Внешняя и внутреняя среда организации

План

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Раздел 1.  Понятие организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1. Подходы к изучению организации . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
2. Основные части организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Миссии организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4. Виды организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Раздел 2.  Внешняя среда организации

2.1 Понятие внешней среды и  ее состав  . . . . . . . . . . . . . . . . 13   2.2 Сложность . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14   2.3 Простота . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14   2.4Поставщики . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15   2.5Конкуренты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15   2.6 Международные организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 

Раздел 3.  Внутренняя среда организации

3.1 Цели . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18   3.2 Структура . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3.3 Задачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3.4 Технология . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3.5 Люди . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Раздел 4.   Основные проектирования организации . . . . . . . . . . . .22

 

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

 

Список используемой литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

Введение

 

 

Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Проблема взаимоотношения  организации и среды в науке стала рассматриваться впервые в работах А. Богданова и Л. фон Берталанфи в первой половине ХХ века. Однако в менеджменте значение внешней среды для организаций было осознано только в 60-е годы в условиях усиления динамизма ее факторов и нарастания кризисных явлений в экономике. Это послужило отправной точкой для интенсивного использования системного подхода в теории и практике управления, с позиций которого любая организация стала рассматриваться как открытая система, взаимодействующая с внешней средой. Дальнейшее развитие данной концепции привело к возникновению ситуационного подхода, согласно ему выбор метода управления зависит от конкретной ситуации, характеризуемой в значительной мере определенными внешними переменными.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

3

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление не только о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, но и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Первоначальная внешняя  среда организации рассматривалась  как заданные условия деятельности, неподконтрольные руководству. В настоящее  время приоритетной является точка зрения о том, что для того, чтобы выжить и развиваться в современных условиях любая организация должна не только приспосабливаться к внешней среде путем адаптации своей внутренней структуры и поведения на рынке, но и активно формировать внешние условия своей деятельности, постоянно выявляя во внешней среде угрозы и потенциальные возможности. Это положение легло в основу стратегического управления, используемого передовыми фирмами в условиях высокой неопределенности внешней среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Раздел 1.

 

Понятие организации

 

1.1   Подходы к  изучению организации

 

Слово «организация»  происходит от греческого «органон» - орудие, инструмент. Другим значением  этого слова является «орган», то есть часть целого, которая выполняет опредёленные функции. Предполагают, что слово «организация» вначале означало «обладание органами» т.е. определенную совокупность частей, функционально специализированных и приспособленных к нуждам целого. М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури считают, что организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Организация – это  сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, созданное и функционирующее  для достижения определенной цели. Среди главных целей организации можно назвать следующие : выживание, получение всякой прибыли, выпуск определенной продукции и оказание услуг.

Организация как процесс  представляет собой одну из основных функций управления. Основной целью организации как процесса является создание новых или совершенствование ранее созданных и функционирующих систем и координация деятельности отдельных элементов. Поэтому организовать- значит либо создать систему вновь, либо улучшить ее состояние в процессе функционирования в соответствии с поставленными целями, а так же с учетом меняющихся внешних и внутренних условий.

Группа должна соответствовать  нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К  ним относят :

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы

5

2. Наличие по крайней  мере одной цели (т.е. желаемого  конечного состояния или результата), которую принимают как общую  все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

 При исследовании  понятия « организация»как вида  системы используют два подхода  структурный и поведенческий.

 При структурном  подходе организация рассматривается  как определенная структура со  своими подразделениями и их взаимосвязями, определяются способы распределения обязанностей, передачи полномочий и ответственности в рамках данной организации.

При поведенческом подходе  в центре исследования находится  человек. В этом случае важно помнить о том, что независимо от того, как тщательно продумана, просчитана, спроектирована и построена структура организации, ее деятельность и результаты этой деятельности будут определяться в первую очередь людьми, входящими в состав данной организации их способностями, квалификацией , опытом работы, взаимоотношением в коллективе, мотивацией к труду и многими другими факторами.

 

1.2   Основные части организации

 

Исходя из определения, важнейшее место в организации  занимают люди. От их знаний, опыта, способностей, желания эффективно трудится,  мотивация в конечном счете зависит эффективная работа организации и ее результаты. Люди – это главный ресурс любой организации. Руководитель, понимающий

 

 

 

 

 

6

это делает ставку в первую очередь на людей, а не на технику. Он уделяет особое внимание подбору, расстановке, повышению квалификации,

переподготовке персонала, организационных стажировок в других организациях выигрывает в конкурентной борьбе.

Все процессы, проникающие  в организацию осуществляющих в рамках определенной организационной  структуры. Она отражает порядочность связей, а так же сложившиеся в организации разделение труда, распределение прав, обязанностей и ответственности, связи и отношение между подразделениями. Информационные системы являются важнейшей составной частью новейших информационных технологий, которые позволяют обеспечить быстрый сбор, обработку и анализ информации и подготовить обоснованные решения.

Одним из основных факторов, определяющих эффективность работы организации является технология. Она представляет собой совокупность методов переработки материалов, сырья в товары. Технология оказывает существенное влияние на внутреннею среду организации, определяя уровень подготовки квалификации опыта персонала и оказывая влияние на операцию структуру, мотивацию, культуру организации.

В последние годы среди  решающих факторов, оказывающих влияние  на внутреннюю  среду организации, называют организационной культурой. К ней относят систему ценностей  принципов, норм поведения, разделяемых работниками организации. Организационная культура влияет как на внутреннюю среду организации так и на ее взаимодействие с внешней средой. Организационная культура определяет уникальность каждой организации, специфику организационного труда и отношений в коллективе, качество производимых ею товаров и оказываемых услуг.

Знания о внутренней организации дает возможность руководителями изучать сущность организации понять, зачем они нужны, как создаются, развиваются, как эффективно управлять  ими для достижения целей.

 

 

7

Ни одна организация не может  функционировать без тесной взаимосвязи  с внешней средой. Все организации  в той или иной мере зависят  от внешней среды, под которой  понимают экономические условия, потребителей, поставщиков, конкурирующие организации, технику, технологию, информационную среду, законодательство, систему ценностей, рабочую силу, природные ресурсы, инфраструктуру, климатические и территориальные условия. Все это оказывает значительное, а иногда и решающее  влияния на организацию и результаты ее деятельности. Однако, внешняя среда и все ее факторы находятся вне влияния руководителей организации. Поэтому для достижения успеха им приходится изучать факторы внешней среды и их влияние на эффективность деятельности организации, а так же корректировать свои решения и действия в соответствии с результатами своих исследований.

 

1.3 Миссии организации 

 

Организации создаются  для достижения каких-то конкретных целей. Цели организации можно разделить  на следующие типы :

• Миссию – главную, глобальную цель, которая представляет собой основное предназначение организации;
• Цели – желаемое состояние, ориентиры деятельности организации на определенной период времени;
• Задачи и задания – конкретные, поддающиеся количественной оценке ориентиры в работе, а так же описание функций, с помощью корорых можно выполнить эти задачи и задания;

Миссия представляет собой главную цель, ради достижения который организация существует. Ее особое значение  для деятельности организации заключается в том, что :

– Миссия является базисом, точкой опоры для всех плановых решений  организации, для дальнейшего определения  целей и задач;

8

– Миссия создает уверенность, что  организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

– Миссия помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

– Миссия создает понимание  и поддержку среди внешних  участников организации тех, кто  заинтересован в ее успехе.

Содержание миссии должно включать:

• Описание продуктов или услуг, предлагаемых организации;
• Характеристика рынка – организация определяет своих основных потребителей, клиентов, пользователей;
• Цели организации, выражение в терминах выживания, роста, доходности;
• Внутренняя концепция – описание собственных источников силы основных слабостей конкурентоспособности, фактора выживания;
• Внешний образ организации, ее имидж подчеркивающий экономическую и социальную ответственность организации перед партнерами, потребителями, обществом в целом.
• Философия – базовые взгляды, ценности, верования и принципы организации, служащие основной для создания системы мотивации.

Хорошо сформулированная миссия показывает, чем является организация  в настоящее время и какой  она стремиться быть в отличии  от других организаций. Для этого  в тексте миссии должны быть отражены следующие характеристики организации:

– целевые ориентиры  организации;

– сфера деятельности организации;

– философия организации

– возможности и способ существования в деятельности организации.

При разработке миссии организации должны быть усчитаны интересы :

• Общества
• Органов власти различных уровней

9

• Местного самоуправления
• Общественных организаций
• Покупателей
• Поставщиков
• Конкурентов

Официальна миссия служит оправданием необходимости и  законности  существования данной организации. Она служит главным ориентиром на общество, на покупателя, на работающих в организации.

 

1.4 Виды организации

 

В совершенных условиях организации  создаются для производства товаров, выполнение услуг для удовлетворения потребительского спроса и получения прибыли.

Создаваемые организации могут  находится в федеральной собственности, собственности субъектов федерации  и в частной собственности.

В соответствии с Граждански кодексом Российской Федерации  организации могут быть создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, обществ с ограниченной ответственностью, акционерных обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий, некоммерческих организаций.

Хозяйственными товариществами и  обществами признаются коммерческие организации с разделенными на доли учредителей уставным.

Хозяйственные товарищества могут  создаваться в форме полного  товарищества и товарищества на вере (командного). Они могут создаваться  в форме акционерного общества, общества с ограниченной или дополнительной ответственностью. Хозяйственные товарищества и общества могут быть участниками других хозяйственных товариществ и обществ. Государственные органы и органы местного самоуправления на праве вступать участниками

10

хозяйственных обществ  и вкладчиками и товариществах  на вере, если иное не установлено законом.

Полное товарищество – это товарищество, участники которого в соответствии с заключенными между ними договором занимаются предпринимательской деятельность. От имени товарищества и несут ответственность по его обязательствам принадлежащим им имуществом. Лицо может быть участником только одного товарищества.

Фирменное наименование товарищества должно содержать либо фамилии всех участников, либо фамилию  одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания».

 Товарищество на вере –  это товарищество, в котором наряду  с участниками, осуществляющими от имени товарищества предпринимательскую деятельность и отвечающими по обязательствам товарищества своим имуществом товарищества , имеется один и несколько участников- вкладчиков, которые  несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах сумм внесенных ими вкладов и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельностью.

Общество с ограниченной ответственностью- общество учрежденное одним или  несколькими лицам. Уставной капитал  разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанные с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими средств.

Общество с дополнительной ответственностью – учреждается одним или несколькими  лицами. Его уставной капитал разделен на доли определенных учредителями документами  размеров.

Общество с дополнительной ответственностью – это учрежденное одним или  несколькими лицами общества, уставной капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами  размеров. Участники такого общества солидарно несут субсидиарную ответственность по его обязательствам своим имуществом в одинаковом для всех кратном размере к

11

стоимости их вкладов, определяемыми  учредительными документами общества.

Акционерное общество – это общество, уставной капитал которого разделен на определенное число акций. Участники акционерного общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Акционерное общество участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров, признается открытым акционерным обществом. Такое акционерное не вправе проводит открытую подписку на выпускаемые им акции либо предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.

Число участников закрытого акционерного общества не должно превышать числа, установленного законом об акционерных обществах, в противном случае оно подлежит преобразованию в открытое акционерное общество в течении года, а по истечении этого срока ликвидации в судебном порядке, если их число не уменьшится до уставного законом предела.

Дочерние и зависимые общества. Хозяйственное общество признается дочерним, если другое (основное) хозяйственное  общество или товарищество в силу преобладающего участия в силу преобладающего участия в его уставном капитале, либо в соответствии в заключенным между ними договором, возможность определять решения, принимаемые таким обществом.

Дочерние общество не отвечает по долгам основного общества. Основное общество имеет право давать обязательные для него указания, отвечает солидарно с дочерним обществом по  сделкам, заключенным во использование этих указаний.

Производственный кооператив (артель) – это добровольное объединение  граждан на основе членства для совместной производственной или иной хозяйственной деятельности ( производство, переработка, выполнение работ, торговля) основной на их личном трудом или ином участии

 

12

и объединении его членами имущества  паевых взносов. Производственный кооператив является коммерческой организации.

Государственные и муниципальные  унитарные предприятия. Унитарными предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности  на  закрепленное за ней собственником  имущества. Имущество унитарного предприятия  является не наделенным и не может быть распределено по вкладам, в том числе между работниками предприятия. В фирме унитарным предприятием могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия.

Органом унитарного предприятия  является руководитель, который назначается  собственником либо уполномоченным собственником органом и им подотчетен.

Унитарное предприятие  отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Но оно не несет ответственности по обязательствам собственника его имущества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

Раздел 2

 

Внешняя среда

 

2.1 Понятие внешней  среды и ее состав.

 

Любая организация функционирует  в определенной окружающей ее среде, с которой она находится в  определенных связях  и взаимодействиях. Эту среду называют внешней средой. В связи с тем, что современные организации представляют собой отдельные системы, они получают из внешней среды энергию, информацию, материальные и другие ресурсам для обеспечения своей деятельности. При этом каждая организация отдает отчет во внешнюю среде продукты своей деятельности. Разрыв связей с внешней средой чаще всего означает для организации окончание ее жизненного цикла.

Внешнюю среду организации  можно разделить на две сферы: общее внешнее окружение и непосредственно деловое окружение.

Общее внешнее окружение  отражает состояние общества, его  экономику, политику, научно технический  прогресс, социально – культурную, национальную, природную среду. Она не связана с конкретной организацией и оказывает воздействие на все организации конкретного общества конкретной страны.

Непосредственное   деловое окружение оказывает  прямое воздействие на организацию. Это окружение создают потребители  продукции и услуг, поставщики, деловые  партнеры, конкуренты.

Внешняя деловая среда  создается в процессе функционирования организации, постоянно испытывает влияние большого числа различных  факторов и с течением времени  меняется. Для организации высокоэффективной  деятельности организации руководителям необходимо знать границы деловой среды. Однако точно определить эти границы практически не возможно. Поэтому руководители должны хорошо знать факторы прямого и косвенного

14

воздействия, оказывающее  существенное влияние на эффективность  деятельности организации, и учиться их использовать для того, чтобы организация не только выжила, но и знала ведущие позиции на рынке товаров и услуг.

К основным характеристикам  факторов можно отнести следующие:

• Сложность внешней среды – т. е. число факторов, на которые организация должна реагировать;
• Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходит изменения в окружающей среде;
• Неопределенность внешней среды – т.е. соотношение между объемами информации, поступающей в организацию, ее точностью и достоверностью;
• Взаимосвязь и взаимозависимость между факторами внешней среды, т.е.

скорость и сила, с  которой изменение одного фактора  под взаимодействием изменений  других факторов.

 

2.2 Сложность

Сложность внешней среды  определяется числом и разнообразием факторов, на которые организация обязана реагировать  а так же числом связей между ними. Так, большинством российских организаций функционирует в условиях сложного делового окружения, на которые они должны реагировать. К ним относят: законодательные и нормативные акты, конкуренты, технологические изменения, поставщики, потребители, группы влияния, профсоюзы.

 

2.3 Простота 

 

Простая внешняя среда  отличается тем, сто организации, которая  работает в такой среде, приходится иметь дело с несколькими сторонами организациями,

15

несколькими поставщиками, потребителями. Преимуществом таких  решений организации является то что для принятия решений им необходимо не так много данных как в сложном окружении и , соответственно, их структура будет значительно проще.

 

2.4 Поставщики

 

К  числу поставщиков  можно отнести организации, занимающиеся добычей, переработкой материалов, производством  различных товаров, услуг и продающих  их, обеспечением капиталами, ресурсами, рабочей силой. К поставщикам  относят также  посредников, которые реализуют товары, услуги, производственные организации.

В последние годы  появилось  множество организаций, которые  поставляют новые для нашей страны услуги. Среди них можно назвать  информационные, консультационные, кадровые, аудиторские и другие услуги.

Наличие большого числа  поставщиков дает возможность потребителям экономить значительные средства, время. Силы при выборе необходимых им товаров, ресурсов, услуг. Вместе с тем поставщики могут оказывать непосредственное влияние на потребителей, создавая их ресурсную зависимость. Такая зависимость самым существенным образом влияет на эффективность деятельности организации – потребителя, заставляя ее повышать себестоимость, снижать качество и другие характеристики товаров и услуг.

Поэтому руководители организации должны знать о существовании ресурсной зависимости и делать все, чтобы организация не попала в нее.

 

2.5 Конкуренты

 

Конкурентами считаются  отдельные лица, группа лиц, организация, которые соперничают в производстве одинаковых товаров, оказании одинаковых услуг,

16

в завоевании господствующего  положения на рынке, достижение одних  и тех же целей ( получение более высоких доходов, прибыли), в стремлении иметь те же ресурсы, блага.

Руководитель организации  должен уметь оценить: имеется ли конкуренция в данном секторе рынка и к какому виду она относится, насколько она сильна, определить главных конкурентов, оценить возможные и реальные угрозы с их стороны. После этого руководитель должен постараться объективно оценить возможности своей организации, выявить насколько сильны ее позиции на рынке, определить каковы будут ее конкурентные преимущества для того, чтобы выработать соответствующую конкурентную стратегию.

Чрезвычайно важно научиться  определять вид конкуренции, которую предлагают конкуренты. В условиях перехода к рыночной экономике, к сожалению, пока еще встречаются случаи недобросовестной, участники которой нарушают принятые на рынке правила и нормы конкуренции, и несовершенной конкуренции. Когда она осуществляется далеких от «чистой и идеальной конкуренции». Руководитель должен научится разрабатывать варианты и выбирать конкурентную стратегию своей организации с учетом тех видов конкуренции, с которыми придется встречаться на рынке. Для этого руководитель должен принять меры по обеспечению своей организации достоверной и совершенной информацией о реальных и потенциальных конкурентах для того, чтобы обеспечить ей возможность выиграть в конкурентной борьбе.

Руководитель должен постоянно помнить, что объектом соперничества могут быть не  только товары и услуги. В последние годы жестокая конкурентная борьба ведется за капитал, материалы, трудовые ресурсы, право использовать новейшие технические решения и технологии. От реакции на конкуренцию зависит не только существование организации, но и значительное число внутренних факторов, таких как условия труда, оплата труда, характер взаимоотношений с руководителем и многие другие.

 

17

2.6 Международные организации

Влияние международных  организаций на деятельность российских предприятий, организаций, учреждений постоянно возрастает. Нашим организациям приходится работать в непривычных для них условиях, когда усиливается конкуренция иностранных производителей на российском рынке, появляются совместные предприятия, осуществляются поставки большого числа товаров из-за рубеже, осуществляются прямые капиталовложения в производство иностранных товаров в стране, скупаются акции российских компаний, скупаются сами российские компании, создаются многонациональные корпорации. В таких условиях отечественные производители должны научиться тщательно, изучать принципы и методы завоевания рынка, изучать влияние иностранных поставщиков, конкурентов, потребителей на стратегию своей организации. Несколько лет назад была принята президентская программа подготовки молодых российских руководителей за рубежом. Такая подготовка даст возможность нашим молодым руководителям лучше узнать принципы и правила поведения организацией в условиях рынка, в условиях международной  торговли. Однако, очень важно при этом не стараться строить свою организацию по аналогии с зарубежными, как у нас предлагалось, организации Бразилии, Китае, Кореи и многих других странах.