распадается на отдельные позиции менеджмента в рамках структуры, то те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться организационным взаимодействием.

     Организационная структура — это целостная  система, специально разработанная  таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

     Организацией  часто также называют отдельную  фирму как производственную единицу, представляющую собой единый целостный  организм.

     Соединив  в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

     Организация - это группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижения общей цели или целей (определение Честера Бернарда, одного из классиков менеджмента 30-40-х годов).

     Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень  важны.

     Таким образом, когда употребляется в курсовой работе слово  организация, имеется в виду формальная организация.

    Из  определения  следует, что организация  всегда имеет хотя бы одну общую  цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с  организациями, имеющими только одну цель. Как правило, сложные организации имеют набор  взаимосвязанных целей.

    В организации протекают различные  процессы, среди которых особое значение принадлежит организационному. Организационный  процесс имеет два основных аспекта. Один из них связан с взаимоотношениями  в организации её членов, их взаимодействием с ресурсами для достижения целей. Второй аспект отражает деление организации на её структурные компоненты – подразделения, участки и т.д. – соответственно целям и стратегиям. Структура должна создавать возможность членам организации эффективно работать  совместно для достижения целей и выполнения миссии организации.

    1.2 Структура и  организованность

      Наиболее  точно эту внутреннюю сторону  организации, во многом определяющую её сущность и обусловливающую потенциал, отражает структура организации.

      Научной категорией, качественно отличающей одну организацию от другой, является понятие целого и структуры. Это, можно сказать, капитальное свойство любой организации или самая  существенная ее связь. Структура, играет большую роль, поскольку с позиций материалистической диалектики весь окружающий человека космос – мир и природа как его часть организованы, иначе говоря, они структурны.

      Структура любого явления включает в себя на определенный момент полный состав частей и их взаимное соотношение при выполнении функций организации. Она не только полный состав элементов, но и как бы застывшее на мгновение взаимодействие элементов, отраженное в их стабильном состоянии.

      Структура организации может рассматриваться  на различных уровнях и в различных ракурсах и измеряться удельным или процентным отношением элементов или их групп к структурному целому.⁵

      Организационная структура, определенная в некоторый  временной момент, может, например, прямо свидетельствовать, об устойчивости и постоянстве сложившихся связей между её элементами, что обнаруживается при условии, если структура за некоторое время не изменяется. Это состояние структуры указывает на то, что организационная система обладает равновесностью, если возвращается самостоятельно к прежнему состоянию, будучи из него выведенной.

      Итак, структура организации – совокупность устойчивых связей элементов внутри объекта, обеспечивающих его целостность  и тождественность самому себе; состав входящих в неё элементов объективно необходим, особенности соотношения и связей между ними есть структурное свойство организации, предопределяющее не только ее качественную характеристику – организованность, но и внешнюю форму, поведение, место в окружающем мире.

      Теперь, используя понятие структуры, мы можем утверждать, что организованность – качество такого явления, как организация, может многообразно изменяться, если меняется структура ее, а не только элементы, образующие структуру, или, скажем, связи между ними. Максимально эффективная организованность формально может обеспечиваться максимальным результатом функции  независимо от числа и многообразия элементов, а также форм их взаимосвязей. Структура формирует через связи элементов определенный механизм выполнения функций организации. Формы, или внешнее построение конкретной организации, должны всегда соответствовать в большей или меньшей мере функциям, структуре и природе организации как единому целому. 

1.3 Процесс осуществления управления организацией

      Управление  организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление не эквивалентно всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности и т. п. (Рис. 1). 

Исходное  состояние                              
 

   Исходное состояние                                                                           Конечное состояние

      Рис. 1. Место процесса управления в организации 

      Содержание  и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т. п.), от размеров организации, от сферы её деятельности (производство товаров, оказание  услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.⁶

      Однако, несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие, в общем-то, однородных видов деятельности. Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основных функции управления:

• планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению;
• функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;
• руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;
• контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.

      Управление  процессом взаимодействия организации  с внешней средой направлено на поддержание необходимых отношений с общим внешним окружением и непосредственным деловым окружением. В зависимости от того, как строится взаимодействие организации с внешним окружением, выделяются организации, имеющие механический и органический типы управления.⁷

      С теоретической точки зрения, управление следует рассматривать как особый тип взаимодействия двух или нескольких субъектов, в процессе которого осуществляется фиксация целей действия, мотивирование  на осуществление действий для достижения целей и, наконец, координация действий в процессе достижения целей.

