Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Внутренняя среда организации. 37

Введение

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необходимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека - превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих. Подобную ситуацию, американцы привыкшие к резким поворотам судьбы, к конкуренции, определяют словом “вызов”. По их понятию, каждый вызов таит в себе для личности, организации, страны, как возможности, так и угрозы. Чтобы справиться с этим беспрецедентным в жизни нынешних поколений вызовом, нам, кроме всего прочего, нужно овладевать новым знанием, научиться пользоваться ими на практике. Важная часть этих знаний, как показывает мировой опыт, - постижение науки и искусства менеджмента. С легкой руки американцев это английское слово стало известно сегодня практически каждому образованному человеку.

Крупнейшие корпорации, банки составляют стержень экономической и политической силы великих наций. От них зависят правительства, многие из них имеют транснациональный характер, простирая свои производственные, сервисные, распределительные, информационные сети по всему миру. А значит, решения менеджеров, подобно решениям государственных деятелей, могут определять судьбы миллионов людей, государств и целых регионов. Но в рыночной экономике не менее важен и малый бизнес. По значению - это наибольшая приближенность к повседневным нуждам потребителей и в то же время полигон технического прогресса и других нововведений. Для большинства населения - это еще и работа. Умело управлять в малом бизнесе - значит выжить, устоять, вырасти. Как это сделать - тоже вопрос эффективного менеджмента.

Успех и провал фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.

Объектом данной курсовой работы является филиал ООО»РГС-Северо-Запад»- «Управление по Воллогодской области». Страховой отдел п. Чагода.

Предметом является принцип работы филиала.

Цель: проанализировать внутреннюю среду данной организации

Задачи: - определить цели и задачи филиала;

- определить миссию компании;

- определить место филиала ООО»РГС-Северо-Запад» на

страховом рынке;

- показать принцип работы организации.

Глава I. Общая характеристика организации

1.1. Понятие организации

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Поэтому основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

Так что же такое организация? Можно ли указать на какие-либо общие черты, характерные для всякой организации независимо от того, какого она размера, в какой сфере она функционирует и какие задачи она решает? Отвлекаясь от отдельных частных аспектов, можно сказать, что основными составляющими любой организации являются люди, входящие в данную организацию, задачи, на решение которых направлена деятельность данной организации, и управление, которое формулирует задачи и приводит в движение потенциал организации для решения этих задач.

Организация возникает и продолжает свое существование потому, что она позволяет отдельным людям решать свои проблемы, достигать свои личные цели. Люди дают жизнь организации, они вносят свой вклад в жизнедеятельность организации. Это могут быть деньги, другие материальные ресурсы, знания, энергия, творчество и т.п. Но они делают это потому, что взамен получают от организации материальные и нематериальные ресурсы, которые используют для решения своих личных задач. Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт. Поэтому жизнь организации состоит из трех основополагающих процессов:

Получение сырья из ресурсов внешнего окружения;
Изготовление продукта;
Передача продуктов во внешнюю среду.

Все эти три процесса являются жизненно важными для организации. Если хотя бы один из процессов прекращается, организация в далнейшем не может существовать.

Организация – это живой организм. Она рождается, развивается и, если этого требуют обстоятельства, умирает.

Организация- это объединение взаимодействующих и управляемых частей(подразделений, людей и т.д.), работающее с определенной целью, смыслом, миссией. Организация имеет в своем распоряжении ресурсы: материальные, человеческие, финансовые, информационные, временные. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это структура, цели, задачи, технология и люди.

1.2. Структура организации

Отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. При традиционном подходе исходным в построении структуры организации является проектирование работы. В организации может быть принята система автономных работ, могут быть взяты за основу конвейерная, модульная или бригадная формы работы. Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготовляет отдельный работник. Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии.

Структура-необходимое свойство любой организации. Наличие структуры является проявлением универсального закона иерархии, в соответствии с которым любой объект является частью чего-то большего и одновременно содержит в себе более мелкие части. Проблема любой структуры состоит в том, что она создает барьеры между частями. Поэтому одна из важнейших задач менеджмента при построении структуры организации является поиск путей превращения барьеров в прозрачные границы.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. В пример можно привести разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству.

На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в организации – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

Не менее важно и то как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой – плоская структура управления.

Рис. 1 Высокая и плоская структура управления

1.3. Цели организации

Организация, по определению, это по крайней мере 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс России (ст. 50 ч. I) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

ее максимизацию;
получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;
минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

публичная ответственность и имидж организации;

техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам;

минимизация издержек производства и т.д.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году. Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

1.4. Задачи организации

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера – это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. Как показал в своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить производительность труда. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной до такой степени, о которой и думать не мог Смит.

Глава II. Анализ внутренней среды организации на примере

филиала ООО «Росгосстрах-Северо-Запад» - «Управление по Вологодской области» (страховой отдел п. Чагода)

Внутренняя среда РГС является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность нашей компании функционировать, и, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть также источником проблем и даже упадка компании в целом или ее филиала, в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации. Внутренняя среда организации – это структура нашей компании, стоящие перед ней цели и задачи, технологии производства, распределение полномочий и власти. Внутренняя среда может меняться по давлением факторов внешней среды. Для эффективного реагирования на изменяющуюся внешнюю среду все подразделения Росгосстраха должны обладать четырьмя характеристиками:

2.1. Немного истории

«Росгосстрах» — крупнейшая в России страховая компания, предоставляющая широкий спектр страховых услуг частным лицам и компаниям для защиты от самых разнообразных рисков. Группа компаний «Росгосстрах» — это огромный холдинг, в который входят несколько компаний. В группу компаний входят ОАО «Росгосстрах», ООО «Росгосстрах», СК «РГС-Жизнь», занимающаяся страхованием жизни и негосударственным пенсионным обеспечением, а также ООО «РГС-Медицина», осуществляющая операции по обязательному медицинскому страхованию. Головной компанией группы является ОАО «Росгосстрах».

С 1 января 2010 года на базе территориальных подразделений десяти страховых обществ Группы Росгосстрах создана единая федеральная компания ООО «Росгосстрах». Она стала правопреемником всех прав и обязательств бывших региональных и межрегиональных обществ Группы Росгосстрах перед их клиентами и партнерами. В рамках объединения к ООО «Росгосстрах» перешла вся региональная филиальная сеть. Таким образом, в каждом субъекте федерации работает филиал компании ООО «Росгосстрах». Это единственная компания, которая располагает филиальной сетью, сравнимой по охвату с Почтой РФ и Сбербанком России.

На сегодняшний день группа предлагает различные страховые продукты — от популярных программ автострахования до специального страхования космической отрасли. Страховые продукты компании доступны любому жителю или компании в любом населенном пункте и городе России. В группу компаний «Росгосстрах» входит порядка 3000 агентств и страховых отделов, а также 400 центров урегулирования убытков, общая численность работников системы достигает 100 000 человек, в том числе более 60 000 агентов. История компании насчитывает 88 лет. Образованная в феврале 1992 года, компания стала правопреемником Госстраха РСФСР, который был создан в 1921 году. Развитие российского рынка страховых услуг в значительной степени определялось деятельностью Госстраха, а затем «Росгосстраха». Сейчас компания оказывает существенное влияние на формирование страхового рынка России.

В нашем районе, т.е. в Вологодской области п. Чагода этот филиал открылся в 1942 году. Сначала в его структуру входило 53 человека, но постепенно коллектив уменьшался. Наша компания имеет богатую историю и огромный опыт в страховании. В нашей деятельности мы всегда учитываем текущую рыночную, экономическую и социальную ситуацию в поселке, наш многолетний опыт в страховании и наши цели на ближайшее (и далекое) будущее. Это делает наши страховые продукты еще надежнее, а услуги — удобнее для вас. На данный момент в нашем отделе насчитывается 22 работника: 4-офисных и 18 страховых агентов. Как это выглядит на структуре смотрите ниже. Следует заметить, что в подчинении МАГа находится 18 страховых агентов, которые занимаются продажей продуктов страхования на свободных участках, т.е. по всему району. МОП занимается продажей продуктов страхования только с физическими лицами, т.е. теми, которые приходят в офис, а МКП – с юридическими, т.е. со всеми организациями района.

2.2. Цель, миссия и принципы работы филиала ООО «РГС-Северо-Запад»-«Управление по Вологодской области»

В компании мы стремимся к открытости и прозрачности во всем, что мы делаем – это относится и к нашим страховым услугам, и к раскрытию информации о результатах нашей работы. Для нас очень важно, чтобы наши клиенты, инвесторы и другие заинтересованные лица имели постоянный доступ к объективной информации о нашей компании. Мы придерживаемся международных стандартов корпоративного управления и считаем, что открытость – один из факторов успешного развития бизнеса.

Цель Росгосстраха: стать абсолютным лидером российского рынка страхования, закрепить репутацию надежной, солидной компании.

Одной из главных ценностей и целей системы филиала ООО»РГС-Северо-Запад» является развитие. Это означает, что мы постоянно работаем над повышением качества работы общества, эффективности бизнес - процессов, стройности и прозрачности структуры и т.п. Это также означает, что мы считаем обязанностью и достоинством работника постоянное стремление к профессиональному и личностному совершенствованию, повышению квалификации, оптимизации бизнес-процессов. Каждый работник обязан знать миссию Росгосстраха.

Наша миссия звучит так: защита благосостояния людей путем предоставления им доступных и отвечающих их потребностям страховых услуг.

Миссия определяет главные принципы нашей работы:

Основные ценности: результат, точность, отношения, командная работа, цель.
Основные этические принципы: исполнение обязательств, поддержка внутренних отношений при внешних контактах, поиск решений, а не виновных.
Отношение к контрагентам и клиентам: вежливость, обязательность, исполнение обязательств,
Принятие решений: принцип иерархического единоначалия, коллегиальный принцип при решении межфункциональных вопросов.
Соотношение персональной и командной ответственности.
Поощрение и наказание: моральное поощрение, материальное поощрение, наказание.
Оценка труда работника.
Критерии профессионализма: знание специальности, умение работать с информацией, умение готовить документы, понимание организации и ее устройства.
Коммуникация: точность, краткость, направленность информации, использование современных средств, структурированность, прямое общение.
Развитие.

Партнерами филиала являются все организации Чагодощенского района, а это: 100 предприятий и свыше 3 тыс. частных лиц.

Наш филиал — это динамично развивающаяся организация, обладающая собственной корпоративной и профессиональной культурой.

Наш отдел действует в полном соответствии с Федеральным законом №115-ФЗ от 07.08.2001 «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и регулярно проводит соответствующее внутреннее обучение сотрудников с соблюдением требований приказа Федеральной службы по финансовому мониторингу от 01.11.2008 № 256. В своей работе все сотрудники компании «Росгосстрах» руководствуются утвержденными правилами («Правила внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»), которые согласованы с Росстрахнадзором.

2.3. Задачи филиала ООО «РГС-Северо-Запад» - «Управление по Вологодской области»

Главная задача филиала – повышение уровня клиентского обслуживания, причем не только в системе Росгосстраха, но и на всем страховом рынке. Помимо повышения эффективности бизнеса, нашим приоритетом является укрепление самого страхового рынка в России, расширение знаний населения о страховании как наиболее простом и доступном способе экономической защиты себя и своих близких. Существует много непосредственных задач, с которыми должен справляться сотрудник компании:

1) качественно обслужить клиента;

2) максимальное упрощение процедуры выдачи страховых полисов;

продавать как можно больше продуктов страхования;
давать полное объяснение понятиям страхования;
привлечь максимальное количество клиентов;
компенсация ущерба;
предупреждение неблагоприятных событий.

Задачи должны работать на цель. Нарушение в постановке или при решении задач может привести к ситуации вынужденной коррекции (изменению цели). Стремление нашего филиала сделать технологичным большинство бизнес-процессов дает возможность развития компании и достижения цели. Технология позволяет решать задачи максимально быстро с минимальными ресурсными затратами. Результатом задач, которые правильно поставлены и достигнуты каждым сотрудником организации, является достижение этих задач всей компании - финансового результата, как следствие достижения финансового результата – повышение зарплат, а также развитие страхового бизнеса.