Time management.Управление временем

Московский государственный университет геодезии и картографии

Факультет экономики и управления территориями

Курсовая работа по дисциплине «Информационные технологии управления»

Тема: «Time management.Управление временем»

Выполнил студент

                                                                                  ФЭУТ МО 3-1с

                                                                                    Хайбуллин И.Н.

                                                                                            Работу проверил

                                                                       Проф.      Цветков В.Я.

Москва, 2012 г.

Содержание

Введение                                                                                                                                                       3

1.Причины дефицита времени                                                                                              4

2.Основные методы и правила в управлении временем                                          5

2.1 Метод Эйзенхауэра                                                                                                                          5

2.2 Принцип Парето                                                                                                                              6

2.3 Система управления временем Б.Франклина                                        7

3. Управление временем в современных условиях                                                        11

3.1 Телефон                                                                                                                                            11

3.2 Интернет                                                                                                                                            12

4. Особенности национального тайм-менеджмента                                   15

Заключение                                                                                                                                         18

Список литературы                                                                                                                          19

Введение.

  Практически каждый в своей жизни хотя бы раз сталкивался с проблемой нехватки времени. Не успевая справляться с текущими делами, мы отказываем себе в отдыхе и сне, в удовольствии общаться с близкими людьми и заниматься любимыми делами. Как результат – общая усталость, неудовлетворенность собою и жизнью в целом.

  В какой-то момент мы начинаем искать выход, пытаемся ответить на вопрос, как «успеть всё». Как сделать все дела на работе, но уйти вовремя? Где найти дополнительное время на самообразование и увлечения? Как проводить больше времени с близкими людьми, не причиняя ущерба делам?

  Таких вопросов много. Ответы на них дает наука об управлении временем — тайм-менеджмент. Под тайм-менеджментом понимают набор инструментов для рационального планирования времени.

  Цель данной работы - показать инструменты тайм-менеджмента ,предоставить обзор основных современных методик управления временем, рассчитанных как на менеджеров среднего и высшего звена, так и на обычных служащих и исполнителей, которым не подходят советы типа «делегируйте задачи своим подчиненным».

                               1.ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно  выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.               

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1.         Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы  подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.                                

2.         Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3.         Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом  руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4.         Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5.         “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это интернет, телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.  

6.         Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7.         Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

                  2.Основные методы и правила в управлении временем

Знание следующих стратегий могут помочь правильно ставить приоритеты, и управлять своим свободным временем, что в итоге поможет планировать не только рабочие дела, но и корректировать жизненные планы. Управлять самому своим рабочим и свободным временем, освободить «лишнее» время для увлечений, развития, собственного роста и самосовершенствования. Таким образом, можно освободить для себя двадцать пятый час в сутках.

2.1. Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

Матрица приоритетов Эйзенхауэра.

1. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

2.2. Принцип Парето

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:

- 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств;

- 20% преступников совершают 80% преступлений;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

- 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы;

- 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки;

- 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли). Либо в нашем случае, Вы можете использовать этот принцип при выборе книг для подготовки, программ и т.д.

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников - стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации?

Принцип Парето означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод применительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

- важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

- на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%;

- менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:
- составить список всех предстоящих задач.

- Систематизировать их по важности и установить очерёдность.

- Пронумеровать эти задачи.

- Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

- Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

- Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

- Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

2.3. Система управления временем Б.Франклина

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.

1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в тече ние дня.

- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.

- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.

- Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Все сделанные дела заносят в таблицу в которой дела записаны по приоритетности их выполнения.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

3. Управление временем в современных условиях.

В век информационных технологий, человек никогда не расстается с “убийцами времени” телефоном и интернетом. Но тайм-менеджмент учит использовать их эффективно.

3.1 Телефон

Телефон — друг. Телефон — это средство связи, благодаря которому в любой момент можно получить нужную информацию. Благодаря которому в случае необходимости можно передать важные сведения в любое время суток. Благодаря которому связь человека с «окружающим миром» не обрывается не на секунду, не зависимо от того, где он находится. Это вещь, которая позволяет экономить время. Вещь, без которой современный человек не способен обойтись.

Телефон — враг. Телефон — это своего рода «крючок», за который человека можно «вытащить» из любого места, как бы далеко он не забрался. Это один из основных пожирателей времени. Это средство, которое в любой момент способно оторвать от важного занятия или нарушить планы.

Так что же, пользоваться телефоном или нет? Конечно, да! Вот только нужно очень постараться и сделать так, чтобы телефон был союзником, а не врагом. Как этого добиться, читайте ниже.

