Внутренняя и внешняя среда организации. 10

Содержание

Введение……………………………………………..…3

Глава 1. Внутренняя среда  организации

1.1 Сущность и значение внутренней среды…….5

1.2.Внутренние переменные организации……….8

1.3 Человеческие переменные, как центральный фактор в модели управления…………………….10

Глава 2. Внешняя среда организации

2.1. Определение внешней  среды, ее значение, характеристики  и структура……………………..17

2.2. Факторы внешней среды и  их взаимосвязанность……………………………….18

2.3. Среда прямого и косвенного  воздействия…21

Заключение…………………………………………....27

Литература…………………………………………….29

Введение

Успешно развивающейся  рыночной экономике необходимо великое множество организаций. Оно должно усиливаться и, как в природе, обновляться. От этого экономика приобретает устойчивость и силу, способность делать жизнь людей благополучнее и богаче.

Люди объединяются в организации потому, что объединение  помогает им достичь таких целей, которые они не в состоянии  достичь поодиночке.

Организация –  это всегда система. Она может  быть более или менее совершенной, но как система она будет обладать определенными признаками. А именно, все части системы должны быть взаимосвязанными, а не случайно соединенными, и взаимозависимыми друг от друга. Организации тесно взаимодействуют друг с другом и одновременно взаимодействуют, переплетаются с окружающим их пространством. Следовательно, организации – это очень открытые системы.

Любая организация  находится и функционирует в  среде. В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование.

 Исследование внутренних переменных и взаимосвязи с внешним окружением показывает, что предприятия после их возникновения живут по определенным законам и закономерностям, и доказывают, что успешная деятельность организации во многом зависит не только от внешней среды, но и от внутренней. Поэтому тема «Внутренняя и внешняя среда организации» так актуальна в наши дни.

Объектом исследования является среда организации, заключающая в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать.

Предметом исследования являются внутренняя и внешняя среда организации, как важнейшие переменные существования предприятия.

Цель исследования заключается  в подробном рассмотрении факторов внешней и внутренней среды организации и их влияние на развитие предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие  задачи:

1. Определить понятие  «внешняя и внутренняя среда»;

2. Изучить теоретический аспект по данной теме;

3. Подробно рассмотреть внутренние и внешние переменные организаций, дать их характеристику, структуру, факторы среды и их взаимосвязанность.

Структурно работа включает введение, 2 главы, заключение и список литературы.

Во  введении обоснована актуальность темы, сформированы объект и предмет, цели и задачи исследования.

Первая глава посвящена  анализу теоретических основ внутренней среды организации.

Во второй главе изложен материал по изучению внешней среды организации, ее структура и взаимосвязанность.

В заключении сформулированы основные выводы сделанные по результатам исследования.

Курсовая работа выполнена  с использованием методов анализа  и синтеза.

Практическая значимость работы обусловлена наличием рекомендаций актуальных для менеджеров современных  предприятий.

Материал курсовой работы изложен на 31 странице. В работе содержится 3 рисунка.

Глава I.Внутренняя среда организации

1.1 Сущность и значение  внутренней среды

В различных источниках даются разные определения понятия  организации, но все они сводятся к одному. А именно, организация – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей. Отсюда вытекают основные признаки организации: 
- наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью группы; 
- наличие по крайней мере одной цели, которую принимают как общую все члены группы; 
- наличие членов группы, которые сознательно работают вместе, чтобы достичь значимую для всех цель.

Понятие внутренней среды  организации можно определить следующим образом: внутренняя среда организации – основные составляющие компоненты организации, которые оказывают непосредственное влияние на ее функционирование. 
Информация о внутренней среде организации необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые организация может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. ¹Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Внутренняя среда организации  объединяет все функциональные элементы внутри системы, взаимосвязанные между  собой, для достижения общей цели. Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности одни процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, другие могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольшом объеме.

Процесс жизнедеятельности  природы и общества предстает  перед людьми в виде явлений, имеющих  определенную взаимосвязь и обусловленность. Повторяющиеся, устойчивые и необходимые  связи и отношения между явлениями считаются объективными законами и закономерностями². Жизнедеятельность организаций протекает так же, как и общества, подчиняясь действию законов, частных, общих и всеобщих. В каждой организации работники следуют определенным правилам, нормам и принципам деятельности. Они вступают в деловые отношения, стремятся к стабильности, прочности своего положения, к сохранению своего рабочего места, социального статуса, роли и значения в производстве и тому подобное. Это способствует проявлению закона самосохранения организации. В то же время в самой организации, так и вовне ее действуют силы, направленные на ее разрушение. Развитие и стабильность – это два противоречивых начала в действии закона самосохранения, поэтому, не нарушив стабильности, нельзя ожидать каких-либо изменений³. Установив стабильность, переходящую необходимые границы времени, можно ожидать негативных последствий действия закона самосохранения – застоя, стагнации, депрессии и уничтожения самой организации. Поэтому руководитель предприятий стремятся к тому, чтобы сохранить необходимую стабильность; своевременно увидеть ее опасность и принять меры к изменениям в организации, ведущим к ее самосохранению.

Организации, их признаки, законы развития, виды и структуры  дают необходимые представления о сложном процессе взаимосвязи и взаимообусловленности процессов общественного и внутрипроизводственного разделения труда, результатом которых и являются наилучшие способы совместной работы людей.

Человек, работник составляет основу организации, ее главную движущую силу. Менеджер должен хорошо понимать, что все его действия, направленные на изменение вида или структуры организации, сталкиваются со сложившимися условиями, привычками, правилами и процедурами, характерными для работников данной организации. Поэтому сломать устаревшую структуру сложно не только технически, но, что более важно, психологически.

Общественное производство ,как постоянно изменяющаяся система, не терпит остановившихся в своем  развитии организаций. Они должны быть эффективными и отвечать потребностям людей не только в самой организации, но и во внешней среде. Таким требованиям отвечают организации, в которых:

1. оптимально соотносятся  количественные пропорции между  руководителями и исполнителями,  между горизонтальными функциональными отделами и всей иерархией управления, между количеством и качеством техники, технологии  и объемом выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, между финансовыми возможностями предприятия и уровнем оплаты сотрудников и др.;

2.создана отвечающая времени организационная структура, экономически выгодная, а также планово, эффективно и быстро вбирающая все новое и передовое, что дает современный научно-технический прогресс;

3.основательно и серьезно  проявляется забота о работниках  организации, охране их труда и здоровья, улучшении условий труда и отдыха, а кроме того, проводятся мероприятия по охране окружающей среды и применению передовых и безотходных технологий;

4. введена система  контроля качества товаров и  услуг, ведется работа по стандартизации и сертификации продукции, налажена система связи с рынком и другими структурами, от которых зависят финансирование, поставки и сбыт, другие важные стороны успешной деятельности.

В последующих главах вопросы о внешней среде организации будут рассмотрены наиболее подробно.

1.2 Внутренние переменные организации

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений⁴. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.(Обращаться к рисунку 1.)

Рисунок 1. Взаимосвязанность  внутренних переменных.

• Цели

Организация, по определению, это - группа людей с осознанными  общими целями. Организацию можно  рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям  выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

• Структура организации

- это логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных  областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее  эффективно достигать целей организации.

• Задачи

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть  работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации  традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.

Два других важных момента  в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем, можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

• Технология

Технология - имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборочных линий.

1.3. Человеческие переменные, как центральный фактор в модели управления

Очень важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Если руководство - отдельные менеджеры - не признают, что каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу⁵. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления. Существует три основных аспекта человеческой переменной к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

1. Число потенциальных конкретных характеристик практически бесконечно, и вероятность, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, практически равна нулю. 
   Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности

• Способности

Областью, в которой  люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности, присущие человеку качества. У одних  людей больше способностей, чем у  других, для выполнения такой работы, как печатание, компьютерное программирование, проведение собраний, подготовка письменных отчетов, руководство работой других, планирование, или же любой другой работы, которая требуется в организации для выполнения задач и достижения ее целей. Эти различия в способностях частично объясняются наследственностью, к ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные. Но обычно эти способности, в основном, приобретаются с опытом. Например, читая эту книгу, вы увеличиваете, расширяете свой потенциал.

• Предрасположенность, одаренность

Предрасположенность - это  имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность, одаренность становятся как бы талантом, открывающимся в определенной области. Влияние одаренности часто наиболее очевидно в таких областях, как музыка и спорт. Например, выдающиеся спортсмены могут начинать заниматься новым видом спорта и преуспеть в этом с самых первых шагов. Предрасположенность в определенной области обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Предрасположенность к управлению очень важна при определении кандидатов на обучение менеджменту. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую.

• Потребности

Потребность есть внутреннее состояние психологического или  физиологического ощущения недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся, в основном, потребности физиологические (потребность в пище, питье, тепле), а также психологические потребности причастности, принадлежности к обществу или группе людей. Многие люди, как представляется, имеют потребность к власти и влиянию, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек бессознательно будет стремиться к их удовлетворению.

• Ожидания.

Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно, они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение.

• Восприятие.

Восприятие сильно влияет на ожидания и на все остальные  аспекты поведения. Для практических целей мы определяем восприятие как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие очень важно, потому что именно оно определяет, что такое «реальность» для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Не существует двух людей, которые могли бы воспринять что-то совершенно одинаково. Различия в восприятии одного и того же стимула иногда просто потрясают. Примером того, как восприятие искажает интерпретацию действительных событий, являются фобии. В обычном пауке нет ничего изначально опасного или вредного, так же как в уже, но некоторые люди их очень боятся.

• Отношение

Еще один аспект различий между людьми - это их отношение  к чему-либо или социальные установки. Отношения формируют наше необъективное  восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности работы, стимулирования труда. Исследования в области угледобывающей промышленности в Британии, приведенные в конце данной главы, показывают ситуацию, в которой работники сформировали отрицательное отношение к определенному виду оборудования и технология.

• Ценности.

В то время как отношение  является конкретным убеждением или  чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни. 
Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения. Им обучают в школах, религиозных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются в других социальных контактах и даже через средства развлечения и досуга. То, что быть честным лучше, чем нечестным, втолковывают в школе, на материнских коленях.

Организации и их руководители, как можно ожидать, имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Большинство руководителей высшего звена, уверенные в желательности высоких этических норм, выражают этические ценности в своих письменных обращениях и твердо внедряют правила, регулирующие этику поведения.

• Влияние среды на личность и поведение.

Это сочетание стабильных характеристик определяет нашу личность.  
Традиционно психологи описывали поведение отдельного человека с точки зрения отдельных свойств личности, таких как агрессивность, честность, уверенность в собственных силах, открытость или замкнутость, решительность или нерешительность.⁶ Таким образом, руководители должны совершенствовать свои способности направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт. Торговая организация, например, должна использовать психологические тесты, интервью и оценку предыдущего опыта для отбора людей с наибольшими способностями и одаренностью к торговле, а также наиболее авторитетных. Если организация стремится, чтобы ее продавцы были весьма напористы и конкурентоспособны, но вели бы себя честно с покупателями, они должны стимулировать материально и морально именно эти качества и наказывать нечестность. Человек, который характеризуется высокими амбициями, самоуверенностью и решительностью, вероятно, добьется относительно малого в среде, где мало поддерживают инициативу и вводят всякого рода ограничения в работе⁷. 
 -  Рабочая среда - это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Число включенных сюда факторов, бесконечные потенциальные вариации каждой переменной и то обстоятельство, что все эти факторы взаимосвязаны и меняются во времени, делают рабочую среду в организации чрезвычайно сложной. Исследователи в области управления и психологии еще очень далеки от того, чтобы полностью объяснить и попытаться научно спрогнозировать влияние рабочей среды на отдельных работников, их поведение⁸. Однако, два аспекта окружающей среды настолько сильно влияют на характер поведения работника, что упомянуть о них необходимо именно здесь. Это - группы и управленческое лидерства⁹

• Группы.

Благодаря многочисленным возможностям социального взаимодействия, группы формируются спонтанно. И конечно, сама организация и ее подразделения по определению тоже являются группами. 
Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. 
Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации.¹⁰ Примером нормы, способствующей достижению целей формальной организации, является высокая ценность коллективизма внутри группы, который может способствовать единству действий и целей, при условии, что они устремлены в направлении достижения целей организации. Другая норма поведения, которая облегчает достижение целей - это поддержание открытости в общении. Групповая норма поведения, которая мешает достижению организационных целей, состоит в том, чтобы считать всякого, кто производит больше запланированного количества, «выскочкой». Исследование, проведенное на английских угольных шахтах, о котором вы прочитаете ниже, в основном, приводится для иллюстрации взаимоотношений между технологией и людьми. Оно также демонстрирует влияние группы на поведение отдельного человека.

• Лидерство.

Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом.  
Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность¹¹. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных. Уровень, до которого избранный руководителем стиль руководства является эффективным, в значительной степени определяет, насколько хорошо сможет менеджер направить усилия работников на достижение целей, решить конфликтную ситуацию, создать коллектив для работы и управлять стрессовыми ситуациями.

Глава 2. Внешняя среда  организации

2.1. Определение внешней  среды, ее значение, характеристики и структура

В управленческой мысли  представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать  силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою опутанных связями с внешним миром.¹² (Обращаться к рисунку 2)

Рисунок 2.Внешнее окружение  организации.

Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо.

Даже если бы изменения  не были столь значительны, руководителям  все равно пришлось бы учитывать  среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.¹³ Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

В этом отношении организации  подобны биологическим организмам. Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. И организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Таким образом, руководитель должен исповедывать дарвинизм в среде организаций, чтобы в мире быстрых изменений, где выживают только приспособившиеся, его организация не оказалась в числе исчезнувших.

2.2. Факторы внешней  среды и их взаимосвязанность

Многие факторы внешней  среды могут влиять на организацию. Подчеркивая диверсифицированность воздействия окружения, Штейнер и Майнер указывают: "В прошлом руководители концентрировали внимание на экономических и технических обстоятельствах. Однако в последнее время изменение установок людей, социальных ценностей, политических сил и сферы юридической ответственности заставили руководителей расширить спектр требующих учета внешних воздействий.

Факторы внешней среды:

1. Сложность внешней среды - понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

Если говорить о числе  внешних факторов, на которые организация  вынуждена реагировать, то если на нее  давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с  профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии¹⁴. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается.