Защита персональных данных работника. 11

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА……………..8

§ 1. Понятие персональных данных работника …………..………………….....8

§ 2. Защита базы данных ………………………………………………………..21

§ 3. Персональные данные работника  и их передача работодателю в связи с трудовыми отношениями………………………………………………………..29

ГЛАВА 2. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ТРУДОВОМ ПРАВЕ РОССИ……………………………………………………………………………....45

§ 1. Обработка персональных данных работника……………………………..45

§ 2. Хранение, использование  и передача персональных данных работника………………………………………………………………………....54

§ 3. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку  и защиту персональных данных работника……………………………………………….60

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….....74

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ………….77

ВВЕДЕНИЕ

В XXI веке у человечества появляется все больше новых объектов, нуждающихся  в защите путем закрепления соответствующих  норм в законе.   Основной объект на сегодняшний день -  это информация. В наше время общество всецело  зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине  данные сами по себе приобретают высокую  ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.

В повседневной жизни человека сохранность информации о его  жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны  предоставить данные о себе в соответствии с законом третьему лицу, а конкретно  – работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать  сведения о работнике от посягательств  третьих лиц и нести ответственность  за распространение указанных данных.

Эффективное управление поведением работника в процессе труда возможно лишь при наличии достоверных  сведений о его личности, представленных в достаточном объеме. В Трудовом кодексе РФ это обстоятельство нашло  четкое закрепление. В специальной  главе кодифицированного закона о труде работодателю разрешено  получать, хранить, комбинировать, использовать персональные данные нанятого им работника. Законодатель установил общие требования к обработке персональных данных работника и определил гарантии их защиты.

С 1 февраля 2002 г. введен в  действие Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ.

Трудовой кодекс определяет необходимые правовые условия, позволяющие согласовывать интересы работодателя и работника, интересы государства, а также устанавливает  принципы правового регулирования  трудовых и иных непосредственно  связанных с ними отношений. По сравнению с Кодексом законов о труде РФ, многие положения которого были детализированы другими правовыми нормативными актами, Трудовой кодекс РФ является более полным и комплексным документом, содержащим не только основные принципы регулирования трудовых правоотношений, но и устанавливающим особенности применения общих норм в отдельных случаях для различных категорий работников.

Новый Кодекс фактически лишен декларативных норм. Едва ли не единственным исключением является положение о минимальном размере  оплаты труда, который, как сказано  в статье 133, не может быть ниже прожиточного минимума.¹ Основной закон о труде стал более содержательным, а его структура - логически последовательной.

Отдельная глава регламентирует отношения, возникающие по поводу защиты персональных данных работника. Содержащиеся в ней правила, в частности, запрещают принимать в отношении работника решения, которые основаны на данных автоматизированной обработки информации, а сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, должны быть ознакомлены с правилами их получения, обработки и хранения под расписку.

Трудовые отношения  регулируются нормами трудового  права и реальной жизни выступают  в форме трудовых правоотношений. Наряду с ними в сфере применения и организации труда возникают  и другие правоотношения, которые  рассматриваются как связанные  с трудовыми или производные  от них. Известно, что общественное отношение принимает форму правового  при наличии, прежде всего двух условий. Во-первых, требуется, чтобы данное общественное отношение выражалось в актах волевого поведения людей, а во-вторых, необходимо, чтобы оно  регулировалось нормами права. Трудовые и иные правоотношения результат  воздействия норм трудового права  на отношения субъектов в сфере  применения труда. Нормы трудового  права  способны порождать юридическую связь между субъектами, то есть сами правоотношения, если субъекты совершают  юридически  значимое  волевое  действие - юридический акт, являющийся  основанием возникновения правоотношения. Основанием возникновения трудового правоотношения является такой юридический акт, как трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем.

