Защита персональных данных работника. 12

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение...................................................................................................................3

1 Персональные данные. Правовое регулирование ............................................4

      1.1 Понятие персональных данных их отграничение от другой

   информации................................................................................................6

      1.2 Работа кадровой службы с персональными данными…………......7

      1.3 Общие требования при обработке персональных данных

             работника и гарантии их защиты..............................................................9

      1.4 Передача персональных данных

             работников................................................................................................14

      1.5 Защита информации при работе с персональным компьютером  15

      1.6 Контроль защиты информации.........................................................20

2 Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными .................................................................................................................................26

      2.1 Дисциплинарная ответственность....................................................26

      2.2Административная ответственность.................................................28

      2.3 Уголовная ответственность...............................................................29

Заключение.............................................................................................................32

Список использованных источников...................................................................33

Введение 

      Актуальность  темы исследования. Информация, непосредственно связанная с конкретным человеком (факты его биографии, номинативные (назывные) данные, национальность, место жительства, сведения о заболеваниях, о профессиональных знаниях и навыках, о семейной жизни, привычках, увлечениях, нравственные, политические, сексуальные и религиозные пристрастия и многое другое), составляет большую или даже большую часть циркулирующей в обществе информации. Человек оставляет соответствующие «информационные следы» в отделах кадров, в социальных службах, органах исполнительной власти, в сфере услуг, различных организациях. Очень часто сообщение подобной информации находится в рамках интересов самого индивида или является необходимым условием получения конкретного социального статуса либо определенных услуг. Распространение такой информации без согласия самого человека может способствовать формированию его положительного имиджа, а может нанести непоправимый урон, моральный или материальный вред. Именно поэтому обращение с информацией персонального характера (персональными данными) требует особой правовой регламентации. Сегодня с уверенностью можно утверждать, что информация персонального характера признана одним из приоритетных объектов организационно-правовой защиты, так как при определенных условиях и обстоятельствах она является производной от права на неприкосновенность частной жизни.

      Объектом исследования является трудовое право.

      Предметом исследования является защита персональных данных работника.

      Цель  работы заключается в исследовании трудовых отношений в сфере защиты персональных данных работника.

    Задачи:

1. Рассмотреть порядок работы с конфиденциальными сведениями о работнике.
2. Выявить способы защиты персональных данных работника.
3. Изучить ответственность работодателя за невыполнение обязательств по обеспечению сохранности персональных данных.

      Источниковую базу исследования составляют:  Всеобщая декларация прав человека,  Конвенция о защите прав человека и основных свобод,   Международный пакт о гражданских и политических правах,   Конвенция о правах и основных свободах человека, Конституция Российской Федерации,

Уголовный кодекс РФ,  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях,  Трудовой кодекс Российской Федерации,   Федеральный закон N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите

информации"; комментарии к Трудовому кодексу Российской Федерации,

Кодексу Российской Федерации об административных Правонарушениях, Уголовному кодексу Российской Федерации. Также были использованы публикации следующих авторов: Кузьмина И.С., Куракина П.М., Степанова Е.П., Ситниковой Е.Д., Французовой Л.А.

        Теоретическая значимость работы. Результаты настоящей работы могут быть использованы в теоретическом курсе по трудовому праву.                            

      Практическая  значимость работы. Возможно применение работы на предприятии в целях повышения уровня защиты персональных данных работника. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Персональные данные. Правовое регулирование

      В современном мире к защите конфиденциальных сведений предъявляют все большие требования. Поскольку персональные данные работников содержат данные личного характера, к обеспечению гарантий по их сохранности и неразглашению относятся очень серьезно. В связи с этим нормативные акты, регулирующие обеспечение сохранности персональных данных вообще и работников в частности предусмотрены не только национальным законодательством, но и международными актами.

      Статья 12 Всеобщей декларации прав человека 1948 года гласит «Никто не может подвергаться произвольному вмешательству в его личную и семейную жизнь. Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или таких посягательств».

      Право на уважение к личной и семейной жизни содержится так же и в  Конвенции о защите прав человека и основных свобод[2].

Эти международные  правовые акты заложили основу создания национальных правовых систем.  Необходимо отметить, что принимались они спустя несколько лет после разрушительной Мировой войны, в то время, когда права человека были чем-то очень далеким от реальности. И, тем не менее, право неприкосновенности частной жизни (в том числе конфиденциальных сведений) было вписано в Декларацию как одно из основных.                               

      В дальнейшем, когда в мировом сообществе происходила серьезная борьба за закрепление политических прав человека, право неприкосновенности личной жизни было подтверждено Международным пактом о гражданских и политических правах [3].

