Адаптация персонала. 17

1. Адаптация  персонала как важнейший компонент  в системе управления персоналом

1.1 Понятие и значение адаптации

Одной из проблем работы с персоналом в организации при привлечении  кадров является управление трудовой адаптацией.

В ходе взаимодействия работника и  организации происходит их взаимное приспособление, основу которого составляет постепенное вхождение работника  в новые профессиональные и социально-экономические  условия труда.

Адаптация - это взаимное приспособление работника и организации, постепенное  освоение им новой социальной роли, активное приспособление человека к  профессии и социально-психологическим  требованиям, к новой среде, к  сложившимся нормам и традициям  трудового коллектива.

Поступая на работу в организацию, человек имеет определенные цели, потребности и нормы поведения, предъявляет определенные требования к условиям труда.

Процесс приспособления будет тем  успешнее, чем в большей степени  нормы и ценности коллектива станут нормами и ценностями отдельного сотрудника. Текучесть среди новичков, находящихся под контролем службы адаптации, снижается на 30-60%.

Исследования показывают, что около 90% служащих, добровольно уволившиеся  с работы в течение первого  года, приняли это решение уже  в первый день своего пребывания в  организации. Когда человек поступает  на работу, он включается в систему  внутриорганизационных отношений, занимая в ней одновременно несколько  позиций.

Каждой позиции соответствует  совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления, общественной организации и т.п. От человека, занимающего каждую из названных позиций, ожидается соответствующее  ей поведение. Поступая на работу в  ту или иную организацию, человек  имеет определенные цели, потребности, нормы поведения. В соответствии с ними сотрудник предъявляет  определенные требования к организации, к условиям труда и его мотивации.

Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы  и ценности коллектива являются или  становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее  и лучше он принимает, усваивает  свои социальные роли в коллективе.

В психологическом плане адаптация  персонала отражает направленность личности на снятие эмоциональной напряженности, возникающей вследствие отсутствия необходимого опыта выполнения требуемых  функций и задач.

Такая стратегия обычно определяется как «пассивное приспособление». Это  поиск способов налаживания деловых  и личностных взаимоотношений в  новом коллективе, организация темпа, ритма и объема интеллектуальной и физической нагрузки, нахождение путей и средств освоения новых  функций, мобилизации творческих сил, направленности на достижения.

Сам процесс адаптации персонала  всегда имеет определенные временные  интервалы, которые и выступают  мерой его успешности. Он предполагает наличие у человека умений достаточно быстро находить «свое место» в социально-психологическом  пространстве организации, что позволяет  адекватно и эффективно включиться в совместную организационную деятельность.

«Засидевшийся» в фазе адаптации  специалист, не сумевший наладить взаимоотношения  с коллегами, становится изгоем в  трудовом коллективе. Невозможность  адекватного включения в организационную  деятельность обуславливает невысокий  уровень его морального и материального  вознаграждения, отсутствие социального  признания.

1.2 Виды адаптации

Виды адаптации персонала –  это составные элементы общего процесса трудовой адаптации, определяемые особенностями  производственно-экономической системы  и социальных отношений в организации.

Можно осуществить  классификацию адаптации по следующим  критериям:

1. По отношениям субъект-объект:

- активная — когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);

- пассивная — когда он не стремится к такому воздействию и изменению.

2. По воздействию на работника:

- прогрессивная — благоприятно воздействующая на работника;

- регрессивная  — пассивная адаптации к среде  с отрицательным содержанием  (например, с низкой трудовой дисциплиной).

3. По уровню:

- первичная  — когда человек впервые включается  в постоянную трудовую деятельность  на конкретном предприятии;

- вторичная — при последующей смене работы.

4. По направлениям:

- производственная;

- непроизводственная.

Последний критерий классификации является определяющим для более широкой подклассификации. Наиболее наглядно ее можно представить в виде схемы, рис 1.

Попытаемся  раскрыть значения некоторых из приведенных  типов адаптации.

Профессиональная  адаптация заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в  стандартных ситуациях.

Она начинается с того, что после выяснения  опыта, знаний и характера новичка  для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника.

Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и  разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния  профессиональной среды, индивидуально-психологических  свойств личности.

Профессиональная адаптация характеризуется  дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а  также формированием профессионально  необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе.

В процессе организационной адаптации  сотрудник знакомится с особенностями  организационно-экономического механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре.

При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной  роли в общем производственном процессе.

Выделяется еще одна специфическая  сторона организационной адаптации  – подготовленность сотрудника к  восприятию и реализации нововведений (технического или организационно-экономического характера).