Проблемы защиты прав личности при работе с информацией о  гражданах стали особо актуальными  в последнее время в связи  с расширением возможностей несанкционированного доступа к такой информации. В  соответствии со ст. 24 Конституции РФ сбор, хранение, использование и  распространение информации о частной  жизни лица без его согласия не допускаются.² Очередным шагом на пути усиления правовой защиты граждан от злоупотреблений такого рода стало принятие нового Трудового кодекса РФ. В отличие от ранее действовавшего КЗоТа, он содержит специальную главу 14 "Защита персональных данных работника", посвященную именно этой проблеме.

В связи с этим актуальность данной дипломной работы обусловлена  тем, что в условиях рыночных методов  хозяйствования возрастает роль защиты информации - защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах.

Научная новизна дипломной  работы определяется тем, что проведено  комплексное исследование особенностей защиты персональных данных работника.

Целью  данного изучения является защита персональных данных работника.

В соответствии с поставленной целью задачами работы будет рассмотрение следующих вопросов:

• защита базы данных;
• понятие персональных данных;
• персональные данные работника и их передача работодателю в связи с трудовыми отношениями;
• понятие персональных данных работника;
• обработка персональных данных работника;
• хранение, использование и передача персональных данных работника;
• ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

В работе использовались такие методы исследования как:

1. Общенаучные методы:

- метод анализа;

- метод синтеза (применение теоретических  знаний);

- метод обобщения (обобщение  полученных результатов в процессе  изучения темы).

2. Методы пред проектного исследования:

- изучение документов, выявленных  по теме дипломной работы;

- метод опроса (интервьюирование)

           Структура работы обусловлена целями и задачами дипломной работы.

В результате всестороннего изучения и использования  большого теоретического и практического  материала, монографических источников, официальных документов, публикаций по изучению трудового права мной высказаны обоснованные выводы и  суждения по различным аспектам исследуемой  темы.

Данной теме посвящено  много работ ученых и ведущих  специалистов в области трудового  права, в которых исследования проводились  в рамках КЗоТ. Теоретическую основу исследования составляют научные работы, статьи, монографии Гусова К.Н., Толкунова В.Н., Головиной С.Ю., Смирновой Н.Л., Семенюта Н.Н., Сколбелкина В.Н., Смирнова О.В., Александрова Н.Г., Молодцов М.В., Головина С.Ю., Орловского Ю.П. и др.

Нормативную базу дипломной  работы составляют: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ и др.

ГЛАВА 1. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

§ 1. Понятие персональных данных работника

Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Персональные данные работника  содержатся в основном документе  персонального учета работников - личном деле работника.

Личное дело состоит из следующих разделов:

1. Анкетно - биографические  и характеризующие материалы,  к которым относятся: 

· анкета;

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;

· заявление работника  о приеме на работу;

· копия приказа о приеме на работу;

· трудовой договор;

· документы, связанные с  переводом и перемещением работника (копии приказов, заявления работника  и т.п.);

· выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

· копии наградных листов;

· аттестационные листы;

· копии приказов о поощрениях, взысканиях;

· характеристики и рекомендательные письма;

· заявление работника  об увольнении;

· копия приказа об увольнении;

· другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

2. Дополнительные материалы: 

· расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его  правах и обязанностях в этой области;

· карточки учета поощрений  и взысканий;

· характеристики с прежнего места работы;

· фотографии;

· дополнение к личному  делу;

· другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся  в деле.

Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование  персональных данных работника может  осуществляться исключительно в  целях обеспечения соблюдения законов  и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой  работы и обеспечения сохранности  имущества.³

Все персональные данные работника  получаются у него самого. Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Не допускается получение  и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.⁴

При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование  данных, полученных исключительно в  результате их автоматизированной обработки  или электронного получения.

В случаях, непосредственно  связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Личное дело работника  формируется после издания приказа  о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о  приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат  медицинского обследования на предмет  годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о  приеме на работу; расписка работника  об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки  персональных данных работников, а  также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника  об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий; внутренняя опись.

Все документы личного  дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации; на обложке  должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Личному делу присваивается  номер, который фиксируется в  журнале учета личных дел. Номер  личного дела проставляется в  верхнем левом углу обложки дела.

К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата, установленного в организации (например, размер 4 х 4,5). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадрового работника и печатью.

В каждом разделе личного  дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в  дело, количество листов, а также  дата изъятия документа из дела с  указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно  с разрешения руководителя кадрового  отдела. Внутренняя опись подписывается  лицом, ее составляющим, с указанием  даты составления.

Все документы, поступающие  в личное дело, располагаются в  хронологическом порядке.

Не допускается включать в личное дело документы второстепенного  значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки  с места жительства, о состоянии  здоровья, о семейном положении и  т.п.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

В настоящее время в  организациях в качестве форм сбора  персональных данных работника можно  выделить:

- собеседование; 

- анкетирование; 

- тестирование.

Собеседование заключается  в программировании вопросов кандидату  на соответствующую должность таким  образом, чтобы они достаточно полно  выявили заранее обозначенный круг критериев, необходимых для занятия  той или иной должности с вероятной  степенью достоверности и надежности. В организации целесообразно  разработать специальный бланк  с перечнем основных вопросов. Следует  помнить, что есть вопросы, которые  законом запрещено задавать работнику. Так, статьей 64 ТК РФ установлено, что  запрещается необоснованный отказ  в заключение трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное  ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ  при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета  кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том  числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных  федеральным законом. Запрещается  отказывать в заключение трудового  договора женщинам по мотивам, связанным  с беременностью или наличием детей. ⁵

Следовательно, работники  кадровых служб должны избегать некорректных вопросов, связанных с дискриминирующими  признаками. Можно при собеседовании  уточнить, сколько мест работы сменил работник; продолжительность работы в том или ином месте; наименование должности, занимаемой ранее; размер предыдущей заработной платы и т.п.

Анкетирование представляет собой использование анкеты, в  которой выделен перечень вопросов, на которые соискатель отвечает в  письменной форме. Наиболее важные моменты, на которые кадровые работники обычно ищут ответы: адрес, профилирующая дисциплина в вузе, техникуме, цель поступления на работу; время пребывания на предыдущих местах работы, должности; оконченные учебные заведения; ограничения по здоровью; военная служба; присвоенные звания и т.п. В анкетах также следует избегать вопросов о национальности, происхождении, социальном и имущественном положении. Вопросы должны быть направлены на выявление деловых качеств будущего работника. Нежелательно, чтобы соискатель остался убежденным, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, а отказали ему потому, что имущественное положение, например, отсутствие собственной квартиры, низкая заработная плата по предыдущему месту работы стали причиной отказа в заключение трудового договора.

Согласно частям 5 и 6 статьи 64 ТК РФ работодатель обязан сообщить причину отказа в заключение трудового  договора в письменной форме. При  этом отказ может быть обжалован  в судебном порядке, и не исключено, что предметом судебного исследования и изучения как раз и будет  анкета, и вполне допустимо, что представителю  работодателя в суде придется объяснять, с какой целью задавались те или  иные вопросы.

Согласно п. 11 статьи 81 Трудового  кодекса РФ трудовой договор, может  быть, расторгнут работодателем в  случаях представления работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового  договора. Поэтому целесообразно  предусмотреть в анкете отметку  работника напротив оговорки: "Подтверждаю  верность информации, изложенной выше" или: "Мне известно, что представление  заведомо ложных сведений впоследствии может служить основанием для  расторжения трудового договора". Однако здесь следует учитывать  временной разрыв между заполнением  соискателем анкеты и непосредственным заключением трудового договора. ⁶

И, наконец, коснемся тестирования, которое также может стать  источником сведений о будущем работнике. В зависимости от назначения различают  обычно следующие виды тестов, используемых при заключении трудового договора: на проверку достигнутого уровня (знаний или навыков), на способности к  обучению, на интересы, характерологические  тесты. Тест может иметь двойное  применение: для отбора претендентов, имеющих наибольшие шансы на успех, и отсева претендентов. В большинстве  случаев тесты являются более  надежными и достоверными в предсказании негативных результатов. Поэтому в  современной практике управления они  используются как инструмент первоначального  отсева и ограничения круга претендентов, тогда как окончательный выбор  производится с использованием менее  формальных методов.

