Основные правила организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Развитие  и понятие документооборота……………….………...............…4

1.1 Развитие  документооборота………………………………….……….…4

1.2 Понятие   документооборота………………….……………………….….6

2. Основные правила организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов ……...….…...….………………………………..11

2.1 Организация работы с входящими   документами ……………………....14

2.2. Организация  работы исходящими   документами……………………….16

2.3. Контроль исполнения документов………………………………..…….18

2.4. Подготовка и порядок дел в архив…………………………………......19

Заключение……….……………..……………………………….….………...22

Список используемых источников и литературы…………...………..……....23

Приложение 1……………………………………………………………………24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

       Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

       Важнейшей  характеристикой документооборота является его объем, т.е. количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение определенного времени. Это показатель важен потому, что определяется выбор организационной формы делопроизводства, вида информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры штатного состава службы документационного обеспечения конкретной организации, степень технологической оснащенности процессов работы с документами,

       Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом  курсового исследования является организация процесса документооборота на примере Федеральной службы судебных приставов.

         Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного предприятия.

Задачи:

- изучить  организационные  формы  делопроизводства  на предприятии;

- рассмотреть   процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать   организацию  документооборота.

Курсовая  работа включает введение, две главы, заключение, и список литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация  документооборота в Федеральной службе судебных приставов. В заключении представлены  выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены библиографическиt описания.  

1. ПОНЯТИЕ И РАЗВИТЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Развитие  документооборота 

     Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е  годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. П.М. Керженцев писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени». В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки ("кольцевая курьерская связь").  
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте "Общих правил документации и документооборота", подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.  
Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами - Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) - не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин "документооборот" практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином "организация переписки". Термин "документооборот" в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения. 
С середины 1970-х годов понятие "документооборот" становится однозначным, чему способствовало закрепление определения термина в государственном стандарте на терминологию.  
В этот период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением автоматизированных систем управления (АСУ).

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В  делопроизводстве документооборот  рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее  созданных документов. Основными  правилами организации документооборота являются:

     – оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

     – максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

     – порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

        Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

      Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Понятие документооборота 

       Документооборот - движение документов  с момента их получения или  создания до завершения исполнения  или отправки. Документооборот является  важным звеном делопроизводства, осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.). От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

     Документооборот в организации осуществляется в  виде потоков документов между:

• теми людьми, которые анализируют информацию и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделения, специалисты и квалифицированные служащие) и
• пунктами техниической обработки документо на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экпедиция, множительная служба , архив).

Принципы документооборота:

• Четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным исключающим возвратные или повторные маршруты;
• Однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;
• Оперативность обработки документов;
• Согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Разделяют : централизованный документооборот (входящая вся документация, подлежащая централизованной регистрации) и документооборот уровня структурного подразделеня (документы, учитываемые только в структурных подразделениях).

Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

• входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большенство должны порождать соответсвующие исходящие, установленными сроками (письма, договоры, ведомственные распоряженич и инструкции и т.д.)
• исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большенство исходящих документов являеися ответом организации на входящие документы (письма и ответы на письма, договоря, отчеиы, контракты и т.д).
• внутренние документы – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждений, так как они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации (приказы, распоряжения,  акты, служебные записки и т.д.)

       Входящие документы в свою очередь, делятся документопотоки, напрвляемые руководителям, непосредственно в струкиурные подразделения или конкретным исполнителям.

Важнейшей характерристикой документооборота являеитяся  его объем, т.е. колличество документов, поступивших в организацию и  созданных в ней в течение  определенного времен Этот показатель важен потому, что им определяется выбор

организационной формы делопроизводства, вида информационно- поисковой системы по документам учреждения, структуры и штатного состава службы документационного обеспечения конкретной организации, степень технической оснащенности процессов работы с документами.

Подсчет колличества документов, полученных и созданных органом управления, производится ежемесячно, за полугодие и по этогам года нарастающим итогом с начала текущего года по  контрольно- регистрационным формам в местах их регистрации.

Поступающие и создающиеся в организации  документы подсчитываются отдельно. За еденицу учета колличества  докуметов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в федеральном  органе исполнительной власти системя  учета дакументов.   

      Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле: 

     Уд = SBX + Исх. + Вн.  

     Где, Уд- обьем документооборота; SBX  - объем входящих документов;

     Исх. –обьем исхдящих документов; Вн. –  обьем внутренних докуметов.

     При расчете объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
• акты и справки проведения вневедомственных проверок;
• статистическая отчетность;
• письма-запросы о деятельности организации;
• письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько  этапов:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
4. обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов. 

Блок-схема работы с входящими документами.

Порядок движения документов в организации можно  разделить на несколько этапов:

1. организация и доставка документов;
2. прием и первичная  обработка документов;
3. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
4. регистрация и рассмотрение документов руководителем организации;
5. доставка документов исполнителям;
6. работа исполнителей над документом;
7. контроль исполнения документов;
8. обработка исполненных и отправляемых документов, формирование дел;
9. подготовка документов к архивному хранению.

Вывод:

     Документооборот составляет часть системы ДОУ  и выполняет, по существу, функции  системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые  заключаются в максимально возможном  приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет  обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота –  обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования  документооборота является организация  такого движения, которое бы наилучшим  образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

     Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные правила  организации документооборота  в Федеральной службе судебных приставов

 
      Федеральной службе судебных приставов. Эффективность деятельности аппарата управления во многом обеспечивается организацией работы с документами, включающей рациональный документооборот, контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

      Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства Федеральной службе судебных приставов (далее - Служба), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

    В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте Службы выделяются следующие основные документопотоки:

    поступающая документация (входящая);

    отправляемая  документация (исходящая);

     Основными правилами организации документооборота в Службе являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок  прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

         Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Службе согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

         Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важной составной частью делопроизводства в Службе. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов.

          Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов и табелем унифицированных форм документов.

Инструкция  по делопроизводству в Службе устанавливает обязательные для всех федеральных государственных служащих центрального аппарата и территориальных органов Службы правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).

Работа  с секретными документами в Службе осуществляется в соответствии со специальной  инструкцией 

       В Службе функцию делопроизводственного обслуживания выполняет канцелярия, которая подчиняется непосредственно ее руководителю или его заместителю. Канцелярия состоит: зав. канцелярией, помощника зав. канцелярии и архивного работника.

     Канцелярия выполняются следующие функции:

1. Документационное обеспечение деятельности организации.

2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Регистрация, учет,  хранение  и передача в вышестоящую ФССП документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение.

5. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в  организации.

6. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

7.  Печать и размножение служебных документов.

9. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

    Функция обработки документов в структурных подразделениях  закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.

      К процедурам  обработки документов  в  Службе  относятся:

• получение в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящих, организационно - распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;
• учет документов в электронной базе «Служебная корреспонденция»

(«Обращение  граждан») или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние  документы учитываются в отдельных журналах). В электронную базу заносится дополнительная информация , касающаяся исполнения документа в соответствующем структурном подразделении;

• представление документов руководителю подразделения;
• своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до сведения государственных служащих;
• контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
• подготовка и введение номенклатуры дел;
• оформление (полно и частичное) номенклатуры дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей , листов-заверителей, обложек и т.д.);
• отправка документов структурного подразделения адресатам через отдел документационного обеспечения.

Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых  в регистрационных журналах структурных  подразделений реквизитов документа:

• регистрационный номер Службы;
• корреспондент;
• наименование документа;
• дата документа;
• исходящий номер документа;
• краткое содержание (о чем документ);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата подписи резолюции).
• в регистрационных журналах могут помещаться следующие дополнительные сведения:
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ход исполнения;
• наличие приложений;
• перенос сроков исполнения;
• роспись в получении документов.

Обработка  входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поступивших с личного приема, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в Службы, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции осуществляется Управлением делопроизводства вышестоящей ФССП в соответствии с положением о нем и должностными регламентами государственных служащих.

   Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляется в Службе с применение автоматизированной системы обработки документов (АСОД),

функционирование  которой осуществляется в соответствии с положениями  Инструкции.

2.1. Организация работы с входящими   документами в Службе  

Перемещение документов в Службе с момента их создания или получения до завершения в  делопроизводстве образует документооборот, который стоит из четырех основных документопотоков:

    документы, поступающие в Службу (входящие);

    документы, направляемые Службой (исходящие). 

 Доставка документов в Службу осуществляется курьером, средствами почты, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью – срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью – факсимильные сообщения; электронной почтой – электронные сообщения.

        Обработка, регистрация, распределение  и движение входящей корреспонденции:

1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Службу корреспонденции осуществляется зав.канцелярией.
2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
3. Затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку «лично»). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой – приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресату. Документы с некомплектными приложениями возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.  В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывает зав. канцелярией вскрывшая указанный конверт.