Рисунок 1 –  Виды адаптации и факторы, влияющие на нее

Психофизиологическая  адаптация — адаптация к трудовой деятельности на уровне организма работника  как целого, результатом чего становятся меньшие изменения его функционального  состояния (меньшее утомление, приспособление к высоким физическим нагрузкам  и т.п.).

Психофизиологическая  адаптация особых сложностей не представляет, протекает достаточно быстро и в  большой мере зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики самих этих условий. Тем не менее, большинство несчастных случаев происходит в первые дни работы именно из-за ее отсутствия.

В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное  психофизиологическое воздействие  на работника во время труда. К  этим условиям относятся физические и психические нагрузки, уровень  монотонности труда, санитарно-гигиенические  нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние  факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и т.п.).

Много внимания психофизиологической адаптации уделено  в учебном пособии Веснина.

Социально-психологическая  адаптация человека к производственной деятельности — адаптация к ближайшему социальному окружению в коллективе, к традициям и неписаным нормам коллектива, к стилю работы руководителей, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе.

Она может  быть связана с немалыми трудностями, к которым относятся обманутые  ожидания быстрого успеха, обусловленные  недооценкой трудностей, важности живого человеческого общения, практического  опыта и переоценкой значения теоретических знаний и инструкций.

В процессе социально-психологической  адаптации происходит включение  работника в систему взаимоотношений  коллектива с его традициями, нормами  жизни, ценностными ориентациями. Сотрудник  получает информацию о системе деловых  и личностных взаимоотношений в  коллективе, о формальных и неформальных группах, о соц. позициях отдельных  членов группы. При принятии сотрудником  групповых норм происходит процесс  идентификации личности либо с коллективом  в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой.

1.3 Этапы  адаптации

Процесс адаптации можно разделить  на 4 этапа.

Этап 1. Оценка - определение уровня подготовленности кандидата. Если сотрудник  имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных  подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации  возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему  задач.

Поскольку организационная структура  зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя  инфраструктура и персонал, новичок  неизбежно попадает в какой-то степени  в незнакомую ему ситуацию. Адаптация  должна предполагать как знакомство с производственными особенностями  организации, так и включение  в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями  коммуникации, правилами поведении  и т. д.

Этап 2. Ориентация - практическое знакомство нового работника с обязанностями  и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. При этом обычно вводятся в практику обучающие программы типа «Реалистическое знакомство с будущей работой», «История организации», «Введение в профессию».

Этап 3. Действенная адаптация, состоящая  в приспособлении новичка к своему статусу и в значительной степени  обусловливающая его включение  в межличностные отношения с  коллегами. В рамках данного этапа  необходимо дать новичку возможность  активно действовать в различных  сферах, проверяя на себе и апробируя  полученные знания об организации. Важно  в рамках этого этапа оказывать  максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить  оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с  коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным  преодолением производственных и межличностных  проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через  несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.

Смена этапов вызывает трудности, называемые “адаптационные кризисы”, поскольку  воздействие социальной среды обычно резко возрастает. В результате у  работника возникает состояние  тревоги, сопротивляемости, стресса, поиска выхода, возникновение потребности  в более активном освоении доселе неизвестного.

На каждом из перечисленных этапов необходима продуманная система  управления адаптацией.

Таким образом, адаптация и ее процесс  является главным этапом для профессионального  становления работников. Адаптация  помогает новому сотруднику нормально  «входить» в новый коллектив, что способствует установлению контактов  на рабочем месте, что в дальнейшем ведет к более продуктивному  взаимодействию, а это непосредственно  сказывается на результатах труда.

2. Управление  адаптацией персонала

2.1 Цели  и задачи системы управления  адаптацией

Многие руководители недостаточно много времени уделяют процессу адаптации персонала, считая, что  есть инструкции, есть регламенты –  чего же ещё нужно? Пусть новичок  берёт их, изучает, а что ему  непонятно – пусть спрашивает.

И сразу же напрашивается вопрос: « А для чего вообще нужна адаптация  новых сотрудников?»

Чтобы ответить на него, необходимо для  начала рассмотреть цели и задачи системы управления адаптацией.

Принципиальные цели адаптации  можно свести к следующему:

• уменьшение стартовых издержек, так как пока новый работник плохо  знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;

• снижение озабоченности и неопределенности у новых работников;

• сокращение текучести рабочей  силы, так как если новички чувствуют  себя неуютно на новой работе и  ощущают себя ненужными, то они могут  отреагировать на это увольнением;

• экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить  время каждого из них;

• развитие позитивного отношения  к работе, удовлетворенности работой.

Более подробно цели системы управления адаптацией отражены на рисунке 2.

Рисунок 2 – Управление профориентацией  и адаптацией персонала организации

Задачами  подразделения или специалиста  по управлению адаптацией в области  организации технологии процесса адаптации, являются:

• организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;
• проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
• интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;
• специальные курсы подготовки наставников;
• использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;
• выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
• подготовка замены при ротации кадров; проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников.

Так же следует сказать, что в  отечественных организациях наблюдается  неотработанность механизма управления процессом адаптации. Этот механизм предусматривает решение трех важнейших проблем:

1) структурного закрепления функций  управления адаптацией в системе  управления организацией;

2) организации технологии процесса  адаптации;

3) организации информационного  обеспечения процесса адаптации.

Успешность адаптации зависит  от целого ряда условий, в том числе:

• качественный уровень работы по профессиональной ориентации потенциальных  сотрудников;

• объективность деловой оценки персонала (как при отборе, так  и в процессе трудовой адаптации  работников);

• отработанность организационного механизма управления процессом адаптации;

• престиж и привлекательность  профессии, работы по определенной специальности  именно в данной организации;

• особенности организации труда, реализующие мотивационные установки  сотрудника;

• наличие отработанной системы  внедрения новшеств;

• гибкость системы обучения персонала, действующей внутри организации;

• особенности социально-психологического климата в коллективе;

• личностные свойства адаптируемого  сотрудника, связанные с его психологическими чертами, возрастом, семейным положением и т.п.

К организационным  решениям по технологии процесса управления адаптацией могут быть отнесены следующие:

• организация  семинаров, курсов и подобных мероприятий  по различным аспектам адаптации;

• проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с  новым сотрудником;

• интенсивные  краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в эту должность;

• проведение организационно-подготовительной работы при введении новшеств;

• специальные  курсы подготовки наставников;

• использование  метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником. Одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Целесообразно при этом продумать систему дополнительного  поощрения сотрудника за успешное решение  поставленных задач;

• выполнение разовых  общественных поручений для установления контактов нового работника с  коллективом;

• выполнение разовых  поручений по организации работы органа управления (производственного  совещания, совета директоров и т.п.).

Прежде всего, она необходима для  того, чтобы сократить время, которое  обычно требуется новому сотруднику для того, что бы освоиться на новом месте и начать работать с максимальной отдачей.

Таким образом, система адаптации  выгодна как самому новому сотруднику, так и руководству компании. При  использовании грамотно разработанной  системы адаптации человек, недавно  пришедший в компанию, чувствует  себя на новом месте более комфортно, а руководство получает от него максимальную отдачу в работе.

2.2 Программа  адаптации персонала

В работе по проведению адаптации  используют специально разработанную  программу, которая делится на общую и специализированную.

Общая программа адаптации касается всей организации и затрагивает  такие вопросы, как:

1. Общее представление об организации: приветственная речь; тенденции развития, цели, приоритеты, проблемы предприятия; традиции, нормы; продукция и ее потребители; виды деятельности; организация, структура, связи; информация о высшем руководстве, внутренние отношения.
2. Оплата труда в организации.
3. Дополнительные льготы: виды страхования; выходные пособия; пособия по болезни, болезням в семье, пособия по материнству; размер пенсий; возможности обучения на работе.
4. Охрана труда и техника безопасности: меры предосторожности; правила противопожарной безопасности и контроля; правила поведения при несчастных случаях; здравоохранение и места оказания первой медицинской помощи.
5. Отношения работников с профсоюзом: сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; права и обязанности работника; выполнение постановлений профсоюзов; дисциплина и взыскания.
6. Служба быта: питание, комнаты отдыха и т.д.

Более полная информация по общей программе адаптации  представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Примерное  содержание общей программы адаптации

После реализации общей программы  адаптации проводится специализированная программа адаптации (таблица 2). Она  охватывает вопросы, связанные конкретно  с каким-либо подразделением или рабочим местом. Ее обычно проводят линейные руководители или наставники. Она включает в себя:

1. Функции подразделения: цели и приоритеты; организация, структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями.
2. Обязанности и ответственность; детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение, почему эта конкретная работа важна, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длительность рабочего дня и расписание; требования к качеству работы.
3. Правила-предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время.
4. Осмотр подразделения; кнопка пожарной тревоги, входы и выходы; места для курения; места оказания первой помощи.
5. Представление сотрудникам подразделения.

Таблица 2 - Примерное содержание специализированной программы адаптации

Формами адаптации могут быть лекционные и семинарские занятия непосредственно  в организации, выездные занятия  на специальной учебной базе с  приглашением специалистов и экспертов; выездной групповой тренинг.