Возложив на работодателя обязанности, связанные с получением и обработкой персональных данных, законодатели в соответствии со статьей 89 Трудового кодекса РФ предоставили работнику в целях обеспечения  зашиты, своих персональных данных, хранящихся у работодателя, право  на:

а) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

б) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) определение своих представителей для зашиты своих персональных данных;

г) доступ к относящимся  к ним медицинским данным с  помощью медицинского специалиста  по его выбору;

д) требование об исключении или исправлении неверных или  неполных персональных данных, а также  данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить  или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

е) требование об извещении  работодателем всех лиц, которым  ранее были сообщены неверные или  неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них  исключениях, исправлениях или дополнениях;

ж) обжалование в суд  любых неправомерных действий или  бездействия работодателя при обработке  и защите иго персональных данных.

Фактически соблюдение всех вышеизложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а если в организации  ведется автоматизированный учет кадров, то необходимо привлечение еще и  специалистов по защите информации.

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.

При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или  зачеркивания, прочерков, помарок, в  строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в  графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, "дети" - "не имею").

При заполнении графы "Образование" следует применять следующие  формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее специальное", "неполное среднее", в зависимости  от того, какой документ имеется  у работника.

В графе "Ближайшие родственники" перечисляются все члены семьи  работника с указанием степени  родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются  близкие родственники, проживающие  совместно с работником. Указываются  фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.⁷

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом  соответствии с записями в трудовой книжке. В трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных  школах, профессионально-технических  и других приравненных к ним учебных  заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документы об образовании;

· документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

Анкета подписывается  лицом, принимаемым на работу, и сотрудником  отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью.

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

Основные моменты, которые  должны быть освещены в автобиографии:

· фамилия, имя, отчество;

· число, месяц и год  рождения;

· полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);

· время начала трудовой деятельности;

· причины перехода на другое место работы;

· отношение к воинской обязанности, воинское звание;

· наличие правительственных  наград, поощрений;

· сведения о семейном положении  и близких родственниках;

· дата составления автобиографии  и личная подпись составляемого.

Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости внесения изменений  или дополнений, они фиксируются  на отдельном листе, подписываются  работником с указанием даты и  приобщаются к первичной автобиографии. В случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в  раздел личного дела "Дополнительные материалы".⁸

Автобиография не заверяется подписями должностных лиц или  печатями.

Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками отдела кадров после сверки их с подлинниками документов.

Дополнение к личному  делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее), с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").

Дополнение к личному  делу составляется работником кадрового  отдела и не нуждается в заверении  подписью либо печатью.

Кадровая справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации образца, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В случае обновления старая кадровая справка изымается из раздела личного дела "Анкетно-биографические и характеризующие материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Кадровая справка подписывается руководителем кадрового отдела.

В дальнейшем личное дело пополняется  документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к  которой относятся:

· аттестационные листы;

· копии документов об утверждении  в должности;

· другие характеризующие  и дополняющие материалы, перечисленные  в разделе I. настоящего Положения.

Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства  о браке).

Работник отдела кадров, ответственный  за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет  полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.

Работник обязуется предоставлять  персональные данные, соответствующие  действительности.

Работник имеет право  на:

· полную информацию о своих  персональных данных и обработке  этих данных;

· свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством  РФ;

· определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

· доступ к относящимся  к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;

· требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

· требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

· обжалование в суд  любых неправомерных действий или  бездействия работодателя при обработке  и защите его персональных данных.

Личные дела, в которых  хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего  пользования".

Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в "Журнал учета личных дел". Журнал содержит следующие графы:

· порядковый номер личного  дела;

· фамилия, имя, отчество сотрудника;

· дата постановки дела на учет;

· дата снятия дела с учета.

В кадровом отделе хранятся личные дела работников, работающих в  настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы  или сейфы, которые запираются и  опечатываются. Личные дела располагаются  в порядке согласно их номерам  либо в алфавитном порядке.