В 1995 году Содружеством Независимых Государств (в состав которого входит Россия) была принята Конвенция о правах и основных свободах человека, закрепившая основные права на территории распавшегося Союза СССР. [4]

      Что касается Российской Федерации, то на сегодняшний день сохранность конфиденциальных сведений на ее территории обеспечивается следующими нормативными актами. Во-первых, это Конституция РФ^[5]. В ее положениях признается не только само право на неприкосновенность личной

жизни, личную и семейную тайну (ч.1 ст.23), но и обеспечивающие это право

дополнительные  гарантии. В соответствии со ст. 2 Конституции «человек, его права и свободы являются высшей ценностью. Признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина - обязанность государства». Т.о. Российская Федерация не только устанавливает право, но и обязуется защищать его; ставит интересы человека и гражданина на ступень выше, чем интересы государства, общества, либо общественных или коммерческих организаций. Согласно ч.1 ст. 15 Конституция РФ является документом прямого действия, т.е. ее нормы не требуют дополнительного признания и исполняются «как есть». Ч.4 ст. 15 признает Международные договоры (в т.ч. указанные Конвенции) источником права и отводит им главенствующую роль. Ч.1 ст. 24 запрещает сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. И, наконец, согласно ст. 46 каждому гарантируется судебная защита его прав, в том числе в

межгосударственных  органах.

      Кроме того, данную сферу регулирует Федеральный  Закон "Об информации, информатизации и защите информации" ^[6]. В частности ч.1 ст. 11 Закона определяет, что персональные данные являются конфиденциальной информацией, а ч.3 этой же статьи предупреждает о наступлении ответственности юридических и физических лиц за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Персональные  данные отнесены к категории конфиденциальных сведений (в

соответствии  с ФЗ «Об информации.») и соответствующим  Перечнем, который дает им следующее определение:  «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность» [7].

      Сфера отношений, касающаяся персональных данных работника регулируется гл.14 Трудового кодекса  Российской Федерации[8]. Где установлено понятие персональных данных работника, установлен порядок

работы  с ними и закрепляется ответственность  работодателя за нарушение

соответствующих норм.

1.1 Понятие персональных данных, их отграничение от другой информации 

      В Трудовом кодексе впервые появилась  специальная глава, посвященная  защите персональных данных работника (ст. 85-90). Работодатель всегда собирал данные о личности работника. Для этой цели использовались "Личный листок" и различные анкеты, а также письменные характеристики и т.д. Однако официальная правовая регламентация обработки этих данных, доступная работнику, отсутствовала.

В ст. 85 ТК и последующих статьях настоящей главы применительно к трудовым отношениям получили конкретизацию конституционные положения о праве каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени (ст. 23 Конституции РФ)[9].

      В Трудовом кодексе под персональными  данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч.1 ст.85 ТК РФ).

Легко заметить, что под это определение  можно подвести любую информацию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю информацию, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем. Довольно часто от работника требуют сообщить исчерпывающую информацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое. Но такого рода

информация  никаким образом не относится  к трудовой деятельности работника. Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.

      Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы,  предъявляемые при заключении  трудового договора (см. ст. 65 ТК);

2) документы  о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

3) документы  о состоянии здоровья работника,  если в соответствии с

законодательством он должен пройти предварительный и  периодические

медицинские осмотры;

4) документы,  подтверждающие право на дополнительные  гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ  о беременности работницы и  возрасте детей для предоставления

матери  установленных законом условий  труда, гарантий и компенсаций.

      Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка[10].

      Для того чтобы установить, в каком  объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение - это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (пункте 1 статьи 86 ТК РФ). [11]

1.2 Работа кадровой службы с персональными данными

      В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе.

      Правила ведения конфиденциального делопроизводства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных дел.

      Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

      Отделу  кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

      Принципиальным  требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

      Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

      Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

      Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними. Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует

полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны

индивидуальная  беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение

юридических последствий разглашения информации [12].

1.3   Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты. 

      Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной  тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

      Персональные  данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

-   документы, связанные с подбором персонала;

-    документы, сопровождающие процесс оформления трудовых

правоотношений  гражданина (при решении вопросов о приеме на работу,

переводе, увольнении и т.п.);

-    материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с

кандидатами на должность;

-    трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения

сторон;

-    подлинники и копии приказов по личному составу;

-    личные дела и трудовые книжки сотрудников;

-    дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

-    дела, содержащие материалы по повышению квалификации и

переподготовке  сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

-    справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-

справочный  аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

-    подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных

материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных

подразделений и служб;

-    копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики,

налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

      При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

·        личная ответственность руководства  предприятия и работников отдела

кадров  за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и

персональных  данных, а также о носителях  этой информации;

·        разбиение (дробление) персональных данных между разными

руководителями  предприятия и работниками отдела кадров;

·        наличия четкой разрешительной системы  доступа руководства

предприятия и  работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;

·      проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия. Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров.

      Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела. Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных. Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела

(например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

      Следует соблюдать следующие особенности  обработки и хранения документов. Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе. Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.

      Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований  с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

      Приказом  первого руководителя предприятия  должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников.

      Личные  дела могут выдаваться только на рабочие  места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

      Другие  руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел – карточками формы Т-2 (Приложение 1)) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе