Основные правила хранения архивных документов

     Глава 1 Проблемы обеспечения сохранности архивных документов

     Основой безопасности архивов и обеспечения  сохранности их документальных богатств является состояние материально-технической базы архивов.

     Длительное  время - практически все 90-е годы прошлого века отрасль переживала серьезные  финансовые трудности, которые в  первую очередь сказались на состоянии  материально-технической базы архивов  и в целом на обеспечении сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации. Не было заложено строительство  ни одного специального архивного здания.

     Одним из основных видов работ по сохранности  документов по-прежнему является проверка их наличия и состояния, причем объемы этой работы в последнее время  увеличиваются. Проверка наличия - это  самый эффективный, хотя и очень  трудоемкий вид работы по совершенствованию  организации хранения и учета  документов.

     Весьма  острой проблемой является  большее количество необнаруженных дел и документов, зачастую низкое качества розыска и материалов, отражающих ее результаты. Как следствие этого - неоднократные случаи списания документов, которые через год находятся и вновь ставятся на учет. С другой стороны, в ряде архивов отдельные дела числятся необнаруженными не год, не 5, а десятилетиями. Треть от всех необнаруженных дел находилась на месте при предыдущих проверках наличия. Значит это утраты последних лет или плохое качество предыдущих проверок. Необходимо обратить самое серьезное внимание на работу комиссий архивных органов по подведению итогов проверки наличия дел. Эти комиссии должны не просто рассматривать представленные материалы по исключению дел из состава АФ, но и контролировать качество проводимых работ, решать вопросы совершенствования методического обеспечения работы на данном направлении, обобщать и распространять положительный опыт, организовывать повышение квалификации специалистов в области проверки наличия и розыска дел. В целях более эффективной организации работы таких комиссии подготовлена "Памятка о порядке представления государственными архивами в вышестоящих орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов" (письмо Росархива от 23.09.04 № 5/1709-Т).

     Что касается причин хищений архивных документов, то первая и главная - это грубейшие  нарушения правил их хранения, учета  и использования.

     Выделяют  три основные причины краж архивных документов:

• Во-первых, некоторые сотрудники федеральных архивов перестали бояться потерять рабочее место. Низкая зарплата, слабая социальная защищенность обусловливают постоянный недокомплект кадров архивов, их частую сменяемость. Недостаточная кадровая обеспеченность вынуждает директоров принимать на работу случайных людей, что создает условия для возможного хищения.
• Во-вторых, чтобы компенсировать низкую зарплату, директора федеральных архивов вынуждены расширять направления использования, связанные с зарабатыванием внебюджетных средств (выставочные проекты, подготовка сборников документов). Активизация в сфере использования неизбежно сказывается на всей работе по обеспечению сохранности архивных документов и, приводя к "облегчению", а то и просто игнорированию нормативно закрепленных процедур учета и контроля, становится еще одной питательной средой для архивных краж.
• В-третьих, административно-экономические преобразования обусловили массовый прием на хранение в федеральные архивы миллионы дел. После этого не только возник дефицит полок для дальнейшего приема документов АФ РФ, находящихся на ведомственном хранении в большинстве случаев в ненормативных условиях, но и в 2,5 раза увеличился объем использования архивных документов. Между тем штатная численность работников федеральных архивов была сокращена на четверть. Мы оказались в условиях дефицита, как кадров, так и штатной численности. Возросшая ненормативная нагрузка на работающих архивистов также не способствует соблюдению правил работы архивов.

     Если  брать уже выявленные, возможно, еще невыявленные и вероятные  в будущем кражи архивных документов всего лишь как одну из угроз Архивному  фонду страны, ее информационной безопасности, то еще более опасной является состояние инфраструктуры наших  архивов.

     Важнейшей стороной обеспечения сохранности документов является улучшение их физического состояния. Так было всегда, но сейчас, учитывая поистине колоссальные объемы документов, требующих различных реставрационно-восстановительных работ, и малые мощности архивных лабораторий, эти проблемы становятся особенно актуальными для большинства архивов.

     Для устранения подобных недостатков нужны, какие либо дополнительные финансы, сложная техника, регулярный анализ состояния дел, четкая и грамотная организация работы. 

1.   Проблемы защиты архивных документов от плесневелых грибов

     Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах - это профилактика биоповреждений документов и борьба с имеющимися повреждениями. Наиболее распространенными деструкторами бумаги являются микроскопические грибы, называемые в быту плесенями. Их появление всегда связано с нарушением микроклимата в хранилище: повышением влажности и понижением температуры воздуха. До поступления в хранилища госархивов документы зачастую хранились в неподходящих условиях: в подвалах, кладовках и других плохо вентилируемых помещениях, при низкой температуре воздуха, заливались водой. Это способствовало развитию плесневых грибов на документах. В связи с этим задача выявления документов с биоповреждениями и их дезинфекции стоит весьма остро.

     Повреждения бумаги в виде цветных пятен и  налетов известны давно, но природа  их оставалась неизвестной. Изучение микроорганизмов - разрушителей бумаги началось только в ХХ веке.

     На  данный день известно более 200 видов  грибов, встречающихся в архиво- и книгохранилищах. Из них около 40 видов - постоянные обитатели хранилищ. Они наиболее опасны для документов, так как вырабатывают ферменты, разрушающие  целлюлозу, и вызывают тяжелое поражение  бумаги. Такие грибы способны за 2 месяца разрушить до 50% целлюлозы  в бумаге. Грибами поражается не только бумага, но и другие части и материалы документов: кожа, картон, клей, нитки, ткань. В большинстве случаев зарастание грибами начинается с поверхности документов. В случае подмочки документ может быть поражен в любой части, в том числе и в середине.

     Не  все виды бумаги в равной степени  подвержены поражению грибами. Грибы  предпочитают кислую среду. На современных  печатных бумагах грибы растут плохо, их рост тормозит введение в бумагу мела. И наоборот, бумага конца ХIХ- начала ХХ века с повышенной кислотностью чаще поражается грибами. Проклейка  бумаги органическими веществами: крахмалом, желатиной, казеином,- создает питательную  среду и усиливает рост грибов. Поэтому документы, прошедшие реставрацию  с применением мучного клея без  антисептиков, могут подвергаться более  сильному разрушению. По этой же причине  поражение книг часто начинается с корешка.

     Грибы размножаются спорами, которые переносятся  воздушными потоками. Споры очень  устойчивы к неблагоприятным  условиям среды и сохраняют жизнеспособность в большом диапазоне температур, устойчивы к высушиванию и  замерзанию, не погибают в бескислородной среде. Известны случаи, когда споры  на бумаге сохраняли жизнеспособность в течение 40 лет.

     При возникновении благоприятных условий  споры прорастают, и на бумаге начинается развитие мицелия (грибницы). В результате на документе образуются колонии  грибов. Оптимальными для развития грибов являются температура 25°С и  влажность 65%. Рост мицелия, хотя и менее  активный, возможен при меньших значениях  влажности и температуры. При  температуре 10-15°С развитие грибов практически  прекращается, поэтому низкие температуры, в частности замораживание, могут  быть одним из методов консервации  документов.

     Грибница, развивающаяся на бумаге, может быть бесцветной или окрашенной в различные  тона. Она бывает воздушной, образуя  над поверхностью субстрата (бумаги) возвышения в виде легко стирающихся  подушечек, но может проникать вглубь субстрата. Если грибница прорастает через  всю толщу документа, продукты разложения целлюлозы склеивают листы и  они оказываются сцементированы.

     Окрашенная  грибница образует на бумаге стойкие  пятна розового, фиолетового, желтого, бурого, черного цвета, которые трудно удаляются при отбелке. Пятна  и воздушная грибница маскируют  текст, делают его трудночитаемым.

     На  месте развития грибов бумага всегда ослаблена, становится хрупкой, ветхой и часто выпадает, образуя отверстия  в документе.

     После гибели мицелия на поверхности бумаги может сохраняться пылящий налет  из спор черного или коричневого  цвета. Сухие документы со следами  старых поражений при увеличении влажности могут снова зарастать  грибами или стать источником заражения здоровых документов.

     Во  избежание заражения документов плесневыми грибами является главный способ профилактики повреждения - поддержание оптимального микроклимата, при котором исключается прорастание спор, и сохраняются благоприятные условия для хранения бумаги. 
 
 

1.2  Проблемы сохранности  документов созданных  и воспроизведенных  с применением  современных технологий 

     Появление и развитие новых современных технологий создания и воспроизведения документов на бумажной основе (принтерное текстонанесение, сканирование и др.) вызывают множество вопросов у архивистов в части обеспечения сохранности носителей и текстов архивных документов.

     Тезисно - основные выводы исследований в части оценки светостойкости, водостойкости и износостойкости текстов документов, созданных с применением принтерных средств текстонанесения, сводятся к следующим:

1. Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного сроков хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая.
2. Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий.
3. Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето и водостойкости и для оформления документов не рекомендуются. Нередко цветные картриджи используют для смешанного капленанесения и получения на бумаге черного текста. Такие черные тексты не отвечают критериям долговечности.
4. Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью, не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике, и не рекомендуется как средство надежного, долговечного текстонанесения.

Архивам целесообразно учитывать эти недостатки лазерной печати при подготовке собственных документов – каталогов, описей и т.п., а также справок по запросам пользователей.

5. При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО.

     Современные принтерные средства текстонанесения  – товары высокого спроса и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые  свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной  фирменной продукции или экспертной проверкой.

     Разнообразие  выпускаемых современных средств  принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать  продукцию, отвечающую архивным требованиям.

     Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократность светового копирования документов. Степень риска значительно увеличивается при работе с ветхими, хрупкими материалами. 
 
 
 
 
 
 
 

   1.3 Профессиональное предательство – самая опасная угроза 

   Кражи из библиотек, музеев, архивов –  старое как мир явление, носящее  интернациональный характер. Разумеется, в его основе в подавляющем  большинстве случаев лежат меркантильные  основания – желание «заработать» на похищенном или подавляющая разум  страсть коллекционера или ученого. Крадут в основном раритеты - автографы и другие ценные материалы, документы, имеющие устойчивый спрос на антикварно-книжном рынке, а также документы, которые не желают копировать по соображениям экономии личных средств или по лени. В последнем случае весьма показателен пример с профессором Х.Маттеи, прибывшим во второй половине ХVIII в. в Россию из Германии и в числе прочего занимавшимся описанием греческих и латинских рукописей Московской синодальной библиотеки. Страсть ученого не устояла против искушения, и он украл одну из ценнейших рукописей этой библиотеки, подарив ее затем библиотеке Лейденского университета (в 1945 г. она была возвращена в Россию). 3десь все ясно: вор остается вором, даже если он одет в мантию ученого.

   Но  в России имели место случаи и  позаковыристее. В 1817 г. безупречные по своей репутации историки-архивисты К.Ф. Калайдович и П.М. Строев, описывая архивы и библиотеки подмосковных монастырей, обнаружили в одном из них единственный известный до сих пор список своеобразной «конституции» средневековой России – Судебник 1497 г. Мгновенно оценив историческую значимость этого уникального памятника и опасаясь за его дальнейшую судьбу (архив и библиотека монастыря находились в ужасающем состоянии), они украли его, передав на хранение в лучшее по тогдашним меркам архивохранилище – Московский архив Коллегии иностранных дел, ныне РГАДА, где он благополучно хранится и поныне. Лично у меня с огромным трудом пальцы набрали на компьютере слово «украли», зато легко те же пальцы на старой пишущей машинке много лет назад при подготовке докторской диссертации напечатали щадяще-оправдывающее слово «изъяли».

   И все же случаи с Маттеи, Калайдовичем и Строевым – это скорее исключения, нежели правило. В основном же архивные «изъятия» – это не что иное, как преступления, мотивом которых  является денежный интерес, желание  поправить свое материальное положение  и даже разбогатеть. Именно им руководствовался в 1970-е гг. сотрудник тогдашнего Центрального государственного архива древних актов  СССР, выпускник Историко-архивного  института Апостолов, единолично осуществивший  масштабную кражу из архива уникальных документов, включая русский оригинал Тявзинского мирного договора России со Швецией 1595 г. Именно этот мотив направлял организованную преступную группу во главе с известным питерским коллекционером Файнбергом, которая сумела осуществить самую массовую в новейшей истории архивного дела России кражу ценных документов из Российского государственного исторического архива. Всего лишь жалким желанием удовлетворить свою алкогольную зависимость руководствовался оператор микрофильмирующей установки Российского государственного архива социально-политической истории, нагло, не заботясь даже об элементарном «воровском прикрытии», укравший несколько десятков почтовых открыток-писем начала XX в., и, не представляя их истинной ценности, продавший их едва ли не за гроши.

   История отечественного и зарубежного музейного, архивного, библиотечного дела свидетельствует  о том, что кражи культурных ценностей  происходили и происходят в двух основных формах. Первая – это грубый или технически изящный, но все же открытый «налет» на хранилища и  экспозиции музеев, библиотек и архивов. Говоря юридическим языком, это может квалифицироваться как грабеж. Раскрытие такого преступления в оперативном отношении более перспективно. Для сохранения культурно-исторических ценностей опаснее другая форма хищений, когда в музеи, архивы, библиотеки специально внедряется архивный, музейный, библиотечный «крот», либо в силу разных обстоятельств он готовится или «самовоспитывается» там. Профессиональное предательство – самая серьезная для безопасности любой страны, в том числе культурной и информационной, угроза. Питательной средой ее существования является социальная незащищенность. До тех пор пока государство не поймет, что парирование этой угрозы лежит в плоскости понимания того, что работники архивов, библиотек и музеев (во всяком случае, федерального уровня, где сконцентрированы общемировые и общероссийские ценности и святыни) должны в своей некоторой, хотя бы очень незначительной, части быть приравнены по оплате к работникам «Гохрана», сохранится постоянная угроза хищений культурных ценностей.

   Профессиональный  архивный «крот» способен в силу своего профессионализма сделать многое для  того, чтобы «замести следы», взломав  барьер многочисленных правил и инструкций, регулирующих достаточно сложные даже для посвященных процессы обеспечения  сохранности и использования  архивных документов. Именно так поступила  сотрудница Российского государственного архива литературы и искусства. Находясь в стесненных материальных условиях и стремясь поправить свое положение, она изъяла более десяти рисунков и автографов выдающихся деятелей российской литературы и искусства, заменив  их ксерокопиями и сделав исправления  в научно-справочных и учетных  документах. Пройдя через руки коллекционеров, украденные документы в конце  концов были предложены для покупки  Третьяковской галерее, где опытный  эксперт быстро обнаружил воровство. Преступница, являвшаяся, по всеобщему  признанию, примерным работником, была изобличена, но сумела скрыться. Просто и в то же время изощренно поступила  группа Файнберга. Она подкупила  одного из сотрудников вооруженной  охраны Российского государственного исторического архива в Санкт-Петербурге. Тот точно по графику своих  ночных дежурств впускал сообщников в архив, отключал сигнализацию, открывал хранилища, и воры могли беспрепятственно на выбор украсть свыше десяти тысяч документов. Вскоре они всплыли  на антикварно-книжном рынке Германии и благодаря бдительности хозяина  одного из магазинов в своей подавляющей  части были возвращены в архив. Файнберг был арестован, выпущен под залог  и благополучно уехал в Израиль. Имели место и другие случаи профессионального  предательства, о которых еще  рано писать в связи с тем, что  следствие по ним не завершено.

   Мотивы подавляющего большинства хищений, осуществленных профессиональными работниками архивов, исключительно материальные, и их, вне всякого сомнения, можно связать с их слабой социальной защищенностью. Но в не меньшей степени такие мотивы сопровождаются пренебрежением норм и принципов Этического кодекса архивистов, принятого международным сообществом архивистов, а также халатностью, пренебрежением существующими правилами работы архивов.

   Архивные  кражи больно бьют по престижу профессии  историка-архивиста. Их пусть и редкая, но все же случающаяся невосполнимость, их нацеленность на уникальность объекта  преступления (как правило, это автографы, на которые существует устойчивый спрос  на мировом антикварно-книжном рынке) представляют собой реальную угрозу информационной и культурной безопасности России. И хотя это явление, повторюсь, старо как мир, противостоять  ему, нейтрализовать его можно, укрепляя социальную защищенность историков-архивистов, воспитывая не просто профессионала, а  профессионала высоконравственного, строго соблюдая правила работы с  архивными документами. 

   1.4  Легкомысленное отношение к архивным документам приводит к катастрофическим последствиям 

     Слабая  материально-техническая база, значительный физический и моральный износ  технических средств защиты и  инженерных коммуникаций архивных объектов не позволяют в полной мере гарантировать  безопасность документов Архивного  фонда. В более чем половине архивов состояние инженерно-технических коммуникаций оценивается как неудовлетворительное. Грубо нарушается режим хранения. Не соответствует современным требованиям охранная и пожарная сигнализация значительной части федеральных архивов. На площадях, не оснащенных соответствующими современным нормативам средствами защиты, хранится почти 25 млн дел, или более 60 % от общего объема фондов федеральных архивов. В ряде архивохранилищ имеют место отклонения температурно-влажностного режима. Недостаточно активно развертываются работы по оцифровке архивных документов. Тормозится внедрение информационных архивных технологий в сфере хранения и учета. Сведения только о 45 % фондов, хранящихся в том числе в госархивах субъектов федерации, включены в систему автоматизированного централизованного государственного учета. Серьезной проблемой является отсутствие свободных площадей для приема документов. Общая потребность в них по стране составляет около 180 тыс. кв. м. Темпы ввода в эксплуатацию новых площадей для федеральных архивов абсолютно не соответствуют реальным потребностям. Хранения документов Архивного фонда России оценено как неудовлетворительное, отмечено также, что без дополнительной государственной поддержки не может быть устранена угроза гибели и утраты входящих в его состав документов. Как известно, архивы – организации, постоянно пополняющиеся документами, отражающими материальную и духовную жизнь нашего общества. Комплектование архивов выходит на первый план в период исторических катаклизмов.

     По  статистическим данным в федеральные государственные и муниципальные архивы принято на хранение более 15 млн дел по личному составу, необходимых для обеспечения конституционных прав граждан России. Тем самым архивная служба страны взяла на себя помимо своих прямых функций еще и социальные обязанности, которые требуют больших финансовых и трудозатрат и которые не компенсируются современным бюджетом. На сегодняшний день только в организациях – источниках комплектования государственных архивов страны находится свыше 100 млн дел по личному составу. Перегруженность архивохранилищ федеральных, значительной части региональных и многих муниципальных архивов, превалирование аврального приема документов от ликвидированных структур над плановым привели к росту объема дел, хранящихся в организациях Российской Федерации сверх установленных законом об архивном деле сроков. 

     Из-за отсутствия возможностей для приема документов от ликвидированных организаций, недостатков законодательства, безответственности руководителей организаций увеличились  объемы утраты документов. Сегодня особо остро стоит проблема обеспечения сохранности документов по личному составу.

     Требуется правовое урегулирование взаимодействия уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации  в области архивного дела с  расположенными на их территориях федеральными органами и организациями по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда в связи с  реализацией Федерального закона «Об  архивном деле в Российской Федерации».

     Опираюсь  на изученный материал можно сделать  вывод, что легкомысленность по отношению к архивным документам, а то есть не выполнение основных правил и требований необходимых для грамотного хранения архивных документов, приводит к гибели документов, а ,следовательно мы теряем памятники истории, культуры, свидетельствующие о многовековой жизни государства, народа. Значит, необходимо устранить или хотя бы нейтрализовать негативные воздействия на сохранность Архивного фонда человеческого фактора. Это возможно сделать, только повысив конкурентоспособность рабочих мест в федеральных архивах за счет кардинального изменения системы оплаты труда, а также больших вложений в развитие их инфраструктуры. Это позволило бы Росархиву провести серьезные структурные изменения, направленные на повышение безопасности Архивного фонда Российской Федерации и более рациональное его использование без ущерба для сохранности. 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2 Основные правила  хранения архивных документов 

     Архивы  недостаточно собрать – не менее  важно обеспечить сохранность документов, но, к сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. Среди граждан бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников. Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

     Необходимость сохранения архивных документов и ответственность  за их гибель закреплена в законе. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

     К сожалению, практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в том числе для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.