      Все организации, так или иначе,  являются системами, и управление ими может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. 
 

2. Понятие системы

2.1. Определение и признаки системы.

      Система - это некоторая целостность, состоящая  из нескольких взаимосвязанных частей или законов, каждый из которых вносит свой вклад в результат деятельности целого (системы)⁸.

      Термин  «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

      Признаками  системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. ⁹

      Существует  достаточно много определений системы, но большинство исследователей сходится к тому, что отличительными характеристиками системы является структурность (наличие составляющих ее элементов и возможность разложения системы на составляющие) и процессность (или в некоторых, случаях цикличность, то есть возможность повторения процессов существования для сохранения системы). Как считают представители системного анализа, системные свойства присутствуют во всех явлениях. Наличие таких условий может быть проверено, если явление можно описать через следующую схему (Рис. 2): наличие составляющих, таких как вход, процесс и выход.

      Обратная  связь

      Рис. 2. Схема представления системы 

      Каждая  система, а значит и организация, имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды и собственных воздействий.

      В любой системы вход состоит тоже из составляющих элементов, которые  классифицируются в зависимости  от их роли в обеспечении процессов  системы:

• та часть, над которой осуществляются операции системы;
• среда, воздействующая на операции;
• перемещение компонентов всей системы.

      Входы в системе делятся по содержанию на: материальные, информационные, энергетические или их сочетание (двух или трех).

      Процесс - внутреннее содержание системы, которое  изменяет свое состояние во времени, изменяя количество и взаимосвязь отдельных элементов.

      Вход  может рассматриваться как процесс, т.е. при этом система должна быть построена таким образом, чтобы  необходимые процессы воздействовали каждую составляющую входа в строгом  соответствии по времени и скоординирована для достижения желаемого результата. Выход должен обязательно соответствовать двум требованиям: а) обеспечивать стабильность; б) надежность. 

2.2. Основные характеристики  системы

      Стабильность  системы характеризуется непрерывностью выхода, а надежность выхода - это согласованность всех компонентов в деятельности системы. Для системы обязательным является наличие элементов или частей и связей между ними. Сама система характеризуется структурой (количеством элементов и их взаимным расположением) и поведением (результатом деятельности). Решающее значение для определения структуры имеют характер связи между элементами.

      Для представления и описания системы  используют следующие понятия: состояние, поведение системы, равновесие, устойчивость

      1. Состояние.

      Этим  понятием обычно характеризуют мгновенную фотографию, срез системы во времени (в какое-то время) или во время  остановки в ее развитии. Состояние  определяют (описывают) либо через входные  воздействия: входные сигналы (результаты), либо через макропараметры и макросвойства системы (давление, скорость, ускорение - для технических систем; рентабельность, объем продаж, объемы производства, численность персонала, основные фонды, темпы роста - для экономических систем). По этим показателям можно говорить о состоянии покоя - стабильности (т.е. постоянные входные воздействия и выходные сигналы) и о состоянии равномерного развития.

      2. Поведение системы.

      Если  система способна переходить из одного состояния в другое, то говорят, что  она обладает поведением. Поведение системы - это ее состоят (возможность преобразования, изменения) во времени. Этим понятие пользуются, когда неизвестны правила, закономерности перехода из одного состояния в другое.

      3. Равновесие.

      Это понятие определяется как способность системы в отсутствие внешних возмущающих воздействий (и при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь угодно долго.

      4. Устойчивость.

      Устойчивость - способность системы возвращаться в состояние равновесия после  того, как она была из этого состояния выведена внешними возмущающими воздействиями. Эта способность обычно присуща системам при постоянном управляющем входе только в некотором диапазоне, не превышающем определенного уровня. Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться сама, называется устойчивым состоянием равновесия.

2.3. Основные свойства  системы.

     К свойствам системы относят:

1. Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;
2. Свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов;
3. Свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;
4. Свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

     В системе формируется сложная  зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе.

     Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно  разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

     Системы могут включать большое число  группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

     Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя и используемые им.

     Биологическая подсистема включает флору и фауну  планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм, относительно которых человек принимает решения. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая.