Защита информации в системах электронного делопроизводства

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №34

Утверждаю_____________

Председатель ПЦК «Информационные технологии»

Щукина О.А.

«___»________________2014 г.

КУРСОВАЯ РАБОТА

по профессиональному модулю ПМ.02. «Организация и технология работы с конфиденциальными документами »

Специальность   090905 «Организация и технология защиты информации»

Тема «Защита информации в системах электронного делопроизводства»

           Студента  группы № 03-8ОИ                            Кочеткова А.М.

           Руководитель работы                                    Щукина О.А.

Москва 2014 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.

Когда речь заходит об автоматизации делопроизводства, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного делопроизводства. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы делопроизводства, является чрезвычайно важной задачей. Отсутствие оптимально структурированного делопроизводства и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.

Актуальность курсовой работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации. 
Глава 1. Основные понятия и определения. Принципы организации делопроизводства управленческой деятельности

1.1 Понятие делопроизводства

Под делопроизводством организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - делопроизводство - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Виды делопроизводства

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды делопроизводства:

1. Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;
2. Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;
3. Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.
4. Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
5. Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Существуют следующие способы учета документации:

1. Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.
2. Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.
3. Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

Электронный делопроизводство (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного делопроизводства:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам делопроизводства и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому делопроизводство рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный делопроизводство, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа делопроизводства, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов делопроизводства с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционное делопроизводство сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Современное делопроизводство организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 1

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 2

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 3

1.2 Системы электронного делопроизводства

Система электронного делопроизводства (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного делопроизводства. При этом надо различать термины «делопроизводство» и «делопроизводство». Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы делопроизводства, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства.

Любая система делопроизводства может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного делопроизводства:

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

• стандартный набор функций;

• невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
• низкие временные затраты на приобретение и установку;
• относительно низкая стоимость;
• необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

• максимально персонифицированная система;
• большие временные затраты;
• высокая стоимость разработки;
• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3. Комбинированные СЭДО:

• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
• полное соответствие нуждам предприятия;
• небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
• стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
• передача заказчику прав на продукт;
• простота освоения и использования;
• полная русификация;
• удобный интерфейс;
• взаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы делопроизводства, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем делопроизводства, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система делопроизводства и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

1.3 Типовые требования  к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного делопроизводства, можно описать следующим образом.

Система электронного делопроизводства должна:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
• поддерживать технологию HSM;
• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
• поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

• кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
• территориально распределенные организации;
• алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
• цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

• наличие выделенного сервера приложений;
• наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
• многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

• интеграция со средствами потокового ввода документов;
• интеграция с офисными приложениями;
• интеграция с электронной почтой;
• наличие развитого программного интерфейса (API);
• интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
• возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
• возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Рис. 4 - Компонентная архитектура системы электронного делопроизводства

Глава 2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting» выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM- систем в 2010 г.

2.1 Отраслевое распределение  по количеству внедрений

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

Диаграмма 1 - Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе – 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Далее рассмотрим распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Диаграмма 2 - Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

«Directum» , Директум;

«DocsVision», ДоксВижн;

«1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД

2.2 DIRECTUM

Directum - система  электронного документооборота  и управления взаимодействием, нацеленная  на повышение эффективности работы  всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

• работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
• высшее руководство работает с документами из системы;
• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
• создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Архитектура системы. Состав системы:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Рис. 5 - Модульный состав СЭД «DIRECTUM»

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM – это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.