Как видите, телефон способен не только «работать» во благо человеку, но и наоборот. Пустая телефонная болтовня способна отнимать по нескольку часов свободного времени в день. Неожиданный телефонный звонок может отвлечь от написания срочного письма или от решения неотложной производственной задачи, и тем самым помешать закончить начатое в срок. 

Телефон не выбирает подходящее для вас время, а звонит тогда, когда ему нужно: утром, когда так хотелось поспать еще часок, днем, во время архиважного совещания, вечером, во время романтического ужина — тем самым он срывает ваши планы, порою напрочь разрушая то, чего вы старались в тот момент достигнуть.

Да, благодаря телефону, можно решить массу вопросов в режиме онлайн, и тем самым, сэкономить время на встречах. Можно одному из первых получить значимую информацию и благодаря этому сэкономить деньги или приумножить свой капитал. Можно даже находясь в дремучем лесу узнавать состояние здоровья близких, контролировать ребенка или подчиненных. Но… как «подружиться» с телефоном? Как заставить его работать на себя? Как избавиться от разговоров, которые не приносят никакой пользы?

7 способов, которые помогут сделать телефон вашим союзником

1. Установите определитель номера. Теперь вы можете отвечать только на те звонки, которые действительно важны. Остальным «звонящим» вы сможете перезвонить в удобное вам время.
2. Заведите автоответчик. Если вы сомневаетесь в важности того или иного звонка — просто не отвечайте, а подождите, пока собеседник сам назовет причину, по которой ему нужно с вами связаться. Абонент не оставил сообщение? Не переживайте, скорее всего, он не планировал сообщить что-то нужное, а звонил просто чтобы «потрепаться».
3. Не стесняйтесь прервать разговоров в нужное вам время. Главное, сделайте это тактично, дабы не обидеть собеседника. Через 2 минуты начнется планерка, а знакомый только начал описывать детали своего недавнего отпуска? Скажите, что сейчас вы немного заняты и договоритесь о звонке в другое время. Начальник вызывает вас во время переговоров с клиентом? Возьмите трубку и поясните, что вы заняты общением с заказчиком. Наверняка он и сам не станет продолжать разговор, ведь для него каждый клиент также важен, как и для вас.
4. Не отвлекайтесь, старайтесь формулировать мысли четко и лаконично. Не стоит переходить с рабочих тем на более приятные, ведь тем самым, вы потратите не только свое время, но и время своего собеседника. Отвечайте на вопросы прямо, не перескакивайте с одной темы на другую.
5. Не звоните «просто так». Не стоит тревожить человека телефонным звонком для того, чтобы узнать, как у него дела или чем он занимался вчера вечером. Естественно речь идет о рабочих, а не о дружественных звонках. Прежде чем набрать телефонный номер, задумайтесь, а действительно ли нужно звонить или же таким способом вы пытаетесь «увильнуть» или оттянуть выполнение более неприятной задачи?
6. Не бойтесь врать «во спасение». Некоторых абонентов невозможно переговорить. Если человек не понимает ваших намеков на прекращение разговора, придумайте достойную отговорку. К сожалению, с особо болтливыми людьми можно распрощаться только таким образом.
7. Отключайте телефон во время важных событий. Перед важными переговорами, совещаниями, встречами и т. д. — отключайте телефон. В противном случае вы рискуете сорвать сделку из-за звонка тети Люси или вызвать гнев начальства из-за внезапного желания друга Васи услышать ваш голос. Если же полностью отключить телефон нельзя, например, вы очень ждете какого-либо звонка, тогда переключите мобильный телефон в режим вибрации, а на рабочем включите определитель. Телефон можно отключать перед началом выполнения трудоемкой задачи или, к примеру, перед сеансом медитации. Наверняка час или два без вас смогут обойтись, а там и вы освободитесь и сможете перезвонить.

3.2 Интернет

Жизнь без Интернета... Такое возможно? Нам, современным людям, которые пользуются его «услугами» хотя бы один раз в день, кажется, что нет. Как же мы будем узнавать последние новости и погоду? Что заменит нам сетевые игры? Где мы будем покупать технику и одежду? Наконец, как мы будем работать, не имея Интернета?

Интернет стал для нас всем: работой, отдыхом, средством общения, местом для приобретения товаров и услуг. Хорошо это или плохо? На этот счет у каждого свое мнение, и спорить не имеет смысла. Одно абсолютно точно: длительное пребывание в Сети (т. е. сидение перед монитором) вредно: вредно для зрения, для нервной системы, для мышц и суставов. А потому, независимо от того — используете ли вы Интернет для работы или для развлечений, не следует им «злоупотреблять».

И если свободное время вы вольны потратить на свое усмотрение, то рабочее стоит экономить. О том, как сократить свое пребывание в Сети без ущерба для работы мы сегодня и расскажем.

Правило 1. Выбирайте для работы наиболее продуктивные часы.

Организм человека имеет внутренние часы — в литературе их нередко называют «биологическими». Обычные часы, принадлежащие разным людям, показывают одинаковое время. А вот биологические часы разных людей абсолютно не похожи — ведь у каждого они работают в своем собственном ритме. Именно поэтому у одних людей пик активности приходится на утро, у вторых — на день, а у третьих — на вечер или даже ночь. 

Хотите провести время за компьютером с максимальной эффективностью? Присаживайтесь к нему в часы своей максимальной активности и делайте перерывы, когда ваша энергия на спаде.

Правило 2. Не перегружайте мозг.

Интернет содержит «тонны» информации, и далеко не вся она вам нужна. Учитесь не обращать внимания на информацию, в которой в данный момент вы не нуждаетесь. В противном случае вы рискуете не только зря потерять время, но и перегрузить свой мозг — а это чревато как головными болями и нервными срывами, так и незапланированным отдыхом, который потребуется мозгу, чтобы «остыть».

Отфильтровывайте все ненужные сведения, не читайте все подряд. Учитесь бегло изучать информацию и останавливайтесь лишь на том, что действительно необходимо.

Очень полезно развить навык скорочтения. 

Правило 3. Концентрируйтесь на чем-то одном.

Не пытайтесь делать два или три дела одновременно. Например, не следует переключаться с вкладки на вкладку, чередуя работу с раскладыванием пасьянса или чтением новостей.

Правило 4. Составляйте планы.

Работа в Интернете, как и любая другая работа, требует порядка, а потому не стоит пренебрегать планированием. Прежде чем подсесть к компьютеру, составьте план работы. Не стоит делать ваш план километровым: иначе выполнить все вы не успеете и из-за этого только будете напрасно переживать. 

Разработали план? Старайтесь от него не отклоняться, и тогда временные потери будут минимальными.

Правило 5. Автоматизируйте рутинные задачи.

Работа за компьютером включает массу рутинных дел. Используя современные программы можно потратить на их выполнение гораздо меньше времени. Например, подсчитывать итоги на калькуляторе, работая в такой программе как Excel довольно глупо, ведь ее возможности позволяют выполнять сложнейшие подсчеты — для этого нужно лишь один раз разобраться в составлении формул. 

Проверяете электронный почтовый ящик каждые 5 минут, боясь пропустить важное письмо? Установите программку, которая будет автоматически информировать вас о получении новой корреспонденции.

Правило 6. Развивайтесь.

Интернет шагает вперед без остановок. Время от времени выделяйте время на изучение новых возможностей, поверьте, оно окупиться с лихвой. Особое внимание уделяйте новинкам, касающимся вашей сферы деятельности — это поможет и компетентность повысить и время в будущем сэкономить.

Правило 7. Не забывайте о выходных.

Специалисты по энергетике человека считают, что компьютер крадет нашу энергию. Поэтому очень важно не работать за ним без перерывов и выходных. Хотя бы на один день в неделю откажитесь от использования компьютера, а чтобы не было соблазна «присесть за него на минутку» даже не включайте его в сеть, а еще лучше — займитесь делами вне дома или офиса.

Правило 8. Контролируйте интернет-пожирателей времени.

Не позволяйте интернет-пожирателям времени украсть часть вашего рабочего дня. На время работы отключайте ICQ, скайп и социальные сети. Либо же научитесь их контролировать: например, объясните друзьям и коллегам, что если у вас установлен статус «занят», то в этот период вы действительно заняты и не будете с ними общаться ни по каким вопросам.

Правило 9. Используйте «программы-напоминалки».

Работая за компьютером используйте так называемые «программы-напоминалки» — программки, которые в нужный момент выведут на экран сообщение о том, что вы должны сделать в данный момент (позвонить, написать письмо, загрузить схемы и т. д.). 

Кстати, чтобы работа на компьютере не вредила зрению, используйте программы, которые автоматически блокируют систему каждые 1.5-2 часа на 5-10 минут. Это позволит не только не забыть о вашем праве на отдых, но и обязательно им воспользоваться: ведь система не позволит продолжить работу до истечения заданного на перерыв времени.

Правило 10. Не спешите, а то опоздаете.

Работая, не стоит уж слишком торопиться, в противном случае эффект от работы будет противоположен ожидаемому: из-за спешки вы будете часто ошибаться и путаться и в результате либо закончите работу позже срока, либо вообще будете вынуждены отправить ее на переделку.